传化实施方案

1、一、项目背景浙江传化集团有限公司位于浙江杭州萧山经济技术开发区，创建于1986年10月， 经过十多年快速稳健的发展，现已形成了精细化工、日用化工、高科技农业、物流与商贸四大产业为核心，资本运营与实业经营互动发展的现代企业集团，建有省级企业技术中心和国家人事部企业博士后科研工作站，拥有浙江省高新技术企业2家。"传化"商标被认定为"中国驰名商标"。传化集团主要生产销售纺织化学品、皮革化学品、荧光增白剂、造纸化学品、塑料化学品、建筑涂料、家居洗涤用品、种子种苗、花卉等；从事资材贸易、植物转基因、旅游观光、专业运输、仓储、物流配送和交易服务等业务。浙江传化集团有

2、限公司组织结构图如下：从1999年起，传化集团、浙江传化股份有限公司、杭州传化花王有限公司、浙江传化物流基地有限公司先后开始使用用友U8财务业务一体化管理软件。本方案是以精细化工为主营业务的浙江传化股份有限公司采用用友U8财务业务一体化软件的实施方案。浙江传化股份有限公司（以下简称传化股份）创建于1988年，前身是杭州传化化学制品有限公司，致力于纺织助剂的研究、开发和应用，从前处理剂开始，到各种染色助剂、后整理剂、防水剂系列，以及化纤油剂、纺织印染用增白剂系列和皮革化学品，共七大系列一百几十种产品，形成了较为齐全的纺织印染助剂体系。经过十多年的艰苦创业和奋力拼搏，公司现已成为国内印染助剂行业的

3、龙头企业，公司在科研开发实力和生产能力与规模上也都已稳居国内之首。传化股份的组织结构图如下所示：传化股份在1991年已经实现财会电算化，而业务处理一直处于手工状态。随着企业规模的日益增长，业务量也逐渐增加，手工处理方式带来的各种弊端开始暴露出来，侵蚀着企业的收益，阻碍了先进管理方法的运用。1998年传化股份开始制定新的战略目标:将企业管理与计算机技术、网络技术、数据处理技术相结合，将当代高新技术应用于业务流程管理与控制中，建立包括采购、库存、销售、财务管理和控制为一体的管理系统。为了实现这一目标传化股份与国内最大的管理软件公司之一用友软件股份公司合作，实施了强强联合的战术：管理系统采用用友U8

4、ERP通用软件，解决企业大部分管理问题；对于企业特殊的业务处理模块采取定制开发来实现，并保证ERP体系基层数据的正确性和连贯性；对于未来新增设的业务部门，原系统已经为扩展功能预留了相应的接口，为企业完全达到协调统一的集成化提供支持。这样既满足了企业的管理模式高标准的定位，又保障了企业的即得利益，实现企业的平稳过度和持续发展。二、项目实施范围及总体流程框架1实施范围软件启用模块用友U8ERP软件 供应链：采购管理、销售管理、库存管理、存货核算 财务系统：总帐、应收/应付、工资、固定资产、报表2总体流程框架模块流程图 采购订单 销售管理库存管理采购管理 销售出库单采购入库单 采购 发票 出入 库单

5、据 销售 发票存货核算应付系统应收系统 凭 证总帐 应付款凭证 应收款凭证 固定资产工资系统工资凭证 折旧凭证业务流程图销售部仓管部采购部供应商管理入库情况采购订单销售计划客户管理现存量销售订单采购发票物委外加工流采购执行销售执行信用管理质量控制库存管理暂估成本核算存货核算成本分析财务部工资核算资金固定资产流账务核算项目成本管理UFO报表说明 用友U8ERP管理软件主要是以软件模块流程为依据，针对以上四大职能部门的管理（技术中心设计的BOM管理体现在仓管部）：1） 采购部门对供应商进行统一管理，对采购物资的最高进价实行限额控制，采购人员在与供应商签订采购合同后，在系统中以采购订单形式录入，供应

6、商货物送来后，由采购人员填制采购入库单和采购发票、运费发票，系统自动将入库单传递至库存系统等待审核，传递至存货核算系统等待记账核算采购成本，与入库单进行结算后的采购发票传递至应付系统形成应付账款。2） 销售部门对客户进行统一管理，对各客户的信用额进行控制，销售人员在与客户签订销售合同后，以销售订单形式录入系统，发货时由销售人员填写发货单和销售发票，发货单审核后系统自动生成销售出库单并传递至库存系统等待审核，审核后的销售发票传递至存货核算系统等待记账核算销售成本，同时传递至应收系统形成应收账款。3） 库存系统通过对存货的收发存业务处理，及时动态掌握各种库存存货信息。录入产成品入库单、其他入库单、

7、调拨单、其他出库单，加上采购系统传来的采购入库单，销售系统传来的销售出库单，对以上所有出、入库单进行审核。4） 存货核算系统对所有其他系统传递来的单据进行记账，登录存货总账与明细账，并对没有执行过结算的采购入库单进行暂估处理，将所有不同出入库性质的单据汇总分别生成费用凭证、成本凭证传递至总账。5） 应收应付系统对销售、采购系统传来的销售发票、采购发票进行制单生成应收款、应付款凭证。6） 总账对存货核算系统和应收应付系统传递来的凭证进行审核记账，并且进行其他类型凭证的填制、审核、记账等财务处理。7） UFO报表通过取数公式从数据库中挖掘数据，自由定义各种财务报表、项目收入成本表、管理汇总表、统计

8、分析表。3系统结帐流程结总帐结固定资产帐结工资系统帐结 理应 系收 统应 帐付管结存货核算帐结库存管理帐结采购管理帐 结销售管理帐三、业务解决方案1采购业务解决方案（1）签订采购订单业务编号PU-001业务名称采购订单管理业务流程简述采购人员根据销售计划及销售订单汇总需求，统一分解成生产计划，下达采购订单，订单送达生产厂家（供应商），由厂家安排生产。流程适用范围所有存货订购相关岗位及权限岗位系统操作权限采购录入并审核采购订单、关闭采购订单录入、审核、关闭具体工作流程描述相关部门或岗位 1 采购部门汇总销售部门的销售计划及客户订单的需求；2 根据总需求分解生产计划；3 将生产计划下达各生产厂家，

9、确认后，由采购人员录入采购订单并审核；4 生产完工时，仓管人员根据采购订单收货入库；5 采购人员可随时查询各生产厂家（供应商）订单执行情况；6 采购人员对于已经执行完毕的采购订单（或不能执行的订单）进行关闭；根据生产计划安排生产生产厂家（供应商）结束关闭采购订单审核采购订单录入采购订单汇总需求分解生产计划开始采购部门完工入库仓库 （2）采购入库业务编号PU-002业务名称采购入库业务流程简述描述采购部门根据需要进行货物采购，在货物到达后，办理质检手续，合格品办理入库的过程。流程适用范围所有采购的货物相关岗位及权限岗位系统操作权限统计录入采购入库单采购-录入、查询库管查询审核入库单库存-查询开始

10、采购订单货物采购收货到货通知单质量检测质检单合格？在系统中填制入库单退货流程入库确认办理入库结束具体工作流程描述相关部门或岗位具体描述采购部门质检部门仓储部门 NY1、 采购部门按照采购订单进行货物的采购；2、 对收到的货物进行清点；3、 货物送交质检部门进行质量检验；4、 检验完毕后，填写质检单；5、 依据质检单的内容在系统中录入采购入库单；6、 库管员清点入库货物；7、 查询入库单，确认数量一致后，进行审核；（3）采购结算业务编号PU-003业务名称采购结算业务业务流程简述月末，与生产厂家（供应商）对帐一致后，将入库单和采购发票进行结算，确认采购成本、应付帐款。流程适用范围所有的采购业务相

11、关岗位及权限岗位系统操作权限财务录入采购发票、进行采购结算发票录入、审核、结算具体工作流程描述相关部门或岗位具体描述生产厂家（供应商）仓库财务安排生产录入采购入库单完工入库结束确认采购成本、应付帐款开始进行采购结算录入采购发票月末对帐1月末，财务人员根据各仓库销售出库情况和各生产厂家（供应商）进行对帐；2对帐一致后，财务人员根据采购入库单拷贝生成采购发票；3将采购发票与采购入库单进行结算，确认采购成本；4若采购发票与入库单数量不一致时，系统支持部分结算；5财务人员可随时查询存货结算情况及综合统计表；（4）应付款业务方案业务编号AP-001业务名称应付款业务业务流程简述采购部采购，下发订单，供应

12、商发货开票，物资部收票验货，库房验货入库，财务部审核票单，付款核销应付账款。流程适用范围采购原材料形成的应付账款相关岗位及权限岗位系统操作权限采购部填制采购订单、采购发票采购录入、查询库房开入库单、打印、记账库存录入、查询、记账财务部审核、结算应付-录入付款单、结算审核票单开始供应商开票发货录采购发票验货入库开入库单填制应付凭证付款结算现付填制付款凭证结束验收货单申请付款填入库凭证具体工作流程描述相关部门或岗位具体描述采购部财务部库房1、 采购部门下发采购订单给供应商；2、 供应商依据采购订单发货；3、 采购部门验收货票，填制采购发票，并申请付款；4、 库房验货入库，开具采购入库单；5、 财务

13、部根据采购部的采购发票形成应付账款；6、 财务部根据采购部的付款申请，填制付款单，核销应付账款；7、 如为现付业务，财务部门根据采购部的付款申请填制付款单；备注：在应付业务过程中，如发生预付冲应付，应付冲应收，则通过系统中转账来处理）。2销售业务解决方案（1）普通销售业务业务编号SA-001业务名称普通销售业务业务流程简述销售内勤根据客户需求录入销售订单，传真给生产厂家，由生产厂家填写发货清单组织发货。流程适用范围扑克销售相关岗位及权限岗位系统操作权限销售录入并审核销售订单、录入发货单销售订单/发货单录入、销售订单审核财务审核发货单发货单审核具体工作流程描述相关部门或岗位具体描述销售部门财务部

14、门仓库录入发货单审核销售订单录入销售订单开始登记客户需求查询库存审核发货单发货单传真到生产厂家结束组织发货1 客户汇款，下销售订单；2 销售内勤登记客户需求，查询库存；3 销售内勤录入销售订单并审核；4 销售内勤根据发货清单拷贝销售订单生成销售出库单，赠品单项列示，若该发货单属计算折扣范围内的，在单据表头进行反映，录入运费金额冲减应收款；5 财务人员审核发货单金额，确认客户信用额度；6 将审核后的发货单传真到生产厂家并安排运输公司进行提货；7 生产厂家接到传真件组织发货；8 运输公司提货；10销售内勤及财务人员可随时查询销售订单执行情况；（2）销售退回业务业务编号SA-002业务名称销售退回业

15、务业务流程简述客户提出退货申请，业务员确认后，办理退货手续。若由于质量问题所引起的退货要追究生产厂家的责任。流程适用范围铺底资金收回或者由于质量问题引起的退货相关岗位及权限岗位系统操作权限销售录入退货单录入财务审核退货单审核具体工作流程描述相关部门或岗位具体描述销售部门财务部门仓库录入退货单客户提出申请，销售人员确认开始审核退货单 铺底退回根据退货单清点入库追究厂家生产责任质量问题结束1 客户提出退货申请，一般退货有两种情况：一种是铺底金额的收回；一种是由于质量问题引起的退货；2 销售人员对自己辖区内的退货申请进行确认；3 销售内勤在确认的基础上录入退货单；4 财务人员审核退货单确认退货金额；

16、5 若是铺底金额回收，仓管人员根据退货单品名规格进行清点入库；若是质量问题除入库外还需追究厂家的生产责任；6 销售人员和财务人员可随时查询各仓库、各存货的退货情况；（3）销售开票业务业务编号SA-003业务名称销售开票业务业务流程简述月末，与客户对帐一致后，录入销售发票，审核后形成应收帐款。流程适用范围普通销售/退货业务相关岗位及权限岗位系统操作权限财务录入销售发票、审核销售发票录入/审核销售发票具体工作流程描述相关部门或岗位具体描述仓库财务部门根据发货单组织发货结束确认应收帐款审核销售发票录入销售发票月末对帐开始1 月末，财务人员和各客户对帐，确认应收帐款；2 对帐一致后，财务人员在销售系统

17、中拷贝发货单生成销售发票；3 财务人员审核销售发票及扣减货款的运费代垫费用单；4 若当月存在销售退回或铺底资金收回的业务，则在系统中拷贝退货单生成红字销售发票，审核后冲减应收帐款；5 销售人员可查询销售计划执行情况并对数据进行分析，系统提供销售增长分析、销售结构分析、货物流向分析等报表。（4）应收款业务方案业务编号AR-001业务名称应收款业务业务流程简述客户购货，销售部开票，库房开出库单发货，财务部审核票单，收款核销应收账款。流程适用范围销售产品、原材料及劳务形成的应收账款相关岗位及权限岗位系统操作权限销售部开销售发票销售录入、查询库房开出库单、打印库存录入、查询、记账财务部审核、结算应收-

18、录入收款单、结算具体工作流程描述相关部门或岗位具体描述销售部财务部库房开始客户购货开票发货开出库单审核票单填制应收凭证收款结算现收填制收款凭证验单发货填制出库凭证结束客户付款1 客户来企业购货，销售部根据客户的要求开销售发票；2财务部审核销售部的销售发票，填制应收凭证，形成应收账款；3 财务部收到客户的货款后，填制收款单，收款结算，核销应收账款；4 客户凭销售发票去库房，库房开出库单验单发货。同时填出库凭证；5 如为现收业务，则不必填应收凭证，收款后，直接填制收款凭证。备注：在应收业务过程中，发生预收冲应收，应收冲应付业务，则通过转账来处理3库房业务解决方案（1）产成品入库方案业务编号ST-0

19、01业务名称产品完工入库业务流程简述成品车间将质量检测合格后运送到仓库，库管员清点入库数量并办理入库手续。流程适用范围产成品、半产品相关岗位及权限岗位系统操作权限库管录入产品入库单库存-录入、查询主管查询统计产品入库库存-查询统计具体工作流程描述相关部门或岗位具体描述罐装车间库房财务部开始产品完工装车入库接收产品在系统中填制产品入库单留存统计结束计算并确认产品入库成本产品入库单查询统计登帐并制凭证1. 生产车间成品加工完毕，经检验合格后，将成品送至库房；2. 库房接收产品，并进行清点；3. 在系统中按照所收品种和数量填制产品入库单；4. 打印入库单，返回车间进行备查和统计；5. 财务部在系统中

20、对产品入库的成本进行核算；6. 在系统中记帐并制单生成凭证。（2）材料领用业务方案业务编号ST-002业务名称材料领用业务流程简述生产车间将计划报送生产处，生产处根据生产计划进行平衡审批，然后领料车间凭单到库房领取原材料，库房进行记录，财务记帐制单。流程适用范围所有原材料相关岗位及权限岗位系统操作权限库管查现存、录单据、确认出库主管查询具体工作流程描述相关部门或岗位具体描述生产部生产车间库房财务部开始提出领料申请申请单审批通过在系统中录入单据打印单据并发货单据记帐计算出库成本登帐并制单结束超现存领料单备查统计报警单安排采购YN1、 车间根据生产提出领料需求，填写申请单；2、 生产处对领料申请单

21、进行平衡审批；3、 申请通过后，车间人员到库房办理材料领用；4、 库管员根据申请批准单将领料内容录入到系统中，如果有超现存报警，则通知生产处；5、6、 打印领料单并发货；7、 财务人员在系统中对单据进行记帐处理，自动计算出库成本；8、 制单生成凭证。（3）仓库盘点业务方案业务编号ST-003业务名称仓库盘点业务流程简述财务部提出盘点要求，对各个库房进行清点，并与帐面登记数量进行比较，对差异进行相应处理。流程适用范围所有仓库存货相关岗位及权限岗位系统操作权限库管打单、录入盘点结果财务查询盘点差异、过帐具体工作流程描述相关部门或岗位具体描述财务部库房开始财务要求盘点根据要求打印空白盘点单组织人员进

22、行实物盘点库管员将盘点结果录入系统主管查询盘点结果并记帐财务人员将盘点结果过帐盘点报告结束1、 财务部门根据要求向库房发出盘点通知；2、 库房依据要求在系统中打印出需要盘点存货的空白盘点表；3、 组织相关人员根据盘点清单进行实物盘点，并填写数量如实反映实际情况；4、 库管员将盘点结果录入到系统中；5、 系统自动计算盘点结果，主管人员核查，经领导同意后进行记帐处理自动形成相应的单据调整库存；6、 财务人员在系统中对盘点结果登帐调整帐面数并填制凭证。4存货核算业务解决方案（1）暂估业务方案业务编号IA_001业务名称材料暂估处理业务流程简述入库单到而发票未到，月末对入库货物进行暂估处理，下月发票到

23、，再回冲，以实际成本登帐。流程适用范围所有原材料相关岗位及权限岗位系统操作权限物资部录入采购入库单、采购发票库房单据审核财务部门采购稽核、暂估入库、暂估处理在系统中以暂估成本登帐并制凭证暂估入库录入采购发票开始结束对没有结算的入库单填写暂估单价录入入库单审核入库单采购发票在系统中对暂估入库单和发票进行采购结算进行暂估入库成本处理生成相应的红字回冲单和兰字回冲单制单生成凭证并过帐具体工作流程描述相关部门或岗位具体描述物资部库房财务部1、 月末财务部对于货到而发票没有到的采购业务，以参考成本来填写入库单的单价和成本；2、 按照此暂估单价进行记帐处理，并制单生成暂估凭证。3、 发票收到后，由物资部将

24、采购发票录入。4、 财务人员选择发票和入库单进行稽核结算。5、 在系统中进行暂估入库成本处理，形成红字回冲单，回冲已暂估入库成本，同时还形成兰字回冲单，将实际成本登帐。6、 将红字、兰字单制单生成凭证，进行过帐。（2）出入库调整业务方案业务编号IA_002业务名称调整业务处理业务流程简述出、入库单记账后，财务发现价格有误，对出、入库单的单价进行调整。流程适用范围（原材料、产成品）数量、单价的调整相关岗位及权限岗位系统操作权限财务对帐，录入调整单录入、审核、查询具体工作流程描述相关部门或岗位具体描述采购部财务部门录入调整单调整帐面金额过帐并制单生成凭证开始结束对帐出现不平情况采购费用发票材料费已

25、过帐？采购入库处理流程NY1、 财务人员期末进行对帐，发现出现不平情况；2、 在系统中录入调整单，调整帐面金额；3、 过帐，制单并生成凭证调整相应的帐面金额；4、 物资部门传递采购费用发票，该笔采购业务已经登帐处理完毕，则在系统中按照费用发票的金额录入调整单，过帐制单生成凭证，将此笔费用加入到该笔采购业务中。5财务核算解决方案（1）总帐财务核算业务编号GL-001业务名称总帐处理流程业务流程简述财务人员根据原始单据填制凭证，进行审核、记帐流程适用范围凭证处理相关岗位及权限岗位系统操作权限财务填制凭证、审核、记帐、结帐具体工作流程描述相关部门或岗位具体描述财务部门结束查帐结帐转帐凭证记帐其他系统

26、传入审核凭证填制凭证开始1 应收系统形成的应收款、收款凭证，应付系统形成的应付款、付款凭证，存货核算系统形成的成本费用类凭证、工资系统形成的工资分摊及计提类凭证全部传递到总帐；2 办公费用、财务费用等凭证直接在总帐系统中录入；3 所有凭证审核后即可记帐；4 月末，根据定义的转帐公式，系统自动进行转帐；5 系统结帐；6 系统提供方便灵活的查帐功能及丰富的辅助管理功能；四、主要基础信息1创建帐套信息表项目内容1帐套号0012单位名称浙江传化股份有限公司3帐套存放路径4启用日期19907015单位名称传化股份6单位简称传化股份7单位地址杭州萧山经济技术开发区8法人代表徐冠巨9联系电话82602688

27、10税号11记帐本位币人民币12企业类型工业13行业性质新会计制度14帐套主管15存货是否分类是16供应商是否分类是17客户是否分类是18是否有外币核算否19科目编码级次4-2-2-2-220客户权限组分类级次系统默认21客户分类级次1-2-322部门编码级次1-2-323地区分类编码级次1-2-324存货权限组级次系统默认25存货分类编码级次1-2-326货位编码级次系统默认27收发类别编码级次1-2-228结算方式编码级次1-229供应商权限组分类级次系统默认30供应商分类编码级次系统默认31存货数量小数位232存货单价小数位233开票数量小数位234件数小数位035换算率小数位036税率

28、小数位22 客户分类客户分类编码客户分类名称01浙江地区01001杭州、萧山片01002绍兴、诸暨片01003宁波、慈溪片01999浙余地区02苏沪地区02001吴江地区02002无锡地区02003常熟地区02004上海地区02999苏余地区03南方地区03001福建地区03002广东地区03999南余地区04北方地区04001山东地区04002河北地区04003河南地区04004京津地区04999北余地区99其他地区99999其余地区3 供应商分类供应商分类编码供应商分类名称01浙江地区0101杭州地区0102萧山地区0103绍兴地区0104宁波地区0199浙余地区02江苏地区0201南京地区0299苏余地区03上海地区0301上海地区97预付账款98其他应付款99其余地区9999其余地区4 存货分类存货分类编码存货分类名称01产成品0101前处理剂系列0102增白剂系列0103染色助剂系列0104后整理剂系列0105涂层助剂系列0106防水剂系列0107化纤油系列0108皮革助剂0199其他系列类02半成品03原料0300原料库存余额0301液体0302粉剂0303试剂03