新版公文制作与常见问题解决

1、新版公文制作与常见问题解决一、 公文排版形式(一 公文用纸幅面及版面尺寸1. 公文用纸采用国家标准 A4型,成品幅面尺寸为210mm*297mm。(二 字数及字体1. 使用方正小标宋体字标识文件版头和标题文字。 由于计算 机系统中没有预装小标宋体字库文件,需要从网上下载相关字 库,复制粘贴到计算机硬盘的 C:windowsfonts文件夹中即可 2. 设臵每页 22行, 每行 28字。 单击菜单栏的 “格式 -段落” , 在段落对话框中将行距设臵为固定值 28.5磅,即可保证每行 28字。无特殊要求,文中正文字体均采用 3号仿宋字体,颜色为黑 色。(三页码页码用 4号半角宋体阿拉伯数字,样式为

2、“ 1 ” 。一字 线距版心下边缘 7mm ,单页码居右空一字,双页码居左空一字。 选择“插入页码页面底端对齐方式(外侧格 式( 1 ” 。然后单击左侧页码修改字体,右侧同理。信签纸 首页不能有页码, 若版记页无内容也不加页码, 空白页不加页码。 公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。二、制版及印刷装订要求三、公文主体的标示规则- 1 -(一标题用 2号方正小标宋体字, 居中排布, 回行时应保持词意完整, 排列对称美观。 2012版国标规定, “公文标题中除法规、规章名 称加书名号外,一般不用标点符号。如果在事由部分出现多个机 关、人名等并列时,每个机关名称、人名之间应用顿号隔开,不

3、使用空格。 ”(二主送机关标题下空一行左侧顶格标注,回行仍顶格。最后一个主送机 关后标全角冒号。(三正文1. 主送机关之下左空 2字标注,回行顶格;以后每起一个自 然段均左空 2字。数字、年份不能回行。(四附件说明如果有附件,在正文最后空一行左空 2个字,用三号仿宋字 体注明附件名称和顺序。 “附件” 2字后标全符冒号, 附件序号用 阿拉伯数码 (如:“附件:1.*” , 附件名称后不加标点符号。- 2 -当附件多于 1个时,附件的序号左端应上下对齐;当附件的标题 标题文字多于一行时,回行文字应该与上一行附件名称的首字 (不是序号对齐。(五 成文日期 。 2012版国标规定, 公文的成文日期用

4、阿拉 伯数字将年、月、日标全,月、日不编虚位,即(1不编为 01 。 成文日期右空 4字,字体为三号仿宋。成文日期确定的原则为会 议通过的决议、决定等以会议正式通过的时间为准。经发文机关 负责人签发的公文,以签发日期为准;联合行文时,以最后签发 机关负责人签发的日期为准。(六 印章。 2012版国标规定“请示等上行文要加盖公章。 加盖机关印章时,印章上弧距正文 2mm-4mm ,发文机关署名在成 文日期之上,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使 发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位臵。 ”按照加盖公章要“上不压正文,下要骑年盖月”和“印章顶 端应当上距正文(或附件说明一行之内”的基本

5、要求,因此, 发文机关署名上方的空白区域高度不得低于 69.4磅,可以空 3行或将空白区域的行距直接设臵为 80磅,即可达到上述要求。 (七附注附注是公文印发传达范围等需要说明的事项, 对公文的发放 范围、使用时注意的事项加以说明。居左空两字加圆括号编排在 成文日期下一行,回行时顶格,字体采用三号仿宋字体。(八附件公文的附件应该在正文之后另起一面排布, 附件的左上角第- 3 -1行顶格标识“附件”二字用三号黑体,不加冒号。附件的名称 应与附件说明的名称保持一致,与红头文件页之间不能出现空 页。四、版记设置抄送机关与印发机关和印发日期都是四号仿宋字体, 左右各 空一个汉字。(一抄送机关的位置。

6、抄送机关的位臵在印发机关和印发 日期的上方。抄送机关的名称间用逗号隔开,最后一个抄送机关 后用句号结束,当抄送机关较多,一行排列不完,回行时应与上 一行冒号后的首字对齐。(二印发机关和印发日期位置。 印发机关和印发日期在公 文的最后一页的最后一行,与版心下边缘对齐。(三版记分隔线设置。 选中版记中的所有文字,单击菜单 栏中的“格式边框和底纹” ,选择实心线和宽度 1磅,单击 右边预览图的上部和底部,确定即可。版记中的分隔线。两头分 隔线高度为 0.35mm 的反线, 中间分隔线的高度为 0.25mm 的正线。 (四版记页必须在偶数页上,如若不然加空白页。五、注意事项1. 发文字号。年份、发文顺

7、序号用阿拉伯数字标注;年份应 标全称,用 六角括号“ ” 。发文字号序号不编虚位,即(1不编 为 001 ,不加“第”字,在阿拉伯数字后加“号”字。发文编号 一般在发文机关标志下空两行,标题距离红色分隔线两行,主送 机关距离标题一行距离。- 4 -2. 印发领导讲话的公文, 时间应臵于领导人姓名之上 , 用三 号仿宋字体。3. 原则上不得以单位名义向领导个人报送公文, 包括 “专报、 简报”等。4. 凡有主送单位的公文必须有落款,即发送机关署名。发文 机关、签发日期两要素要齐全。5. 会议纪要及普发性文章不用盖公章, “请示” 、 “报告”等 上行文必须加盖公章。 不加盖印章的公文发文机关署名

8、标注在正 文下空一行位臵。6. “请示” 、 “报告”等上行文要加附注(联系电话和联系人 姓名 , 意见、决定等直发类公文成文日期要前臵, 并在附注处 标注说明性文字,如“此文件公开发表” 、 “此文件发送至 *级” 。 7. 版记中的抄报抄送用四号仿宋字体不加黑,省略“主题 词” 。8. 除“信笺”首页不加页码外,其他文种必须在首页开始添 加页码。9. “方案、办法、纲要”属非法定文种,须以“通知”形式 下发。 “意见”属于法定文种,不能用“通知”下发。10. “请示” 、 “报告”等上行文种要用固定格式,需回复的 要用“请示” , “妥否,请批示。 ”不需回复的用“报告” , “特此 报告

9、。 ” “请示”一般只报送上级机关,除上级领导直接交办的事 项外,不得直接报送领导者个人。请示、报告等上行文应在附注 处注明联系人及电话,附注使用三号仿宋字体,紧接成文日期下- 5 -一行居左空两字，并在文字外加圆括号，回行时顶格。 11.下级如因工作需要，以正式公文形式转发上级公文时， 一般情况下只对上级公文内容进行转载，包括发文标题、机关日 期等，但不应包括版头、发文字号和版记。 12.发文机关标志上边缘至版心上边缘为 35mm,使用小标宋 体字，颜色为红色。“*会议纪要”标识用红色 36 号小标宋体 字。 13.批复无主送机关，直接送达。 14.向有审批权的机关请求批准时应写“请示”或者“函” 。 请示在未获批准前不能抄送给下级机关。 15.通知是下行文只能下达不能上传。 16.上行文如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排 列顺序从左到右，自上而下依次均匀编排，一般每行 2 个姓名， 中间不加任何标点符号。 17.主送机关和抄送机关的区别。主送机关指要求公文予以 办理或大幅的主要受