电子文件管理制度

1、规章制度示范文本 | Excellent Model Text 资料编码：CYKJ-FW-635编号：_电子文件管理制度审核：_时间：_单位：_电子文件管理制度用户指南：该规章制度资料适用于管理中，通过编订企业的章程、议事规则、生产经营运作、监督、员工的行为规范，再在运作中实践得到不断的完善，使经营管理中议事有法可依。可通过修改使用，也可以直接沿用本模板进行快速编辑。电子文件管理制度1.目的和适用范围为保证我公司计算机网络安全顺利运行，提高工作效率特制定本办法。本办法规定计算机电子文件的编制、批准、传递、反馈、归档、作废等要求。本办法的规定适用于我公司局域网电子文件的管理。2.术语电子文件：相

2、对于纸质文件而言，凡将储存、编辑、使用于计算机媒体的信息，如文件、表单、记录等，均称为电子文件。3.职责3.1人事行政部负责局域网的建立和系统运行的维护管理，以及各部门计算机的维护管理。3.2各部门按本规定执行。4.管理内容和要求4.1局域网操作系统和应用软件的建立4.1.1操作系统的应用a)服务器安装WindowsNT4.0b)客户机安装Windows98第二版，需要时可安装Windows20xx/XP/Me等。4.1.2基本应用软件a)Office20xx/XP办公自动化软件b)AutoCAD20xx计算机辅助设计软件4.1.3操作系统和应用软件的安装必须由人事行政部微机维护技术员同意或在

3、其指导下方可进行安装和卸载。4.2网络软件的建立和应用4.2.1我公司局域网电子文件的传输采用MicrosoftMail电子邮局进行管理，该软件安装在Windows98启动组程序中，随系统自行启动，各部门必须保证邮件箱在工作时间内开放，任何单位不得自行改动。4.3网上邻居的管理4.3.1网上用户的设置具体见附表1计算机局域网编号及用户名称对称表4.3.2网上邻居中各部门在服务器中设专用文件夹，各部门把有关文件分类归档。4.3.3设定访问权限分类控制。4.4电子文件的管理4.4.1电子文件的管理不能违背质量体系文件、技术文件和资料、质量记录等控制程序的规定，编制必须以扩展名为.txt、.doc、

4、.xls、.eml、.dwg文件方式进行编写。4.4.2电子文件的发放采用局域网邮件进行发放，审核、审批处加盖受权为专用电子印章或电子签名后方可有效。具体流程见附件。4.4.3各部门收到电子文件后，必须进行文件回复以确保你部门正常收到电子文件。4.4.4作好电子文件收发登记工作，发放文件有专用文件夹，接收文件有专用文件夹，作废文件由使用者按时删除。4.4.5电子文件不允许自行进行更改，必须由编制单位提请文件更改申请单报品质管理小组审核、管理者代表批准后，由品质管理小组进行整体更改。4.4.6电子文件有效性由文件发放部门对文件的有效性进行检查，并添写电子文件有效性检查记录。4.4.7由发文部门负

5、责把回复存到专用文件夹中，做为收发文登记。4.4.8上级部门邮件的处理方式，当收到上级部门发来的邮件时由人事行政部网关计算机负责转发给相关部门，相关部门要对文件的有效性进行反馈，最后按文件要求发回上级部门。4.4.9对于标准、顾客图样和技术条件等外来文件和资料必须在5个工作日内进行评审和转化，并填写外来文件和资料评审表。4.5局域网质量体系文件的控制4.5.1电子文件不违背质量体系文件和资料控制程序、质量记录控制程序要求，以“电子文件为主、纸质文件为辅”的原则。4.5.2质量体系文件和资料、质量记录样式均以质量检验科计算机中网上邻居正式版QMS文件为有效受控版本，其他部门和单位计算机中复制的文

6、件和记录表样均为非受控版本，不得在体系运行中使用。如需要，必须经综合办确认同意，管理者代表批准，印制纸质文件，并加盖受控印章后下发到使用部门和人员。4.5.3计算机中与质量管理体系相关的所有文件夹和文件名称的命名应采用实名、全称或简称的方式，避免采用数字、字母代号和个性化的名称；以防止文件和资料的混乱、丢失和无意中删除。4.5.4对于保密和未经授权不得阅读的文件和资料，必须进行文档加密和标识。4.5.5对于重要文件和资料必须设置为“只读”属性，以避免无意中被修改。4.6计算机网络安全4.6.1每台计算机必须安装瑞星20xx、金山毒霸、KV3000等正版杀毒软件；并定期进行查毒和杀毒，需要时，由人事行政部微机维护技术员进行。4.6.2对一些保密的电子文件要进行加密处理，可使用Office20xx文件加密工具或者其他Windows98操作系统下的文件加密工具。4.7电子文件的备份4.7.1客户机要每季度对电子文件进行