采购部规章制度及工作流程

1、文件编XX电子设备有限公司ZB-XZ-XX11.15采购部工作管理规范编制总经办页码第1页，共5页1.0目的加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本,提高采购业务的质量和企业的经济效益。仔细、全面、准确。 做好供应商档案的整理与归档，建立和完善供应商更新制度。 做好订单、合同的整理归档工作。 四、采购原则：（一）、严格执行询价议价程序“同等质量选价格低的，同等价格选质量好的”物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货 时间、售后服务、 资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格后，由采购部直属领导签字确认，如金额超

2、过1万元则需靖江区主管领导审批（临时性紧急购买的物品除外，但需向相关领导汇报，事后需补办相关手续）。采购部应将采购物品的名称、规格、单价都录入到ERP系统中，每次采购以此作为参考。如果价格变动与上一次相比超过 20%则要在OA上发布采购价格评定表由采购部， 涉及使用生产物料的部门 领导，成本会计和财务主管或经理共同评议（办公用品、劳保用品采购除外）。（二）、一致性原则采购人员采购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改请购单作参考。（三）、廉洁制度所有采购人员必须做到：1、不以任何形式、任何理由向供应商收受

3、或索取个人佣金、回扣、礼 金礼券、贵重物品 等。不弄虚作假损害2、不以虚假票据、虚假合同套取个人费用或从事与业务无关的活动；所左右；严格按照统一的评标规则和标准确定中标或成交的供应商，不得有任何主观倾 向，以切实维护各供应商的切身利益。5、“坚持原则”。“坚持原则”就是要求采购员在其采购活动中，要严格依照规定的操作程序进行操作，不以自己主观或他人强加的意志所转移。6、“优质服务”。采购员一定要时刻树立“优质服务”的工作态度，对来任何供应商都要做到态度温和、语言文明、尊重事实、谦虚谨慎。（五）、奖惩对于为公司做出贡献的员工经主管领导同意上报华东区管理委员会给予一定的物质奖励，对于违反工作制度、流

4、程、及相关规定的视情节严重性按照公司管理规定及国家法律法规严肃处理。五、采购部流程：（一）、请购1、五金电器设备、固定资产及设备、劳保用品、包材的请购：一般是由请购部门的内勤在0A系统上填写靖江区请购单，经各相关领导审批，最后交采购部门进行采购； 办公用品的请购原则上是按照各部门上报办公用品采购的月计划由行政部统一请购，如果在月计划之外的采购则由请购部门的内勤在0A上提交靖江区请购单。特别说明：在请购市值超过 5万元人民币以上（含5万元）的固定资产，请购部门需同时提交华东区管委会出具的相关审核意见书，方可进行请购申请，采购部给予采购。2、原辅料的请购：一般是由生产部按照销售订单制定生产计划，经

5、生产部领导审批后，原料手由进出口部采购，辅料交由采购部门进行采购。3、食堂用品的请购：由食堂负责人（管理员）负责提出请购。4、紧急请购：原则上不允许进行紧急请购，如有紧急请购，则有请购级以上的领导审批2、五金机电设备类物资到货后，应在第一时间将到货产品的相关信息录入ERP系统并通知请购部门的相关人员对产品进行验收确认，在产品准确无误后，通知库管收货并办理产品的入库手续。在验收入库的过程中出现不合格产品，仓库有权拒绝入库，由采购部与供应商联系退货或者调换。3、大型设备到货后，由供应商与请购部门办理设备交接手续。在供需双方对设备进行调试及试用后确认产品的无质量问题后办理相关的产品合格验收证明。4、

6、劳保用品、办公用品到货后，由行政部的相关人员进行验收入库，并开具入库单，由采购部和行政部共同签字确认。在验收入库的过程中出现不合格产品，行政部有权拒绝入库，由采购部与供应商联系退货或者调换。5、食堂物资到货后，由食堂负责人负责验收，对到货物资的数量、质 量进行检验并签 字确认。食堂负责人在验收过程中发现菜品有质量问题的可 拒收，并通知相关采购员与供应 商联系退货或者调换。（九）、核对发票|对于已入库的合格采购物资，应及时核对发票、入库单、订单/合同等资料。发现票据、单据有问题的应及时排查原因，以杜绝将不完整的票据资料流转到下一流程。| （十）、报销1、签订采购订单/合同的产品报销：采购员根据请

7、购单，将核对好 的订单/合同、 入库单（地磅单）、检验报告以及对方开具的合法发票，交给 采购部内勤报销，然后交给财 务办理付款。2、不签订采购订单/合同的产品报销：采购员根据情况说明、请购 单，入库单，对 方开具的合法发票交由采购部内勤报销，然后交给财务办理付款。（十一）、已入库产品的退货对于已入库的产品， 生产领用部门在使用过程中发现产品不合格的，应及时通知品控部再次对这批产品进行检测。再次检测结果确不合格的，应出仓库人员凭退具相应退货通知，由品控部领导和生产部领导签字确认货通知通知采购员。采购员首先应将质量事故情况向采购部经理汇报，并根据与供应商签订的相关产品采购合同之规定及公司关于相关物

8、品退货之规定提出处理意见，经采购部经理同意后及时办理退货手续。处理完后还应及时向采购部经理及相关领导汇报处理结果，并且在供应商考核时，将此供应商做降级处理，情况严重的将取消其合格供应商资格。另外，采购员在办理退货时，还应及时向财务了解相应的货物发票是否已入账。如发票尚未入账的，则将货物发票一并退还给供应商；如果发票已经验票通过，则由财务部相关人员到当地税务机关开具相关证明，由采购员交给供应商开具相应的红票。红票应在月底结账前交给财务，以便及时冲账。（十二）、工作流程示意图1、包材采购流程：OA系统接收包材请购单结合请购单的审核意见及时与请购部门沟通，确认产品型号、规格、需求日期等根据包材物资的

9、长期供货合同，结合近期各供应商的供货情况制定合理的采购订单有长期供货合同无长期供货合同制定长期式供同一合同A法务部审核价格有无变动有变动采购部审核产品询价公章使用申请单审计部审核财务部审核采购部经理签字华东区负责人审核、签字供应商签字，盖章4 财务部盖章、合同生效制定采购订单采购部经理审核、签字采购部内勤盖章供应商签字、盖章，订单生效跟踪采购订单、合同的执行情况产品到货、检验不合 格根据公司对不合格品的处理规 定，对不合格品进行处理，并经 相关部门审核确认合格办理入库手续核对发票将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发票以及其他相关资料等一并交由内勤办 理付款事宜2、生产辅料采购流程：OA系统

10、接收生产辅料请购单结合请购单的审核意见及时与请购部门 沟通，确认产品型号、规格、需求日期等根据辅料物资的长期供货合同，结合近期 各供应商的供货情况制定合理的订单合同有长期供货合同无长期供货合同制定长期供货合同法务部审核价格有无变动有变动产品询价采购部审核审计部审核财务部审核采购部经理签宁华东区负责人审核、签字供应商签字、盖章财务部盖章、合同生效制定采购订单采购部经理审核、签字采购部内勤盖章供应商签字、盖章，订单生效根据公司对不合格品的处理规定，对不合格品进行处理，并经相关部门审核确认产品到货、检验跟踪采购订单、合同的执行情况不合格合格办理入库手续核对发票将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发

11、票以 及其他相关资料等一并交由内勤办理付款事宜3、五金机电采购流程新供应商元金额小于 1万元金额大于符合要求根据询价单制定采购订单采购部经理审核、签字采购部内勤盖章供应商签字、盖章采购订单生效跟踪采购订单、合同的执行情况根据公司相关规定，对不合格品进行处理，并产品到货、检验经相关部门审核确认 不合格办理入库手续，核对发票合格将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发票以及其他相关资料等一并交由采购部内勤办理付款事宜4、大额固定资产及设备采购流程金新大卜5万元的固定资工及设备, 消购时需提交集团华东区管委会审核结合请购单的审核意见及时与请 购部门沟通，确认产品型号、规格等?组织相关人员对供应商进行

12、考察，详细了解供应 商各方面的情况, 对各供应商及其产品进行评估 信息反馈新供应商产品询价或进行招标依据供应商考核制度对新供应商进行考核确定供应商及产品型号规格、价格等采购部经理签字符合要求报公司备案制定设备采购合同法务部审核采购部审核审计部审核编写询价说明公章使用申请单财务部审核华东区负责人审核、签字供应商签字、盖章财务部盖章，合同生效跟踪采购合同的执行情况产品到货、检验、调试根据采购合同对于产品不合格之规定进行处理不合格合格tA理设备验收证明，核对 B其他将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发票以及 相关资料等一并交由采购部内勤办理付款事宜5、办公用品/设备采购流程：OA系统接收请购单小

13、额办公用品依据供应商考核制度对新供应商进行考核与请购部门确认产品规格、型号及到货日期办公设备产品询价新供应商金额小于1万元金额大于1万元符合要求报公司备案根据询价单制定采购订单法务部审核采购部审核采购部经理审核、签字财务部审核采购部内勤盖章采购部经理签字华东区负责人审核、签字供应商签字、盖章供应商签字、盖章采购订单生效财务部盖章，合同生效内订单，合的执行情况对小介格品的处理规定d品进行处理,并经相关部门审核确认不合格合格办理入库手续，核对发票将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发票以及其他相关资料等一并交 由内勤办理付款事宜6、劳保用品采购流程OA系统接收请购单供应商与请购部门确认产品规格、

14、型号及到货日期产品询价依据供应商考核制度对新供应商进行考核采购部经理签字金额1万元金额1万元符合要求报公司备案制定采购订单采购部经理审核、签字公章使用申请单_J、供应商签、盖章审计部审核财务部审核财务盖章，合同生效采购部内勤加盖公章华东区负责人审核、签字供应商签字、盖章采购订单生效跟踪采购订单、合同的执行情况根据公司相关规定，对 不合格品进行处理，并产品到货、验收经相关部门审核确认 不 合格合格；办理入库手续，核对发票将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发票以及其他相关资料等一并交由采购部内勤办理付款事宜7、食堂菜品采购流程接收食堂菜品请购单每周一次到菜场了解最新行情，及时向部门 经理汇报调查情况，并根据实际情况 及时调整供应商8、新品开发信息反馈信息反馈寻找相关供应商，与供应商沟通, 了解产品细节，依据供应商考核制度对新供应商进行考核新供应