财务管理实施细则

1、冠元科技发展有限公司财务管理细则（讨论稿）2008年6月目 录第一章说明2第二章财务人员设置及职责2第三章财务人员工作规范3第四章报销管理细则4第五章发票管理细则9第六章固定资产管理细则10第七章无形资产管理细则11第八章采购与存货管理细则12第九章合同与应收账款的管理细则13第十章预算编制与管理细则14第十一章股东报表报送制度细则16第一章 说明1. 为规范公司财务工作的管理，保证公司的正常运作，做到精打细算、低成本运营、科学管理、建立完善的审批机制和监督机制。保证董事会及时、准确掌握公司实际运营情况并提出指导，以保障公司各体系的高效、准确运转，特制定以下规定作为公司财务运作的准则以资共同遵

2、守执行。2. 本制度适用于本公司及下属所有机构所有关于财务的管理规定。 3. 会计核算应以本公司及下属机构各部门发生的各项经济业务为对象，记录和反映机构本身的各项经营活动。 4. 会计核算应以公司持续、正常的经营活动为前提；会计核算应当划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表，会计期间分为年度、半年度、季度和月度；本公司按照中国会计准则下的会计报表的会计年度为公历年度（自1月1日12月31日），即每月的结账日期为每月末的最后一天，每年的结账日期为每年的12月31日。 5. 会计核算以人民币为记账本位币，业务收支有外币的，应折算为人民币反映和核算。 6. 会计记账采用借贷记账法。 7. 会计记录

3、的文字应当使用中文。 8. 本制度经公司负责人审核批准后于2008年7月1日起开始实施，如有修改、补充，以公司负责人签字批准、盖章为准。第二章 财务人员设置及职责1、 公司财务部人员的人事任免由董事会任免，财务人员按规范实施作业，并就其日常工作向总经理负责；2、 公司财务人员设置如下：财务经理一人、会计一人、出纳一人；3、 财务部门日常工作应包括公司财务行为的指导、监督与控制；帐务处理、经营核算、成本控制、申报纳税；相关报表编制、申报以及公司资金的筹划与管理等事务。部门各员应遵照董事会要求和公司的有关规定管理、调配、审核、监督公司每一笔资金的收支；保管好一切现金、有价票据、财务图章、单据凭证、

4、对外合同等其他财务资料；将公司经营过程中所发生的一切财务情况通过账面账簿如实的记录反映出来，并做好每月、半年度及年度报表；4、 财务经理应严格遵守和执行公司的各项财务制度，配合实施董事会及公司领导有关财务事项的决定；管理好财务部的人、事、财、钱、物。按公司规定的财务审批权限，做好财务审核工作，代表财务部协调与公司其它部门之间的工作；配合公司组织实施管理公司的各项工作；每月26日组织财务工作汇总，并于次月5日之前向董事会呈报各项财务报表，每月10日向董事会汇报上月财务运营情况及下月财务计划。5、 会计在财务经理领导下，严格遵守和执行公司的各项财务制度，如实做好公司帐务工作；对公司的所有资产包括钱

5、、财、物进行有效的管理；负责监督出纳人员现金及有价票据的进、出、存。6、 出纳在财务经理的领导下，严格遵守和执行公司的各项财务制度，管理好公司资金的进、出、存；及时追讨欠款，对资金的流量要做到日清、月结、年报；严禁白条抵库、违规私借、挪用公款；每一笔款项的收支必须要做到有理、有凭、有据；7、 所有财务人员须无条件接受董事会及主管领导对账目不定期的检查。第三章 财务人员工作规范1、 财务经理工作规范：1） 协助公司领导制定财务预算；2） 每月26日与出纳办理当月结账手续；3） 每月5日之前向董事会呈报各项财务报表；4） 管理监督并协调与公司其它各部门的财务相关事宜；5） 按月向董事会汇报财务收支

6、及相关资金筹划计划。6） 核签、编制会计凭证，整理保管财务会计档案，保证会计核算流程正常运转；7） 登记保管各种明细账、总分类账；负责指导出纳人员的事务性工作，并负责公司纳税申报工作；8） 具体执行资金预算及控制预算内的经费支出，管理往来账、应收、应付款、固定资产、无形资产，每月计提核算税金、费用、折旧等费用项目。2、 出纳日常收支管理制度：1） 严格执行公司制定的收支管理制度，认真做好日常财务结算工作，坚持日清月结的出纳结账规则，保证现金财产的安全。2） 公司一切资金往来必需在规定设立的银行账户及公司现金卡里进行业务活动，所需要的印鉴由董事会规定实施管理，公司现金卡由会计及出纳共同控管。3）

7、 所取得的一切收入，不论数额大小一律存入公司开户银行或公司现金卡，不得坐支收入、边收边用（除公司允许的特殊情况外），当日库存现金不得超过5000元，以保证现金财产安全。4） 公司一切支出均必需根据公司规定的财务报销制度审核后方可给予支付；银行转账或支票支付的有关费用应由出纳报送会计及总经理签章后方可实施支付。5） 设置现金、银行存款日记账，按照业务发生的顺序逐日逐笔登记，现金的账面余额必须与库存数相符，月末银行存款的账面余额应当与银行对账单核对相符，定期移交相关原始凭证及结算单据。财务人员应根据公司制度、规定，以及各审批权限责任人审批的报告进行审核，对不准确或不完整的原始凭证应退给经办人，要求

8、其更正补充，对不合规定的原始凭证应不予受理。第四章 报销管理细则1. 为规范公司费用报销流程，保证费用监控与预算监控的有效性、合理性，准确核算每位员工及各部门的工作绩效，有效实施内部控制，特制订本规定。 2. 本规定适用于本公司及下属所有机构。 3. 报销流程图 报销人填写报销单 部门经理审批 财务经理审核总经理审批出纳支付报销人领取报销款4报销流程各环节职责 1）、报销人 Ø 保证所报销费用均属本人因公发生，不得代替他人或跨部门报销； Ø 保证业务及票据附件类型符合国家、行业相关法律、法规的规定； Ø 保证费用发生过程的真实性； Ø 报销要及时，原则上

9、当月发生的费用应于本周内进行报销，最长不应超过本月底； Ø 预算计划外支出必须符合预算管理制度的规定，由相应的公司负责人审批， 并将经批准的文件作为报销附件； Ø 依照“费用报销单填制说明”正确填写报费用报销单，粘贴票据及附件并按顺序编号，准确计算报销金额。 Ø 所有报销票据背后必须签署报销人的姓名。 2）、部门经理 Ø 审核费用的真实性（报销人报销的费用是因公务发生）； Ø 审核金额的合理性（报销金额与业务内容配比合理）； 3）、财务部经理 Ø 审核业务及附件类型是否符合国家、行业相关法律、法规的规定； Ø 审核所报销费用

10、发生过程（指竞价、招投标、合同审核要求等）符合公司相关规定；所报销内容遵循各项费用管理规定，附件及审批手续完整； Ø 审核费用是否属于预算内费用，预算外费用是否经相应公司负责人进行审批； Ø 审核发票金额是否与报销单填写金额一致； Ø 审核各项目是否按照规定填写，费用类型与金额合理性及准确性； Ø 审核费用类型逻辑推断合理；费用标准、采购价格与市场可比。 4）、总经理 Ø 审核费用的真实性（报销人报销的费用是否因公务发生）； Ø 审核金额的合理性（报销金额与业务内容是否配比合理）； Ø 审查预算指标的执行情况，是否符合预算管

11、理制度的规定。 Ø 根据本人权限对于超过相应负责人权限的预算内及预算外支出需做出逐步审批。 5）、出纳 Ø 审核报销单审批签字是否完整； Ø 按照核定金额准确支付报销款项。 5：费用报销单填制说明 1) 报销人填写所属部门、姓名、日期、大小写金额，所发生费用明细事由、说明事项在备注中填列； 2) 报销单中文字及金额不能涂改； 3) 日期栏：应按报销日期填写； 4) 内容栏：应详细注明费用发生的原因及内容，涉及多个项目时需按项目名称列明； 5) 金额栏：按原始单据的金额填写，合计大小写金额必须相符，并在小写金额前加人民币货币符号“￥”，在大写金额的空白位数中注明“

12、”； 6) 附件编号栏：按附件编写的顺序号填写； 7) 付款方式栏：划钩注明，外地办事处人员需要财务部汇款的，需提供个人的汇款信息详细资料； 8) 将原始单据整齐、均匀粘贴在A4纸（报销凭单背后）范围内； 9) 费用报销应及时，原则上当月的费用应于当月入账，差旅费借款报销必须在出差人归来6天内办完； 10) 办理经济业务应取得合法有效发票，且与所办业务一致，提供由国家或地方税务局监制的发票或财政局收据。发票上付款单位栏目要写明公司全称，不可丢、漏、错字；发票须盖有收款单位“发票专用章”或“财务专用章”，严禁以票抵票（不要此文字）； 11) 严格按照差旅费、住宿费报销标准执行，严格控制超标报销费

13、用，出差天数的计算公式为“（返回时点出发时点）/24”，取整数作为计算出差补助的基础（可否该为当日超过8小时？）； 12) 固定资产采购报销时，以采购申请单、发票、入库单第三联作为附件； 13) 业务招待费报销时，附业务招待及礼品费明细表（不要）； 14) 涉及到实物出入的业务，应有经办人和验收人签字及相关凭据。 15）说明：财务部工作人员对不符合上述要求填写费用报销单及粘贴原始单据的，一律拒绝办理。 6： 差旅费、住宿费报销标准1) 出差前必须填写出差申请报告，说明出差地点、任务、人员、计划时间、费用等，经部门负责人审核签字、总经理批准后方可成行。2) 交通及住宿上限标准：职务/级别火车船飞

14、机住宿总经理软席、软卧二等仓公务仓4星饭店副总经理及相当者软席、软卧二等仓经济仓3星饭店部门正、副经理软席、硬卧三等仓经济仓3星饭店其他人员硬席、硬卧三等仓2星饭店3) 董事受公司委托公务出差，参照相应标准执行。4) 出差补助：公司董事不享受出差补贴。5) 补助标准：每人50元/日。无职务、级别区分。6) 出差人必须在返回公司驻地后三日内呈送出差情况报告，详报出差情况，并在一周内按程序报销，不得积压。7) 说明：a) 因特殊任务可能超出上限标准者，必须事先报总经理批准。b) 凡出差目的地设有公司办事处者，应尽量在办事处食宿。c) 出席各种会议必须事先经公司批准。会议之会务费、资料费、交通费等按

15、主办单位的会议标准予以报销，但不享受出差补助。d) 相同性别二人同行的，住宿费用从高报销一人费用。e) 所有费用未经批准而超标，超标费用自负，标准以内按实报销。7：手机通讯费报销标准职务/级别报销标准备 注总经理400元/月副总经理及相当者300元/月部门经理200元/月文员50-100元/月外勤100元/月；内勤50元/月注：1） 手机通讯费均凭缴费单报销，不足标准时据实报销，超过部分自负。2） 公司将根据实际工作需要及变化情况，随时对享受补贴人员或数额作出调整。3） 公司上班时间不允许使用公司电话接打私人电话；所有公司业务尽量使用固定电话接打，不允许随意使用手机接打电话。4） 特殊情况另议

16、。8：借款1) 公司对任何人员不办理个人因私借款。2) 因公预支借款，应填写借款审批单，说明事由，由主管负责人签字同意、按报销流程审批签字后，到财务部借款。3) 所有预支借款应在借款事由完成后一周内结清。借款结清前，不予再次借款。第五章 发票管理细则1. 为了严格执行国家税务局对于发票的管理规定及公司内部管理规范，制定本制度。 2. 本制度适用于本公司及下属所有机构。 3. 本制度发票的管理是指增值税专用发票、增值税普通发票、地税服务发票的开票申请、开票审批流程的管理及原始票据的保管。 4. 发票购入的管理，每次购入的发票使用完毕后，财务部派专人去税务局购票，具体购票要求于流程以国家税务局的制

17、定的相关政策为准。 5. 开具发票的要求： Ø 增值税专用发票及普通发票的开立，均需提供相关合同和收款情况。 Ø 维护服务类发票的开立，均需按照服务合同及协议期限，分次给予开具发票（公司没有）； 6 发票开具的流程： Ø 根据经济合同性质，收款情况（以财务收款记录为准）填写相应的开票申请（开票申请在财务部领取），经部门经理审批后递交给财务部； Ø 财务部根据开票申请内容与其对应的经济合同、收款情况进行核对，核对无误后，方可开具发票。 7 当发生发票废票、退票时，财务部开票人员一定要及时做好相应的废票、退票处理。 第六章 固定资产管理细则1. 为了规范企业

18、固定资产的确认、计量和相关信息的披露，根据企业会计制度，指定本规定。 2. 固定资产是指使用寿命超过一个会计年度，为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的有形资产。主要包括房屋、建筑物、机器、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具等。 3. 预算内的固定资产的采购必须由经办人（经办部门）填写采购申请单，经部门经理审批签字后递交财务部进行审核，审核通过后由公司负责人签批，才能进行采购。 4. 预算外的大额固定资产采购，必须董事会同意，方可进行采购。 5. 固定资产的购买要求取得正规购货单位的发票及保修单(严禁使用白条或收据)，然后到行政部办理验收入库手续。 6. 企业根据需要由专

19、人（或兼职）负责固定资产的管理。购入的所有固定资产均由固定资产管理员（可兼职）办理入库和出库手续并填制“固定资产登记表”。对于计算机硬件（包括整机及配件、附件）还应由网管进行登记管理，并负责维护和检修，其他人员未经同意一律不能私自拆装公司电脑。 7. “固定资产登记表”需注明名称、编号、数量、单价、配置、购入日期、使用年限、使用人。 8. 每件固定资产都必须贴有标签，标签上必须注明名称、编号、配置、购入日期、 责任人。 9. “固定资产登记表”一式三份，财务部、固定资产管理员、使用人各存一份。若使用人因工作岗位变动或离职时，应办理好固定资产移交手续。 10. 固定资产属企业财产，责任人应爱护使

20、用，如因个人原因造成的损坏，应由当事人负责赔偿。 11. 财务负责固定资产的账务管理,并按规定提取折旧，每半年会同行政部盘点一次（6 月和 12 月）固定资产,并统一编制固定盘点表，对盘盈盘亏情况应查明原因，属于合理损耗的，报经总经理同意后作营业外支出处理，属于人为损坏或遗失的，要由责任人负责修复和赔偿。 12. 企业应根据固定资产的性质和消耗方式，合理地确认固定资产的预计使用年限和预计净残值，选择合理的固定资产折旧方法进行折旧。（根据本公司固定资产的性质和特点，固定资产按月提取折旧，折旧年限为5 年，折旧方法为平均年限法，净残值率为 5，折旧率为 95。 ）（机器设备10年，办公车辆15年，

21、办公设备5年）13. 企业应当再期末或者至少在每年年度终了，对固定资产逐步进行检查，如果由于市价持续下跌，或技术陈旧、损坏、长期闲置等原因导致其可收回金额低于账面价值的，应当将可收回金额低于其账面价值的差额作为固定资产减值准备。固定资产减值准备应按单项资产计提。 第七章 无形资产管理细则1. 为了规范无形资产的确认、计量和相关联信息的披露，根据企业会计制度，制定本制度。 2. 无形资产是指企业拥有的或者控制的没有实物形态的可辨认的非货币性资产。无形资产分为可辨认无形资产和不可辨认无形资产，其中可辨认无形资产包括专利权、非专利权、商标权、著作权、土地使用权等，不可辨认无形资产包括商誉。但企业自创

22、的商誉，以及未满足无形资产确认条件的其他项目，均不能作为无形资产。 3. 无形资产确认原则： 1） 与该无形资产有关的经济利益很可能流入企业。 2） 该无形资产的成本能够可靠地计量。 4. 无形资产应按照成本进行初始计量。 1） 外购无形资产的成本，包括购买价款、相关税费以及直接归属于该项资产达到预定用途所发生的其他支出。 2） 自行研发的无形资产，其成本包括达到预定用途前所发生的支出总额，但是对于以前期间已经费用化的支出不再调整。 3） 投资者投入无形资产的成本，应当按照投资合同或协议约定的无形资产价值确定，但合同或协议约定价值不具备公允性的除外。 5. 企业应当于取得无形资产时分析判断起使

23、用寿命，对于使用寿命有限的无形资产，应当自企业无形资产可供使用时开始进行摊销，（根据董事会决议，本公司的无形资产摊销年限为 10 年，摊销方法为直线法。对于使用寿命不确认的无形资产不应摊销。）第八章 采购与存货管理细则 1. 采购分为内部办公用品采购、固定资产采购、项目采购三种情况。2. 办公用品采购流程：由各部门根据需要提出申请报行政部，行政办事人员负责采购，并由专人管理，采购后由各部门经理签字后领用。 3. 固定资产采购方法： 1）固定资产采购，由使用部门人员填写采购申请单，经相关负责人签字审批后，由公司相关部门指定专人负责采购。 2）采购人员在采购前须将报价交提交财务部，所有报价必须货比

24、三家。财务部经理有责任负责核实价格，当发现市场更好的价格时，可以要求采购人员重新同供货商谈价格，或更换供应商。 3）固定资产采购后，由财务部负责登记固定资产，使用人员填写固定资产领用单，同时财务人员根据发票和采购申请单进行入账登记，并更新固定资产台帐。 4）特殊情况的处理：外地办事处工作人员可以由公司采购核准价格后在本地采购相关设备，并由公司相关部门人员代办有关手续。 4. 项目采购方法： 1） 公司项目采购供货方必须提供增值税专用发票，经财务部经理审核、总经理批准。 2） 项目采购流程： Ø 项目合同签订后，根据项目的进展程度通知项目采购员，由项目采购员提交采购申请单，主要项目采购

25、应按项目采购委员会方式采购（附项目采购流程）经部门经理和总经理审批后，递交给财务部。Ø 所有报价必须货比三家，财务部经理有责任核实价格，当发现市场更好的价格时，可以要求采购人员重新同供货商谈价格，或更换供应商。 3） 公司采购员在执行项目采购时需签订采购合同或协议，由部门经理签字后，提交财务部经理审核，经审核通过后再由总经理签批。 4存货管理办法 公司的存货为：库存原材料、产成品、半成品、劳保用品、低值易耗品、物料消耗品。 Ø （1）公司设立存货库房，负责进行实物保管。 Ø （2）公司设立存货管理员一名，统一负责公司的存货核算。 Ø （3）公司设置统一的

26、存货明细帐，用以核算存货的收入、发出和结余的数量明细核算。 Ø （4） 库存材料应由专人保管、验收、入库、出库等工作，对出、入库材料、物品及时登记。要合理安排原材料、产成品在仓库内的存放次序，按材料、产成品的种类、规格、等级分区堆放，不得混合乱堆，保持库区的整洁。 Ø （5） 原材料、产成品入库时，要根据购货发票及购货清单的品名、规格、数量与所入库实物核对，验收无误后，逐项填写材物料入库单。入库单一式四联，一联仓库留存，第二、三联交财务部（随购货发票报销），第四联采购部门存查。Ø 若异地采购，应根据购货合同验收无误后，填写入库单，经办人以此单办理付款手续。有质量问

27、题或其它原因需退货的，必须开具红字“入库单”。及时通知采购部门退还给客户。 Ø （6） 生产部门领用材料时，应填发材物料出库单，注明领用原材料名称、编号、品名、规格、用途，并经生产部主管签字后，方可向仓库领用原材料。仓库根据材物料出库单发料，发料数量不得超过核准的数量。 Ø （7）领料单一式三联，一联领料部门存查；二联财务记账，三联仓库留存，并以此登记存货明细账；月末编制材料入出存汇总表后交财务部。Ø （8）入库单财物联随采购报账转财务部，品管联随出库单每周转财务部。 Ø （9） 委托外单位加工的原材料和产成品，必须办理出库手续，注明委托外单位加工原材料

28、和产成品的名称、品名、规格、用途和委托加工单位的名称。加工完后的原材料和产成品验收合格后必须办理入库手续 Ø （10） 公司各部门的存货在销售过程中发生销货退回的，须办理退库手续，即部门经办人填制退库单（或红字入库单），反映退货的名称、规格、数量、单价、金额等，办理退货验收入库。 Ø （11） 公司的存货按永续盘存制进行定期盘点，仓库保管员填制盘点表，反映盘点存货的名称、规格、数量，有质量使用保证期的应注明质量使用保证期。仓库保管员须将盘点表、明细帐与财务部存货明细帐相核对，以反映存货的实际库存数，如有盘盈或盘亏，须填制库存材料盘点报告表，取得部门主管和总经理的审批，方可进

29、行结转 Ø （12） 库存材料的自然损耗，应根据本公司（部门）的具体情况规定一个合理的损耗范围。对超规定的损耗部分，则应根据具体情况进行不同的处理，若超定额损耗的材料可查出有关责任人，则应由责任人负责赔偿，属于保险责任范围内的，应向保险公司索赔。 Ø （13）公司的存货进行报废的，须履行报废手续，填制财产报废审批单，取得生产部主管和部经理的审核后。方可进行报废， Ø （14）公司各部门对外采购原材料即时足量领用的，须履行严守入库和领料的手续，为简便手续，可采用“一进一出”的方法，即同时开具验收单和领料单。月末单独编报入出存报表。 Ø （15） 公司各部门

30、的部门经理须对本部门存货的购入、领出、使用、结余退料予以认真管理，减少消耗，降低成本。 Ø （16） 公司的存货核算由财务部负责，本制度由财务部负责解释。 第九章 合同与应收账款的管理细则1、为了确保本公司权益，减少坏帐损失，特制定本准则。 2、合同的签订及保管： 公司签订的所有经济合同，必须符合国家合同法的要求，项目销售合同以销售部提供的合同范本为依据，服务合同以本公司的合同范本为依据。 1）项目销售合同签订人在合同签订后，须清楚完整填写“项目合同说明书”递交给相关负责人，再由负责人与相关部门进行成本核算后随同合同原件一同递交给财务部备案保管； 2）服务合同签订后续及时递交给财务部

31、备案保管 3）如合约中涉及到项目中介费和佣金问题，合同签订人必须办理佣金支出申请并经相关负责人签批后，财务部才与执行，否则财务部可不予执行； 4）公司指定的合同管理财务人员对签订认可的合同应做好详细的登记工作，并负有保管责任，不得丢失，不得随意复印，截留及泄露商业机密。 3、应收账款的管理： 1）财务人员对应收账款应有详细记录，包括：前期收款情况，余款收取日期，发票填列情况，签约人，责任人； 2） 财务人员应随时能提供应收账款有关详细资料，并对余款的催收有监管责任； 3）余款的催收由合同签约人负责，如合同签约人离开公司，应把所有经办余款落实清楚或转交给工作承接人方能到财务部结清，并办理相关离职

32、手续。 4、中介费及佣金支付管理规定： 1）原则上不予支付客户任何中介费及佣金。 2）如遇特殊情况需支付客户中介费及佣金时，需按以下程序办理： 合同签约人填写佣金支出申请单部门经理审核总经理审批财务审核支付。（具体注意事项以销售部指定的相关佣金政策为准） 3）支付客户中介费和佣金需遵循以下原则： 􀂋 销售价格必须符合公司规定； 􀂋 客户中介费及佣金不得超过合同额的 %。 􀂋 所有客户中介费及佣金负税必须由客户支付。(按 % 的比例) 􀂋 所有客户中介费及佣金必须按照合同说明书约定收到相应比例销售款后方能支付,严禁直接从销售款中扣除中介费及佣金。 第十章 预算编制与管理细则1原则： 本公司各部门及下属所有机构部门应当按照本公司的总体要求，制定清晰的计划行动方案，进行科学的推敲，保证利润率的实现，并遵循以下基本原则和要求： Ø 坚持效益优先原则，以经营目标为行为准绳，确保预算利润实现； Ø 坚持以收定支原则，收入超额时倡导节约，收入不足时厉行减支； Ø 以创造价值为基础，不花一分钱于无用功，致力提升股东价值； Ø 坚持积极稳健原则，加强预算开支事前控制，加强财务风险控制； Ø 坚持权责对等原则，预算负责人全权预算执行； Ø 预