秘书学复习提纲

1、秘书学复习提纲第一章 绪论一、秘书的涵义1、最早出现秘书学一词是在汉代：指物，宫中秘藏之书。2、1912年孙中山成立南京临时政府，才出现了具有现代意义的秘书和秘书机构。3、西方：辅臣（大秘书）。4、在我国，秘书主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等。即所谓秘书，在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。二、秘书的类别与层次（理解）1、从秘书服务对象的性质来划分，可分为公务秘书和私人

2、秘书两类。2、按照秘书人员所从事的行业来划分，可分为党务秘书、行政秘书、军事秘书、司法秘书、外交秘书、新闻秘书、教学秘书、科研秘书等。3、按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为行政秘书、文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、生活秘书。4、按秘书承担职责范围大小和工作任务轻重，在纵向上分为三个层次：高级秘书、中级秘书、初级秘书。三、秘书的职业特征1、基本特征：综合服务性。2、具体化特征：综合辅助性服务性（直接性、广泛性、稳定性）；知识化；年轻化；初级中级秘书女性化；高级秘书男性化。四、秘书工作的含义1、秘书工作：是指秘书机构和秘书人员围绕领导机构和领导人提供辅助服务过程中所展开的一系列综合性

3、的工作，包括政务和事务。2、简单地说：参与政务、管理事务、搞好服务。五、秘书工作的性质：辅助性（根本属性）、服务性、机密性、综合性六、秘书工作的职能作用1、助手作用：事务把关和处理。2、参谋作用：政务调研和草拟方案。3、信息枢纽作用：上下左右内外的书面和口头信息的交流枢纽和集散地，提供、传递和反馈各种信息的桥梁和中介环节。4、协调作用：信息枢纽和权威地位和工作方式决定的。5、公共关系作用：内引外联、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。七、做好秘书工作的要求1、三原则：准确、迅速、保密。2、四转变（1）由单纯办文办事既办文办事，又出谋划策；（2）由单纯传递信息综

4、合处理信息；（3）由被动服务主动服务；（4）由凭老经验办事科学化管理；3、七趋势：职业社会化、任职资格化、职能脑力化、办公现代化、年轻化、初级秘书女性化、高级秘书男性化。八、传统秘书三办：办文、办事、办会。九、现代秘书工作规律：圆规律（以领导为中心）、两条线律（需求线、追逐线）。十、秘书学的涵义秘书学：是一门研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的综合性、应用性的科学。十一、秘书学的研究对象：秘书工作、秘书人员、秘书机构。十二、秘书学的研究内容：史、论、专、技。（1、秘书史；2、秘书理论；3、与秘书相关的专业知识技能。）十三、秘书学的学科性质：交叉边缘综合应用学科。十四、秘书学产生的原因和条件：原

5、因：古代文献存于宫禁之中，研究难度大；建国之后受“左”的干扰，没有引起重视；改革开放以后，现实的迫切需要应运而生。条件：悠久的历史经验；国家的重视；宏观指导；现实的需要。第二章 秘书工作的起源和发展一、最早的秘书工作掌握在“巫”与“史”手里。最早的公文是甲骨文。二、秦汉时期的“三公”是指：丞相、太尉、御史大夫。三、秘书工作起源的条件： 1、基本社会条件：领导机构的形成。 2、重要物质条件：文字和文书的萌生。第三章 秘书素养和悟性一、现代秘书应该具备哪些素养：1、具有博专精的知识结构；2、具有超群的表达、交际、协调与应变能力；3、具有过硬的政治与理论修养；4、具有正派的思想作风；5、具有坚定的职

6、业道德；6、具有良好的心理素质，并能够自我心理调适；7、具有敏锐的工作悟性；8、具有很好的礼仪修养和形象。第四章 秘书职能环境一、秘书职能环境层次结构1、秘书机构内部环境人员构成、工作制度、分工协作、人际关系、负责人、内部精神、办公设备和办公条件。2、所在组织内部环境（1）组织的结构要素：组织目标、机构、人员、权力分配、工作制度等。（2）组织动态运行要素：组织效率、节奏、整体协作状态等。（3）组织的心态发展要素：成员对组织的认同程度、权责观念、团队意识等。（4）组织的生态发展要素：组织适应环境的程度、反应能力、合理配置各种资源的能力、开拓进取的创新能力、维持组织正常运转的凝聚力。（5）组织的物

7、质环境条件：组织的资金、设备、办公场所等。（6）组织信息要素：组织信息网络的功能、开放程度、运作能力等。3、秘书所在组织外部要素（1）宏观的国内外政治、经济、科技、文化等环境。（2）组织的行业系统环境、地区环境、市场环境、社区环境等。二、秘书职能环境的影响因素1、职能环境的信任度。2、职能环境的和谐度。3、职能环境的开放度。4、职能环境的自由度。三、秘书对具体环境障碍的排除1、信任障碍的排除。2、理解障碍的排除。3、沟通障碍的排除。4、利益障碍的排除。第五章 秘书的人际关系一、秘书的角色意识的含义秘书的角色意识：是指秘书人员对自己所承担角色的社会地位、身份及行为模式、规范的整体认识和判断。第六

8、章 办公室事务管理一、办公室环境管理的原则：方便、舒适、和谐统一、安全。二、时间管理（理解看）：一般通过编排时间预定表和时间计划表进行时间安排分配。A、时间管理要素：1、强烈的时间观念； 2、清晰的时间成本效益观念； 3、时刻牢记时效观念； 4、定量控制自己的时间能力。B、A、B、C、D时间管理法：A、很重要，也很紧急B、很重要，但不紧急C、很紧急，但不重要D、即不重要，也不紧急三、会做日程安排表日期时间工作内容地点准备时间参与人员2006/12/282006/12/292006/12/302006/12/312007/1/12007/1/22007/1/32007/1/4四、会设计电话记录表

9、房地产电话接听记录表姓 名性 别需 求 面 积户 型认知途径现居住（工作）区域几 口 之 家对价格反应询 问 内 容是否看过其他小 区电 话记录人复 式三室二厅四室二厅广 告介 绍其 他高低制表人： _填表日期：_ 年 _ 月 _ 日五、保密工作的内容：文件、会议、通讯、计算机、涉外、经济情报、新闻报道和出版的保密。六、邮件接收程序：签收、拆封、登记、分类、及时处理邮件并记录、呈送邮件。第七章 接待工作一、会见的含义会见：国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为会见。二、会谈的含义会谈：是指双方或者多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他

10、共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。三、会见和会谈的区别1、内容不同：会见的内容是礼节性、事务性较强；会谈的内容经济性、利益性较强。2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务；会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。第八章 秘书与信息工作一、信息的特征：客观性、时效性、开发性、传递性、共享性。二、信息的表现形态：文字形态的信息、声像形态的信息、记忆形态的信息。三、零次情报的含义零次情报：是指在人际交流的过程中产生、传播和被接受的不具有确定性的记录载体的信息表现。四、零次情报的来源

11、：各种会议、各种信息市场和技术市场、各种公共场所。五、信息工作在秘书工作中的地位和作用1、信息工作是秘书部门的重要职能。2、信息工作是秘书工作的重要基础。3、信息工作是秘书部门辅助决策的重要手段。4、信息工作有利于开创秘书工作新局面。六、信息工作流程：收集、加工、传递、贮存、反馈、开发利用等。七、信息加工的主要方式：对信息进行编写八、信息编写的特征：直接性、真实性、准确性、伸缩性、朴实性、新颖性。九、信息开发的含义信息开发：是在收集大量信息的基础上，根据决策、管理、经营等需要，利用科学的研究方法，对现有信息进行系统的归纳整理，对事物的发展趋势作出判断和预测，提供全面性、高层次信息加工过程。十、

12、信息开发的基本方式：信息编写。十一、信息加工的含义：是指对某一类别的信息或一定时间内的信息，从总体上进行系统归纳整理分析研究和综合处理，形成比较系统，价值更大的信息。十二、调查研究的方法：1、普遍调查 2、典型调查 3、抽样调查 4、重点调查第九章 会务工作一、会议地含义：是指有组织、有目的的召集人们商议事情，沟通信息，表达意愿的行为过程。二、会议的要素1、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式、会议主持者、会议主题。2、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。

13、三、会议的作用与缺陷：作用：1、立法作用。2、行政手段作用。3、上传下达、部署任务的作用。4、宣传教育作用。5、理论研究作用。缺陷：造成时间、精力、经济财务、信息资源的浪费，助长不正之风。四、会议的种类（理解）1、按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。2、按性质分：法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性、专题性、综合性。3、按时间分：定期和非定期。4、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会。5、按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。6、公司常见会议类型：经理例会与特别例会、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、

14、展览会、订货会、业务洽谈会等。五、会议记录的内容与格式1、记录头：会议名称、会议时间、会议点、会议主席（主持人）、会议出席、列席和缺席情况、会议记录人、会议主要议题。2、记录主体：与会者的发言、议定事项。3、记录尾部：散会、主持人、记录人签字。例文：公司办公会议记录时间：一九年月日时地点：公司办公楼五楼大会议室出席人：缺席人：主持人：公司总经理记录人：办公室主任刘主持人发言：(略)与会者发言散会主持人：(签名)记录人：(签名)(本会议记录共页)六、务虚会议：是指产生思想观念的政策性、理论性会议。第十章 秘书工作规律一、秘书工作的一般规律公式（理解）D=KL（S+A）D 表示领导对秘书公务服务的

15、满意程度。K 表示受各方面环境影响的参数。L 表示主辅配合的有效程度。S 表示服务有效投入度（包括智能、体能、时间的投入）。A 表示参谋辅助程度。二、对立统一规律在秘书工作中的运用1、事务与政务。2、被动与主动。3、综合性与专业性。4、维持与适应。5、听命与劝谏。6、宣传与保密。7、谋利与执行。8、全面与重点。9、规范性与随机性。10、间接性与直接性。第十一章 商务文书与商务函电一、商务文书的含义商务文书：是指企业之间在处理商务往来时的各类重要的文字性工作。比如商务文件、商务文案或制作一些法律文书。二、商务函电的特点1、格式化中透出人情味和成熟。2、规范化中讲究分寸感和礼仪。三、会写以下6种商

16、务函电商洽函、询问函、请求函、告知函、答复函、联系函商洽事宜函中国科学院研究所关于建立全面协作关系的函 大学： 近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见： 一、 定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略） 二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略） 三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。（略） 四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，

17、在可能的条件下，予对方提供利用。（略） 五、加强图书资料和情报的交流。 以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。 中国科学院研究所（盖章） 年月日四、公文撰制程序：交拟构思-起草-会签-审核-签发 发文办理程序：注发-编号-缮较-用印-封发-投送第十二章 公文撰制、信访与档案工作一、公文撰制程序：交拟、构思、拟议、起草、会签、审核、签发二、信访的含义：是指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉、请求，依法由有关行政机关处理的活动。

18、三、信访工作的含义：是指领导机关依照政策法规受理信访事项，调整信访关系的全部活动。四、信访工作的构成要素与特点：A、构成要素：信访人；信访受理者；信访事项；信访工作方式；信访工作效果。B、特点：群众性、经常性、政策性、思想性五、信访工作的作用1、联系群众的作用。2、民主监督的作用。3、促进社会和谐的作用。4、反馈信息的作用。六、信访条例是1995年10月28日颁布的，2005年1月10日颁布了新的信访条例，于2005年5月1日起实施。七、接待来访的程序：接待、登记、接谈、处理、回访。八、档案的种类（理解）1、从年代划划分： 可分为古代、近代、现代档案；也可以分为中华人民共和国成立以前和中华人民共和国成立以后的档案。2、从内容上划分，文书、科技、专业档案。3、从载体上划分，甲骨、金石、简牍、缣帛、纸质、胶片磁带、电子档案等。八、档