《中小学通用校产管理系统》(网络版)讲 义

1、中小学通用校产管理系统（网络版）讲 义定陶教育信息网   2007-4-27尊敬的各位领导、老师：你们好！我是四维软件的xxx，很高兴来到xx同各位领导、老师共同研究学习中小学通用校产管理系统（网络版）。它是由山东省教育厅财务处、淄博市临淄区教育局基建校产科和淄博四维软件联合推出的。通过以下四部分我们来学习了解网络版的功能和操作：第一部分，校产管理系统的发展历程和网络版的优点；第二部分，在使用软件前我们要做哪些准备工作？第三部分，软件如何安装？第四部分，学习软件的基本操作。一、软件的发展历程：中小学通用校产管理系统DOS版从94年开始研发试用，96年省内全面推广；2000年

2、，开发推出了面向窗口式管理的windows版。现在windows3.0版已经在全省范围内普遍升级使用。2005年7月网络版校产管理软件,在临淄和寿光开展试点,在广泛征求意见的基础上,又不断完善和修改,2006年3月,面向全省推广使用.软件充分利用了学校现有的网络资源，在校园网上实现了对固定资产的有序管理，体现了“人人都管物，物物有人管”的管理理念，接下来我们来了解网络版有那些优点：1、固定资产管理内控机制更加严密、规范，有效杜绝了国有资产的流失，解决了单机版软件中对帐难的问题。（网络版软件建立了严密的帐、表、卡体系，将职责、权限落实到每一个部门和个人，从业务流程到管理范围，从权限分配到数据库管

3、理，都建立了严密的内恐制度。系统的规范运用，学校中不再有绝对权利的部门和个人，任何一项资产无法在他人不知情的情况下，完成从采购、验收、登记入帐业务的全过程。软件一人录入，多人审核，彻底解决了单机版软件对帐难的问题。）固定资产增加三级审核。2、引入了条形码技术，采集信息更加快捷，清查更加方便，实现了资产由“种”到“件”的变迁，管理更加精细化。每件物品都有自己唯一性的标示：资产编号（条形码，相当于人的身份证，它伴随固定资产生命周期的全过程），每件物品都有一张卡片记录着该物品所有信息。清查3、丰富了固定资产的信息内容，实现了资产管理的数字化。卡片多媒体信息。4、对资产的统计分析功能，使管理决策层很方

4、便的掌握资产的分布、使用状态以及资产的新旧程度等，以便更快更好的制定出科学的购置计划和配置方案。统计分析5、单位信息更完善、系统设置更安全、部门管理更精细、管理责任更明确。部门的管理可以具体到某类某项甚至某目都可以。系统管理。 校产管理软件的使用，推动了学校固定资产管理工作的规范化和科学化，减少了学校管理人员的工作量，提高了工作效率。 下面我们来看一下系统网络拓扑图，从图中我们可以看到每个部门都连着服务器，实现了资产数据共享、交换，系统主要有哪些角色呢？网络版软件中设置的角色有六种： 部门管理员：（主要工作是）填单（包括验收单、变动单、处置单、经转非、非转经登记表）总管理员

5、：主要是审核单据，设置清查任务并协助部门管理员进行清查，数据的备份、上报，各种帐簿、报表的打印等。会计：主要工作是对总管理员提交的单据进行复核并记帐。系统管理员：对系统进行初始化设置（包括学校基本信息填写，用户权限的设置，代码的录入等。）管理决策者：主要是学校领导使用，设置权限后，浏览所有的资产数据，随时掌握资产的使用现状，利用系统进行统计分析，为决策提供科学依据。一般用户：只能浏览系统发布的资产信息。了解完系统的角色后，我们再来看一下使用系统的流程图，我们可以看到第一项就是信息的采集，然后是系统的初始化以及以后的使用，首先咱们来看一下信息采集都有哪些？二、前期准备工作：使用网络版软件之前需要

6、做一些必要的准备工作，主要是资产的信息采集，建议在采集信息前对固定资产彻底进行清查。采集的信息包括：1、          学校的人员信息：2、          学校管理人员信息：3、          学校的使用单位信息：4、        &#

7、160; 存放地点信息：5、          多媒体信息：以上信息采集整理完毕，前期的准备工作就完成了。接下来我们学习软件基本操作。三、安装安装包括sql server 数据库的安装和校产软件的安装。首先要安装sql server2000数据库。放入安装光盘后自动运行安装界面，我们根据提示进行下一步的操作，一般来说用默认的，详细的安装步骤请参看安装说明。安装完后首先找到开始-程序-Microsoft sql server-服务管理器点击开启。校产软件安装，放入安装光盘后自动运行安装界面，然后点击安装，它

8、分为服务器端的安装和客户端的安装，（进行安装）。安装完后我们从开始程序里找到我们安装的系统，首先要打开校产消息服务器，然后再打开校产管理系统，桌面上也有快捷图标，从这里双击打开也可以进入系统。下面我们就再来看一下校产软件是怎样操作的。  四 、基本操作：(一) 如何还原数据库？首先我们来看一下数据库的还原，有两种方式：1、  系统做了一个数据恢复程序，安装在服务器上，直接从服务器上运行即可，首先将数据库服务器断开，目的是为了断开各用户对数据库的操作连接，再启动数据库服务器，从开始程序校产管理数据库备份与还原工具打开，点击“恢复”打开恢复工具点击“开始恢复”选择备份

9、好的数据库文件，直接打开，系统自动将数据库文件恢复到备份时的状态。2、在数据库中还原，同样先断开数据库服务器再启动，从开始-程序-Microsoft SQL server -企业管理器，直接从数据库里还原。这是数据库的还原，接下来我们来看一下软件的界面。 （二）软件界面我们来看一下软件的界面，（双击桌面图标打开校产软件）由五部分组成：1、最上面一栏是标题栏，显示本系统的名称：中小学通用校产管理系统(网络版)。2、下面一栏是菜单栏，有九个模块涵盖了系统的全部功能。（ppt介绍九个模块）3、中间这一块是工作窗口，是用户的主要工作区域。4、右边是任务窗口，由五部分组成：最上边是登录信息，显示当前登录

10、用户的信息；您的工作：显示当前用户可以使用的功能；您的消息：记录当前用户接收到的工作提示；联机帮助：系统使用帮助文档，快捷键是F1；在线用户：显示当前登录系统的所有人员。5、最下面一栏是状态栏，左边显示消息服务器的IP地址，前面有个小图标，表示与服务器的连接状况，如果有红色叉号表示未与服务器正常连接；右边显示的是系统的版本号。这就是系统的基本操作界面，人性化设计的操作界面使我们用起来更简单、方便。（三）系统管理：在首次使用本系统时，首先要对系统进行初始化设置，只有进行了初始化设置后才能正常的使用系统。初始化设置是由系统管理员来完成的，一般情况下，由学校总管理员担任这个角色。系统内预留了一个登录

11、的帐户，就是系统管理员的帐户，它默认的用户名和密码就是admin。在系统安装完成后必须用此账号才能登录，进行系统初始化设置。包括学校基本信息、用户管理、字典管理、操作日志查询、数据清空、系统设置。（由于网络版校产管理软件是在整个校园网上运行的，一个人不能完成一项资产从验收、审核、记账到报废的全过程，因此在讲解过程中，我首先告诉大家是登入系统的角色是什么）。下面我们就以系统管理员身份登录，登录后在“您的工作”中我们可以看到系统管理员的工作。我们依次来讲解：1、学校基本信息管理：包括三部分（学校基本信息、学校使用单位、学校人员信息）第一部分：学校基本信息。针对各个学校的实际情况填写学校的基本信息，

12、点击编辑后才能对学校基本信息进行录入，录入完后要点击保存对这些信息进行存储，否则我们录入的信息将丢失。第二部分：学校使用单位。在前面学校基本信息编辑完后自动在使用单位中出现学校的名称，根据学校实际情况构建“学校使用单位”结构图（根据前面采集的使用单位信息建立）。它是怎样构建的呢？比如说该学校还有一个科室总务处，总务处下设仓库和后勤办公室，那么我们首先选中学校这一级然后点击新建，在学校下一级会出现一个新部门，在新部门输入框中输入总务处，选中总务处点击新建在总务处的下一级同样有新部门我们输入部门名称仓库，还是选中总务处可以右击点击新建，在新部门中输入后勤办公室。按照这样的操作把每个部门都建立进来。

13、上面为图表形式显示，下面以列表显示，上下操作都可以，结果是一样的。第三部分：人员信息。建完使用单位结构图后，我们可以根据使用单位结构图添加人员信息。左边显示的是我们前面构建的结构图，右边显示人员信息。添加人员信息方式有两种：一种是根据部门添加。首先选择部门，然后点击增加，这样新增一条人员信息，再录入该人员的信息。另一种是通过导入，把我们建好的excel人员信息表导入过来，然后为其分配部门，导入的excel表的格式必须与人员信息表的格式一样，否则导入出现错误。学校基本信息建成后，为了防止病毒的侵害或者误操作等破坏，请随时做好备份。点击备份，自动提示备份的文件名和存放的路径。还原与备份是相对应，就

14、是将信息还原到备份时的状态。注意问题：（见ppt）2、用户管理：系统管理员根据学校的实际，对本单位管理员进行权限设置，角色分配，这里我们需要加密狗，否则无法添加用户。可以根据我们采集的管理人员信息进行设置。打开用户管理界面，上边为工具栏，下边是用户列表。怎样添加的呢？ 在添加用户时我们要按照先设会计、后设总管理员、再设部门管理员的顺序，只有这样系统才能自动找到上级审核人员。1）首先点击工具栏的增加按钮，弹出用户设置窗口；2）在这里添加用户，输入或选择人员姓名，为其设置帐号，这个帐号就是下次该用户登录时的用户名和密码；3）分配角色。角色分为：财务会计、总管理员、部门管理员、系统管理员、管理决策者

15、、一般用户。首先选择会计；4）点击模块权限授权，进入模块授权页面，根据实际情况选择相应模块，要注意在设置权限时下级管理的范围不能超过上级管理的范围。5）然后设置管理部门权限，根据实际进行选择。6）再点击管理资产类别授权页面，用户是管理第几类资产的就选中第几类，会计与总管理员默认的是全部；7）全部设置完成后点击保存进行存储。退出用户设置窗口后在用户列表中自动添加我们刚才设置的用户信息。按照同样操作可再设置其他的用户，设置完后自动生成上级审核人员和建立日期 。（设置会计、总管理员、第三类资产管理员）用户都设置好后，个人用自己的帐号和口令才能登入系统，进行有关操作。注意问题：（见ppt）3、字典管理

16、：在系统中会反复用到的一些代码，为了能够统一使用方便，将其分组编辑成代码，保存在数据库中，这就形成了字典数据。在字典管理中完成对它的维护，（打开字典管理）它分为三部分：第一部分：类项目代码,中小学的十大类，一般不需要修改。第二部分：存放地点代码，在建立好学校基本信息之后就会在这里生成一条地点记录，可以对其记录的名称进行编辑，但地点编号和上级地点不允许改变，地点名称不能为空，由于物品存放的地点都是在某个房间，所以存放地点的设置一般遵循学校校区楼房楼层房间的次序建立。我们可以根据我们采集的存放地点信息进行编辑。比如说该学校还有一栋宿舍楼，那么首先我们要选中该学校，点击赠加下级代码，再学校的下一级就

17、出现一个新增地点记录，在这里输入名称宿舍楼，宿舍楼共有四层每层里边又有6个房间，那么我们选中宿舍楼点击增加下级代码，在宿舍楼的下一级就增加了一条新增记录我们输入名称宿舍楼一楼，按照这样把四层全部建上，然后继续增加房间，也是选中上级然后点击增加下级代码在下一级增加,如果增加同级的我们可以点击增加同级代码增加统计的地点记录。第三部分：其他代码，其它代码，系统中用到的一些相关代码，国家标准代码、系统定义的对于这些是不能够修改删除的，在资产类别中使用过的代码也不可以修改或删除。我们可以对新添加的代码进行修改或删除。操作同存放地点代码，这三种代码的修改是相同的。代码建好后系统的初始化就基本完成了。我们再

18、来讲解系统管理员的其他功能。4、操作日志查询：操作日志就是对用户使用本软件情况的一些历史记录。系统管理员查看删除各用户的操作日志。（作用是监控不良用户和管理员行为。如果信息过多，数据又没出现问题，可以将日志删除，系统管理员可以删除别人的操作日志，但是自己的操作日志是不可以删除的。首先在左边窗口选中用户，然后点击删除就可以将其操作日志删除）。5、数据清空：是系统管理员对数据库进行清空处理，删除数据库中的所有资产数据，数据一但删除将不可恢复，此功能一定要谨慎操作，以免丢失所有数据。（一般来说都是用在正式使用本系统之前的试用阶段。由于数据清空后果的严重性，应严格限制该操作的权限，因此，只有系统管理员

19、才可以执行这个功能，输入系统管理员的密码，点击删除就可将数据库中所有数据删除）。6、系统设置：对图书管理方式的选择，我们可以看到有三种，图书一册一卡，即一本图书一张卡片，对图书的管理具体到“本”；一张验收单一张卡片是采用一张单据一张卡片的方式，对这张单据上的图书是集体管理；配套图书管理软件，想对图书管理的更加细致一些，可以采用本软件配套的图书管理系统。根据自己学校的情况选择，建议选择第二种，如果我们一旦选择好后并且这一类也有记账的了，那么我们这里将无法再进行修改。以上是系统管理员的工作，主要就是进行系统初始化设置，设置完后才能正常的使用系统。（四）数据升级：对于原先使用单机版的用户，接下来要做

20、的就是数据升级，数据升级由总管理员和部门管理员来共同完成的，分为三步：第一步，由总管理员导入单机版的数据；第二步，总管理员对导入数据进行升级；第三步，部门管理员对相应权限内的数据进行整理记帐。具体操作：1、总管理员导入数据：以总管理员身份登录系统升级模块打开原始数据导入界面，选择“导入Windows版数据”或“导入Dos版数据”这里我们选择“导入Windows版数据”系统弹出文件选择框，找到要升级的数据库文件名（Windows版中备份的数据以X开头的帐目），点击打开，系统自动将数据导入过来，导入完成后系统自动汇总出帐目的记录数及总金额合计。2、升级数据：总管理员来完成，打开升级数据页面，它分三

21、部分：升级设置、升级后帐目和未能升级帐目。在升级设置页面中我们可以看见一个升级过程说明，根据说明对导入原始数据进行升级操作即可，首先选择要升级的帐目，点击“数据升级”系统自动对导入的数据升级，升级完成后，可以看到升级后数据的记录数及总金额合计，可以和导入的原始数据的总金额合计对照查看有无差异，如有可从未能升级帐目页面中查看是否有不能升级的帐目。3、部门管理员整理记账：导入升级完成后，由部门管理员对相应权限内的升级数据进行整理。以整理第三类资产为例:以第三类资产管理员的身份登录，在数据升级模块您的工作下打开升级数据整理，窗口自动显示部门管理员要整理的资产数据。这里我们可以根据前面采集的固定资产信

22、息进行卡片的填写。我们这里通过两个例子来讲一下记帐过程，首先我们以单数量为例，选择一条单数量的电脑，点击卡片进行卡片数据的录入保存，卡片财产编号、资产分类、分类名称及物名等信息是自动生成的，使用单位、使用人、存放地点、使用方向、现状是必须我们自己填写的。填写完后我们点保存对其进行存储，我们还可以对这个物品加载多媒体信息包括（图片、录象、文档信息），我们分别给该物品加载，首先给该物品加一个图片信息，点击“加载多媒体”弹出窗口，选择图片信息加载选中要加载的图片打开点击保存，然后再选择录像信息，点击加载选中要加载的录像，点击打开然后保存，加载文档信息，打开文档信息窗口点击加载然后输入文字信息，输入完

23、后点击保存，关闭窗口，在卡片窗口中点击保存我们会在条形码的下边看到我们加载的图片，我们还可以将卡片打印出来，也可以将条形码打印出来贴到该物品上。填完后按保存然后关闭该窗口，该信息状态栏中将显示“填卡”，再点记帐按钮系统自动完成记帐，并且状态栏显示为记帐。这是单数量的记帐过程，我们再来讲一下多数量的同样是选中该信息点卡片，出现卡片窗口，左边显示的是财产编号可对其进行选择，如果这些物品的使用单位、使用人、存放地点、使用方向、现状相同，我们可以点击“批量修改”一次性输入保存，这里我们说一下他的选择方法：全选，在列表中选中一个财产编号按ctrl+a；不连续的多选，按ctrl不放，鼠标点击其他卡片；连续

24、的多选，选中要选择的第一张按shift不放鼠标点要选择的最后一张。录入完的卡片显示为蓝色，同样在这里我们也可以对其添加多媒体信息、打印卡片及条形码。完成后保存关闭该窗口，再对其记帐。按以上的说明对每一条进行记帐就可以。我们在来看一下后面几个按钮的功能：导 出：将我们整理的所有升级的数据以Excel文件的格式另存备案；全部生成卡片：将所有的记录按一物一卡形式自动生成卡片，此功能是为以后分布帐做的一项工作；卡 片 导 出：将所有的卡片数据以Excel文件的格式另存备案；拆 分：将多个卡片的记录拆分为多条，方便以后做分布管理。后面的下拉框可显示全部、填卡、未填卡、记帐、未记帐的信息。按照上面的操作每

25、个部门管理员都对相应范围的数据进行整理记账，这样就完成了数据升级。对于没用使用单机版的用户我们直接通过基础管理增加固定资产。（五）基础管理：基础管理完成固定资产增加、固定资产变动、处置，以及非经转换的过程，体现了固定资产的全过程管理。首先我们来看一下他的流程图：从图中我们可以看出他的整个流程：首先由部门管理员根据实际情况填单à提交由总管理员审核（通过提交财务，不通过返回部门管理员处修改）à财务会计审核（通过记帐，不通过返回总管理员和部门管理员处，但只有部门管理员可以修改，之后再次提交直到通过记帐）。这样形成了三级审核的流程。下面我们通过几个例子来讲一下。1、以增加第一类和第

26、七类资产为例，来看一下增加的流程。1）首先增加第一类资产：增加新教学楼。（1）由第一类资产管理员登录，新建一张验收单；（2）填写验收单，首先选择编报单位：学校，选择类项目：1021，输入物名：新教学楼、单位：幢、单价：380万等信息，根据实际情况填写完整齐全；（3)填写卡片，填完验收单后按保存然后点击卡片，进行卡片的填写，这里卡片的填写同数据升级时卡片的填写是一样的，填写完后保存关闭回到验收单窗口；（4）查看无误后点击提交，提交给总管理员审核；2）我们再来增加第七类资产：新购入一批图书上下五千年 50套：（1）以第七类资产管理员的身份登录，新建一张验收单；（2）填单：编报单位、类项目7110、

27、物名等信息。（3）填写卡片；（4）提交总管理员。3）总管理员审核：以总管理员身份登录对验收单进行审核，登录之后在您的消息栏中有待审核验收单单击它或者单击固定资产增加审核，打开后我们会看到验收单信息。由总管理员审核，通过就选中通过提交，提交给财务会计审核；4）会计审核：以会计身份登录，同样登录后在您的消息栏我们看到工作提示消息，从这里打开或者从您的工作栏里固定资产增加财务审核都可以的，打开后进行审核，如有错误不通过返回到部门管理员处修改，然后再次提交总管理员，总管理员审核通过后会计再次审核，直到审核通过。5）审核通过后填写凭证号、记账日期点击记账就完成了新增固定资产的记帐了。这是固定资产增加的流

28、程，其他类固定资产的增加是一样的。2、变动单：固定资产的属性（使用人、使用单位、存放地点、现状）很容易发生变化，当发生变化时我们就要作资产变动单，比如说北教学楼一层有两台电视机搬到了南教学楼一层，那么应该怎样操作呢，我们来看一下：1）我们以第三类管理员登录，打开固定资产变动，点击新建，新建一张变动单；2）进入固定资产卡片列表，选择查询类别（包括：按类项目查询、按使用单位查询、按使用人、按存放地点查询），我们选择按存放地点，查询类别下面会出现相应的目录树。通过选择某个节点查询符合条件的资产（只能查看本权限范围内的数据），选中北教学楼一层，点击下边的查询，右边窗口显示查询的结果；3）找到要变动的两

29、台电视机，点击增加按钮，将这个卡片号加入到右侧的选择卡片列表里。如果你要删除卡片列表的某个卡片，选中卡片后按删除就可以（已选入的卡片在信息查询结果窗口中保持为蓝色）。4）选择好后点保存，系统自动将这些卡片的信息导入到固定资产变动报告单里面，在单据下面的变动后情况中填写变动信息，这里我们只是存放地点发生了变化，那么我们只在存放地点后输入变动后的地点南教学楼一层就可以了，如果想放弃这个变动单，按删除。（单价变动时，只允许有改良、扩建和拆除三种情况）；5）填写完后点保存，返回固定资产变动报告单窗口，系统自动将变动信息导入。在这里可以提交由总管理员审核，也可以再返回上一页（固定资产变动单）修改变动信息，按