浅析现代物流管理信息系统的作用与构造

1、浅析现代物流管理信息系统的构造与作用摘要:物流管理信息系统也称物流信息系统,由人员、计算机硬件、软件、网络通信设备及其它办公设备组成的人机交互系统,其主要功能是进行物流信息的收集、存储、传输、加工整理、维护和输出,达到对物流、资金流的有效控制和管理,为物流管理者及其它组织管理人员提供战略、战术及运作决策的支持,以达到组织的战略竞优,提高物流运作的效率与效益。关键词:现代物流管理信息系统功能模块作用物流的定义在国际上最普遍采用的是美国物流管理协会的定义,物流是为了满足消费者需求而进行的对货物、服务及相关信息从起始地到消费地的效率与效益的流动与存储的计划、实施和控制的过程。所谓物流信息化就是利用计

2、算机、网络和通讯技术支持企业的生产、销售、服务等诸多物流环节,实现信息采集。加工和管理的系统化、网络化、集成化以及信息流通的高效化和实时化,最终实现全面供应链管理和电子商务。现代物流强调的是系统整合,具体而言在企业内部现代物流管理的任务就是对企业零散的物流活动的协调、整合以形成企业服务客户的综合能力。并且,现代物流要求企业不仅仅是对企业内部物流活动的协调、整合。而且要将物流管理的范围扩展到企业外部,一直到整个供应链。现代物流要求企业对整个供应链进行协调,以形成整个供应链的战略竞争优势。1.2 管理信息系统管理信息系统是为了一定目的,包含对信息的收集处理、存储、传送和反馈等功能的有机整体。其主要

3、功能是支持组织进行决策和控制。还可以帮助管理者和工作人员分析问题。管理信息系统包含的内容非常广泛,包括组织内部和组织外部相关环境(如供应商、消费者,竞争者中有意义的人、位置和事物的信息。信息系统有三部分组成,即输人、处理和输出。输入子系统获取和收集原始的组织内部和外部环境数据处理于系统将这些原始输人转变成有用的、有意义的形式,输出于系统则将处理后的信息输出给使用者,同时信息系统也有一个反馈环节,通过输出来控制输入和校正输入。1.3 现代物流系统现代物流系统是指在一定时间和空间内,由所需的物资与包装设备、装卸机械、运输工具、仓储设施、人员和信息联系等若干互相制约的动态要素所构成的有机整体。而现代

4、物流是指为了实现顾客满意,连接供给主体和需求主体,克服空间和时间阻碍有效、快速的商品和服务流动的经济活动过程。以实现顾客满意为目标,以供应链一体化为目的,涵盖了供应物流、生产物流销售物流整个流通渠道的物品流动,以信息为中心的物品流通体系是现代物流系统具有的特征。现代物流作业可以分为三个主要领域:供应物流,生产物流,销售物流。销售物流是生产企业销售商品时,物品在供方与需方之间的实体流动,包括:订货传输、订货处理、订货选择、订货运输、顾客配送。生产物流是生产过程中,原材料、在制品、半成品、产成品等,在企业内部的实体流程,其主要目的是建立一种经济的物料流和在制品库存,以支持生产计划。供应物流是为生产

5、企业提供原材料、备品备件或其他物品时,物品在供应商与需求者之间的流动,包括:寻找货源、订货安排、运输、收受入库等。在现在的市场竞争中,面对市场瞬息万变,不同行业客户需求差异化,要求企业加速资金周转、快速传递与反馈市场信息、不断沟通生产与消费的联系、提供低成本的优质产品,生产出满足顾客需求的顾客化的产品,提高用户满意度。因此,只有建立先进高效的物流信息系统才能达到提高企业竞争力的要求。2 现代物流信息系统体功能模块结构从信息技术的角度来看,系统应具备物流信息的输入、处理和输出三种功能。信息的输入包括能够对不同的类型的订单如采购、调抟、直拨、过账、转储、退货、损耗等进行录入处理,不同订单触发不同的

6、作业流程,实现对滚动计划数量控制、支持无单收发货、订单的生成支持手工输入、格式文件导人和数据下载等多种方式。信息的处理又分为信息的存储、增加、删除、修改、传输、统计和查询等功能。支持订单数据下载和上传,支持库存数据下载和上传。支持任意条件的信息查询,如分别按时间段、供应商、货位、质量状态等,实现图形化库存查询和作业记录追踪,通过条件、分类、过滤设定查询范围,实现对各关键指标的查询分析,所有查询都能生成各类业务报表,并可多种格式输出以及WEB发布。从物流中心的业务角度分析,物流中心的信息系统是对以下几个信息管理子系统进行有效地整合与集成,进而实现各类信息的交换与传递。包括:采购管理、客户管理、库

7、存管理、财务管理、结算管理、运输配送管理、物流分析和物流决策支持系统等。各主要模块应该具有以下特点:2.1 采购管理系统采购管理系统主要任务是帮助采购部门和人员控制并完成采购物料从采购计划、采购申请、采赌订单至到货接收、检验人库的全部过程。包括正确制定采购计划,保证生产需要;根据供应商的人数,对采购的物料进行供应商分配;通过编制采购单下达采购订单,签订订货合同;对已到的物料进行登记、检查验收进行入库处理等,此外还要反映和监督物料所需资金情况,储备资金占用情况。2.2 客户管理系统客户管理系统的目标是一方面通过提供更快速和周到的优质服务吸引和保持更多的客户;另一方面对业务流程的全面管理降低企业的

8、成本。它既是一种管理理念,也是一套管理软件和技术,利用CRM系统,企业能搜集、追踪和分析每一位客户的信息,从而知道客户的需求,并满足客户的需求。客户管理系统还能观察和分析客户行为对企业收益的影响,使企业与客户的关系及企业盈利都得到最优化。2.3 财务管理系统财务管理系统主要功能是对销售管理系统和采购系统所形成的应付、应收帐款进行会计操作,同时对物流中心的整个业务与资金进行平衡、测算和分析,编制各业务经营财务报表,并与银行金融系统联网进行转帐。根据会计报表所提供的数据进行财务预算、财务控制,并进行财务分析,最终实现企业价值最大化,为企业决策和控制和绩效考核等提供强有力的依据。2.4 采购管理系统

9、不同的部门根据自身的要求对库存管理系统的期望是不一致的。从保管的角度看,订购次数多,就可以减少库存量,由此减少库存保管费用;从订购的角度看,订购次数少些,每次订购批量大些就可减少订购费用;从缺货的角度看,增加库存量才能减少缺货造成的损失。而对企业来说,建立库存管理系统只有一个目的,那就是在保持一定的客户服务水平的基础上,使库存平均成本最低。因此,库存管理系统的目标就是通过综合分析,运用科学合理的控制方法,使订购费用、库存保管费用与缺货费用的总和最小化。2.5 结算管理系统主要功能是充分利用现有的业务信息管理系统和计算机处理能力,以达到自动为客户提供各类业务费用信息,大幅度降低结算业务工作量、提

10、高结算业务的准确性和及时性,为物流企业的自动结算提供一套完整的解决方案。2.6 运输配送管理系统该系统包括物资配送管理、货物追踪管理、运输调度计划管理、运输服务商选择、运输路线选择、运输工具管理等功能子系统。它以最大限度地降低物流成本、提高运营效率为目的,按照批量运输和实时配送(JIT原则,在多方购买商并存的环境中,通过在购买商和各自的供应商之间建立实时的双向链接,构筑一条顺畅、高效的物流通道,为客户和供应商或制造商提供高度集中的、功能完善的、不同模式的运输配送信息服务,最终达到实现配送路线和运输能力的管理目标,支持路线优化处理,支持客户收货信息的实时反馈,实现对车辆信息管理和第三方车队管理。

11、2.7 物流分析系统其主要功能是应用GIS地理信息系统技术与运筹决策模型,完善物流分析技术。它通过建立各种物流运筹分析模型来实现对物流业务的互动分析,提供物流中心运作的合理解决方案,以实现与网络伙伴的协同资源规划。2.8 物流决策支持系统物流决策支持系统是一个正在不断发展成熟的系统,在新的系统开发方法和工具、新的决策理论、新的数据采集和处理机制、新的人机对话技术的不断推动下,物流决策支持系统不断突破原有的理论与技术模型。建立物流决策支持系统是企业科学和快速决策所必须的,在这个平台上,企业所面对的一系列复杂的数据和信息可以有效的得到组合和分析,从而在瞬息万变的环境中做出科学的决策。其功能是通过获

12、取企业内部各系统业务信息和外部信息,编制各种分析报告和建议报告,提供分析图表,为物流中心的高层管理人员进行决策的依据。3 物流管理信息系统的功能及作用物流信息系统是物流系统的神经中枢,它作为整个物流系统的指挥和控制系统,可以分为多种子系统或者多种基本功能。通常,可以将其基本功能归纳为数据的收集和输入、信息的存储、信息的传输、信息的处理和信息的输出五个方面。3.1.1 数据的收集和输入物流数据的收集首先是将数据通过收集子系统从系统内部或者外部收集到预处理系统中,并整理成为系统要求的格式和形式,然后再通过输入子系统输入到物流信息系统中。这一过程是其他功能发挥作用的前提和基础,如果一开始收集和输入的

13、信息不完全或不正确,在接下来的过程中得到的结果就可能与实际情况完全相左,这将会导致严重的后果。因此,在衡量一个信息系统性能时,应注意它收集数据的完善性、准确性,以及校验能力和预防和抵抗破坏能力等。3.1.2 信息的存储物流数据经过收集和输入阶段后,在其得到处理之前,必须在系统中存储下来。即使在处理之后,若信息还有利用价值,也要将其保存下来,以供以后使用。物流信息系统的存储功能就是要保证已得到的物流信息能够不丢失、不走样、不外泄、整理得当、随时可用。无论哪一种物流信息系统,在涉及信息的存储问题时,都要考虑到存储量、信息格式、存储方式、使用方式、存储时间、安全保密等问题。如果这些问题没有得到妥善的

14、解决,信息系统是不可能投入使用的。3.1.3 信息的传输物流信息在物流系统中,一定要准确、及时地传输到各个职能环节,否则信息就会失去其使用价值了。这就需要物流信息系统具有克服空间障碍的功能。物流信息系统在实际运行前,必须要充分考虑所要传递的信息种类、数量、频率、可靠性要求等因素。只有这些因素符合物流系统的实际需要时,物流信息系统才是有实际使用价值的。3.1.4 信息的处理 物流信息系统的最根本目的就是要将输入的数据加工处理成物流系统所需 要的物流信息。数据和信息是有所不同的，数据是得到信息的基础，但数据往往 不能直接利用，而信息是从数据加工得到，它可以直接利用。只有得到了具有实 际使用价值的物

15、流信息，物流信息系统的功能才算发挥。 3.1.5 信息的输出 信息的输出是物流信息系统的最后一项功能，也只有在实现了这个功能后， 物流信息系统的任务才算完成。信息的输出必须采用便于人或计算机理解的形 式，在输出形式上力求易读易懂，直观醒目。 这五项功能是物流信息系统的基本功能，缺一不可。而且，只有五个过程都 没有出错，最后得到的物流信息才具有实际使用价值，否则会造成严重的后果。 3.2 物流管理信息系统的作用 3.2.1 现代物流管理信息系统的应用有利于提高物流活动的有效性 在信息不充分的情况下，物流活动得不到足够的信息支持，造成物流活动往 往是不经济的。例如，货物不必要的流动，造成资源浪费；

16、或货物运输不是选择 最短路径，做了很多无用功。而在信息充分的情况下，物流活动将容易被科学地 计划和控制，从而使得物品具有最合理的流动，使整个物流活动经济有序。物流 的有序化使原先的 “盲目调度” 的情况减少到最低程度， 促使物流资源充分利用、 货物周转次数大大减少、位移的平均距离缩短，减少不协调与浪费现象，使得物 流活动的有效性大大提高。 3.2.2 现代物流管理信息系统的应用有利于提高物流效率 物流系统是一个复杂的、庞大的系统，其中又分为很多的子系统，同时各系 统密切交织在一起，相互联系紧密。只有充分应用信息技术，才能使得整个物流 系统的运作合理化；只有提高物流系统的各环节、各子系统的信息化

17、水平，才能 提高整个物流系统的运行效率。 在物流活动的全过程中，始终贯穿着大量的物流信息。物流系统要通过这些 信息把各个子系统有机地联合起来，只有通过信息技术的不断发展和应用，把物 流信息收集好、处理好，并使之指导物流活动，才能使整个物流系统的运作流畅 和高效。 3.2.3 物流信息的应用有利于物流服务能力的提升 信息技术特别是互联网的广泛应用，将整个生产、流通、消费环节有效地整 合成为一体， 打破了传统意义上的地域限制、 时区限制， 扩大了物流服务的范围， 同时也能为客户提供更优质的服务。 由于信息的及时、 全面的获取与加工， 供需双方可以充分地交互和共享信息， 使得物流服务更准确、客户满意

18、度提高；同时顾客可以有更多自我服务功能，可 以决定何时、何地、以何种方式获得定制的物流服务；另外在提供物流服务的同 时，可以为顾客提供信息、资金等双赢的和有效的增值服务。 3.2.4 信息技术的应用有利于提高物流运作的透明度 物流经常被称作“经济领域的黑暗大陆”和“物流冰山” ，信息技术的应用 使得物流过程中货物的状态和变化透明化， 使得物流成本和费用的实际情况更容 易被掌握，从而增强了信息的准确性，使人们能更清楚地认识这片大陆和冰山下 面的部分。 同时由于动态信息的及时掌握， 可以根据情况做出快速而有效的反应， 实现物流运作的动态决策。 3.2.5 信息技术的应用有利于促进和实现供应链管理 供应链管理是一种集成的管理思想和方法， 供应链上的各个企业作为一个不 可分割的整体，相互之间分担的采购、生产、分销和销售的职能成为一个协调发 展的有机体。如果没有完善的信息交