展览项目经理管理

1、 展览项目经理-工作职责：1、 独立完成项目的沟通、资料收集整理等相关工作2、 根据客户要求与设计部沟通设计方案3、 依照设计与工程部沟通制作与相关工作4、 在展馆现场跟踪服务，监督工程制作质量与效果，按客户要求协调各项工作5、 熟悉展示材料和装潢材料，了解展示和展览工艺和材料结构6、 依据设计图纸作出项目报价，待客户确认后完成与工程部的接洽-任职资格1、 限女性，2人2、 自信、沟通能力强，形象良好，气质佳3、 熟悉展会相关工作流程4、 有无从业经历不重要谈展览项目管理中应考虑借鉴的几个工具以展览项目管理为展览运营的基础，通过不断借鉴各方面的管理经验和工具，提升展览项目运作的水平和能力是展览

2、业界需要不断努力的过程，也是展览业不断发展、壮大的基石。 展览项目管理就是将各种相关知识、技能、手段和技术应用于展览项目的管理活动中，以达到展览会的要求，实现展览会的目的。展览项目管理是一个综合性的业务过程，包括项目策划、启动、规划、实施、监控和收尾总结等项目管理过程。 完整的展览项目管理容可以分为：项目围管理、项目时间管理、项目费用管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目沟通管理、项目风险管理、项目招投标管理、项目监督与收尾（总结、反馈）管理等等。 展览项目管理具有以下三个特点： 1、 独特性：每个展览项目的容、达到的目的等等不尽一样，即使同一个主题的展览项目，在重复举办的运作和管理过程中

3、，其特点也是不一样的； 2、 时间性：任何展览项目在启动、规划、实施、监控和收尾过程中，都伴随着严格的时间管理；展览会开幕之时，也就是项目成功与否的集中体现之时，因此，时间性的特点将使得展览项目在展览开幕后，无法对前期的失误和过程予以补救。 3、 重复性和逐步完善的特点。展览项目每年重复举办，展览项目管理的许多过程都具有一定的重复性质，因此，展览项目的质量可以在不断总结以往项目的基础上，在项目整个项目长远生命期中可以得到逐步完善。 展览项目的运作由若干细节和目标组成，这些目标的实现取决于项目的复杂程度、风险、大小、时间限制、项目团队的经验、资源的多少、历史信息的多少、各个组织部门对项目管理的熟

4、练程度等等，因此展览项目管理要求管理团队必须具备以下素质： 1、 遵守“职业道德”，遵守“职业行为规”。展览项目的管理团队，其组织文化与作风对展览项目的影响至关重要。组织文化包括共同的价值观、规、信念、期望、工作方针和办事程序、工作道德、工作时间等等：比如一个进取心较强或具有开拓精神的团队往往可以促进项目的良好运作；一个等级界限分明的组织，作风官僚、专横的领导可以使项目团队和运作受到消极影响； 2、 项目管理团队对项目背景的理解、研究是项目成功运作的关键。管理团队对项目背景理解的越多、越透彻，就可以更具体和更好的进行展览项目的运作和管理。否则，会对项目的目标、结果造成一定的负面影响。管理团队应

5、综合考虑的背景情况有：展览项目所处的文化、社会、国际、政治和自然环境以与这些环境之间的关系；文化与社会环境涉与经济、人口、教育、道德、种族、状况等等； 国际与政治环境需要熟悉相应的国际、国家、地区形势和当地的法律习惯、商务习俗，以与影响展览项目的政治气候等等；总之，对项目背景的充分理解和研究对项目本身的成功运作起到至关重要的作用。 3、 项目管理团队应具备项目管理知识体系与技能，如展览专业应用领域知识、标准、规章制度，基本的外语知识、组织能力等等； 4、 项目管理团队需要掌握和处理好人际关系的沟通技能：具备在国、国外能够有效沟通、交流的能力；能够对相关组织和部门施加影响以取得领导支持的能力；作

6、为项目管理的领导还需要具有构建远景和战略，激励下属团队实现目标的能力；掌握谈判与冲突管理的能力：与有关展览相关人与单位商讨、取得一致或达成协议的能力；解决问题的能力：即识别、分析、解决问题和与时做出决定的能力。 在展览项目管理中需要注意的几个方面： 一、时间管理中应注意实施工作日程均衡化。时间管理在整个展览项目管理中的作用非常突出。时间管理的容包括：项目活动的定义、项目活动排序、项目活动所需的资源估算、项目负责人对该项目活动的背景理解和熟悉程度，为完成项目活动所必须付出的工作量、行政审批所需的时间、须投入的资源数量，以与为完成该计划所需的工作时间、项目的进度表、项目进度的监督、控制，等等；工作

7、日程均衡化的概念来自日本丰田的精益生产理论，该理论强调价值流程以杜绝不能创造价值的活动为目的，以最少的资源投入创造最大的价值。实施工作日程均衡化的时间管理概念，目的是提高工作效率，杜绝浪费。 在展览会（出国展览会或在华展览会）项目管理中，展览的业务细节和工作项目繁多，一个完整的展览会工作流程涉与到客户关系管理、场馆销售、展览设计、施工、展览品运输、报关、商检，参展人员的后勤工作、展览会的宣传广告、展后的评估与信息反馈等等，同时，展览会规模各不一样，尤其像世界博览会的运作，工作细节繁琐、沟通的渠道之多，堪称一项系统工程，因此，对投入的工时、人力、物力、工作日程非常有必要予以合理安排，细化并按照工

8、作进程均衡的落实在每个工作阶段。否则，如果组织工作的不力、工作日程均衡化落实不好，造成临近展览开幕时工作量、人员、经费投入的突然增加，将产生许多工作失误，造成人力、物力的浪费。 相对于生产领域的均衡化工作流程，展览项目管理中引入均衡化管理具备了很多相对优越的条件，比如，展览工作的目标是可以预期的，没有生产领域中货物库存积压的风险等等。因此，展览组织者不仅可以对筹展人员的架构形式予以均衡化的管理，还要对展览筹备的容、工作流程进行均衡化管理，如对参展者的需求与处理时间、完成每个工作阶段的时间、完成服务的标准都可以依照既定的目标予以均衡化安排。 二、提高效率，减少浪费。相对于生产领域，在很多情况下，

9、展览组织方面的浪费情况比生产领域更甚，如由于沟通不畅造成的浪费、时间的浪费、各类文件、请示报告太多，请示报告的周转时间过长，决策失误造成的浪费等等普遍存在。因此，在展览项目管理中，为提高工作效率，杜绝展览工作流程中不能创造价值的活动，减少浪费，我们可以考虑借鉴的以下几个工具： 1、 合理掌握授权制度。明确职责，建立授权围，剔除强制性官僚主义，即不必要的行政工作和文书，鼓励采取对员工的有效授权制度，减少沟通层级和书面汇报； 2、 简介的语言:忌浮夸、庸长、华而不实的行文； 3、 剔除工作流程中不同阶段的重复性工作； 4、 增值评估，分析、解决在工作流程中哪些是增值作业，哪些是不能增值的作业； 5

10、、 标准化、专业化、简单化。详细的标准化与培训和教育，保持员工的竞争力；简化、降低工作流程复杂程度，减少工作流程周期时间； 6、 建立错误预防机制； 7、 有效升级:在现有工作环境的基础上，挖掘、有效利用和提升设备和工作环境，改进整体的工作绩效； 8、 处理好合作部门的关系，业务流程的绩效依赖于各部门的合作，如果合作部门的工作流程和绩效没有改进，那么整体的工组绩效也不会改进； 三、借鉴视觉管理，如“看板制度”、“5S工作制度”等。 展览项目的运作在很多情况下是项目经理负责制，同时，随着个人电脑的普遍使用，以与我们习惯凭经验管理项目的运作方式，往往使得展览组织者在沟通、运作、知识共享、自觉纠错机

11、制、上级监督等方面受到一定程度的负面影响。 由于人的工作是靠视觉、触觉、听觉为导向，复杂的工作细节不可能仅靠记忆与以往的工作经验就能够完成所有工作，因此要学习运用视觉管理，如“看板制度”，使领导和工作人员能够看到、感觉到工作标准、工作流程、工作进度，促进沟通，与时解决流程中出现的问题。 运用视觉管理制度要做到管理容和管理形式的统一， 即视觉管理和人员管理相辅相成，一套设计完善的视觉管理系统有助于提高工作效率，减少瑕疵与错误，促进沟通，改善安全性，降低成本。视觉管理的容有“5S”方法： 1、 Sort整理：整理分类各种文档、资料、文件； 2、 Straighten条理：所有项目都井然有序、整洁、

12、易找；文档整理的条理性反映出信息整理和归纳的能力。 3、 Shine 整洁：干净的工作场所，不仅是一种工作面貌的展示，而且整洁的流程往往提供了一种检验机制，使工作过程中出现的问题现露出来； 4、 Standardize 制定规和标准，使得上述前3个S的制度与程序得到维持与监督； 5、 Sustain 维持： 维持一个稳定的工作流程和程序是一种持续改进的过程。 四、展览工作流程的持续改造。展览项目的管理中，提高展览项目管理质量，提高效率，降低成本，提高顾客满意度是展览业务流程改造的主要目的。展览业务流程的改进是否有效，主要通过检验工作流程的效果、流程的效率、流程的循环时间、处理时间与周期时间、成

13、本是否降低以与适应性等目标实现的： 效率：效率是否比工作流程改进前得到提高； 效果：业务流程的改进在多大程度上提升了展览会的绩效，满足了客户的需求和期望； 适应性：业务流程的改进能否适应将来展览形势的发展、可持续发展的要求、客户对展览会业务的不断期望和客户特殊要求的灵活性。 展览管理的工作流程改进不是简单地将各个展览业务流程分成独立的作业，然后再优化这些独立的作业，这样流程的整体运作不会达到其应有的水平，而必须是综合的、持续的优化过程； 同时，定期的反省制度，对整个展览项目管理工作不断地进行分析、总结、反馈，是达到持续改进的保证。 五、慎重对待信息技术的使用。IT 新技术,尤其是办公自动化技术

14、，必须使用可靠的、经过充分测试的技术，必须符合展览项目管理的实际情况，同时，新技术必须支持展览项目管理团队积极性、业务流程与价值观。因为毕竟是项目管理团队来执行工作，信息技术的使用是为了支持人员与展览工作流程。另外，必须慎重考虑投入的资金是否真正带来效率，追逐时髦或搞形式主义，或把提高办公效率的希望单纯寄托在IT技术的使用上，在实际工作中都可能给整个业务工作流程带来危害。花巨资投入信息技术而最后却影响工作效率的例子屡见不鲜。 对很多展览公司来说，使用新技术要考虑到可靠性、稳定性、与扩展性，在业务流程中如果不可靠或难以标准化、简单化，将会危害到工作流程的正常发挥。 此外，对新技术特别是办公自动化

15、技术的使用，一定要根据各展览单位的实际情况，实事，切忌追赶时髦，片面强调新技术对展览业务本身的促进作用而忽略了提高自身的竞争力。 六、展览项目管理要积极借鉴其他行业的管理工具。管理从宏观上讲是一门科学，从微观具体实践上讲，它又是一种更具有实际意义的工具。当然，管理工具具有适用性和差异性，但在很多情况下更多的是要看到它的共性和借鉴意义。许多管理工具尽管应用的行业不同，但因为他们在业务流程的应用上具有一定的普遍性，因此也可以提供有意义的参考，比如6西格玛(Sigma)全面质量管理概念、戴明循环Deming Cycle的PDCA，等等，他们既可以运用于生产领域，也可以为服务业所借鉴，当然也可以为展览项目管理所借鉴。对管理工具的研究，也是衡量一个行业成熟与否的重要标志。目前中国展览业界在宏观理论的研究取得了