ERP环境下销售与收款业务流程的内部控制

1、    销售作为企业利润和现金流量的直接源泉，其管理质量直接影响企业生存和发展。销售管理模块是ERP系统集成的重要组成部分，是处理企业与客户之间业务的接口。企业期望通过销售管理模块和功能贯彻以客户为中心的理念，优化企业销售管理流程，提高销售管理的水平。研究ERP系统下销售与收款业务的内部控制，对于ERP应用企业、开发企业具有普遍意义。本文以业务流程为线索，探讨ERP环境下销售与收款业务内部控制。ERP环境下销售与收款业务是以业务员争取到客户为触发点，经过主管人员的赊销批准，按照ERP系统设定的销售价格录入订单，依据订单到配送站仓库请求供货，在合理安排货物

2、供应后，配送站仓库主管开具出库单，发出货物给客户。以出库单为触发点，系统自动发货过账，记录分期收款发出商品，生成虚拟销售发票，在财务核算模块中分类汇总，由总部财务部门申报税金，再由销货业务部门的会计人员对虚拟发票过账，并催收货款、进账，清理应收账款。销售与收款业务流程中的主要凭证和会计记录包括客户订货单、销售单、发运凭证、销售发票、商品价目表、款项通知单、应收账款明细账、主营业务收入明细账、折扣与折让明细账、汇款通知书、现金日记账和银行存款日记账、坏账审批表、转账凭证、收款凭证等。无论在手工业务系统中，还是在基于信息技术的管理信息系统中，上述凭证和会计记录都会根据企业的具体需要设计成不同的形式

3、，或者根据需要进行合并、简化。在ERP系统中，部分凭证和记录应根据信息技术的特点进行重新设计，通过采用适合ERP系统特点的形式，简捷、高效地达成各种凭证和记录存在目的。例如，在手工会计系统中，部分内部凭证的联次设计目的，在ERP系统中可以利用信息系统的实时性，通过由拥有不同权限的人员联签一个文件记录的形式来达成。这样，既能避免凭证多联次造成的传递流程繁琐、冗长、效率低下，又能堵塞凭证多联次造成的舞弊漏洞。再如，手工会计系统的凭证连续编号控制程序，在ERP系统中被相应设计成编号授权使用范围和断号管理两项控制内容。一、接受客户订单该业务活动流程首先由客户提出订货要求，然后根据客户订货要求编制销售单

4、，最后，对销售单进行审批。对销售单中各项销售要素的审核过程是对该笔销售交易的认可过程，也是对该笔销售交易的控制过程。为了验证该业务中客户的真实性、商品价格、种类、规格的正确性以及销售商品数量的可接受性，ERP系统通常设有销售管理模块，进行销售管理和控制。销售单一般是进入销售管理系统的第一张单据，销售单审批内容包括对销售产品种类、规格、数量、单价、客户、赊销额度、信用政策等，是销售的关键内部控制环节。对销售单实施有效内部控制，可以保证销售业务的真实性、估价的正确性，也有利于保证后续数据的正确性。为确保内部控制程序的有效实施，在ERP系统环境下，应统筹考虑符合内部控制要求的职责分工；价格的制定权限

5、、客户名单的管理权限和销售单的编制权限必须分开，由具有相应授权的独立部门和人员分别执行，销售项目主管应有特别处理权；ERP系统内的价格制定和调整、客户名单的修改和增加必须附有相关批准文件；独立检查与评价中应有严格的流程管理制度和责任管理制度；应独立评价流程管理制度和责任管理制度在ERP系统环境下的执行效果。在ERP环境下，系统应内置严格的销售业务批准程序，并且这种程序可以在ERP系统定制。应内置的批准程序包括符合企业销售政策的业务批准程序和不符合企业销售政策的业务的特殊批准权限授权。符合企业销售政策的业务批准程序包括销售客户审批和销售价格政策审批。在程序的内部审核机制上，应进行严格的单据完整性

6、检查，审核项目不完整的销售单将不能流转到下一步骤；在审核销售商品的品种、规格和数量时，应充分利用ERP的集成性，调用生产制造和进销存等模块的信息，设置不合格品种、规格和数量短缺报警机制，避免给企业造成信誉和经济上的损失。二、批准赊销信用赊销信用的管理包括两部分内容，一是制定赊销额度，指根据对客户的调查，针对每个客户制定赊销额度；二是日常赊销管理，包括对销售业务赊销额度的比较和超出赊销额度的销售的特殊批准。为了降低坏账风险，应明确各部门、人员的职责分工。其一，销售业务与信用检查、信用额度确定是不相容业务，不能由同一人负责，以切实避免销售人员为扩大销售而使企业承受不适当的信用风险。其二，应分级设置

7、批准赊销信用的权限，并在程序中设置操作权限，不同信用额度的赊销由不同层次的管理人员审批。应在ERP系统中内置客户信用额度比较和报警机制，同时，内置完整的信用额度标准体系和信用额度审批程序。赊销额度核查由系统强制进行，避免人工核对的随意性，减少隐瞒、漏报不符合信用条件和超信用额度销售事项的发生。对不符合信用条件和超信用额度的销售项目必须由具有相应权限的人员进行审批。三、安排发货为了防止仓库保管人员未经授权私自发货，企业应要求仓库保管人员只有在收到经批准的出库单时才能发货。对于本环节的控制，理想的控制程序是：全部销售出库单均由系统根据完整的销售单生成，并对出库单设置内部追踪能力，从根本上避免存货管

8、理人员自行发货的可能性。四、按出库单发货为了避免装运人员装运未经授权的产品，应由存货管理部门将装运通知与系统内的销售单核对后，由存货管理部门人员监督装运人员装运，并在销售单上签署已装运指令，在ERP系统标注装运通知单，生成销售出库单。五、向客户开具账单开具账单即为客户填写、寄送销售发票，销售发票应连续编号。ERP系统这项功能所针对的问题包括：是否对所有装运的货物都已开具账单、是否只对实际装运开具账单、有无重复开具账单或虚构交易、是否按经批准的商品价目表所列价格开具账单等。为了降低开具账单过程中出现遗漏、重复、错误计价或其他差错风险，销售发票应由系统根据已发运的装运凭证、已标注发运的销售单自动生

9、成。系统中的发票记录应记录所依据的销售单号、存货销售出库单号和装运凭证编号，以便于体现销售发票与三者之间的关系。开具发票前系统内部程序应能自动核查销售单与装运凭证的完整性。在职责划分上，开具发票业务与存货管理业务、装运凭证编审业务是不相容职务，不能由同一人负责。六、发票过账为了确认销售的真实性、确保销售记录的完整性、保证业务估价与分摊的正确性，ERP系统应具备单据追踪能力，在销售系统生成总账所须凭证时，应能联查销售发票、装运凭证等，保证记录销售程序的完整性。七、收款为正确办理和记录现金、银行存款收入，ERP系统在收款环节应检查收款业务是否按照流程设计的三种收款方式严格执行，有无未按规定程序执行

10、及私设小金库现象发生。在这方面，汇款通知单起着很重要的作用。八、应收账款清账为确保应收账款账户数据的真实性、及时性，对于信用期内收回的款项应重点检查款项到账后是否立即对应收账款清账，同时记录客户资信情况、调整客户赊销额度；对于确实无法收回的坏账，应获取货款无法收回的确凿证据，经适当审批后再及时注销；对于会计期末未收回的款项，企业应将对客户的风险评估纳入客户管理内容，在此基础上制定针对该客户的信用政策和坏账预期。为应对坏账风险的冲击，在控制程序上应充分利用ERP系统的信息处理能力，分别对客户制定坏账准备提取方案，提高坏账准备提取的准确性。在ERP系统环境下，坏账政策的制定要经过适当的授权，符合企业会计制度，并与坏账提取进行职责分离。九、办理销货退回、销货折让与折扣退货业务涉及退货的批准，退货货物的入库和应收账款的冲减三个环节。为保证业务在授权范围内进行和实物与资金处理的一致性，ERP系统在职责划分上，要求退货的批准、退货货物的接收和开具贷项通知单、应收账款的冲减应分别由不同人员负责，并确保与此业务有关的部门