招采部部门职责及工作流程

1、招采部部门职责及工作流程一、总 那么1.1 目的和意义1为了促进工程总体目标的实现、合理控制工程本钱、优化资源配 置，特制定本工作职责及流程。2通过本流程明确采购部的内部职责和范围，以求提高工作效率。1.2 适用范围1本流程适用的工程管理阶段是： 从“获得土地使用权益起， 到“工 程竣工决算完成止，工程的全过程管理。2管理范围：公司所有开发工程所涉及的工程招标、工程效劳招标工程监理、工程检测、工程咨询等 、工程物资材料、设备、设施的 采购、工程造价管理与本钱控制。1.3 工作内容1.3.1 方案管理工作按照需求部门要求，编制招标采购实施方案，并纳入“工程总控进度方 案范畴。1.3.2 招标、采

2、购及合同管理工作 1组织进展资格审查，负责组织本地区建筑材料设备价格信息的市 场调研，建立、完善和维护资料信息库；2主持编制招标文件；3统一发布招标信息和招标文件发放；4主持答疑会议、组织现场踏勘；5组织对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、 质量、历史工程供给能力等进展考察，依据工程公司提出招标要求， 推荐选择入围投标单位；6组织和参与评标、评审和合同谈判；7组织商签合同；8编制合同台帐，建立采购部招标采购档案。1.3.3 工程造价管理及本钱控制工作1负责工程方案的造价比照分析；2负责设计变更、签证的造价管理；3负责工程工程的预算、结算工作；4编制付款台帐，并定期与财务核对。二

3、、工作职责2.1 招标、采购及合同管理1按照需求部门提供的工程实施进度方案和需求部门的招标要求， 主持编制招标文件，组织招标、评标、定标工作；2发布招标信息和招标文件的发放；3主持发标、答疑会议，审核投标单位资质；4组织对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、 质量、历史工程供给能力等进展考察，依据需求部门提出招标要求， 推荐选择入围投标单位报总经理批准；5组织和参与评标、评审；6组织签署 ?评标报告审批表 ?报总经理批准，以最终确定中标人； 7组织和参与合同谈判，进展合同分析和合同交底； 8组织和参与样板封存；9组织商签合同和发中标通知书； 10负责收集归档有效招标资料； 11负

4、责编制合同台帐； 12组织收取和退回投标保证金； 13在通用合同范本的根底上标准工程合同条款； 14参与工程“甲供物资的到货验收工作。2.2 工程造价管理 1工程本钱测算，制定目标本钱； 2工程标底的编制与审核，编制施工图预算，进展工程进度的支付 审核，工程变更及签证，工程结算的造价管理；3参与施工现场的实测实量工作； 4审核工程竣工结算； 5建立工程造价档案，进展工程造价分析； 6编制工程款支付台帐，并定期与财务核对。三、组织机构招采部组织机构图四、工作方法和程序4.1工程招标及合同管理工程招标工作严格按照公司？招标管理规定？试行执行：1根据需求部门的需求方案，编制招标采购工作方案。2组建招

5、标小组。3编制招标文件，组织招标文件在招标小组中进展会签。 4组织和参与资格审查，推荐符合要求的投标人报总经理批准。5发放招标文件，并组织收取招标文件费、图纸押金以及投标保证 金。6组织和参与开标、评标及定标。 7组织和参与样板封存。8组织和参与商签合同和发中标通知书。 9进展资料归档。10招标过程中涉及的表格包括：招标文件审批表投标人资格预审情况汇总表考察报告及考察情况会签表 评标报告审批表中标候选单位推荐表 中标通知书合同审批表 11需求部门和管理部应在以下时间对以下文件资料完成签认超 过以下时间未进展书面确认，应视为默认，相关资料文件自行生效 ： 资格审查文件：收到后 48 小时内； 招

6、标文件：收到后 48 小时内； 招标答疑会会议纪要：收到后 24 小时内； 对投标人考察报告：收到后 24 小时内； 招标文件的补充通知：收到后 24 小时内。12由于需求部门的需求方案提交迟于“工程招标采购需要时间表 而影响了工程实施，责任由需求部门自行承当4.1.2 合同管理工作1合同谈判 负责起草合同，组织招标小组成员参加合同谈判。 负责招标文件实质性条款和投标人承诺在合同签订中的落实情 况。 对合同谈判过程、内容进展详细记录，并作为合同交底的依据。2合同签订 采购部根据总经理批准签字，办理公司内部手续，合同正式签订。3合同管理 签订后的正式合同原件一式贰份 ，由采购部交管理部及财务 部

7、保存。 合同复印件业务部门存档留用。4.2 材料、设备采购管理4.2.1 材料、设备招标采购管理1组织确定招标备选供给商的范围。2编制招标文件，会签通过后发出招标文件。3组织和参与开标、评标及定标。4组织合同授予，确定供给商并签订合同的同时，对供给商提供的 产品样品进展封样备查。封样两份，封样时要由合同双方签字并注明合同 编号，产品编号。5对于不便于封样的产品如设备等，采取由供给商提供详细技术参 数表、图纸、彩页、照片等备查。6招采部参与材料设备进场的验收工作。4.2.2 材料、设备认价管理1材料、设备认价工作由采购部组织实施。2需要认价的材料、设备由需求部门提出认价申请，报需求部门部 长及招

8、采部部长签字认可后进入认价程序。认价申请中包含：材料设备的规格型号、数量、技术要求、时间要求 及主体承包方推荐的合格供给商详细联系方式。3招采部负责进展材料、设备供给商含主体承包单位推荐的供给 商的初选工作；对工程关键部位、关键工序的材料、设备认价时，采购 部组织工程部、设计部、管理部共同讨论研究后确定；如需要考察，由采 购部组织工程部、设计部、管理部共同参与，进展实地考察。4原那么上材料、设备的认价需要货比三家，需要提供三家以上供 货信息资料。原那么上材料、设备的价格满足两家以上供给商可以采购到。5招采部接到认价申请后要在后附“工程招标采购需要时间表中规 定的时间内认价完毕。6招采部参与材料

9、设备进场的验收工作。7材料、设备认价工作的成果以工作联系单的形式统一呈现，统一 参照后附页格式，统一编号、统一管理，需要签批的部门分别为：主体承 包方、招采部、设计部及工程部。4.2.3 材料、设备询价采购管理1材料、设备询价采购工作由招采部组织实施。2工程需要询价采购的材料、设备由需求部门提出询价采购申请， 报需求部门部长及招采部部长签字认可后进入询价采购程序询价采购申请中包含：材料设备的规格型号、数量、技术要求、时间 要求。3招采部负责进展材料、设备供给商含主体承包单位推荐的供给 商的初选工作；对工程关键部位、关键工序的材料、设备询价采购时， 招采部组织工程部、设计部、管理部共同讨论研究后

10、确定；如需要考察， 由招采部组织工程部、设计部共同参与，进展实地考察。4原那么上材料设备的询价采购需要货比三家。5招采部接到询价采购申请后要在后附“工程招标采购需要时间表 中规定的时间内签订采购合同，确保材料、设备及时进场，保证工程进度 需要。6招采部参与材料设备进场的验收工作。4.3 工程造价管理4.3.1 工程标底审核1工程标底的编制工程标底的编制方式公司根据工程情况、招标要求和招标文件确定等， 工程标底预算的编制的组织与实施由招采部完成。2工程标底的审核招采部负责工程标底预算的审核。招采部根据招标进度，安排工程标 底预算的编制。在正式招标前根据工程规模、安排预算工程师及相关人员 对标底进

11、展分析审核，严格做好保密工作。3工程标底成果归档招采部对工程标底的成果文件进展整理存档保管；对借阅实行严格的 登记制度，防止成果文件丧失。4.3.2 工程进度款的支付审核1对工程进度款申请资料审核 工程进度款申请资料必须有自审合格，经监理单位、甲方工程部 签字并盖章完备的支付证书。 所有工程进度款申请资料必须附有相应的预算书支持，预算书要 有详细的编制说明、计算底稿图形算量、手算底稿等 ，否那么视为申请 付款手续不全不予审核。 工程进度款申请资料须附有合同复印件加盖红章 。 变更签证工程进度款申请资料须附有变更签证原件或复印件加 盖红章。 工程进度款申请资料须附有水电费及甲供材料清单，附当期进

12、度 款扣除说明。 工程形象进度说明三方认可 。2合格工程量、工程进度款数量的 严格按照合同约定的工程款支付方式进展合格工程量审核。 根据合同约定、工程实际进度、进展造价审核，并报上级领导最 终审核。 根据合同约定的工程款支付方式对变更工程进展工程量、变更工 程费用审核。4.3.3 工程变更工程量、工程费用审核1对工程变更资料审核及工程现场核对： 工程变更、签证资料必须有自审合格， 经监理单位、 甲方签字并盖章完备的变更单 工程变更、签证单描述需清晰，变更部位轴线、尺寸准确，否那么不予核算。 有较大工程变更，需求部门应报方案到招采部，由招采部对工程 变更进展造价分析比照，对变更方案提出意见建议。

13、 较大隐蔽工程变更，招采部工作人员到现场实收。 承包人、其他部门应给招采部工作人员现场核对、核实、测量提 供便利。 所有工程变更、签证资料必须附有相应的预算书，预算书要有详 细的编制说明、计算底稿图形算量、手算底稿等 。 工程变更、签证导致相关工程量减少的需附有说明，否那么增加 工程量不予核对。2合格变更、签证单工程量、工程费用的 严格按照 ?河南省建立工程工程量清单综合单价 ?2021及 ?河南 省建立工程工程量清单综合单价综合解释 ? 2021工程量计算规那么进展 审核。 根据合同约定、工程实际进度、进展审核，并报上级领导最终审 核。4.3.4 竣工结算审核 1工程竣工验收合格，公司取得竣

14、工验收备案表、 ?工程保修书 ?、? 工程使用说明书 ?和完整的竣工资料后开场进入竣工结算程序。2工程竣工结算开场前，招采部要针对工程合同执行情况、施工过 程情况编制结算方案。结算方案要明确结算范围、结算时间进度、合同不 明确内容、变更签证月结汇总、施工单位提供结算的时间、提供完整资料 的时间、特殊问题的处理3结算前收集完整的结算资料、结算编制依据包括以下资料原件：工程施工合同工程施工补充协议招标文件投标文件图纸会审纪要工程技术核定单工程变更单工程签证单工作联系单工程会议纪要施工组织设计施工方案 发包方供给材料情况一览表包括：名称、规格、数量 含工程 部数量和汇总数量 、单价、合价发包方定厂定

15、价材料、设备一览表包括：名称、规格、数量、 单价、合价4.3.5 造价管理流程工程标底审核流程图工程进度款支付审核流程图签证审核流程图变更审核流程图需求部门出具变更审 批单竣工结算审核流程图4.4考察工作考察包括市场的广泛考察和对供方的针对性考察，对市场的广泛考察属于招采部内部工作对供方的针对性考察要求如下：1对供方的针对性考察工作主要指，对投标人情况的考察，对材料、 设备和设施供给商或经销商的考察。2此类考察由招采部组织，招标小组人员需求部门、管理部门、 招采部门及专业工程师参加。3考察人员应对被考察单位的情况独立写出评价意见，招采部汇总 后以定性或定量方式出具总体评价结果并会签。五、工程招

16、标采购需要时间表为了保证招标采购工作的工作质量，使招标采购工作有条不紊地开展，确保招标 采购工作的科学、公正、公平，各方面工作准确到位。工程、物资采购、技术效劳等工 作必须有足够的招标工作时间包括准备时间、招标时间、合同谈判时间、签约时间等 因此，需求部门提出的招标采购工作方案应在以下工作时间前提出：序号类别工作时间天备注一一一工程类招标1.工作时间是从明确招标要 求和明确采购要求之日起，不 含需求部门只提出采购意向但 需要米购部配合调查、询价或 提供相应样品、参数等才能完 善明确招标或采购要求而所需 的时间。1多层建筑402高层建筑503装饰装修工程504地质勘探工程205桩基工程306基坑

17、支护工程302招标要求和米购要求如产生 实质性变化如招标范围、招 标方式、构造形式、品种、规 格等变化，工作时间应自 实质性变化明确后重新计算。7场区内道路及污水工程308供配电工程309路灯工程3010智能化工程3011消防工程3012空调工程3013配套工程2014景观工程40二二二工程物质类1大型设备902材料403半成品、成品504门窗60-三效劳类25六、常用工作表格招标文件审批表工程名称编号工程类别工程施工材料设备工程效劳米购方式招标商签营销筹划其它主要内容成员签名：小组意见保存意见：总经理批准备注及附件资格审查表通用格式工程名称投标人企业性质法人代表控股单位企业性质法人代表投标人

18、地址联系人联系资质状况实地考察记录根本状况人员、占地、厂房等财务状况研发和技术工艺、设备和产能产品性能和质量产品市场状况产品效劳状况评价和结论审查人员签名:资格审查表工程单位工程名称投标人企业性质法定代表人控股单位企业性质法定代表人投标人地址联系人联系资质状况营业执照资质证书其他实地考察记录根本状况人员、办公场地等财务状况设备状况近年来主要工程状况目前在建工程状况本工程拟定负 责人和技术人 员状况资格审查 评价和结论审查人员签名:招标/商签预审入围审批表工程名称编号工程类别工程施工材料设备口工程效劳营销筹划其它米购方式招标商签入围单位名单小组意见成员签名：保存意见：总经理 批准备注及附件定标审批表工程名称编号工程类别营销筹划规划设计 工程建立工程采购其它米购方式招标商签评审情况综述综合评分排序评审拟疋纟口果中标人/商签供给商：中标候选人/商签备选供给商：小组意见成员签名：保存意见：批准总经理备注及附件中标通知书非常感谢贵公司对我公司 工程的投标。经过招标小组评