工程档案整理与归档

1、工程档案工程档案整理与归档整理与归档主要内容主要内容v1.1.文件与档案的关系文件与档案的关系v2.2.建设工程文件质量指标及其具体要求建设工程文件质量指标及其具体要求v3.3.单位工程（子单位）工程，分部工程（子分部工程），单位工程（子单位）工程，分部工程（子分部工程），分项工程概念分项工程概念v4.4.工程档案移交程序工程档案移交程序v5.5.工程档案移交内容工程档案移交内容v6.6.工程档案整理的具体要求工程档案整理的具体要求v7.7.档案装订及竣工图折叠实际操作指导档案装订及竣工图折叠实际操作指导一、文件与档案的关系一、文件与档案的关系 文件和档案是处于不同阶段的同一事文件和档案是处于

2、不同阶段的同一事物。二者既有密切联系，又有显著区别。物。二者既有密切联系，又有显著区别。 其间的联系在于文件是档案的前身，是其间的联系在于文件是档案的前身，是筛选、形成档案的基础；区别则因为文筛选、形成档案的基础；区别则因为文件转化为档案是有条件的，文件总量远件转化为档案是有条件的，文件总量远远大于档案，档案只是文件的长寿者，远大于档案，档案只是文件的长寿者，是文件的精华。是文件的精华。文件转化为档案一般需具备三个条件：文件转化为档案一般需具备三个条件： 1 1、办理完毕的文件才能作为档案保存。、办理完毕的文件才能作为档案保存。 一般有三种情况：一是文件中所说的事情一般有三种情况：一是文件中所

3、说的事情需要近期办理的，确实已经办理完毕。二是文需要近期办理的，确实已经办理完毕。二是文件中所列事情需要较长时间才能完成或需要长件中所列事情需要较长时间才能完成或需要长期执行的，只要经过文件签收、传阅、研究讨期执行的，只要经过文件签收、传阅、研究讨论和贯彻执行，也算办理完毕。三是不需要具论和贯彻执行，也算办理完毕。三是不需要具体承办的文件，只要登记、收发、传阅等文书体承办的文件，只要登记、收发、传阅等文书处理程序结束，就算办理完毕。处理程序结束，就算办理完毕。 2 2、具有一定价值的文件才有必要、具有一定价值的文件才有必要作为档案保存。作为档案保存。 确定文件是否需要归档保存，首要确定文件是否

4、需要归档保存，首要的尺度和条件就是看它对今后的工作和的尺度和条件就是看它对今后的工作和研究活动有无凭证和参考价值。研究活动有无凭证和参考价值。 3 3、按照一定规律集中保存起来的、按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义的档案。文件才是现代意义的档案。 现代意义的档案，是经过科学整理、现代意义的档案，是经过科学整理、归档保存起来的文件。那些未经系统整归档保存起来的文件。那些未经系统整理的文件，虽然其中有的也属于档案，理的文件，虽然其中有的也属于档案，但就整体而言，尚不是典型的现代意义但就整体而言，尚不是典型的现代意义的档案。的档案。二、建设工程文件质量指标二、建设工程文件质量指标2.1 2.

5、1 建设工程文件质量指标的具体要求建设工程文件质量指标的具体要求 真实性真实性v具体含义具体含义 真实是就归档文件的合法性而言的，即文件的来源、内容必须符合真实是就归档文件的合法性而言的，即文件的来源、内容必须符合国家有关法律、法规、规章、标准、规范和规程的要求，即必须是国家有关法律、法规、规章、标准、规范和规程的要求，即必须是合法的，不得伪造、篡改。合法的，不得伪造、篡改。v具体要求具体要求 1 1、档案的内容必须符合相关法律、法规、标准、规范以及合同所、档案的内容必须符合相关法律、法规、标准、规范以及合同所规定的要求。规定的要求。 2 2、文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件

6、，其、文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。签章手续完备。 3 3、对于更改过的档案应有设计变更通知单或技术变更核实单，同、对于更改过的档案应有设计变更通知单或技术变更核实单，同时要有相关负责人的签字。时要有相关负责人的签字。2.2 2.2 建设工程文件质量指标的具体要求建设工程文件质量指标的具体要求可靠性可靠性v具体含义具体含义 可靠性是就归档文件的科学性而言的，即文件必须能够真实反映建设可靠性是就归档文件的科学性而言的，即文件必须能够真实反映建设工程的原貌，数据精度符合勘察、施工、设计、监理作业等方面的实工程的原貌，数据精度符合勘察、施工、设计、监理作业等方面

7、的实际情况，并能够准确地反映上述的各项活动。际情况，并能够准确地反映上述的各项活动。v具体要求具体要求 1.1.所有人员在业务活动过程中都要形成反映业务活动的文件；所有人员在业务活动过程中都要形成反映业务活动的文件； 2.2.施工过程中对设计图所做的改动要明确标示出来。施工过程中对设计图所做的改动要明确标示出来。 3.3.各种图纸及其说明书在内容上要一致，其各组成部分间要没有矛盾各种图纸及其说明书在内容上要一致，其各组成部分间要没有矛盾和错误。和错误。 4.4.施工过程中各种隐蔽工程的施工记录要及时绘制，并要求准确反映施工过程中各种隐蔽工程的施工记录要及时绘制，并要求准确反映施工过程施工过程

8、。2.3 2.3 建设工程文件质量指标的具体要求建设工程文件质量指标的具体要求完整性完整性v具体含义具体含义 档案的完整性有双重含义：档案的完整性有双重含义： 一是就单份文件构成要素的完整性而言的，即一份文件不仅要包含完整的内容信息，还一是就单份文件构成要素的完整性而言的，即一份文件不仅要包含完整的内容信息，还要具备结构信息和记录工程建设活动的背景信息。要具备结构信息和记录工程建设活动的背景信息。 二是就套内文件的齐全性而言的，即文件能够完整地反映工程建设活动的全过程。二是就套内文件的齐全性而言的，即文件能够完整地反映工程建设活动的全过程。v具体要求具体要求 一、单份文件的完整：一、单份文件的

9、完整： 1.1.文件的形成文件的形成/ /编制日期；编制日期； 2.2.文件的形成单位、技术负责人等；文件的形成单位、技术负责人等； 3.3.编制人、审核人；编制人、审核人； 4.4.同一事项的请示与批复、同一文件的印本和定稿、主件与附件不能分开。同一事项的请示与批复、同一文件的印本和定稿、主件与附件不能分开。 二、成套文件的完整：二、成套文件的完整： 1.1.立项依据审批文件；立项依据审批文件； 2.2.征地、勘察、测绘、设计、招投标、监理文件；征地、勘察、测绘、设计、招投标、监理文件； 3.3.项目审批文件；项目审批文件； 4.4.施工技术文件和竣工验收文件；施工技术文件和竣工验收文件；

10、5.5.竣工图。竣工图。 2.4 2.4 建设工程文件质量指标的具体要求建设工程文件质量指标的具体要求可用性可用性v具体含义具体含义 归档文件是可以辨识的，在需要的时候可以检索、获取和访问。归档文件是可以辨识的，在需要的时候可以检索、获取和访问。 v具体要求具体要求 1. 1.每份文件都有唯一的标识符；每份文件都有唯一的标识符； 2. 2.所有的文件都进行了登记、分类和标引；所有的文件都进行了登记、分类和标引； 3. 3.能够对现有的文件进行准确查找，最好能够实现文件级检索。能够对现有的文件进行准确查找，最好能够实现文件级检索。 4. 4.确保在相关的证据法和法庭规则下，文件能够作为证据来引证

11、。确保在相关的证据法和法庭规则下，文件能够作为证据来引证。 5. 5.电子文件的维护和利用都以电子形式进行。电子文件的维护和利用都以电子形式进行。 6. 6.当文件的保存依赖于技术设施时，如缩微胶片或数字影响，要将技术设备和软件保存当文件的保存依赖于技术设施时，如缩微胶片或数字影响，要将技术设备和软件保存下来。下来。 7. 7.当文件的保存依赖于技术设施时，在迁移到新的技术环境时，要使功能的损失降至最当文件的保存依赖于技术设施时，在迁移到新的技术环境时，要使功能的损失降至最小，确保其长期的真实性。小，确保其长期的真实性。 8. 8.文件管理系统也要具备充分的安全控制手段，防止非法用户的利用。文

12、件管理系统也要具备充分的安全控制手段，防止非法用户的利用。 三、建设工程项目单位（子单位三、建设工程项目单位（子单位）工程）工程, ,分部（子分部）工程分部（子分部）工程, ,分分项工程划分项工程划分3.1 3.1 单位（子单位）工程单位（子单位）工程 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。单位工程是建设工程项产能力或工程效益的工程。单位工程是建设工程项目的组成部分。目的组成部分。3.2 3.2 分部（子分部）工程分部（子分部）工程v 单位工程中可以独立组织施工的工程。当单位工程中可以独立组织施工的工程。当分部工程量较大且较复杂

13、时，可将其中相同分部工程量较大且较复杂时，可将其中相同部分的工程或能形成独立专业体系的工程划部分的工程或能形成独立专业体系的工程划分成若干子分部工程。分成若干子分部工程。3.3 3.3 分项工程分项工程v 根据主要工种、材料、施工工艺、设备类别等根据主要工种、材料、施工工艺、设备类别等的不同可将分部工程进一步划分为分项工程。分项的不同可将分部工程进一步划分为分项工程。分项工程可由一个或若干个检验批组成。工程可由一个或若干个检验批组成。v 所谓检验批是指按同一的生产条件或按规定的所谓检验批是指按同一的生产条件或按规定的方式汇总起来供检验用的，由一定数量样本组成的方式汇总起来供检验用的，由一定数量

14、样本组成的检验体。检验批可根据施工及质量控制和专业验收检验体。检验批可根据施工及质量控制和专业验收需要按楼层、施工段、变形缝等进行划分。需要按楼层、施工段、变形缝等进行划分。分部工程分部工程1:地基与基础工程地基与基础工程分部工程分部工程2:主体结构主体结构分部工程分部工程3:建筑装饰装修工程建筑装饰装修工程分部工程分部工程9:电梯电梯子分部工程子分部工程1:1:无支护土方无支护土方 子分部工程子分部工程2 2 :有支护土方有支护土方子分部工程子分部工程3 3 :地基处理地基处理子分部工程子分部工程4 4 :桩基桩基分项工程分项工程1:土方开挖土方开挖分项工程分项工程2:土方回填土方回填分部工

15、程分部工程4:建筑屋面建筑屋面分部工程分部工程5:建筑给水排水及采暖建筑给水排水及采暖分部工程分部工程6:建筑电气建筑电气分部工程分部工程7:建筑智能建筑智能分部工程分部工程8:通风与空调通风与空调子分部工程子分部工程 5:地下防水地下防水子分部工程子分部工程 6:混凝土基础混凝土基础子分部工程子分部工程N N .3.4分部工程、子分部工程、分项工程划分图分部工程、子分部工程、分项工程划分图3.53.5、室外工程划分、室外工程划分详细划分请参照详细划分请参照 的有关规定的有关规定室外单位（子单位）工程和分部工程可按下表划分室外单位（子单位）工程和分部工程可按下表划分单位工程单位工程子单位工程子

16、单位工程分部（子分部）工程分部（子分部）工程室外建筑环境室外建筑环境附属建筑附属建筑车棚、围墙、大门、挡土墙、垃圾收集站车棚、围墙、大门、挡土墙、垃圾收集站室外环境室外环境建筑小品、道路、亭台、连廊、花坛、场坪绿化建筑小品、道路、亭台、连廊、花坛、场坪绿化室外安装室外安装给排水与采暖给排水与采暖室外给水系统、室外排水系统、室外供热系统室外给水系统、室外排水系统、室外供热系统电气电气室外供电系统、室外照明系统室外供电系统、室外照明系统四、工程档案移交程序四、工程档案移交程序4.1 4.1 工程档案分类（工程档案分类（A A类、类、B B类）类）v 工程档案按照管理流向不同分为工程档案按照管理流向

17、不同分为“A A类档类档案案”和和“B B类档案类档案”。 v “ “A A类档案类档案”原件统一由城建档案管理机原件统一由城建档案管理机构构( (深圳市城建档案馆深圳市城建档案馆) )保管。保管。v “ “B B类档案类档案”原件统一由建设单位保管原件统一由建设单位保管（城建档案馆进行备案）（城建档案馆进行备案）4.2 4.2 城建档案（城建档案（A A类）移交流程类）移交流程4.3 4.3 城建档案（城建档案（B B类）移交流程类）移交流程B B类资料移交建设单位类资料移交建设单位建设单位出具授权书建设单位出具授权书及及A A类移交书目录类移交书目录相关单位移交相关单位移交A A类资料类资

18、料至城建档案馆至城建档案馆相关单位移交相关单位移交A A类资料类资料至建设单位至建设单位复印件、原件各复印件、原件各1 1份份原件原件1 1份份资料复印件资料复印件2 2份份竣工图原件竣工图原件2 2份份五、工程档案移交内容五、工程档案移交内容工程档案移交内容工程档案移交内容v 一、建设单位资料一、建设单位资料v 二、监理资料二、监理资料v 三、施工单位资料三、施工单位资料v 四、竣工图四、竣工图5.1 5.1 建设单位资料内容建设单位资料内容v项目准备阶段的文件项目准备阶段的文件v竣工验收及备案阶段的文件竣工验收及备案阶段的文件( (施工单位应核对施工单位应核对其目录内容，将自己合同内的相关

19、文件提交其目录内容，将自己合同内的相关文件提交建设单位，不用装订）。建设单位，不用装订）。v声像及照片声像及照片5.2 5.2 监理单位资料内容监理单位资料内容v 监理文件监理文件 5.3 5.3 施工单位资料内容施工单位资料内容v由合同决定由合同决定v每一份合同均有一份施工管理文件每一份合同均有一份施工管理文件v资料产生：即施工管理文件资料产生：即施工管理文件+ +合同签署内容相合同签署内容相对应的技术文件对应的技术文件5.3.1 施工总承包单位移交内容施工总承包单位移交内容v施工管理文件施工管理文件v主体结构（含地下室）主体结构（含地下室）钢筋混凝土结构与砌体结构工程钢筋混凝土结构与砌体结

20、构工程v建筑屋面及防水工程建筑屋面及防水工程v装饰装修装饰装修墙面、地面、门窗、吊顶、涂饰子分部工程墙面、地面、门窗、吊顶、涂饰子分部工程v室内给水、排水、中水、采暖系统安装工程室内给水、排水、中水、采暖系统安装工程v电气电气电气照明工程电气照明工程v电气电气电气动力、备用及不间断电源、防雷接地安装工程电气动力、备用及不间断电源、防雷接地安装工程v电气电气变配电工程变配电工程v竣工图竣工图5.3.2 5.3.2 电梯单位移交内容电梯单位移交内容v施工管理文件施工管理文件v电梯（起重机）及擦窗机安装工程电梯（起重机）及擦窗机安装工程v竣工图竣工图5.3.3 5.3.3 消防单位移交内容消防单位移

21、交内容v施工管理文件施工管理文件v消防系统工程消防系统工程v竣工图竣工图5.3.4 5.3.4 燃气单位移交内容燃气单位移交内容v施工管理文件施工管理文件v燃气安装工程燃气安装工程v竣工图竣工图5.3.5 5.3.5 幕墙单位移交内容幕墙单位移交内容v施工管理文件施工管理文件v装饰装修装饰装修幕墙工程幕墙工程v竣工图竣工图5.3.6 5.3.6 装饰单位移交内容装饰单位移交内容v施工管理文件施工管理文件v装饰装修工程装饰装修工程v竣工图竣工图5.3.7 5.3.7 空调单位移交内容空调单位移交内容v施工管理文件施工管理文件v通风与空调安装工程通风与空调安装工程v竣工图竣工图5.3.8 5.3.

22、8 智能化单位移交内容智能化单位移交内容v施工管理文件施工管理文件v建筑智能工程建筑智能工程v竣工图竣工图5.3.9 5.3.9 环境景观单位移交内容环境景观单位移交内容v施工管理文件施工管理文件v环境景观工程按照环境景观工程按照“深城管通深城管通200730200730号号”文件要求编制竣文件要求编制竣工档案工档案v竣工图竣工图5.4 5.4 设备采购等其它资料移交要求设备采购等其它资料移交要求v 原则：每份合同均需办理竣工资料移交原则：每份合同均需办理竣工资料移交v 内容：内容：1.1.资质证书复印件加盖公章资质证书复印件加盖公章 2.2.合同合同 3.3.到货清单到货清单 4.4.材料设

23、备验收记录材料设备验收记录 5.5.使用说明书、质量保证书、安装图（如已移交使用说明书、质量保证书、安装图（如已移交安装单位，需提供安装单位接收证明）安装单位，需提供安装单位接收证明） 6.6.其它资料。其它资料。六、工程档案整理的具体要六、工程档案整理的具体要求求工程项目归档文件的具体要求工程项目归档文件的具体要求要求要求 具体含义具体含义 准确准确档案的准确指档案的内容真实反映项目档案的准确指档案的内容真实反映项目( (工程工程) )竣竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。术数据准确可靠，签字手续完备。 系统系统

24、档案的系统指按其形成规律，保持各部分之间的档案的系统指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学、组卷合理。有机联系，分类科学、组卷合理。 6.1 工程项目归档文件的整理工程项目归档文件的整理6.1.1 6.1.1 卷内目录填写方法卷内目录填写方法v深圳市建筑工程A类工程档案卷内目录.docv深圳市建筑工程B类工程档案卷内目录.doc6.1.2 6.1.2 档案移交书档案移交书v A A类工程档案移交书的类工程档案移交书的“移交单位移交单位”、“负责负责人人”是建设单位签章，是建设单位签章，“接收单位接收单位”、“接收人接收人”是档案馆签章，其他内容应对应名称和位置填写完是档案馆签章，其

25、他内容应对应名称和位置填写完整；整； v B B类工程档案移交书的类工程档案移交书的“移交单位移交单位”、“负责负责人人”、是施工或监理单位签章，、是施工或监理单位签章，“接收单位接收单位”、“接收人接收人”是建设单位签章，其他内容应对应名称是建设单位签章，其他内容应对应名称和位置填写完整和位置填写完整 ）档案移交书档案移交书A A类档案移交书类档案移交书B B类档案移交书类档案移交书6.1.3 6.1.3 档案卷号排列档案卷号排列v 案卷排列应当以工程档案移交书为单位，案卷排列应当以工程档案移交书为单位，按归档目录顺序从施工管理文件、按归档目录顺序从施工管理文件、相应的相应的技技术文件材料、

26、分包单位资料到竣工图纸进行术文件材料、分包单位资料到竣工图纸进行排列。排列。 v 分包单位的资料应包含施工管理文件分包单位的资料应包含施工管理文件。6.1.4 6.1.4 装订与分卷要求装订与分卷要求v 文字材料组卷每卷厚度不超过文字材料组卷每卷厚度不超过2 2公分，采用双公分，采用双棉线三点平直整齐装订，装订前必须剔除金属物，棉线三点平直整齐装订，装订前必须剔除金属物，对破损、污损的文件材料要进行除污补裱处理。使对破损、污损的文件材料要进行除污补裱处理。使用黑色油墨编印案卷页码号，一页文件一个页码号，用黑色油墨编印案卷页码号，一页文件一个页码号，正面页编印在文件的右下角，反面页编印在文件的正

27、面页编印在文件的右下角，反面页编印在文件的左下角。每卷卷内文件材料案卷页码号以自然顺序左下角。每卷卷内文件材料案卷页码号以自然顺序从从1 1开始至本卷尾页号止，封面和卷内目录不编案开始至本卷尾页号止，封面和卷内目录不编案卷页码号（对牢固、整洁无金属物的成书文件，可卷页码号（对牢固、整洁无金属物的成书文件，可不拆卷，按归档要求编号编目录即可）不拆卷，按归档要求编号编目录即可）成品（一）成品（一）成品（二）成品（二）6.1.5 6.1.5 竣工图的折叠与分卷竣工图的折叠与分卷v 工程竣工图纸按专业组卷；工程竣工图纸按专业组卷； v 竣工图纸以内折手风琴式折叠，整齐散装在档案盒内，竣工图纸以内折手风

28、琴式折叠，整齐散装在档案盒内，一盒为一卷，一张图一个页码号一盒为一卷，一张图一个页码号( (包括竣工图纸封面页和竣包括竣工图纸封面页和竣工图目录工图目录) )编打在的右下角，从编打在的右下角，从1 1开始至本卷图纸尾张页码号开始至本卷图纸尾张页码号止，卷内目录不编案卷页码号；止，卷内目录不编案卷页码号；v 文字材料以每一本为一卷，竣工图纸以每一盒为一卷，文字材料以每一本为一卷，竣工图纸以每一盒为一卷，一个档案盒内可装多卷文字材料。应根据归档案卷内容的厚一个档案盒内可装多卷文字材料。应根据归档案卷内容的厚度选用档案盒，避免盒内空荡。度选用档案盒，避免盒内空荡。 6.1.6 6.1.6 竣工图电子文件竣工图电子文件v不再提供竣工图电子文件至城建档案馆不再提供竣工图电子文件至城建档案馆（但建设单位需收集归档）（但建设单位需收集归档）七七