01前期准备阶段06项目章程

1、目录1总则41.1制定项目章程目的41.2项目章程适用范围4项目组织管理体系42.1项目实施组织结构图622.2实施方项目组成员的与职责62.3粤海地产项目组成员的和职责103项目协调体系133.1 项目计划制定体系133.1.1 项目主计划143.1.2 周工作计划143.2项目机制153.2.1 项目周报163.2.2 项目晨会与日报163.3项目问题和风险. 183.3.1 问题和风险的定义193.3.2 问题和风险管理的流程193.4 项目文档管理体系213.4.1 纸质文档213.4.2 电子文档22项目考勤管理203.522021-3-43.5.1 关于考勤203.5.2 关于请假

2、203.6 项目会议管理183.6.1 会议邀约183.6.2 会议纪要183.6.3 会议待办183.6.4 会议待办汇总183.7 测试与确认203.8签署与交付213.9顾问离岗工作交接要求21顾问离岗工作交接24项目结束整体移交.232021-3-41总则1.1制定项目章程目的按照项目预期目标和进度要求，把项目实施范围内的各相关，用项目管理的规章制度组织起来，通过统一调动、协调各方面，规避项目风险，确保项目顺利实施。1.2项目章程适用范围本项目章程适用于粤海地产 SAP 管理信息化项目。2项目目标通过 ERP 项目实施，借助高集、高灵活性、高扩展性的 SAP 平台，

3、搭建一个集中、集成、实时、透明和共享的管理，实现粤海地产内外部信息相联相通、数据对接对流、业务互补互促、管理经验共建共享。通过该平台的建设实现如下目标：以平台为系统，实现一个统一标准规范、三级组织管控、多业态协同的决策。在信息化支持下，规范经营管理，提高工作效率，实现规模扩张，支持粤海地产战略的贯彻落地，推动各业态的协同发展，成为中国地产行业信息化建设与发展的领先者。具体如下：Ø 满足粤海地产多级管理、跨地域、多业态、多项目的组织需求，为粤海组织架构、管理模式、业务流程提供支撑；满足公司目前从单一项目转向多项目管理需求，增强公司对市场变化的快速反应能力及适应能力。Ø 作为粤

4、海地产业务流程信息化的，打通计划运营、研发设计、招标采购和成本管理、项目施工、财务资金业务基础，构建研发适配、招标采购、计划运营、成本管理、工程管理模块的信息系统。Ø 满足与异构的专业系统（例如：售楼、知识管理、HR 系统等）的接口原则，ERP 系统是主数据的发布平台，专业系统的业务信息将进入 ERP 系统。ERP 系42021-3-4统确保出具完整的工程、计划运营、研发设计、招标采购数据和分析数据，打造符合粤海地产自身管理的业务管控系统，从根本上解决信息孤岛的问题，真正做到数据准确与共享，给管理层决策提供科学准确的依据。3项目计划与重要里程碑本项目计划于 2 月 24 日召开项目启

5、动会，8 月 14 日系统切换上线，项目阶段及重要里程碑节点如下：52021-3-4序号项目阶段开始日期截止日期主要工作内容1项目准备2 月 15 日2 月 26 日确定需求框架项目管理章程准备项目实施环境召开项目启动会2蓝图设计2 月 22 日4 月 8 日确定业务规则需求： 需求调研专题讨论蓝图初步设计详细蓝图设计蓝图汇报3系统实现4 月 4 日6 月 10 日系统功能搭建与测试： 详细功能设计软硬件准备 系统功能开发接口开发系统测试4上线准备及切换5 月 30 日8 月 26 日数据导入并切换上线： 静态数据收集动态数据收集用户培训上线策略制定上线切换数据补录5上线后支持8 月 15 日

6、9 月 9 日上线支持系统运行情况汇报问题解决优化4项目组织管理体系为了保证粤海地产 SAP 管理信息化项目的顺利实施，更好地协调各方面的，需要制定粤海地产 SAP 管理信息化项目组织管理体制。4.1项目实施组织结构图4.2实施方项目组成员的与职责项目指导委员会Ø 筹划本项目所需；项目进度及组织上的影响；ØØ 促成层做出决定并通报项目实施中出现的问题；Ø 快速做出决定，支持项目经理实现项目目标；Ø 在完成作为筹划指导委员会成员的主要职责时，具有最终所与决定权；Ø 当双方有时，协商并提出解决方案。62021-3-4项目总监Ø

7、对实现项目目标，取得项目负责；选择并指派项目经理以及咨询组长；ØØ 指明项目战略业务方向并对项目作出战略决定；Ø 项目的检查及主要移交的签收；Ø 对项目经理提供支持；Ø 建立并确保质量检查流程得到自始至终的贯彻。项目管理办公室项目管理办公室是 ERP 项目工作组的常设工作机构，在项目指导委员会及项目总Ø监的下，主持项目日常工作；组织开展项目建设，保障项目所需，项目实施进度、质量、预算和风Ø险，协调项目业务需求差异、协同推进项目进度；具体负责项目建设、管理和推进实施、跟踪项目进度、项目质量、定期组织Ø召开项目例会，向

8、项目工作组汇报项目进展情况。负责编制项目计划、计划、合同、经费执行情况及方案；负责各专业组、上线和系统各实施方之间的协调，问题提报项目工Ø作组和项目总监协调解决；负责对项目进展、项目成员工作态度、工作质量进行监督、奖惩。同时负Ø责项目建设中，协核委员会执行具体的质量监督工作；向客户提供有关项目风险的客观而的评估以保证实施的。Ø项目经理Ø 为项目实施提供方法论；Ø 协助设立项目范围和目标；72021-3-4Ø 协调安排项目小组成员；Ø 帮助项目在规定的交付日期和重要的目标日期完成项目目标；Ø 与项目关联方协商讨论项目

9、变更；Ø 与项目指导委员会；Ø 向项目指导委员会汇报整体项目进度；Ø 必要时帮助解决问题。咨询组长Ø 与项目管理办公室一起制定项目各阶段详细计划；Ø 理解粤海的业务与流程；Ø 与粤海的业务组长和关键用户紧密合作，包括组织会议、搜集和分析业务需求、方案的讨论和确定；Ø 确定业务需求和希望达到的目标之间的差异；Ø 支持客户方提出差异解决方案和流程；Ø 与客户方项目组一起，确定标准化业务流程和系统实施计划；Ø 确保本小组各阶段交付成果的质量；Ø 切换支持和上线支持。咨询顾问Ø 理解

10、粤海的业务与流程；Ø 与粤海的项目组成员和用户紧密合作，包括参加本小组会议、搜集和分析业务需求、方案的讨论；Ø 定义并客户化配置粤海所需流程的需求；Ø 根据目标业务与流程，与粤海项目组成员一起配置并测试相关的功能模块；Ø 建立系统测试计划的概念，并与粤海项目组成员一起实施集成化测试；82021-3-4Ø 完能上的交付成果以及系统文档，如配置文档、蓝图文档等；Ø 实施过程中将相关知识传递给关键用户；Ø 对粤海用户文档创建进行支持；Ø 切换支持和上线支持；Ø 必要时对项目组中任何任务提供帮助。技术组组长

11、16; 与项目管理办公室一起制定项目各阶段详细计划；Ø 同项目管理办公室一同完成技术需求计划，计划和管理技术服务范围和计划；Ø 负责系统的技术框架；Ø 确认项目中所需的技术种类；Ø 确定开发需求，与开发顾问一起确定开发方案；Ø 确保各系统之间无的传输及系统的可靠性；Ø 确保开发的质量。开发顾问Ø 协助创建开发标准和命名、开发和测试转换程序，界面程序和 用户报表，进行集成接口、客户化开发及功能增强开发等相关工作Ø 与各业务小组共同制定二次开发工作整体计划，保证开发进度和质量Ø 理解业务流程开发需求；

12、6; 在 SAP GUI 内实现与本期业务流程相关的工作流开发Ø 确认项目中所需的技术种类；Ø 保证项目中所需要的技术可以按时按质完成和交付；Ø 和其他项目一起完成必要的项目文档和交付物。92021-3-4技术顾问Ø 负责协调 ERP 系统运行支撑环境（系统软硬件、网络平台)的建设与维护，数据库的整体和数据库的维护，应用系统的安全性管理和应用系统性能优化调整工作；Ø 保证项目中所需要的技术可以按时按质完成和交付；Ø 负责日常所需的技术支持；Ø 系统配置传输管理；Ø 和其他项目一起完成必要的项目文档和交付物。4.3粤

13、海地产项目组成员的和职责实施方建议并希望粤海地产的项目组成员具备以下条件：项目指导委员会Ø 核实业务驱动和措施成就的能力；Ø 核实项目没有偏离项目范围和计划的能力；Ø 高度支持项目经理和项目团队；Ø 及时的者；Ø 推动管理。项目总监Ø 对实现项目目标，取得项目负责；Ø 在公司内部之间协调；Ø 指明项目战略业务方向并对项目作出战略决定；Ø 项目检查及各阶段验收的签收；Ø 对项目经理提供支持。102021-3-4项目经理在公司内部和/或者其它关键联络/项目的相关领域有很强的影响渗透力；Ø项

14、目管理技能和批准项目团队制定决策的能力Ø与实施一起制定项目计划，安排以及对活动和进程进行质量检Ø查；管理每天的项目事宜；Ø与粤海方各组组长和关键用户合作活动；Ø确认实施方顾问的交付成果；Ø对项目行政事务需求与后勤部门协调；Ø交流能力；Ø良好的人际关系；Ø配备专职的项目经理。Ø业务组长：是项目组和业务部门的纽带，熟悉与了解总部、项目业务，是项目组重要的一员。在各业务领域有很强的业务和运营知识；Ø详细描述粤海目前业务流程，配合项目组业务调研；Ø与项目小组对关键事宜；Ø衡量业务流程

15、可能性，并做出决定；Ø对业务流程和需求进行重要性的排序；Ø确认业务规则及专题方案、签署业务蓝图；Ø对系统的客户化开发提出需求；Ø参与项目过程。Ø112021-3-4业务组长必须保障以上工作内容与要求，否则业务规则、业务方案无法确认，导致项目推进；其次蓝图阶段不能验收，导致项目停滞；最后业务需求频繁调整，导致项目延期、成本增加。总部关键用户：是衔接项目组和业务部门的业务骨干，需全职全过程参与项目建设，是项目组重要的一员。其目标是熟悉项目实施过程、掌握项目实施方法、掌握系统操作与功能，成为最终用户培训讲师。Ø 全过程全职参与项目建设工作与

16、决策，包括：参与业务调研、蓝图设计、专题方案讨论与编制、功能说明书编写、系统测试并确认（系统功能测试、系统权限测试、审批流测试、跨部门业务流程集成测试）、培训材料/操作手册编写、培训试讲及培训、数据收集与整理、数据导入/导出、上线后数据补录支持等；Ø 主导蓝图设计阶段汇报；Ø 参与晨会、周例会、阶段汇报等；Ø 对系统的客户化开发提出需求；Ø 接收知识转移，与实施方顾问同进同出、同等对待。总部关键用户必须全职参与项目过程，否则无法了解项目实施过程与方法、业务方案设计背景和，导致后期知识转移将极其，无法熟练掌握系统操作与功能；此外，总部关键用户须与咨询顾问同

17、等工作安排与对待。项目关键用户：即数据收集关键用户，优质的数据收集是项目上线的保障，须阶段性全职参与项目过程，是项目组重要的一员。Ø 阶段性全职参与项目工作，根据数据收集计划集中至 SAP 项目组办公，按数据收集模板提交、核对数据且经咨询组长确认后，方可返回项目；Ø 接受数据收集培训，收集、整理、核对数据，处理数据差异、解决数据问题；Ø 数据导入前及导入后确认与签字；122021-3-4Ø 上线后数据补录与支持。项目关键用户须积极配合数据收集工作，否则数据收集节点延迟、数据质量差，将导致项目整体进度滞后，不能按时上线或以错误数据上线；此外，数据导入前及导

18、入后必须确认与签字，否则无法上线。技术组用户（内部 IT 用户）Ø SAP 软件和技术基础设施上有很强的技术知识；Ø 在建立和管理开发活动、测试和运营环境上有丰富的经验；Ø 知识转移的吸收能力。Ø 交流能力；Ø 良好的人际关系；Ø 与实施方顾问同进同出、同等对待。5项目协调体系项目协调体系的制定，主要以粤海地产管理信息化项目为指导原则，在预定的项目实施范围和预定的项目实施周期内，保障项目每个阶段的各项任务能够按质按量地完成，并能够提交相应的阶段性项目成果。项目协调体系包含的内容主要有：项目计划制定体系、项目机制（包括项目周报、会议）、

19、项目范围、问题和风险体系。5.1项目计划制定体系为确保粤海地产管理信息化项目的顺利实施，协作各方能够在合同的约定时间内完成预定目标，需要制定各类项目计划。为使计划的制定、提交与下发有程序保证，项目启动要确定计划制定与执行机制。项目计划分项目主计划、项目周工作计划二种。计划的132021-3-4执行情况主要通过每周的项目周报、未清问题来。不同的计划有不同的提交与下发程序。5.1.1项目主计划定义Ø 项目主计划。确定各阶段完成时间点，明确各阶段内需要完成的主要工作。制定Ø 项目主计划由项目经理依据项目总体要求与项目进展实际情况制定；Ø 项目主计划原则上要求在项目准备阶

20、段制定出台；Ø 项目主计划需要经过项目组审议通过。发布Ø 审议通过的主计划需要发布到各实施团队。变更Ø 由于以下两种需要变更主计划：项目进展过程发生变化，导致主要任务或时间发生变化的，需要变更项目主计划。项目进展到下一阶段。需要细化主计划中某个阶段的任务安排，需要变更项目主计划。Ø 项目经理负责项目主计划的变更。变更后的项目主计划需要项目指导委员会一致审核。变更后主计划需要下发到各实施团队。下发后，原版本项目主计划失效。5.1.2周工作计划定义142021-3-4Ø 基于项目主计划，项目管理组制定项目周工作计划。周工作计划需要明确工作内容、涉及

21、的具体成员（包括顾问、关键用户）和工作时间。制定Ø 基于项目，每周五上午 11 点前各专业组组长向项目管理组上报下周专业组的工作计划；Ø 周工作计划中涉及粤海地产会议安排时，在下达项目前，需同相关进行日程确认，有日程时，计划进行调整和确认。发布Ø 每周五下午 3 点前，由项目组发布下周工作计划。发布格式为 Excel。变更Ø 除非特殊情况，周工作计划原则上不作变更。5.2项目机制会议是项目的主要方式之一，为了确保会议召开的效率、积累会议的成果，特制定本规定：需要按时组织并召开周工作计划会议，由项目管理组协调确保应到会的参Ø与；与会不得无故中途离

22、开；会议事先指定和会议纪要；Ø应事先准备好供讨论的 Word 及 PPT 等文档；会议过程中，需要注意时间和讨论问题的内容，与会的发言Ø简意赅；对暂时不能在会议范围内解决的问题形成未决问题后继续其他问题的讨论；会议结束以后需要形成会议纪要，经与会的专业组咨询组长指定专人转发至项目Ø管理组。152021-3-45.2.1项目周报“项目周报”根据工作计划总结本周工作、计划下周工作，对会议待办进行跟踪，也对问题和风险进行揭示。同时也披露考勤结果和各类交付的完成情况。（由各小组负责填写、PMO 负责整合）Ø 周报提交Ø 周会召开Ø 周报发布5

23、.2.2项目晨会与日报“项目日报”是各个小组根据当日工作情况进行填写，通过“项目日报”可以进行以“日”为的进度管控。（由各专业组负责填写、PMO 负责整合）Ø 日报提交162021-3-4频率人收件人方式/格式内容/模板频率人收件人方式/格式内容/模板每周五晚上20：00 前PMO全体项目组人员邮件略频率参与人内容每周五上午10：00-11：00PMO项目总监、总协调人、各业务条线业务组长、IT 组长和关键 、咨询组长1）汇报整体进展情况 2）各小组汇报。内容以风险及问题、谋求协同为主频率方式/格式内容/模板每周四晚上20：00 前咨询组长FTP 服务器相应文件夹下按照周报模板，撰写

24、各小组内容PMOFTP 服务器相应文件夹下按照周报模板，撰写总结性内容Ø 晨会召开Ø 日报合并及发布Ø 专业组内碰头会、总结会说明：“全体项目组”指项目指导委员会、项目总监、PMO、所有业务条线业务组长及关键用户、IT 部门、所有专业组及相关。5.2.3月进度汇报“月进度汇报”根据工作计划总结本月工作、计划下月工作，对重要事项进行跟踪，也对问题和风险进行揭示，由 PMO 月底撰写并邮件至粤海相关。172021-3-4频率参会人内容/模板晚18：00-18:30各内容 IT/对应顾问各组关键用户、IT 及顾问当日完成情况频率人收件人方式/格式内容/模板上午12：00

25、 前PMO全体项目组人员邮件日报模板频率参会人内容/模板上午9：15-9：30PMO关键用户及 IT 、IT 组长、咨询组长和关键1）重要跟踪事项进度； 2）重要跨组事宜协调晚20：00 前关键用户及 ITPMO邮件晨会模板5.1项目会议管理所有项目中的会议均需遵守“闭环原则”，即会前计划、邀中留档；会后跟进待办，所有会议待办的执行将由 PMO 统一汇总监督。会议邀约5.1.1会议纪要5.1.2会议待办5.1.3会议待办汇总5.1.4182021-3-4频率方式/格式内容/模板每天早晨10：00 前PMOFTP 服务器相应文件夹下会议待办跟进表模板频率人收件人方式/格式内容/模板每次会议当晚2

26、1：00 前会议纪要人PMOFTP 服务器相应文件夹下会议待办跟进表模板频率方式/格式内容/模板每次会议当晚21：00 前会议纪要人FTP 服务器相应文件夹下会议纪要模板频率方式/格式内容/模板每次会议前会议预约需指定会议、会议纪要人。会议负责跟进会议待办事项。5.2项目问题和风险5.2.1问题和风险的定义“问题”是指在项目进行过程中发现的、会影响到项目顺利完成的观点、看法，以及系统在实现阶段，由于系统配置、流程功能设计、权限设置、数据准备等所造成的系统运行错误，均可囊括在“问题”范畴之内。“风险”是指可能影响项目进度和质量的事项。问题和风险的主要内容包括：Ø 任务和歧异已经超出项目

27、范围；Ø 任务和歧异可能需要超过计划的时间与；Ø 来自外部的干扰因素（公司外部和项目外部相关部门），如果不排除，可能会影响项目按时按质完成。5.2.2问题和风险管理的流程问题管理流程各专业组咨询顾问填写问题。Ø 各专业组咨询顾问对问题进行详细讨论解决；如果不能解决，请及时将这些问题提交给咨询组长。Ø 咨询组长需要在工作周报列示未决问题、阐述未能解决的及建议的解决方案。Ø 项目管理组对问题进行分析，组织专题会议讨论。问题需向项目总监和指导委员会汇报。风险管理流程Ø 各专业组对每周工作进行风险评估，形成风险评估报告；192021-3-4&

28、#216; 项目管理组对风险报告进行审核确认：在项目管理组范围内能够解决的，由项目管理组制定方案并贯彻执行；项目管理组范围内不能解决的，由项目管理组提报备选解决方案，由项目总监和指导委员会解决。除了项目未决问题和风险报告以外，事项备忘录是另外一个用于的重要文档。事项备忘录由各专业组咨询组长起草，协调用户意见并形成最终结论后，按事项备忘录签字格式要求，项目管理组双方进行签字确认后，交项目管理组备案。5.3项目考勤管理5.3.1关于考勤所有驻场均需进行打卡上下班。由 PMO 统一收集考勤信息。IT负责抽查统计信息结果的真实性。5.3.2关于请假所有请假均需由咨询组长、IT 组长、PMO 批准，的请

29、假将视为旷工。理论上，不事后请假。5.4测试与确认测试原则：Ø 顾问执行内部测试；Ø IT 执行验证及权限测试；Ø IT 与关键用户进行单元测试；Ø 关键用户执行 UAT 及集成测试。202021-3-45.5签署与交付签署交付物关系表如下：5.6项目文档管理项目管理组全面负责项目文档的收集和整理工作。各专业组可指定一名文档管理员，负责传递并管理本组在项目实施过程中产生的各种形式（文字、影像和图片等）的文档资料，分纸质文档与电子文档两种。5.6.1纸质文档Ø 所有签字件均需留存两份，一份由 PMO 留存（签字原件），一份由粤海 IT 留存（复印

30、件）。212021-3-4交付物顾问IT关键用户业务组长实施粤海项目总协调人认认1）蓝图阶段1.业务蓝图2）实现阶段2.功能点设计3.内部测试4.验证及权限测试5.单元测试3）集成&UAT 测试阶段6.UAT/集成测试4）培训阶段7.培训计划及手册5）上线准备阶段8.数据切换及导入9.数据切换及导出6）上线支持阶段7）验收阶段10.验收报告Ø 存档按文档类别、小组分类归档。5.6.2电子文档所有电子文档均需存放于统一的 FTP 文件服务器集中管理，要求：文档更新，需当日更新至相关目录。Ø目录按内容分、按小组分类。Ø文档类型及规则如下：Ø文档范围及类型222021-3-4序号文档类型类型说明英文简称1计划与项目实施有关的总体主计划，项目周工作计划等。PLA2管理与项目实施有关的管理类文件，如项目管理制度等。GOV3备忘录与项目有关的交谈，意见观点的陈述等文件。MEM4项目变更项目变更申请等。CHA5