第八章文件管理

1、LOGO第八章第八章 文件管理文件管理2011年年7月月上海市食品药品监督管理局认证审评中心上海市食品药品监督管理局认证审评中心GMPGMP部部本章包含的各小节本章包含的各小节v第一节第一节 原则原则v第二节第二节 质量标准质量标准v第三节第三节 工艺规程工艺规程v第四节第四节 批生产记录批生产记录v第五节第五节 批包装记录批包装记录v第六节第六节 操作规程和记录操作规程和记录文件管理主要内容文件管理主要内容v 企业应建立内容正确的书面质量标准、工艺规企业应建立内容正确的书面质量标准、工艺规程、操作规程以及记录等文件程、操作规程以及记录等文件v 企业应当建立文件管理的操作规程，维护文件企业应当

2、建立文件管理的操作规程，维护文件的有效性的有效性v 物料和成品应当由经批准的现行质量标准物料和成品应当由经批准的现行质量标准v 每种药品的每个生产批量均应当建立工艺规程每种药品的每个生产批量均应当建立工艺规程v 每批产品均应当有相应的批生产记录每批产品均应当有相应的批生产记录v 每批产品或每批中部分产品的包装，都应当有每批产品或每批中部分产品的包装，都应当有批包装记录批包装记录v 本规范涉及的药品生产及质量管理等活动均应本规范涉及的药品生产及质量管理等活动均应有相应的操作规程和记录有相应的操作规程和记录文件管理修订内容文件管理修订内容新增内容新增内容v明确记录是文件的一明确记录是文件的一种种v

3、防止误用、定期评审防止误用、定期评审的文件管理要求的文件管理要求v记录的保存、电子记记录的保存、电子记录管理等相关要求。录管理等相关要求。 细化内容细化内容v质量标准、工艺规质量标准、工艺规程、批生产记录、程、批生产记录、批包装记录、操作批包装记录、操作规程和记录等文件规程和记录等文件的内容及相关管理的内容及相关管理要求。要求。LOGO第一节第一节 原则原则重点条款重点条款第一百五十条文件是质量保证系统的基本要素。第一百五十条文件是质量保证系统的基本要素。企业必须有内容正确的书面质量标准、生产处方企业必须有内容正确的书面质量标准、生产处方和工艺规程、操作规程以及记录等文件。和工艺规程、操作规程

4、以及记录等文件。v 强调强调GMP文件的重要性和文件系统组成。文件的重要性和文件系统组成。v 本规范第十四章本规范第十四章 附则附则 第三百一十二条对文件的第三百一十二条对文件的定义：本规范所指的文件包括质量标准、工艺规定义：本规范所指的文件包括质量标准、工艺规程、操作规程、记录、报告等。程、操作规程、记录、报告等。重点条款重点条款第一百五十一条企业应建立文件管理的操作规程，第一百五十一条企业应建立文件管理的操作规程，系统地设计、制定、审核、批准和发放文件。与本系统地设计、制定、审核、批准和发放文件。与本规范有关的文件应经过质量管理部门的审核规范有关的文件应经过质量管理部门的审核。v明确了质量

5、管理部门对明确了质量管理部门对GMP相关文件进行审核的相关文件进行审核的控制要求。控制要求。重点条款重点条款第一百五十二条文件的内容应与药品生产许可、第一百五十二条文件的内容应与药品生产许可、药品注册等相关要求一致，并有助于追溯每批产药品注册等相关要求一致，并有助于追溯每批产品的历史情况。品的历史情况。v 强调强调GMP相关技术文件的内容与产品注册资料相关技术文件的内容与产品注册资料一致性的要求，并提出可进行产品质量信息可追一致性的要求，并提出可进行产品质量信息可追溯的要求。溯的要求。重点条款重点条款第一百五十三条文件的起草、修订、审核、批准、第一百五十三条文件的起草、修订、审核、批准、替换或

6、撤销、复制、保管和销毁等应按操作规程管替换或撤销、复制、保管和销毁等应按操作规程管理，并有相应的文件分发、撤销、复制、销毁记录。理，并有相应的文件分发、撤销、复制、销毁记录。v明确文件受控发放与撤销、销毁的记录要求。明确文件受控发放与撤销、销毁的记录要求。重点条款重点条款第一百五十五条文件应标明题目、种类、目的以第一百五十五条文件应标明题目、种类、目的以及文件编号和及文件编号和版本号版本号。文字应确切、清晰、易懂，。文字应确切、清晰、易懂，不能模棱两可。不能模棱两可。v明确文件版本号的要求明确文件版本号的要求 。重点条款重点条款第一百五十六条文件应分类存放、条理分明，便第一百五十六条文件应分类

7、存放、条理分明，便于查阅。于查阅。v 对文件存放提出了具体的要求对文件存放提出了具体的要求重点条款重点条款第一百五十七条原版文件复制时，不得产生任何第一百五十七条原版文件复制时，不得产生任何差错；复制的文件应清晰可辨。差错；复制的文件应清晰可辨。v提出文件复制质量控制的的专门要求。提出文件复制质量控制的的专门要求。重点条款重点条款第一百五十八条文件应定期审核、修订；文件修第一百五十八条文件应定期审核、修订；文件修订后，应按规定管理，订后，应按规定管理，防止旧版文件的误用防止旧版文件的误用。分发、。分发、使用的文件应为批准的现行文本，已撤销的或旧版使用的文件应为批准的现行文本，已撤销的或旧版文件

8、除留档备查外，不得在工作现场出现。文件除留档备查外，不得在工作现场出现。v提出定期审核和防止误用的要求。提出定期审核和防止误用的要求。重点条款重点条款第一百五十九条与本规范有关的每项活动均应有第一百五十九条与本规范有关的每项活动均应有记录，以保证产品生产、质量控制和质量保证等活记录，以保证产品生产、质量控制和质量保证等活动可以动可以追溯追溯。记录应留有。记录应留有填写数据的足够空格填写数据的足够空格。记。记录应及时录应及时填写填写，内容真实，字迹清晰、易读，不易，内容真实，字迹清晰、易读，不易擦除。擦除。v记录，每项活动可以追溯的前提。记录，每项活动可以追溯的前提。 重点条款重点条款第一百六十

9、条应尽可能采用生产和检验设备自第一百六十条应尽可能采用生产和检验设备自动打印的记录、图谱和曲线图等，并标明产品或动打印的记录、图谱和曲线图等，并标明产品或样品的名称、批号和记录设备的信息，操作人应样品的名称、批号和记录设备的信息，操作人应签注姓名和日期。签注姓名和日期。v提倡使用客观记录（如电子打印记录）提倡使用客观记录（如电子打印记录）v要求操作人对电子打印记录进行确认、标注等要求操作人对电子打印记录进行确认、标注等重点条款重点条款第一百六十一条记录应保持清洁，不得撕毁和任第一百六十一条记录应保持清洁，不得撕毁和任意涂改。记录填写的任何更改都应签注姓名和日期，意涂改。记录填写的任何更改都应签

10、注姓名和日期，并使原有信息仍清晰可辨，必要时，应说明更改的并使原有信息仍清晰可辨，必要时，应说明更改的理由。记录如需重新誊写，则原有记录不得销毁，理由。记录如需重新誊写，则原有记录不得销毁，应作为重新誊写记录的附件保存。应作为重新誊写记录的附件保存。v记录管理的适用范围不仅局限于批生产记录记录管理的适用范围不仅局限于批生产记录v记录更改的要求，必要时说明更改理由记录更改的要求，必要时说明更改理由v重新誊写的记录要把原记录作为附件保存。重新誊写的记录要把原记录作为附件保存。 重点条款重点条款第一百六十二条每批药品应有批记录，包括批生产记录、第一百六十二条每批药品应有批记录，包括批生产记录、批包装

11、记录、批检验记录和药品放行审核记录等与本批产品批包装记录、批检验记录和药品放行审核记录等与本批产品有关的记录。批记录应由质量管理部门负责管理，至少保存有关的记录。批记录应由质量管理部门负责管理，至少保存至药品有效期后一年。至药品有效期后一年。 质量标准、工艺规程、操作规程、稳定性考察、确认、质量标准、工艺规程、操作规程、稳定性考察、确认、验证、变更等其它重要文件应当长期保存。验证、变更等其它重要文件应当长期保存。v需要保留的记录扩大到与生产和质量相关的所有记录，不需要保留的记录扩大到与生产和质量相关的所有记录，不只限制于批生产记录；只限制于批生产记录；v对确认和验证、稳定性考察记录等重要文件提

12、出长期保存对确认和验证、稳定性考察记录等重要文件提出长期保存的要求。的要求。重点条款重点条款第一百六十三条如使用电子数据处理系统、照相技术或其第一百六十三条如使用电子数据处理系统、照相技术或其他可靠方式记录数据资料，应有所用系统的操作规程；记录他可靠方式记录数据资料，应有所用系统的操作规程；记录的准确性应经过核对。的准确性应经过核对。 使用电子数据处理系统的，只有经授权的人员方可输入使用电子数据处理系统的，只有经授权的人员方可输入或更改数据，更改和删除情况应有记录；应使用密码或其他或更改数据，更改和删除情况应有记录；应使用密码或其他方式来控制系统的登录；关键数据输入后，应由他人独立进方式来控制

13、系统的登录；关键数据输入后，应由他人独立进行复核。行复核。 用电子方法保存的批记录，应采用磁带、缩微胶卷、纸用电子方法保存的批记录，应采用磁带、缩微胶卷、纸质副本或其他方法进行备份，以确保记录的安全，且数据资质副本或其他方法进行备份，以确保记录的安全，且数据资料在保存期内便于查阅。料在保存期内便于查阅。v应建立所用系统的操作规程，记录的准确性应经过核对应建立所用系统的操作规程，记录的准确性应经过核对v电子数据处理系统的管理电子数据处理系统的管理v备份，确保记录的安全备份，确保记录的安全LOGO第二节第二节 质量标准质量标准重点条款重点条款第一百六十四条物料和成品应有经批准的现行质第一百六十四条

14、物料和成品应有经批准的现行质量标准；必要时，量标准；必要时，中间产品或待包装产品中间产品或待包装产品也应有质也应有质量标准。量标准。v产品质量过程控制产品质量过程控制重点条款重点条款第一百六十五条物料的质量标准一般应当包括：第一百六十五条物料的质量标准一般应当包括： （一）物料的基本信息：（一）物料的基本信息： 1 1. . 企业统一指定的物料名称和内部使用的物料代码；企业统一指定的物料名称和内部使用的物料代码； 2 2. . 质量标准的依据；质量标准的依据； 3 3. . 经批准的供应商；经批准的供应商； 4 4. . 印刷包装材料的实样或样稿。印刷包装材料的实样或样稿。 （二）（二） 取样

15、、检验方法或相关操作规程编号；取样、检验方法或相关操作规程编号； （三）（三） 定性和定量的限度要求；定性和定量的限度要求； （四）贮存条件和注意事项；（四）贮存条件和注意事项； （五）有效期或复验期。（五）有效期或复验期。v此处物料的供应商是指生产商此处物料的供应商是指生产商v完整的物料质量标准的内容要求完整的物料质量标准的内容要求v取样、检验方法取样、检验方法重点条款重点条款第一百六十六条第一百六十六条外购或外销的中间产品和待包装外购或外销的中间产品和待包装产品应当有质量标准；如果中间产品的检验结果产品应当有质量标准；如果中间产品的检验结果用于成品的质量评价，则应制定与成品质量标准用于成品

16、的质量评价，则应制定与成品质量标准相对应的中间产品质量标准。相对应的中间产品质量标准。v 对于有外购或外销的中间产品或待包装产品需制对于有外购或外销的中间产品或待包装产品需制定质量标准。定质量标准。v 当中间产品的质量状态不再改变时，中间产品的当中间产品的质量状态不再改变时，中间产品的检验结果可用于成品质量评价。检验结果可用于成品质量评价。如片剂的中间检查项目如片剂的中间检查项目重点条款重点条款第一百六十七条成品的质量标准应包括：第一百六十七条成品的质量标准应包括： （一）产品名称以及产品代码；（一）产品名称以及产品代码； （二）二）对应的产品处方编号（如有）；对应的产品处方编号（如有）； （

17、三）产品规格和包装规格；（三）产品规格和包装规格； （四）（四）取样、检验方法或相关操作规程编号；取样、检验方法或相关操作规程编号； （五）定性和定量的限度要求；（五）定性和定量的限度要求； （六）贮存条件和注意事项；（六）贮存条件和注意事项； （七）有效期。（七）有效期。v 当企业委托生产的产品与自己的产品品种相同、处方不同，当企业委托生产的产品与自己的产品品种相同、处方不同，或为全球不同的市场所生产的同品种产品、处方不同时，或为全球不同的市场所生产的同品种产品、处方不同时，可用不同的处方编号以示区别可用不同的处方编号以示区别v 完整的成品质量标准的内容要求。完整的成品质量标准的内容要求。v

18、 取样、检验方法取样、检验方法LOGO第三节第三节 工艺规程工艺规程重点条款重点条款第一百六十八条每种药品的第一百六十八条每种药品的每个每个生产生产批量批量均应有均应有经企业批准的工艺规程，不同药品规格的经企业批准的工艺规程，不同药品规格的每种包每种包装类型装类型和和包装规格包装规格均应有均应有各自各自的的包装操作要求包装操作要求。工艺规程的制定应以工艺规程的制定应以注册批准注册批准的工艺为依据。的工艺为依据。v生产批量应确定，每个生产批量的工艺均应经过生产批量应确定，每个生产批量的工艺均应经过验证验证v生产工艺应与注册批准一致生产工艺应与注册批准一致重点条款重点条款第一百七十条制剂的工艺规程

19、的内容至少应当包第一百七十条制剂的工艺规程的内容至少应当包括：括：（一）生产处方：（一）生产处方：1.产品名称和产品代码；产品名称和产品代码； 2.产品剂型、规格和批量；产品剂型、规格和批量；3.所用原辅料清单（包括生产过程中使用，但所用原辅料清单（包括生产过程中使用，但不在成品中出现的物料），阐明每一物料的不在成品中出现的物料），阐明每一物料的指定名指定名称称、代码和用量；如、代码和用量；如原辅料原辅料的用量需要的用量需要折算折算时，还时，还应当说明应当说明计算方法计算方法。重点条款重点条款（二）生产操作要求：（二）生产操作要求：1.对生产场所和所用设备的说明（如操作间的位置和编对生产场所和

20、所用设备的说明（如操作间的位置和编号、洁净度级别、必要的温湿度要求、设备型号和编号等）；号、洁净度级别、必要的温湿度要求、设备型号和编号等）；2.关键设备的准备关键设备的准备（如清洗、组装、校准、灭菌等）所（如清洗、组装、校准、灭菌等）所采用的方法或相应操作规程编号；采用的方法或相应操作规程编号；3.详细的生产步骤和工艺参数说明详细的生产步骤和工艺参数说明（如物料的核对、（如物料的核对、预预处理处理、加入物料的、加入物料的顺序顺序、混合时间、温度等）；、混合时间、温度等）；4.所有中间控制方法及标准；所有中间控制方法及标准；5.预期的最终产量限度，必要时，还应当说明中间产品预期的最终产量限度，

21、必要时，还应当说明中间产品的产量限度，以及物料平衡的计算方法和限度；的产量限度，以及物料平衡的计算方法和限度；6.待包装产品的贮存要求待包装产品的贮存要求，包括容器、标签及特殊贮存，包括容器、标签及特殊贮存条件；条件；7.需要说明的注意事项。需要说明的注意事项。重点条款重点条款（三）包装操作要求：（三）包装操作要求：1.以最终包装容器中产品的数量、重量或体积表示的以最终包装容器中产品的数量、重量或体积表示的包包装形式装形式；2.所需全部包装材料的完整清单，包括包装材料的名称、所需全部包装材料的完整清单，包括包装材料的名称、数量、规格、类型以及与质量标准有关的每一包装材料的代数量、规格、类型以及

22、与质量标准有关的每一包装材料的代码；码；3.印刷包装材料的实样或复制品印刷包装材料的实样或复制品，并标明产品批号、有，并标明产品批号、有效期打印位置；效期打印位置；4.需要说明的注意事项，包括对生产区和设备进行的检需要说明的注意事项，包括对生产区和设备进行的检查，在包装操作开始前，确认包装生产线的清场已经完成等；查，在包装操作开始前，确认包装生产线的清场已经完成等；5.包装操作步骤的说明，包括重要的辅助性操作和所用包装操作步骤的说明，包括重要的辅助性操作和所用设备的注意事项、包装材料使用前的核对；设备的注意事项、包装材料使用前的核对；6.中间控制中间控制的详细操作，包括的详细操作，包括取样方法

23、及标准取样方法及标准；7.待包装产品、印刷包装材料的物料平衡计算方法和限待包装产品、印刷包装材料的物料平衡计算方法和限度。度。v细化工艺规程的内容：如明确关键设备的定义、细化工艺规程的内容：如明确关键设备的定义、制剂生产的接触产品的设备、详细生产步骤和工制剂生产的接触产品的设备、详细生产步骤和工艺参数艺参数v工艺参数与工艺验证一致工艺参数与工艺验证一致LOGO第四节第四节 批生产记录批生产记录重点条款重点条款第一百七十二条批生产记录应依据现行批准的工第一百七十二条批生产记录应依据现行批准的工艺规程的相关内容制定。记录的设计应避免填写艺规程的相关内容制定。记录的设计应避免填写差错。批生产记录的差

24、错。批生产记录的每一页应标注产品的名称、每一页应标注产品的名称、规格和批号规格和批号。v 明确批生产记录设计的原则及批生产记录的格式明确批生产记录设计的原则及批生产记录的格式要求。要求。重点条款重点条款第一百七十三条原版空白的批生产记录应经生产第一百七十三条原版空白的批生产记录应经生产管理负责人和质量管理负责人管理负责人和质量管理负责人审核审核和和批准批准。批生产批生产记录的记录的复制复制和和发放发放均应按照均应按照操作规程操作规程进行控制并有进行控制并有记录记录，每批每批产品的生产只能发放产品的生产只能发放一份一份原版空白批生原版空白批生产记录的产记录的复制件复制件。v明确空白批记录的复制与

25、分发控制要求。明确空白批记录的复制与分发控制要求。重点条款重点条款第一百七十五条批生产记录的内容应当包括：第一百七十五条批生产记录的内容应当包括： （一）产品名称、规格、批号；一）产品名称、规格、批号； （二）生产以及中间工序开始、结束的日期和时（二）生产以及中间工序开始、结束的日期和时间；间； （三）每一生产工序的负责人签名；（三）每一生产工序的负责人签名； （四）生产步骤操作人员的签名；必要时，还应四）生产步骤操作人员的签名；必要时，还应有操作（如称量）复核人员的签名；有操作（如称量）复核人员的签名； （五）（五） 每一原辅料的批号和（或）检验控制号每一原辅料的批号和（或）检验控制号以以及

26、实际称量的及实际称量的数量（包括投入的回收或返工处理产数量（包括投入的回收或返工处理产品的批号及数量）；品的批号及数量）；重点条款重点条款 （六）（六） 相关生产操作或活动、工艺参数及控制相关生产操作或活动、工艺参数及控制范围，以及所用主要生产设备的编号；范围，以及所用主要生产设备的编号； （七）（七） 中间控制结果的记录中间控制结果的记录以及操作人员的签以及操作人员的签名；名； （八（八） 不同生产工序所得产量不同生产工序所得产量及必要时的物料及必要时的物料平衡计算；平衡计算； （九）（九） 对对特殊问题或异常事件的记录特殊问题或异常事件的记录，包括对，包括对偏离工艺规程的偏离工艺规程的偏差

27、情况的详细说明或调查报告偏差情况的详细说明或调查报告，并经签字批准。并经签字批准。v细化批生产记录细化批生产记录v依据现行批准的工艺规程依据现行批准的工艺规程 LOGO第五节第五节 批包装记录批包装记录重点条款重点条款第一百七十七条批包装记录应依据工艺规程中与第一百七十七条批包装记录应依据工艺规程中与包装相关的内容制定。记录的设计应注意避免填包装相关的内容制定。记录的设计应注意避免填写差错。批包装记录的每一页均应写差错。批包装记录的每一页均应标注所包装产标注所包装产品的名称、规格、包装形式和批号品的名称、规格、包装形式和批号。v 根据包装生产过程控制的需要，批包装记录页表根据包装生产过程控制的

28、需要，批包装记录页表头上增加包装产品的基础信息的内容，用于生产头上增加包装产品的基础信息的内容，用于生产操作人员对记录文件的识别，防止人为差错的发操作人员对记录文件的识别，防止人为差错的发生。生。重点条款重点条款第一百七十八条批包装记录应有第一百七十八条批包装记录应有待包装产品的批待包装产品的批号号、数量以及、数量以及成品的批号成品的批号和计划数量。原版空白和计划数量。原版空白的批包装记录的审核、批准、复制和发放的要求的批包装记录的审核、批准、复制和发放的要求与原版空白的批生产记录相同。与原版空白的批生产记录相同。v 根据包装生产的特点，如有企业设置批包装批号根据包装生产的特点，如有企业设置批

29、包装批号时，需增加对批包装批号编制的控制要求；时，需增加对批包装批号编制的控制要求；v 空白批包装记录的控制要求。空白批包装记录的控制要求。重点条款重点条款第一百八十条批包装记录的内容包括：第一百八十条批包装记录的内容包括： （一）产品名称、规格、包装形式、批号、生（一）产品名称、规格、包装形式、批号、生产日期和有效期；产日期和有效期；（二）包装操作日期和时间；（二）包装操作日期和时间；（三）包装操作负责人签名；（三）包装操作负责人签名；（四）包装工序的操作人员签名；（四）包装工序的操作人员签名；（五）每一包装材料的名称、批号和实际使用（五）每一包装材料的名称、批号和实际使用的数量；的数量；（六）根据工艺规程所进行的（六）根据工艺规程所进行的检查记录检查记录，包括，包括中间控制结果；中间控制结果；（七）包装操作的（七）包装操作的详细情况详细情况，包括所用设备及，包括所用设备及包装生产线的包装生产线的编号编号；重点条款重点条款 （八）所用（八）所用印刷包装材料的实样印刷包装材料的实样，并印有批号、，并印有批号、有效期及其他打印内容；不易随批包装记录归档的有效期及其他打印内容；不易随批包装记录归档的印刷包装材料可采用印有上述内容的复制品；印刷包装材料可采用印有上述内容的复制品； （九）对（九）对特殊问题