山姆会员店采购部财务培训资料供应商适用

1、山姆会员店采购部财务培训资料（供应商）财务沟通渠道及信息分享3一、沟通渠道3二、供应商交款的公司账户3三、财务部定时发送的信息3四、财务培训需求4货款结算（按六位供应商号结款）4一、货款结算基本知识（货款结算、发票）51、货款结算所需资料52、发票的开具要求:53、发票查询及相关问题64、发票因“票面及附件”原因被退的处理65、常见退票问题的处理76、误将已邮寄的发票作废的处理77、结款中出现的相关问题的处理88、货款到期日的计算99、索赔款的处理及索赔还款需提交的资料910、协议款的处理11三、采购问题单相关问题111、采购问题单的使用112、问题单处理程序11四、特殊事项及处理121、债权

2、债务转移的处理122、红字发票的处理12协议COOP常见问题13一、协议基础知识 协议收入类型13二、协议基础知识 协议明细查询14三、协议常见问题- 未送齐货违约金15四、协议常见问题 - 展示促销违约金161、展示促销违约金处理程序163、供应商常见问题以及处理要点163、展示促销违约金扣错的处理方法17五、协议常见问题 - 年佣171、年佣处理程序172、更改年佣比率后的当月年佣计算方法18六、协议常见问题 - 其他协议：18合同信息咨询18一、供应商合同签署18二、 货款被银行退票情况的处理18三、邮箱地址，联系电话，邮寄地址，收件人等联系方式的变更19四、办理名称变更需要提供的资料1

3、9五、办理纳税人身份变更需要提供的资料19六、更改开户资料附表需提供的资料19七、法定代表人发生变更，应提供的资料20特殊事项及其他201、Retail Link的相关查询202、供应商的某笔协议需单独开具扣款发票，不与其他协议合并203、电汇手续费用的扣款没有扣款凭证204、送货或退货单价与沃尔玛系统单价、索赔金额、年佣和协议存在差异的处理20财务沟通渠道及信息分享一、沟通渠道供应商沟通渠道: 电子邮件： 收到邮件后，财务一般在3个工作日内回复， 邮件主题及附件名请用前6位数供应商号码，并以半角状态录入。 若未能在预期内收到回复 ，请： 1.确认发送邮件的邮箱是否为在我司的登记邮箱 . 2.

4、邮箱容量是否足够 . 3.邮件是否有退件的情况 热线电话邮寄地址：深圳市福田区农林路69号深国投广场二号楼2-5层及三号楼1-12层邮件签收查询：一般情况下，深圳本地供应商的邮包2天可收到，外地供应商则需4天。供应商可通过快递公司进行查询。二、供应商交款的公司账户财务的收款账户信息如下：公司名称：沃尔玛(中国)投资有限公司开户银行：中国工商银行深圳市红围支行帐 号：索赔款注意事项：  汇款金额=索赔定案金额 *（1+适用税率）  交所赔款汇款事由备注栏需填写处理的索赔单号三、财务部定时发送的信息 财务部定期提供的财务信息如下，请供应商及时查收并

5、阅读保存，针对此类信息的重复查询财务部将不再提供：内容发送时间用途供应商问题发票明细每周一发票状态查询问题单及邮寄情况沃尔玛索赔扣款发票明细 每周四索赔扣款发票是否开具索赔扣款发票对应索赔明细索赔在哪张结款发票中处理沃尔玛付款发票明细每周五发票状态付款状态供应商已处理索赔明细每周五索赔款的状态 索赔账扣情况索赔在哪张结款发票中处理供应商未处理索赔明细每月初索赔的状态四、财务培训需求 供应商可直接发邮件至财务邮箱，申请报名；或通过采购报名。需注意的是，一经报名且收到培训通知，则必须参加培训，否则将在半年内不再接受其培训需求。货款结算（按六位供应商号结款）一、货款结算基本知识（货款结算、发票）1、

6、货款结算所需资料 一般情况： A. 发票 B. 结款清单（盖供应商公司章原件方有效） 特殊情况：以下两种情况须提供送货单：A.订单为本地订单B.向山姆店提供鲜食以下两种情况须提供订单：A.订单为本地订单 B.有采购部授权人员关于订单内容变更的签字，如单价、折扣、付款条件等2、发票的开具要求:Ø 根据订单抬头开具发票Ø 按订单开具发票Ø 发票开票金额 = 商品实际送货数量X订单商品单价X (1+税率)Ø 发票必须严格按照税法要求开具，并请在提交发票时确保以下信息正确：l 购货单位信息购货单位信息l 发票必须盖发票专用章l 开票人处须签章Ø “以订

7、单为最小单位结款”是指当一份订单有两次或超过两次以上的送货时，须将订单的所有送货金额一次性开票结款，而不允许多张订单部分金额混开结款。如未按此规定结款，将造成发票的结款记录与供应商的结款清单明细不一致，直接导致后期结款不畅。Ø 订单金额较大，发票有限额的情况：一份订单可开具多张发票，但不能与其他订单混开。Ø 订单金额较小，发票有限量的情况：可将多张订单的金额汇总，开在一张发票上，但务必确保每份订单的金额开全。Ø 同一订单涉及两种税率的情况：按税率分别开票。举例：某供应商的一张订单上既有鲜奶（税率为13%），又有酸奶（税率为17%）。则该订单结款时需开具两张发票，分

8、别对应税率13%和17%。在此情况下，不能将多张订单税率相同的商品开在同一发票上。注意事项:Ø 不能多张发票对应多张订单Ø 发票必须加盖发票专用章以避免退票Ø 供应商委托代领其最近的问题发票和扣款发票： 为统一供应商退件的处理方式，减少手工例外跟进，不建议采购代领。如因特殊原因且发票尚未邮寄，采购可至财务部应付账款组签领。3、发票查询及相关问题A. 查询近期递交的一批发票是否有问题：如供应商递交的发票经财务部核对后为问题发票，财务部将在发票寄达财务两周后，通过周一自动发送的“供应商问题发票明细”通知供应商，请供应商注意查收。 B. 如果出现供应商发票已交，没有退票

9、，但供应商长期未收到付款的情况： 供应商发票未付款的原因需具体分析，请供应商提供发票号码，通过邮件发送财务热线邮箱进行查询。 如供应商长期未收到公司的付款，请先确认供应商是否有递交结款发票，如尚未交票，则可将未结订单正常开票结款；如已交票，请供应商提供发票号码，请供应商提供发票号码，通过邮件发送财务热线邮箱进行查询。 C. 供应商已扣款，但未收到扣款发票的原因：一般情况下，对于供应商的协议或索赔，财务部在扣款后两周内均会开出扣款发票并邮寄供应商；如超过此期限仍未收到扣款发票，请供应商提供协议号，通过邮件与财务部直接联系查询。 D发票邮出后，查询确认签收情况：一般情况下，深圳本地供应商的邮包2天

10、可收到，外地供应商则需4天。供应商可通过快递公司进行查询。 E扣款发票的开具时间与邮寄时间：我司收到发票后需要5个工作日的处理时间。每周一我司将以电子邮件形式发送问题发票明细,请供应商注意查收4、发票因“票面及附件”原因被退的处理发票因票面及附件开具有误退票时，财务在“退票信息表”上已明确列示了具体错误，请供应商予以更正后重新递交。原发票如未跨月可自行作废，已跨月需向税务局申请办理红票。5、常见退票问题的处理 a. 票面问题: 发票过期: 距开票日期超过120天，须重新开票. 票面不规范: 票面涂改、毁损、打印不清、打印不完整、书写不规范、除折扣外票面出现负数（不能写“折让”字样）等，须重新开

11、票。购货单位相关信息有误: 购货单位名称、税号、地址电话、开户行及账号须与我司开票资料必须一致。如有误，必须重新开票。 密码区问题: 密码区污染、打印不清、压线、无法通过税务局认证等均须重新开票。 b. 结款清单问题:无结款清单: 按我司统一样本填写并提供。结算清单未盖章: 必须加盖供应商公司原件章。结款清单填写不规范：结款清单必须填写供应商号码、付款条款、订单号或索赔号及不含税金额等信息，且结款清单合计金额必须与发票的不含税合计一致。一份结款清单需对应一份发票。如填写不规范退票后，重新填写。订单或索赔不存在：将相关财务数据，如订单号、收据号、索赔号及金额发邮件查询。查询到具体原因后，再开票结

12、款。“欠发票联或抵扣联”或“欠销货清单（需一式两联）”：增值税专用发票需提供发票联和抵扣联；普通发票没有抵扣联，需提供发票联的复印件，并加盖财务专用章或发票专用章；销货清单需与发票资料保持一致 一式两联。提供增值税专用发票结款：对于非农产品需提供增值税专用发票结款，而非普通发票。若供应商认为所供产品确实是农产品，请向贵司所属税务局取得相应的证明函后，再次传票结款。 c. 金额差异: 金额错误: 按正确金额重新开票 签字同意按低金额付款并盖公司章，不需重新开票 不同意沃尔玛金额，请先通过财务部提供的沟通渠道解决后，再行结款。6、误将已邮寄的发票作废的处理供应商可通过邮件与我司联系。若发票未进行账

13、务处理可直接安排退回；如已进行账务处理，则需贵司提供以下资料原件办理换票：§ 盖公章的退票申请；§ 新的发票（需与作废的发票金额一致）；§ 当月的发票作废清单盖公章；7、结款中出现的相关问题的处理A. 前期将订单拆分结款导致现在账务混乱，导致不能结款，如何处理：请供应商将前期涉及混合开票的订单号或发票号以表格形式列明，通过邮件将事由简明表述，发送至。财务部将提供相关数据并指引供应商进行账务核对。B. 供应商的发票因“金额多开”退票，检查后金额无误，需与财务核实： 因“金额多开”退票时，财务部在退票信息表后会附一张A5纸大小的沃尔玛系统未付金额明细,供应商需根据此明

14、细自行进行核对,找出有差异的订单号及收货/收据号，再将其认为的金额与我司系统的金额列出后发邮件给财务部,财务部收到后将进行核对。如有必要将提供收货报告，供其核对。供应商核对后如发现是因数量问题引起的金额差异需与收货办核对此订单的具体送货数量；如因单价或折扣问题引起的金额差异，需填写问题单说明表加盖公章后，连同订单及送货单一同传真财务收到后将按采购问题单程序，递交采购确认，并按采购回复意见进行相应处理。有三种处理方法供选择：1.同意沃尔玛金额，重新开票;2.同意沃尔玛金额，不重新开票;3.不同意沃尔玛金额，请先通过财务部沟通渠道与我司联系后，再行结款;如贵司选择“2

15、.同意沃尔玛金额，不重新开票”，请加盖公章，并在发票开票日起60天之内重新交票。C. 订单遗失的结款程序：公司的系统订单，即供应商通过零售链下载或通过传真获取的订单，结款无需提供订单实物，只需在结款清单上列明订单号及对应金额即可。如供应商将订单号遗失，无法提供，可提供收据号或收货号，通过邮件发送至财务热线邮箱，财务将协助查询收据或收货号对应的订单号。 D结款发票遗失的结款方法： (1) 如遗失增值税防伪发票，且发票在认证期内需提供以下资料：§ 当地主管税务机关出具的增值税一般纳税人丢失防伪税控开具增值税专用发 票已抄报税证明单一式两份，包括购货单位主管国税机关留存联和购货单位留存联；

16、如只有购货单位主管国税机关留存联，应提供此联次原件及复印件并加盖公章；§ 遗失的防伪税控增值税专用发票记账联或存根联的复印件一式两份并加盖公章（注：复印件需剪切与原发票相同大小，盖章不得超出原发票且不得压盖数据）；§ 遗失的防伪税控增值税专用发票的情况说明并加盖公章。(2) 如遗失增值税防伪发票，且发票已过了认证期限，供应商又不愿意重新开票结款，除提供以上资料外，供应商还需提供加盖公章的承诺函：承诺愿意承担因此发票过期所造成税金及其附加税损失。 (3) 如遗失增值税普通发票，需重新开票结款。8、货款到期日的计算Ø 按合同付款条款及实际送货日计算货款付款日。 (合同

17、付款条款：“货到付款”60天；“月结付款”30天 月结日:每月24日）Ø 当结款发票对应多次送货时,按最后一次送货日期计算付款到期日。 Ø 周付款制（每周二支付上周三到本周二到期的发票）Ø 若供应商无足够应付款支付未处理索赔或协议，或有货款冻结等原因，货款将暂不支付。Ø 付款期计算：每份发票以订单的最后一次送货时间为基础，加上所结订单最长的付款条件，即为该发票款项的到期日。我司实行周付款制，即从上周三至本周二的到期货款，将在本周二支付。举例：供应商的送货日为2008年5月1日，付款条件为N30，付款到期日应为5月31日，当天为周六，结合我司的周付款制，货

18、款于每周二支付，因此实际付款日期为2008年6月3日。如果需要提前支付货款：请直接联系采购申请。9、索赔款的处理及索赔还款需提交的资料 a. 索赔款的处理方式：方式一、供应商自行在发票中扣除§ 发票票面不能有退货的负数反映，可在销货清单上列示。§ 结款清单上须列示该索赔单号及金额，同时如有索赔冲数（换货）也需在结款清单上列示。方式二、供应商交款 : 交款金额=索赔定案金额 *（1+适用税率）方式三、对供应商账上超过60天未处理的索赔款,我司将会从供应商已到期的发票中帐扣。 b. 索赔还款需提交的资料:通常索赔还款前，供应商前期已递交过问题单说明表，并且已收到我司财务人员的通

19、知，确认可以还款。此时，供应商只需提交加盖公章的“还款申请”及原扣款发票至财务部，即可安排还款。还款申请中需列明：l 供应商号、供应商名称l 供应商要求还款的原因、还款金额、需还款的索赔号、原扣款发票号。l 加盖公章 c.查询供应商汇款情况及处理进度：请将供应商的汇款回执扫描后，发邮件至采购热线邮箱进行查询。或由供应商直接通过财务咨询邮箱进行查询。 d. 供应商与公司签订的为不可索赔供应商，但仍有索赔产生：通常不可索赔条款均以9位数供应商号签订，请先确认该供应商是否与我司其它部门有合作且为正常可索赔供应商；如排除上述情况，则可能为门店强行定案的索赔，可由供应商填写问题单说明表，通过采购问题单途

20、径解决。 e. 索赔金额或索赔冲账金额存在差异：供应商填写“问题单说明表”，通过采购问题单途径解决。 f. 咨询索赔商品明细及实物的处理状态途径： 请与门店的索赔办联系查询。 g. 供应商的索赔门店已作冲回，且有冲账号，如何处理财务产生自动扣除的情况:如门店冲账时间跨度较长，因时间差的原因，会导致索赔自动扣除。 解决方法有如下两种：l 供应商自行开票将冲账数结款，结款的订单号填列为索赔号，同时在结款清单 备注列指明“索赔冲数”。l 供应商填写“问题单说明表”通过采购问题单，连同原扣款发票一并寄回，要求我司还款。 10、协议款的处理 方式一、由财务部在供应商到期付款的货款中直接扣除 方式二、供应

21、商交款：交款金额=协议金额注：扣款发票将在扣款后的2周内开出。三、采购问题单相关问题 1、采购问题单的使用Ø 以下情形需要发送采购问题单: A. 供应商不同意索赔单价、订单单价及折扣B. 错误定案或不应该定案的索赔（如：非合作门店或无索赔供应商的索赔）C. 因商品变价引起的索赔与索赔冲销间的差异D. 协议、销售返利金额与供应商确认金额不一致E. 税率错误Ø 通过采购问题单不能处理的常见问题： 尚未扣款的“未送齐货违约金” 解决方法：需直接与采购联系解决“展示促销违约金” 解决方法：需直接与门店促销部或资产保护部联系解决2、问题单处理程序 A. 财务收到问题单后在线处理B.

22、由采购部确认回复后，财务进行处理款项C. 若采购60日未回复，问题单将会被退回。四、特殊事项及处理 1、债权债务转移的处理Ø 什么情况下可办理债务债权转移?供应商被工商或税务机关注销、吊销造成无法开票，申请由第三方开具发票结算货款;Ø 办理债权债务转移的双方的限制条件：转、受让双方的纳税人身份必须一致;Ø 财务部办理债权债务转移的具体内容： 财务部办理的仅为货款转移，不涉及商品号、合同记录等内容;Ø 办理债务债权转移需提交的资料:A. 采购及采购总监签字的指定格式的债权债务转让申请； B. 采购及采购总监签字的供应商号删除登记表复印件； C. 受让方营业

23、执照、税务登记证（或一般纳税人登记证）的复印件，注明“与原件相符”，并加盖公章； D. 当地税务局同意受让方代转让方开具增值税专用发票结算未结款项的批准文件； E. 工商部门填发的“核准注销登记通知书”或税务机关填发的“注销税务登记申请审批表”； F. 如受让方需开具普通发票结款或无法提供当地税务的批准文件，则受让方还需提供“受让方将开普通发票结算转让方在沃尔玛的未结货款的不含税金额，并愿意承担由其引起的税金损失。”的说明，申请开普票结算货款。 G. 如受让方非我司供应商，请提供受让方的收款银行及帐号资料，并加盖受让方公章Ø 债权债务转让申请表签名的采购总监级别：申请表的签名必须为具

24、有有效授权的GMM。Ø 财务部办理债权债务转移时，供应商号删除登记表是否需要原件：只需供应商号码删除登记表复印件,原件由采购部直接递交到供应商管理组做删除。 2、红字发票的处理Ø 何为红字发票？A. “红字发票”即“红字增值税专用发票”的简称。 B. 一般纳税人取得专用发票后，发生销货退回、开票有误等情形但不符合作废条件的，或者因销货部分退回及发生销售折让的，购买方纳税人应向主管税局申请领取填报申请单。 C. 企业只能在取得开具红字增值税专用发票通知单的情况下才可对应开具红字增值税专用发票。 Ø 哪些业务类型可以办理红字发票？ 供应商未在60天内自行处理而被我司账

25、扣的索赔； 降价金额、供应商支持中的商品降价两种类型的折让。Ø 红票办理所需资料：A. 红票通知单确认函；B. 退货协议或折让协议；C. 原送货结款时开具的增值税发票记账联的复印件；D. 普通扣款发票原件及所附的扣款清单；E. 供应商的新版税务登记证（国税）副本复印件；F. 索赔单（适用于山姆会员店的索赔办理）；G. 索赔自定案起60日内未能自行扣减的情况说明；H. 协议书复印件（适用于购货折让红票办理）；I. 资料必须加盖公司原章； 附件是申请办理红票的流程及注意事项： 协议COOP常见问题 一、协议基础知识 协议收入类型Ø 国税类收入：与商品销售量、销售额挂钩（如以一定

26、比例、金额、数量计算）的各种返还收入；Ø 地税类收入：与商品销售量、销售额无必然联系，且商业企业向供货方提供一定劳务的收入，如广告促销费、展示促销费等： 常用协议类型：序号描述协议类型发票性质1Circular彩页地税2 Link Save联合促销补偿国税4Customer Rebate折扣券补偿国税5Supplier Penalty Error Other罚金(与购货有关)国税6Vendor Support供应商支持国税7Volume Discount / Purchase Rebate销售返利国税8Item Testing质检费地税9Other Promotion其他促销费地税1

27、7Examintation Fee检验费地税21RTV expense recovery退货仓储费地税24Demo damage展示促销违约金地税25Delivery Penalty - Dishonesty违约金-不诚实行为地税26PO fill rate compensation未送齐货违约金国税28Warehousing allowance仓储折扣国税29Delivery penalty-appointed time送货违约金-未按预约时间国税33Gift Basket Support礼篮包装国税35Supplier Penalty Error - Pack of Merchandise

28、供应商罚金 - 商品包国税二、协议基础知识 协议明细查询1、 通过合同约定并在后续产生的协议扣款。如“年佣、未送齐货违约金、展示促销违约金”等。此类协议有不可预知性，只有在后期发生合同中约定的事件出现时才会产生协议并扣款。协议内容协议定案部门查询方法年佣采购支持部直接与相关采购联系未送齐货违约金采购支持部提供协议号至财务部查询违约订单明细展示促销违约金门店-资产保护部提供协议号至财务部查询协议定案的门店，根据店号、展示周与相关门店资产保护部联系门店-促销部提供协议号至财务部查询协议定案的门店，根据店号、展示周与相关门店促销部联系2、 直接与采购签定的扣款协议。如“彩页费、供应商支持”等。有关协

29、议的具体内容, 可通过零售链查询。若无法从零售链上查询，请按协议号与采购联系。 三、协议常见问题- 未送齐货违约金Ø 未送齐货违约金处理程序Ø 供应商常见问题 要求提供未送齐货违约金明细 对于未送齐货违约金有疑异，不同意扣除Ø 取消未送齐货违约金的程序： 未送齐货违约金尚未扣款，请联系采购取消。 未送齐货违约金已被扣款，请填写“问题单说明表”，通过采购问题单途径解决。 四、协议常见问题 - 展示促销违约金1、展示促销违约金处理程序3、 供应商常见问题以及处理要点常见问题处理要点不清楚扣除原因，或对此有疑异，不同意扣除1. 告之展示促销违约金的明细；2. 若有异议，

30、与相应分店促销部/资产保护部相关人员联系。催要扣款发票发票由当地JV财务开具后邮寄给总部财务部，再由总部邮寄给供应商，因此耗时较长。3、展示促销违约金扣错的处理方法 需联系门店促销办予以核实确认。五、协议常见问题 - 年佣1、年佣处理程序供应商常见问题以及处理要点：常见问题处理要点销售返利的计算依据与标准 1. 年佣依据合同条款与当月采购净额计算；2. 如当月索赔金额大于收货金额，将累计至下月收取 对销售返利的扣除金额有疑异 已在发票中扣除了销售返利，现又被重复扣除 年佣与Coop一样，不允许在发票中直接扣除 2、更改年佣比率后的当月年佣计算方法财务通过系统取出供应商的当前信息，按照更新后的比

31、率计算年佣。六、协议常见问题 - 其他协议： 折扣券补偿协议：每月月初统一计算前一个月的COUPON费用，并按照9位供应商号出协议，如有异议，请直接与采购联系。合同信息咨询一、供应商合同签署新供应商签署合同的要求需提交下列文件：1、供应商协议原件2、附件二注意：1） 如需建立特殊供应商，采购员需在第一页品种处注明“建立特殊供应商”并写明相应的品种。2） 如果商品有不同的税率，超市采购员需在合同左上角标注，税率及需建立不同序号。3、其他附件资料：1） 供应商标准2） 授权委托书原件(合同签署人非公司法人代表时与法定代表人证明书同时使用)3） 营业执照复印件(加盖公章)4） 国税税务登记证复印件5） 近期增值税发票复印件6)  零售供货链分许可协议 7） 食品安全检查服务协议 （仅食品类供应商需提供）8）供货合同及质量保证协议-山姆（仅PB供应商需提供）二、 货款被银行退票情况的处理应及时办理供应商银行信息变更，变更完毕，前期被退货款将重新支付。供应商银行信息变更由采购部协助提供如下资料至财务部供应商管理小组处进行变更:a) 提供开户行资料附表原件，需选择更改栏填写。b) 采购员填写的供应商合同更改申请表交采购总监签字。c) 厦门或福州的供应商，在更改开户行资料时还需提供发票复印件，开户行资 料附表上的新信息需与发