文件管控程序.3

1、泉州市豪华太阳能设备有限公司文件管控程序文件编号生效日期版 本A 0页 次第1页共4页制定人: 审 查: 核 准: 未 经 批 准 不 准 翻 印文件编号*文件管控程序页次第*页共*页制定部门*版次A/01. 目的为使本公司体系文件和资料包括合同、文件、技术资料、影音资料等能适时正确的流到各部门，避免逾期失效的文件遭误用，防止重要信息的泄露。2. 范围适用于与质量体系有关的文件的管制。3. 权责文控中心负责质量体系文件的收集，编目整理、发行、回收、销毁等管理并保管公司体系文件原件；使用单位主管负责各自使用文件的具体管理工作。4. 定义（无）受控文件：分发时加盖“受控文件”章，文件变更时，必须通

2、知文件持有部门更新，并回收旧文件；5. 作业内容5.1文件分类及定义：5.1.1一阶文件(质量手册)：简要说明本品质系统如何满足国际标准要求。5.1.2二阶文件(程序文件)：规定何人于何时在什么地方做什么事。5.1.3三阶文件(作业指导书类文件)：规章制度、工程图，设备维护，检验标准，说明如何做。5.1.4四阶文件(各种原始记录表格类)：用以收集传递资讯、控制作业流程或证明作业已符合要求。5.2文件的制定5.2.1制定新的文件时，根据文件类别，尽可能保持格式的一致，所有程序类文件的封面与内面的格式应一致。5.2.2质量手册由管理者代表制定，程序文件由各部门主管制定，规章制度、作业指导书类文件由

3、相关部门制定,记录表单表格类有相关部门制度。文件编号*文件管控程序页次第*页共*页制定部门*版次A/05.3文件编号：5.3.1质量手册：GHM001X 文件保密等级：1位英文字母表示 文件流水号：2位阿拉伯数字表示(0199) 文件代码：英文字母M表示质量手册 公司代码：英文字母“HH”表示5.3.2程序文件：GHPXXXX 文件保密等级：1位英文字母表示 文件流水号：2位阿拉伯数字表示(0199) 文件代码：英文字母P表示程序文件 公司代码：英文字母“HH”表示5.3.3作业指导书类：GHIXXXX 文件保密等级：1位英文字母表示 文件流水号：2位阿拉伯数字表示(0199) 部门代码 文件

4、代码：英文字母I表示：作业指导书英文字母I表示：规章制度 公司代码：英文字母“HH”表示5.3.4记录及表单： GHRX XXX 文件保密等级：1位英文字母表示 文件流水号：2位阿拉伯数字表示(0199) 部门代码:1位英文字母表示 文件代码：1位英文字母表示：R 公司代码：英文字母“HH”表示文件保密等级代码：公开（）普通（）保密() 机密（） 绝密（）部门代码：总经办（Z） 文控中心（X） 财务部（C） 营销部（S）行政部（A） 生管部（M）/ 工程部（E） 生产部（P）品质部（Q）/ /文件编号*文件管控程序页次第*页共*页制定部门*版次A/05.4文件版次和页次控制5.4.1 第一次发

5、行文件为原版发行，版次为A0（A：文件版本；0：修改次数）5.4.2 修改变更达五次或修改篇幅较多时，应考虑文件的重新发行。A0：原版发行；A1：第一次修改A5：第五次修改；B0：第一次重新发行。5.4.3 文件的页次表示方法为X/X，如1/5表示共5页，而1表示第一页；5.5文件的审批： 5.5.1一阶文件即质量手册，由管理者代表审核，总经理批准生效； 5.5.2二阶文件即程序文件，由管理者代表审核，总经理批准生效； 5.5.3三阶文件即作业指导书，由部门最高主管审核，分管副总经理批准生效； 5.5.4一、二、三阶文件均以生效日期为准。5.6文件的分发与回收：5.6.1所有批准的一、二阶文件

6、均由总经办确定发放范围，三阶文件由制定部门确定发放范围。由文控中心统一分发，分发时均须在复印件上加盖“受控文件”章；原件由文控中心保管。5.6.2所有文件的分发应做分发记录，采用“文件分发表”（附件一），特殊情况视需要可对文件进行分页分发。5.6.3各部门如有文件遗失、破损、需增加数量时，须填写“文件补（增）发申请单”（附件二）经审核、批准后送交文控中心进行补（增）发，并做分发记录。5.6.4如发行更新文件，文控中心需收回旧文件，收回的旧文件直接销毁或加盖“作废”章作废，文控中心保存的原件加盖“参考文件”章，以作参考之用（所有管制文件只得保存前三次之修改文件）。提供给认证公司的文件(如品质手册

7、、程序文件等)不列入受控。5.7 文件的变更：5.7.1 如须对文件进行修改，应填写“文件修改申请单”（附件三）经相关权责人员批准后，进行修改，修改后的文件依5.6.4执行。5.7.2 一、二阶文件修改后，由文件发行部门将修改内容填写在“文件变更履历表”（附件四）里，三阶文件修改内容记录在相关地方或直接修改，并签名或盖章。5.7.3 文控中心保存所有受控文件，并做成“文件一览表”（附件五）分发至各收文部门，文控中心保存最新“文件一览表”。5.7.4 由供应商提供的证明性文件和资料，测定器相关类的文件由文控中心保管，消耗品类由资材单位保管；5.7.5 文件的借阅：借阅人对所借的文件应负有妥善的保

8、管责任，不可拆卷、涂改、损坏。5.7.6 公司外部文件：有外部文件如客户图纸，则先由开发部经理确认批准后交开发部管理，并根据需要控制其分发，分发时可参照4.6要求进行。5.7.7 本公司的电子文档之文件，若有则另行再规定管理方法。文件编号*文件管控程序页次第*页共*页制定部门*版次A/05.8 记录保存：5.8.1 填写好的“文件分发表”、“文件修改申请单”、“文件补（增）发申请单”由文控中心保存。5.8.2 “文件变更履历表”“文件一览表”由文控中心保存最新版本。5.12 文件保密管理：6. 参考文件：6.1 文件保密管理办法7. 附件7.1 附件一 文件分发表 / (QR-001)7.2

9、附件二 文件修改申请单 (QR-002)7.3 附件三 文件补（增）发申请单 (QR-003)7.4 附件四 文件变更履历表 / (QR-004)7.5 附件五 文件一览表 (QR-005)文 件 分 发 表文件编号版次文件名称分发部门份数页数签收（或盖章）旧版回收情况备注分发人 / 日期：文件修改申请单文件编号版次申请日期文件名称申请部门修改（变更）原因或理由：修改（变更）内容：申 请 人说明：一、二阶文件必须得由管理者代表及总经理签署方可执行修改，其它由制定部门审核即可申请部门审核制定部门审核管 理 者代表总 经 理文件补（增）发申请单文件编号版 次文件名称申请份数申请类别补发 增发 申请原因