第六章公务文书的写作

1、第六章 公务文书的写作上篇 党政公文写作第一章 党政公文概说为了适应党政机关实施领导、管理和处理公务的需要，实现公文处理工作的科学化、制度化、规范化，中共中央办公厅于1996年5月3日发布了中国共产党机关公文处理条例（简称条例），国务院办公厅于2000年8月24日对其1993年11月21日发布、1994年1月1日实施的国家行政机关公文处理办法（简称办法）进行修订并发布实施（从2001年1月1日起）。同时，国务院办公厅秘书局于2000年11月编发了国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999），国务院办公厅于2001年1月1日还专门发了一个文件国务院办公厅关于实施国家行政机关公文处理办法涉及

2、的几个具体问题的处理意见（国办函20011号），对我国党政机关公文的行文、体例以及格式、处理等标准化、规范化作了新的具体的说明和规定。本课程关于党政公文的一切内容及所有表述均以上面这几个文件为依据。第一节 党政公文的定义、特点和作用一、党政公文的定义条例对党的机关公文的定义是这样的：“党的机关公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”这样表述既准确又科学，它概括了党的机关公文的本质和特征，突出了党的机关公文实施领导的地位和作用。办法对国家行政机关的公文的定义是这样表述的：“行政

3、机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”这样表述也突出了行政机关的公文“行政管理”的职能及其“法定效力”。条例和办法都规定了党政公文具有“规范格式”或“规范体式”，也即在写作格式或体式上没有本质区别。此外，这两个文件都规定了党政公文具有“处理公务”的职能，而文中说“是传达贯彻的工具”，则是把党政公文的职能具体化。归纳起来，党政公文的定义可表述为：所谓党政公文，就是党政机关和及其所属组织实施领导、依法管理和处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。二、党政公文的特点所谓党政公文的特点，是指党政公文同其他文章

4、或文体相比较而具有的特殊性。这种特殊性概括起来主要有如下几点：1具有实施领导、管理和处理党政公务的职能。刘勰文心雕龙·章表：“章表奏议，经国之枢机。”章、表、奏、议是古代行政公文，刘勰认为它们是治理国家极为关键和重要的工具。古代公文如此，现代党政公文更是如此。（具体说明见下文）2具有特定的作者和读者。党政公文是代表发文机关和组织意志的，它的作者只是该公文的发文机关和组织，其他任何机关和个人都不能替代。公文的读者也是特定的，发给谁谁才可以读，发给哪一级哪一级才可以读。当然，也有些公文如公报、公告、通告、通报、通知等是公开发布的，读者没有特定的限制。3具有规范的格式。不论是古代还是现代的

5、公文，国内还是国外的公文，机关还是其他社会组织的公文，通常都有一个大家习惯的、公认的、比较固定的写作格式。惟其这样，党政机关公文才体现出庄重性、严肃性、有效性，更好地发挥其治理国家、管理社会的职能。4具有法定的权威性和约束力。公文的法定的权威性一般取决于三个因素：作者的法定地位；内容的法理依据（合法性）；制发的法定程序。党的机关公文体现着执政党的权威。中央和地方各级权力机关的公文同样具有很高的权威性，特别是法规性公文，更具有法律权威。中央和地方各级人民政府的公文，代表着各级人民政府的意志和愿望，同样具有很高的权威性和行政约束力。而各群众组织和企事业单位，也都是依法经批准成立的，它们的公文在其管

6、辖的范围内也有权威性和约束力。三、党政公文的作用公文自古以来就是治理国家、管理社会的重要工具。具体而言，党政公文的作用可概括为如下几方面：1领导管理和依法行政作用。条例第一章第二条第一句话就是：“党的机关的公文，是实施领导的文书”。办法第一章第二条第一句话就是：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具。”。可见，领导和管理作用，是公文最根本、最重要的作用。2规范准绳作用。党政公文中有些属于法律、法规和规章等规范性公文，如各种法律、条例、规定、办法、规则、章程等，都具有规范行为、判别是非的作用。3沟通交流情况的作用。党政公文中有些文种具有沟通和交流情况的作用

7、，如公告、报告、通告、通报、通知、函等，都具有上下左右互相沟通信息、交流情况、商洽工作的作用。4宣传教育作用。党政公文中有不少公文都具有不同程度的宣传教育作用，如通告、通报、通知等。这些公文在实施领导和管理以及指导和布置工作的过程中，一般都会讲明情况、说明道理、交代政策等，因而具有一定的宣传教育作用。5依据凭证作用。党政公文无论是上行文、下行文，还是平行文、泛行文，一般都具有依据和凭证作用，特别是条例、规定、决定、决议、会议纪要等，这种作用更为明显。6历史文献作用。公文在失去现时效用之后，作为一种历史文献，具有永久性的保存、查阅和参考价值。上从甲骨文、尚书，下到十一届三中全会以来的重要公文，都

8、是非常宝贵的历史文献。现代党政公文由于其在国家现代化过程中起着重要作用，因而更具有历史文献价值。第二节 党政公文的种类一、党政公文的分类党政公文的分类，按照不同的标准有不同的分法。1按特点和作用分，可分为五类：规范性公文：指发文机关用于制定某项法规和规章制度的文件，包括条例、规定、规则、办法、实施细则等。指挥性公文：指发文机关用于指挥和领导工作的文件，包括命令（令）、决议、决定、指示、批复等。告知性公文：指发文机关用于通知和报告事项、联系工作的文件，包括公报、公告、通告、通报、通知、函等。报请性公文：指发文机关向其上级机关汇报和请求批准的文件，包括报告、请示、议案等。记录性公文：指发文机关将会

9、议内容择要记录下来的文件，包括会议纪要等。2按行文方向分，可分为四类：上行文：指下级机关向上级机关的行文，包括报告、请示、意见等。下行文：指上级机关向下级机关的行文，包括命令（令）、决议、决定、指示、批复、意见（意见的行文比较特殊，既可上行，也可下行）、通知等。平行文：指没有隶属关系的机关、单位之间的相互行文，包括函等。泛行文：指面向大众的普发性行文，如条例、规定、办法等规范性公文和公报、公告、通告、通报等知照性公文。3按秘密等级分，可分为四类：绝密公文：指那些具有最为重要的党和国家的秘密，泄露会使党和国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文。绝密公文的保密程度最高。机密公文：指那些具有重要的党

10、和国家的秘密，泄露会使党和国家遭受严重损害的公文。秘密公文：指那些具有一般的党和国家的秘密，泄露会使党和国家遭受特别一定损害的公文。普通公文：指那些不需保密，即使泄露也不会使党和国家遭受损害的公文。按照党政公文的有关规定，党和国家机关的公文的保密程度可依据其涉及的党和国家的安全和利益的程度来划分；党和国家机关以外的团体、组织的公文，其保密程度可根据自己的具体情况来划定。4按紧急程度分，可分为三类：特急公文：要求随到随办，最迟不超过24小时。加急公文：要求在三日内处理完毕。紧急电报：电报式公文，分为特提、特急、加急、平急四种。紧急公文（包括电报）均应在首页上方注明。5按适用范围分，可分为两大类：

11、党的机关公文：党的机关和团体所使用的公文。行政机关公文：行政机关和团体所使用的公文。二、党的机关公文种类党的机关公文主要有14种：1.决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。2.决定：用于对重要事项作出决策和安排。3.指示：用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。4.意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。5.通知：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。6.通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。7.公报：用于公开发布重要决定或重大事件。8.报告：用于

12、向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问9.请示：用于向上级机关请求指示、批准。10.批复：用于答复下级机关的请示。11.条例：用于党的中央组织制定规范党的组织工作、活动和党员行为的规章制度。12.规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。13.函：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题、向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。14.会议纪要：用于记载会议主要精神和议定事项。以上14种中，有5种公文是行政机关公文中所没有的，这5种是：决议、指示、公报、条例、规定。三、国家行政机关公文种类国家行政机关的公文主要有13种：1命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规

13、和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。2决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4通告：适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。5通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 6通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。7议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询

14、问。9请示：适用于向上级机关请求指示、批准。10批复：适用于答复下级机关请示事项。11意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。12函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。13会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。以上13种中，有4种公文是党的机关公文中所没有的，这4种是：命令（令）、议案、公告、通告。办法第九章附则第54条说：“行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。”而条例、规定、法规、办法、细则等，属于行政法规和规章，它们的法定作者是国务院和省、自治区、直辖市、部分经济特区及市、县人大及其常委会

15、，所以办法未将它们列入行政机关公文。第三节 党政公文的文面格式条例第三章公文格式规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。”办法第三章公文格式规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”通过比较可知，党的公文比行政公文的规定多了“版头”、“份号”、“发文机关署名”、“印发传达范围”四部分，少了“附注”一项，并将行政公文的“

16、印发机关和印发日期”改为“印制版记”。特别应注意的是，办法把这些格式内容通过两条“界栏线”分为三大部分：文头部分、行文部分、文尾部分。而最新修订的办法则通过两条“红色反线”将之改为：眉首部分、主体部分、版记部分。一、眉首部分（文头部分）眉首，又称公文的“红头”部分，其位置是相对固定的，它相当于公文的“头”。内容包括：1公文份数序号即公文印制份数的顺序号，具体指为同一定稿印制的若干份公文依次编制的顺序代码。其主要作用是便于公文的分发、清退和查找，有助于明确公文管理人员的责任。但一般情况下只适用于绝密、机密公文或需要清退的公文。要求用阿拉伯数字顶格标注在公文版心左上角第一行。通常根据印制数量来确定

17、编制几位数的序号，如需印199份之间的，从“01”开始编写；需印100999份之间的，从“001”开始编写。2秘密等级和保密期限秘密等级也简称“密级”，凡涉及国家秘密的公文都应当标明公文的秘密等级和保密期限，目的是便于公文管理、确保公文安全。密级分秘密、机密和绝密，顶格标注于版心右上角第一行，密级与保密期限之间用“”隔开，如“机密一年”。3紧急程度即时限，是公文送达和办理的时间要求。紧急公文应根据其紧急程度分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标注紧急程度的作用在于提醒处理时限，为催办公文提供依据，避免办文、办事延误。公文的紧急程度，顶格标注于版

18、心右上角第一行（如需同时标注秘密等级，则为第二行）。4发文机关标识即俗称“红头文件”的红头部分。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字或加括号标明文种组成，如“深圳大学文件”，用套红大字居中印在公文首页上部，使用小标宋体字，字号以醒目美观为原则，一般应小于22mm×15mm。单一行文时，发文机关名称一字排开；联合行文，版头可用主办机关名称，也可并用联署机关名称，将主办机关排在前面，协办机关排在后面，如涉及的是党政军机关，则按党、政、军、群的顺序排列。5发文字号由发文机关代字、发文年度（办法称为“年份”）和发文序号组成。在发文机关标识下空2行居中标识。机关代字的编写原则是：以哪个单位

19、的名义发文，就编哪个单位的代字，如“国发”表示国务院的发文；“国办发”即表示国务院办公厅的发文。编写发文字号要维护公文的严肃性。发文年度（即年份）要用四位阿拉伯数字准确表达，并用六角号“”括起，不得用两位数简写。发文序号是按公文的发文顺序统一编制的流水号，每年年初从“1”开始，不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号应直接表达为××发×××××号，如“国发198920号”。同一发文机关依次编写，不同发文机关不得接续编号。单一行文，发文字号“一”字排开；联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。6签发人签发人是发文机

20、关最后核查并批准公文向外发出的领导人姓名。其作用是在于对公文的制发和内容负责。签发人一般只用于上报公文，在发文字号右侧平行空一个汉字标注签发人，签发人后加全角冒号。其中，“请示”应当在“附注”处注明联系人的姓名和电话。如有多个签发人，主办单位签发人姓名位于第一行，协办单位签发人姓名按发文机关顺序依次排列，其发文字号与最后一个签发人姓名处于同一行。以上六部分为眉首部分，眉首部分与主体部分之间有一条红色分隔线，过去叫“界栏线”，现称“红色反线”。党的公文在红色反线中间印有一个红色五角星“”；行政公文只是一条红线。二、主体部分（行文部分）主体是公文的重心部分，其位置经常变动，以公文内容长短而定。它相

21、当于公文的“身体”，内容包括：1标题条例规定：“标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。”办法规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”“公文主题”、“主要内容”也称“事由”。公文标题通常有四种写法：完全式：发文机关+事由+文种。如广东省人民政府关于加快山区公路建设的指示省略式一：发文机关+文种。如中华人民共和国主席令、国务院公告省略式二：事由+文种。如关于增强党的团结的决议、向全国进军的命令省略式三：文种如公告、通告、通知等。这类公文一般通过报纸、电台、电视、张贴等方式发布

22、，标题上不写发文机关，但落款时要署名。公文标题的制作应注意以下几点：第一，明确制文意图。只有充分领会制文意图，才能在标题中用最能表现公文主题、最准确、最简练的词语概括公文的主要内容。第二，明确公文主题。在明确制文意图的基础上，要明确公文主题，突出公文的主要内容，并使公文标题正确体现公文的主要内容，才能保持标题与主题的一致性，使公文产生应有的效力。第三，正确选用文种。要正确选用文种，首先要明确各种文种不同的适用范围，明确什么内容用什么文种，什么文种适合什么内容。还要明确什么文适合什么样的行文关系，什么行文关系用什么文种。如同样是请求批准，向上级机关请求批准要用“请示”，而向有关主管部门请求批准要

23、用“函”。第四，要尽可能使标题贴切、简洁、醒目。能用省略式标题的就尽可能用；能减少文字的尽可能减少；能不用关联词“关于”和助词“的”，就不用。除批转、转发、印发法规性公文之外，标题一般不使用标点符号。标题的字数一般不超过50字。标题应在红色反线下空2行标识，居中排布。2主送机关条例指出：主送机关是“主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，顶格排印。”条例还规定：“向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需要其他相关的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。”

24、“受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。”又规定：“除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅（室）按规定程序处理，不应直接送领导者个人。”办法也有类似的规定：“主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。”根据这些规定，确定主送机关应符合以下几个原则：根据隶属关系和职权范围确定主送机关。党的机关只能向的机关行文，行政机关只能向行政机关行文，并且不可越级行文。主送机关是受理或答复公文的机关。需要阅知而非受理或答复公文的机关，只能用抄送（即作为抄送机关，抄送机关有知悉权，无答复权）。主送机关是机关而不是领导者个人，故公文除特殊

25、情况外，一般不直接送领导者个人。上行文只主送一个上级机关，其他上级机关可抄送。请示尤应如此。主送机关名称应当写全称（如“深圳市人民政府”）或规范化简称（如“中共中央”、“国务院”）或同类机关的统称（如“部属各高等院校”）。泛行公文如规范性公文、知照性公文及某些决议、决定等一般不写主送机关。主送机关的位置在标题下空1行顶格标明，其后加全角冒号。3正文条例指出：正文是“公文的主体，用来表达公文的内容，位于标题或者主送机关下方。”正文是公文的主体，一般分为导语、正文主体、结语三个部分。具体内容见第五节详述。 导语 （开头发文依据、缘由、目的等） 正文 主体 （中间处理事项、内容、建议等） 结语 （结

26、尾执行要求、希望、结束语等）4附件附件，指附属于公文正件的其它公文、图表、名单等材料。公文附件也是公文正文内容的组成部分，其作用在于补充和完善公文正件的内容，与正文具有同等效力。条例指出：“公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后，发文机关署名之前注明附件的名称。”办法也指出：“公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。”因办法未规定“发文机关署名”一项，故将附件置于“成文日期”之前。“注明附件顺序和名称”是以二个或二个以上附件而言的。公文附件一般应与正文一起装订，以便查阅。5发文机关署名发文机关即该公文的制作者。条例指出：发文机关署名“应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方

27、。”（大约在正文下三四行的右下方）。办法将“发文机关署名”一项省略。有人认为省略这一项似欠妥，为体现公文的严肃性，以发文机关署名为好。按国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）的解释：“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。”一般说来，在行政公文中，单一制发的下行公文不署发文机关，但上行公文则要署名。如是几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。6成文时间成文时间即公文的成文日期，它表示公文的生效时间。条例规定：成文日期“一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右

28、下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。”办法规定：“成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。”拟写成文时间，要用汉字标全“年”、“月”、“日”，年代、月份、日期不能遗漏，不得以顿号或小圆点间隔，大写的“零”一律写为“”，不能用阿拉伯数字“0”。成文时间的位置根据印章的位置而定。 7公文生效标识公文生效标识，指发文机关加盖印章或签署人签名。条例规定：“除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。”办法还规定：“公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联

29、合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。”国家行政机关公文格式规定：“加盖印章应上距正文2mm-4mm,端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。”“当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采用调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识此页无正文的方法解决。”8附注附注指对公文内容或有关事项、要求的注释与说明，如公文的阅读范围、使用方法、请示等上行公文的“联系人”和“联系电话”等。附注的作用是方便公文的阅读、理解，以及

30、文书处理部门对公文的分发处理，保证公文的安全。附注的位置在成文时间和印章之下空1行、靠左空2字之处，加圆括号标识。条例只规定了“印发传达范围”：印发传达范围“加括号标注于成文日期左下方。”其它附注内容未作规定；而新修订后的办法则将原来“印发传达范围”扩大为“附注”，内容不限于“印发传达范围”，并规定：“公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。”三、版记部分（文尾部分）版记部分指置于公文末页的部分，相当于公文的“脚”，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、印发份数、页码等。1主题词主题词是指用于揭示公文主要内容的规范化的词或词组。标注主题词有助于文书部门依据公文主题及时。快捷地处

31、理公文，同时便于按主题查找、检索公文。条例规定：公文的主题词必须“按上级机关的要求和公文主题词表标注，位于抄送机关上方。”办法也有类似的规定：“公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。”为了规范和便于标注主题词，国务院公文主题词表应运而生。该表共由15类1000个主题词组成。词表分为三个层次：第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政”、“金融”等类。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”、“邮电”等。第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。而主题词中表示公文种类的词叫类型词。主题词的标引方法是

32、：一份文件的标引，除类别词和类型词外一般标注35个，最多不超过7个。主题词标在文件的抄送栏之上，顶格书写，后标全角冒号，词目之间空1字，最末一词无标点。标引顺序是先标类别词，再标类属词，最后标类型词。如国务院关于加强水土保持工作的通知，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标类型词“通知”。如类属词不止一个，一般按概念大小从小到大的顺序排列，如教育部关于中小学教材订购的通知：“教育 教材 订购 通知”。一份文件如有两个以上的主要内容，可按其顺序进行标引。如会议纪要听取全国财政工作会议和全国打击走私工作会议准备情况的汇报纪要，先标反映第一个主要内容和类别词“财政”，再标类属词“税务”；

33、然后再标反映第二个主要内容的类别词“公安”，再标类属词“缉私”；最后标“会议纪要”。根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如国务院关于加强农业生产资料价格及其主要品种实行最高限价的通知，可标“农业、物资、物价、管理、通知”。“物价”本属“商业”类的，这里根据需要被组配到“农业”类中。如公文主题词表中无所需的主题词（通常多为类属词）时，可选用相关或相邻近的词进行组配，组配不合适或不能组配时，可选用最直接的上位词。2抄送机关条例规定：抄送机关是“指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级或不相隶属机关。抄送机关名称标注在印制版记上方。”办法规定：抄送机关是“指除主送机关外需要执行或知晓

34、公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。”抄送机关标在第二条红色反线之下，后用全角冒号，抄送机关之间用顿号隔开，回行后与冒号后的抄送机关对齐，结尾用句号。抄送机关的使用应注意如下几种情况：向上级机关行文，只主送一个上级机关，其他需要阅知公文内容的上级机关，可以抄送。因特殊情况向上级机关越级行文时，要同时抄送被越过的上级机关。受双重领导的机关向上级机关行文，要写明一个主送机关，一个抄送机关。向下级机关的重要行文，要同时抄送发文机关的直接上级机关。向上级机关的“请示”，不准抄送下级机关。公文的抄送机关不得再次将公文转抄转送其它机关，凡与公文办理无关的机关则不予抄送。3印发机关、印发时间、

35、印发份数公文的最后一页要注明印制版记，包括印发机关、印发日期和印发份数。这些印制版记用于标识公文承制部门名称、实发日期、印刷份数、联系人等，是对公文制发情况的介绍和解说。这样做的目的是使受文者了解公文制发过程，为受文者与制发者的联系提供便利。这些印发机关和印发时间的位置位于抄送机关下一行，印发机关左空1字，印发时间右空1字，印发时间以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标识。印发份数位于公文末页的最后一行，用圆括弧括起，如“（共印××份）”。 4页码页码指一份公文的页数编码。如果一份公文不止一页，一般应按公文排列的逻辑顺序依次对公文编制顺序号即页码，以确保公文不散页。页码用阿拉伯

36、数字标识，在版心下边缘之下一行，页码左右各放一条4号一字线，单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的纸张不标识页码。应注意的是，以上各部分的内容在实际写作中有的是必备的，有的是可以灵活使用的，如眉首部分的序号、密级、紧急程度等，可根据需要来选用，不需要时也可不用；主体部分的标题、主送机关、正文、成文时间、文件生效标志等是公文必备的项目；附件和附注，则可根据内容需要而选用；版记部分的主题词、印发机关、印发时间和印发份数也是必备的，而抄送机关和页码可根据需要选用。公文格式简表：顺序号 密级×年 紧急程度 发 文 机 关 标 识 发文字号 签发人 标 题主送机关正 文 附

37、件发文机关成文时间印 章附 注主题词 抄送机关 印发机关 ××年×月×日印发 （共印×份） 行政机关三种特殊格式：1.命令格式：000001 机密1年 特 急×××××命令（令）第×号 ×××××××××××××××××××××××××&#

38、215;×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××&#

39、215;××××××××××××××。 ××省长 ×××（签发人职务）（签发人签章）×××年××月××日 2.信函格式： ×××部司局函件 ××20046号××部财务司关于××××的函 ×××财务处：

40、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

41、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 (公章) ××年××月××日3.会议纪要： ×

42、××会议纪要（第×号）××× 2004年×月×日 关于××××的会议纪要 ××××××××××××××××××××××××××××××××××

43、;××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

44、;××××××。 主题词：×××××× 抄 送：××××××××× ×××××× 2004年×月×日印发 第四节 党政公文的行文规则行文规则，是指党政公文运行时应遵守的各项规定。条例第四章和办法第四章，分别规定了党的机关公文和行政机关公文的行文规则。归纳这两个文件的有关规定，公文的行文规则大致有讲求实效、分清

45、职权、逐级行文、协商一致、同级联名、确定主次、一文一事、不另行文等方面，具体说明如下：1.行文应确有需要、注重实效、坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。2.根据隶属关系和职权范围确定行文关系。无特殊情况，不得越级向上级机关行文。向下级机关或本系统的重要行文，应同时抄送直接上级机关。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文；

46、没有隶属关系的企业、事业及各种团体等组织之间均可联合行文。凡联合行文的单位都为同级单位。属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。不相隶属机关之间一般用函行文。坚持党政分开行文的原则，尽量减少党政联合行文。3.上行公文应避免“多头主送”，也即受双重或多重领导的机关向上级机关行文时，应当写明一个主送机关，其他则作为抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。4.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其

47、下级机关。“报告”不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。5.对不符合行文规则的公文，上级可退回。6.经批准在报刊上全文发布的公文，应视为正式公文，不另行文。第五节 党政公文的行文方式行文方式，是指公文传递运行的方式。为了保证公文迅捷、准确、安全地运行并发挥效用，防止公文在机关之间进行无用的“旅行”，必须恰当地选择行文方式。党政公文的行文方式通常有如下几种：1逐级行文即按组织结构层次逐级上传下达公文。为了维护系统的合理结构，维护组织整体的管理效能，同一系统的机关之间行文应以逐级行文为主。同一系统中的上行文、下行文都以此

48、为主要的行文方式。如南山区人民政府应向深圳市人民政府请示汇报工作，向其下属各街道办事处布置工作。2多级行文即将公文同时发送给上几级或下几级机关，甚至直达基层与人民群众直接见面。这种行文方式可迅速传递公文，减少逐级翻印、转发的时间耗费和信息内容的失真误差。但此种方式多用于部分不容许作任何变通和发挥的下行文。如国务院为了将有关公文的精神迅速传递到各级政府，便可同时向省级政府、各地区行政公署和县级政府行文。3越级行文即越过自己的直接上一级或直接下一级机关直接向其它上级或下级机关行文。这种方式多在特殊情况下使用，一般情况下不得使用，因为会打乱组织结构的合理层次，打乱正常的领导关系和分工，造成高层次机关

49、工作过重，中下层机关陷于被动。越级行文的条件如下：情况特殊紧急，逐级上报下达会延误时机造成损失；经多次请示直接上级，问题长期未得到解决；上级交办并指定越级上报某些事项；检举控告直接上级；直接上下级之间存在有异议且无法解决的问题；需要直接询问、答复、联系的个别一般性事项；反映或处理不涉及直接上下级职权范围的个别随机偶发事件或问题等。4联合行文即处于同等地位的两个或两个以上的机关共同发布公文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文

50、；没有隶属关系的企业、事业及各种团体等组织之间均可联合行文。凡联合行文的组织必须是“同级”组织。联合行文时，下列项目要使用恰当：发文机关标识：可署主办机关，也可联署；发文字号：署主办机关的代字即可；公文标题：一般多写联名标题；签发人：均应签发，主办在前，其它依次排列；发文机关署名：均应署名，主办在前，协办在后；印章：均应盖章，主办在前，协办在后。5对口行文即上、下级业务部门之间相互直接传递公文的方式。也即下级业务主管部门不要把由上级业务主管部门职能范围内应解决或决定的事项报请本级政府，由本级政府向上级政府请示，再通过上级政府转交其所属的业务主管部门负责办理，上级业务主管部门也不要以这种工作流程

51、来对下级业务部门指导工作，否则，会增加公文在两级政府之间的传递周转时间，而相对地缩短有效办文时间。如国家教育部与北京市教育局之间关于教育科研方面的问题，就没必要通过两级政府来周转，双方应就业务活动直接传递公文。6直接行文即平级或不相隶属机关之间直接传递公文的方式。属于同一组织系统的平级组织之间，采用直接行文可以避免按组织系统先上报到共同的上级组织再由其下发的传递方式，减少公文传递的层次手续和在各单位周转的时间，提高了办事效率。如北京市财政局与北京市教育局之间要商洽某种事宜，不必由北京市政府中转，可直接以“函”的形式行文。而不相隶属机关之间行文，由于双方不在同一组织系统，故可不考虑组织机构的级别

52、关系，直接以“函”的形式行文。如××大学与××街道办或城管办。7公开行文即通过报纸、电台、电视、网络等各种媒体公开向社会发布公文的方式。凡是经批准在报刊等媒体公开发布的公文应视为正式公文，与公文相关的单位或人员应认真执行，发文单位不再另外行文，只是印制少量文本以供存档备查。公开行文可以增加公文的透明度，加大“依法行政”、“依法管理”的力度，也是颇受群众欢迎的行文方式。第六节 党政公文的写作程序和要求党政公文起草，是公文处理全过程中最关键、最重要、最繁重的一项工作。尤其是起草重要的公文，更是一项极其繁重的工作。首先要进行大量的深入细致的调查研究，掌握大量的

53、现实材料和书面材料，并对材料进行整理、鉴别、选择、分析、研究，提炼出正确、深刻、集中、符合时代精神的公文主题。然后再围绕公文主题对公文的结构、表达方式、材料使用、语言风格等，进行周密、深思熟虑的构思，才能动笔。动笔之后，还要全神贯注地进行写作，要条条认真，段段谨慎，句斟字酌，不可有一丝马虎。最后，还要每个观点、每条政策、每个材料、逐字逐句地反复推敲，认真修改，才能使稿子趋于完善。这是一个复杂的脑力劳动过程。为叙述清楚，我们可把这一过程划分为四个阶段：准备阶段、起草阶段、修改阶段、审核定稿阶段。一、准备阶段这个阶段要抓好四个环节：1明确写作意图。公文写作与其他文章写作不同。一般文章、文学作品的写

54、作，起始于作者自身的创作冲动或需要，是主动写作。公文写作则起始于制文机关领导交授写作任务和起草人员接受写作任务，要按照领导意图行事。领导交授任务。领导交授公文写作意图和写作任务，是给公文定基调、决定公文水平高低的首要环节，也是中央规定的领导干部的重要职责。中共中央关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的指示指出：“领导干部必须亲自动手准备自己的重要讲话、报告，亲自指导、主持自己领导范围内的重要文件起草，否则他对自己所领导的主要工作就不能担负政治责任。”“所谓亲自动手，主要是指领导者开动脑筋，提出文件的基本思想，包括主要的观点、意见、办法。”因此，要求领导在交授任务之前，自己必须先把公文的写作目的、政策依据、基本思想、主要观点和意见、办法等思考清楚，然后向公文起草人员一一交代清楚。不能自己什么都没想好，就简单地向起草人员交授写作任务。公文起草人员接受任务。