公文篇章结构的安排方式和原则

1、公文篇章结构的安排方式和原则 公文的篇章结构，表现为段落、层次的有机组合，简而言之，由段而层，由层而篇。段落是构成公文的基本单位，具有换行另起的明显标志（独立成行的衔接语、转折语、结尾用语不在此列），能独立表达一个中心意思，是作者思维进程中的转折、间歇在公文结构上的体现。层次反映的是思维过程巾的步骤，是文章思路的表现次序。一个层次由若干段落组成，常由序号、小标题引领，表达一个完整的思想意义。内容简单的公文，层、段是合一的，一个层次只有一个段落；内容复杂的公文，一个层次由多个段落组成，一篇公文由多级层次组成，即大层次下有中层次，中层次下有小层次。层级的多寡，由公文内容的需要而定。有人把公文篇章结

2、构分为四个层级：结构段、层次段、意义段、语段，分别对应大层次、中层次、小层次、段落。这也是一种说法。公文段落、层次的组合方式，最基本的是 “横式”和“纵式”两种。横式结构常以材料的归 类为线索来安排层次段落，各层次段落之间是并 列关系，通过分别论述事物的各个侧面来揭示事 物的本质。纵式结构常以事物的发展阶段或时间 的推移为顺序来安排层次段落，各个层次段落之 间表现为递进、因果、承接关系，文意由浅而深 逐层展开。具体来说，横式结构有款歙式、总分式。条 款式结构层次非常清楚，各个层次之间的关系是 平行的、互补的，犹如多枝鲜花集成一束，从事 物的几个方面来说明主题。法规类公文多为条款式结构，比如：中

3、华人民共和国海关事务担保条例第一条为了规范海关事务担保，提高通关（略）第二条当事人向海关申请提供担保，承诺（略）第三条海关事务担保应当遵循合法、诚实（略）第二十六条本条例自2011年1月1日起施行。总分式是最常见的、很有用的结构形式，公文中有总写和分写两个部分，二者常结合运用。总写，是概括地写，整体地写；分写，是具体地写，分开来写。总写和分写之间是种属关系，分写的各个层次之间是并列关系。通知、报告、总结、调查报告、典型材料等公文多用此种结构。如典型材料实施“五好五有”，共建和谐项目：中铁四局六公司广州制梁场秉承“天下利利天下人”的发展思路，深化农民工“五同”管理，通过建好组织、提高待遇、真诚服

4、务、强化教育、丰富生活，充分调动了农民工施工生产积极性，有力促进了制梁场的快速有序发展一一、组织好，让农民工有了“家”二、待遇好，让农民工有了“权”三、服务好，让农民工有了“利”四、教育好，让农民工有了“技”五、生活好，让农民工有了“情”以上结构中，前言部分是总写，概括地阐述了广州制梁场“五好五有”的经验及效果；主体部分的五条经验是分写，通过大量事例具体阐述了管理农民工的方法。这几条经验之间是并列关系，它们即使调换顺序也不影响内容的表达。纵式结构有递进式、因果式、时序式。递进式结构中，各个段落之间是环环相扣、逐层深入的关系，前一层次是后一层次阐述的基础，由浅入深、由表及里，表现为承接关系，各层

5、次的顺序一般不可调换。例如北京市石景山区委关于学习贯彻十六届四中全会精神落实加强党的执政能力建设各项任务的报告的三个大层次为：一、认真学习，统一思想，切实增强贯彻落实全会精神的自觉性和紧迫感。二、总结经验，查找不足。进一步明确地方党委加强党的执政能力建设的任务和目标。三、采取措施，狠抓落实，确保我区党的执政能力建设取得实效。这里，第二层次“总结经验，查找不足”，是在第一层次“认真学习，统一思想”的基础上实现的；第三层次“采取措施，狠抓落实”，是在第二层次“总结经验，查找不足”的基础上实现的。这三个层次的排列顺序不能调换。因果式结构中，公文的层次由原因与结果两项要素构成，排列顺序为由因到果或由果

6、溯因。在决定、意见、请示、函等文种中，这种结构方式使用率很高，如“请示“的内容中，请示的理由与请示的事项构成因果关系。例如中共北京市委宣传部关于商请新华社提供首都国庆55周年游园活动照片的函，大意是：首都国庆55周年游园活动受到中央领导的充分肯定和群众热烈欢迎，为总结成果、留下历史资料，准备制作电视专题片、编一本画册；由于游园活动图片是由新华社统一拍摄，现商请新华社提供中央领导参加游园活动图片。以上内容中，前面讲的是商请新华社提供图片的缘由，最后一句是结果。时序式结构是按照事情发生的时间顺序安排层次段落，如铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告，先写193次旅客快车发生重大颠覆事故的

7、时间、地点和人员伤亡情况，接着写事故发生后组织抢救、抢修情况，再写对这次事故原因的调查分析，然后写为了吸取教训、堵塞漏洞，迅速采取的安全保证措施，最后写对这次事故责任人的处理结果。可以看出，以上结构是按事情发生、发展的先后顺序安排的。在多层级结构的公文中，既有横式结构也有纵式结构。横式、纵式可以在一篇公文的不同层级中分别运用，但是不能在同一层级中交叉运用。上面说的是公文结构的组合方式，下面说说层次段落组合的原则。在一个多层级结构的公文中，有大层次、中层次、小层次，如下图：这种多级层次结构的组合，必须遵循以下几个原则：1内涵相称原则。在同一层级结构中，各层次的内涵应大体相称。如借用逻辑学中“子母

8、项”的概念，就可将大层次作为“母项”，中层次作为“子项”，小层次作为“子子项”各个层次一定要“辈分相等”，即“母项”层级中的各项都应具备“母辈”资格，不能出现“子辈”；同样，“子项”层级中的各项都应具备“子辈”资格，不能出现“子予辈”，更不能出现“母辈”。否则，就会使文章层次混乱不清，不能正确反映层次之间的逻辑关系。例如2005年国务院政府工作报告的结构：一、过去一年工作回顾二、2005年工作总体部署三、继续保持经济平稳较快发展四、大力推进经济体制改革和对外开放五、积极发展社会事业和建设和谐社会六、加强行政能力建设和政风建设七、坚持和平发展道路与独立自主的和平外交政策这样的结构安排就造成了各层

9、次内涵不一致的问题。比如，第一个层次说的是全年的工作，是整体性工作；而第三至第七层次说的只是全年工作中的某一项工作，是局部性工作。显然，将整体工作和局部工作列在同一层级是不恰当的，有违内涵相称原则。 2层级从属原则。在多层级结构中，较低层级中的各层次段落，必须从属于与之对应的上一层次。以子母项来说，某子项必须安排在具有嫡系关系的某母项之下。否则，就会造成内容交叉、层次混乱等“血统不清”问题。拿上面的结构示意图来说，中层次Al-l必须安排在大层次Al之中；若安排在大层次A2之中，虽然辈分不错，但是会“血统不清”。例如， 北京市电梯安全监督管理办法：第二章电梯的生产第九条电梯制造单位应当按照安全技

10、术规范的要求提供相应的随机文件，并保证制造电梯的配件供应。第十二条从事电梯日常维护保养的单位应当做好下列工作：第三章电梯的使用第十五条电梯使用单位应当做到：上例中，第二章的标题是“电梯的生产”（母项），而下面第十二条（子项）讲的却是电梯使用中的若干事项，与电梯生产本是两件事，硬要放到一起，就像圆的卯眼和方的榫头一样格格不入。从文章结构上说，这是违反了层级从属原则，犯了“血统不清”的错误。应将第十二条安排到第三章“电梯的使用”中去。3标准唯一原则。层次段落的划分必须依据一个标准；否则，划分的层次段落必然混乱，造成内容交叉、重复问题。事物分类需要统一标准或口径，比如对汽车分类，按车型可分成小型车、

11、中型车、大型车，按排气量可分成2.0以下、2.0-3.0、3.0以上。有一篇公文在谈到加强干部队伍建设的问题时，安排了六个中层次，其中包括“加强领导干部队伍建设”、“加强处级干部队伍建设”、“加强中青年干部队伍建设”、“加强基层干部队伍建设”等，让人看起来感觉很乱。因为这些中层次的划分同时使用了多个标准，划分的界限模糊不清，你中有我，我中有你，以致造成内容交叉。比如，中青年干部中，既有“领导干部”也有“处级”、“基层”干部，在材料运用上就很难分清楚。标准唯一原则，还要求在同一层级结构中，层次段落组合的方向保持一致，即或安排为横式结构，或安排为纵式结构，而不能既有横式又有纵式。如前面所分析的2005年国务院（敏府工作报告，一、二层次是纵式结构；三至七层次是横式结构，这种同一层级的纵横交叉结构，必然造成结构的混乱。4排列有序原则。层次的排列顺序，要依据客观事物的发展规律和内在联系来安排。横式结构中，各层次段落之间是并列关系，它们一般按照问题大小、意义深浅、性质轻重、地位高低的顺序排列。纵式结构中，各层次段落之间是递进或因果关系，一般按照时间的自然顺序、事物发展的阶段顺序、原因结果的前后顺序排列。总之，层次段落的排列顺序，既要符合事物的发展规律又要符合人们的思维规律。公文的结构是人们用语言思考、表现出来的思维形