对城建档案馆开展信息咨询服务的思考

1、https:/对城建档案馆开展信息咨询服务的思考对城建档案馆开展信息咨询服务的思考摘要：档案信息咨询是档案利用的一种新方法，它连接着社会、档案馆和档案利用者，推动着档案馆面向社会，面向公众发挥档案馆的社会功能。目前，我国档案信息咨询刚刚起步，正处于从理论研究向实际应用过渡的阶段。本文从城建档案馆开展信息咨询服务的必要性、优势、不足与对策、举措四个方面展开论述，为城建档案信息咨询工作的开展提出建议。关键词：城建档案馆档案信息信息咨询档案信息因其具有的准确性、可靠性、客观性，成为社会的重要资源，并日益受到人们的重视。但是，面对众多的档案信息，大多利用者无法迅速、准确地找到自己所需的信息。对此，档案

2、界的一些学者结合档案信息的特点与利用者的需求，提出了档案信息咨询这种信息利用方式。档案信息咨询是由咨询服务人员根据利用者提出的具体要求，通过自己的智力劳动，对相关档案信息进行深层次加工、整合，所形成新的知识型档案信息，并有针对性地为利用者提供相关咨询问题答案的一种服务方式。本文主要以北京市城建档案馆为例，探讨未来城建档案馆应如何开展信息咨询服务。一、开展信息咨询服务的必要性（一）政府决策的需要城建档案馆的馆藏包括大量的城市规划、建筑、市政公用设施等方面的信息，政府决策部门在作决策参考时，不仅需要城市防洪、抗震、消防、反恐等信息，更需要由城建档案馆提供的大量全方位的城市综合信息。（二）城市规划建

3、设的需要相关职能部门在进行城市规划建设工作时，需要作为政府职能部门的城建档案存贮机构 城建档案馆，对城建档案信息进行加工，提出符合职能部门需求的档案信息咨询报告，从而为职能部门开展工作提供必要的依据。（三）学术研究的需要科研工作者从事城市规划、建设方面的课题研究，相关学科的学生完成毕业论文，都需要对相关的城建档案进行查阅。其中系统化的城建档案信息咨询服务，将为他们从事相关的学术研究提供较大的便利。（四）个人利用者的需要随着房地产业主维权意识的逐渐提升，他们希望对相关信息有更多的了解。但是大多业主由于不了解城建档案馆的利用方式，或者缺乏档案方面和工程技术方面的知识，无法顺利检索到所需档案信息。便

4、捷的档案信息咨询服https:/务，则可以帮助他们快速、准确地找到想要的信息。二、开展档案信息咨询服务的优势（一）丰富的馆藏资源丰富的信息资源，是开展档案信息咨询服务的重要前提。目前，城建档案馆馆藏档案包括城市勘测、城市规划、建筑市政工程、交通运输、城建工程设计、人防、水利、园林等 16 大类档案，可提供利用的纸质和缩微档案约 74 万卷（2014 年底相关数据）。（二）专业的工作人员城建档案馆拥有专业的档案管理人员、利用服务人员、工程技术人员、编研人员等，为城建档案馆开展信息咨询服务提供了充实的人才队伍。他们或者较为熟悉城建档案馆的馆藏，能够和利用者进行良好的沟通，或者较为熟悉工程建设，还有

5、的具有较好地处理信息的能力和良好的文字基本功。三、开展信息咨询服务的不足与对策在过去的工作中，城建档案馆把信息资源服务更多地放在了通过编研形式为市委市政府或相关委办局服务上。例如，2014 年北京市规划委在开展城市规划修编工作中，向我馆提出了还原“北京城建国初期的转型过程”的要求。我馆临时成立的专项工作小组进行了任务分解，多种途径查找信息并进行摘编，多次与市规划委的工作人员进行沟通，最终形成关于“建国初期北京城市规划建设”有关档案资料摘要并提供给市规划委。这种方式，虽然为市委市政府和相关委办局提供了决策依据，但是从其所提供的深度广度而言还是有所欠缺，主要表现在以下几个方面：（一）不足1.现有档

6、案信息管理系统不能满足咨询服务的需求。大部分省市的城建档案馆都拥有独立开发的档案信息管理系统，可以将城建档案接收、管理、利用、统计等各个流程的功能纳入其中。但是我馆目前的信息管理系统并不能完全满足利用者的需求。虽然在城建档案管理系统中，通过在利用模块的相应位置输入工程名称、建设单位名称、规划许可证号等关键字，便能快速检索到该工程的相关信息，但其提供的信息只是针对某一单项工程的竣工档案信息。如果利用者提出“想要查询以某点为坐标，方圆 1 公里以内超过 50 米以上的建筑有哪些”或者“计划新建地铁线路对沿途的哪些建筑地下部分可能产生不良影响”这类具体问题时，现有的管理系统则很难满足利用者的需求。2

7、.城建档案机构之间的信息交流和共享并不通畅。本市城建档案机构之间的档案管理方式为市区两级管理：城六区的城建档案由市城建档案馆负责收集、管理和提供利用，郊区县的城建档案则采取属地管理的方式。这种档案分散保管的方式，从长期看是不利于城建档案馆开展信息咨询服务工作的。https:/3.缺乏专业的档案咨询人员。城建档案馆拥有专业的工程技术人员、档案管理人员、利用服务人员和编研人员。面对各方的多元化需求，只具备某项专业能力的工作人员，是很难独立完成咨询服务工作的。（二）对策1.建立更加完善的城建档案信息管理系统。随着利用者多元化需求的扩大，城建档案信息管理系统的功能也要逐步进行完善，只有这样，才能满足各

8、方所需。笔者认为，把城建档案信息和城市地理信息系统相结合，做到在地图的相应位置上点击，就能获得建筑工程或地下管线的相关档案信息，并且在系统内便能将档案信息加以分类和整合，这种方式是未来较为可行的方式之一。2.搭建城建档案机构的信息交流和共享平台。按照城建档案管理的发展趋势，市区的城建档案机构甚至各省市的城建档案馆之间，首先可以做到城建档案目录互为备份，进而达到三级著录信息的共享，最终建立网络信息共享平台，实现城建档案的数字化信息全文共享。这样利用者就可以不受空间限制，在任何地区都能享受到同质的城建档案信息咨询服务。 3.培养专业的档案咨询人员。城建档案馆的编研人员能够熟练收集、分析和整理档案信

9、息；档案管理人员熟悉馆藏；工程技术人员了解工程专业方面的知识；利用人员熟悉检索工具，并可以和利用者进行较好的沟通，明确利用者的信息需求，以及回复利用者所提出的问题。在开展档案信息咨询服务初期，笔者认为可以把这些专业人员组成一个咨询队伍，以提供信息咨询服务。然后在工作过程中对他们进行信息咨询业务的培训，进而使他们成为具有综合素质的咨询人员。四、开展信息咨询服务未来亟待加强的举措（一）建立切实可行的利用制度城建档案馆的档案利用办法，是在原有利用须知的基础上实现的。它历经一年多的调研、征求意见、修改调整，将于今年正式定稿。它的出台将更加明确地设定城建档案信息的利用权限，特别强调了不同的城建档案信息可

10、以为不同类别的利用者提供服务，这样可以让咨询人员在服务过程中有法可依。（二）保证基本的物质条件1.独立的咨询室。城建档案馆可以把现有的档案利用大厅隔出一部分空间作为咨询室使用，并配备专门的咨询人员。咨询室应整洁、明亮，使利用者感到舒适。2.所需设备。（1）由咨询人员负责接听的电话及传真机。可以方便地服务于远程利用者，让利用者不必亲自到档案馆来，而是通过电话或传真提出咨询问题，供咨询人员接受和解答咨询问题。（2）内网、外网电脑和网络服务平台。内网电脑作为咨询人员使用档案信息管理系统的工具，外网电脑可供咨询人员查阅公共信息和接受、解答网络咨询。本馆的外网网站正在建设中，将来https:/正式上线后

11、可以在主页或相关网页上设立“档案信息咨询服务”链接，开展线上或电子邮件形式的咨询服务。（三）规范服务流程1.接受利用者咨询，建立咨询记录。明晰利用者所提出问题的范围和利用者的要求。属于本馆咨询服务范围的记录下来，不属于咨询服务范围的，应向利用者说明情况或者介绍给规划委、住建委等有关部门办理。2.分析利用者的咨询问题，进行调查研究。咨询人员对利用者的咨询要进行分析研究，弄清咨询问题的内容、特点、主题范围和需要查询的问题，并抓住问题的关键。3.查找并整合城建档案信息，审查咨询成果。咨询人员要确定检索途径，灵活运用各种检索工具和方法，有针对性地查找城建档案信息。对所查到的信息进行加工、整合，并形成咨

12、询成果。最后要审查其内容的可靠程度，是否符合利用者的需求，所提供的答案是否全面准确。4.根据不同情况，灵活答复咨询。咨询人员将经过审核的咨询成果提供给利用者，并提供其来源、所属等信息。对于比较复杂的咨询问题，还要注意收集利用者使用咨询成果后的反馈信息，以便调整咨询服务的方向，为利用者提供满意的答复。5.了解反馈意见，建立咨询服务档案。对于已经答复或者未能答复的咨询问题，咨询人员都要将信息咨询的问题、查找的方法、步骤、结果等进行登记，建立城建档案馆的信息咨询服务档案。档案信息咨询工作对提高城建档案馆服务水平，充分发挥城建档案信息的社会效益和经济效益，具有十分重要的意义。今后，城建档案馆应该借鉴相关领域的成功经验，弥补自身的不足，充分开发城建档案信息资源，尽快开展信息咨询服务，让城建档案信息更好地为社会服务。参考文献：1刘巨普.城建档案管理的理论与实践M.北京：中国档案出版社，1994：244-247.2高洁，韩玲.档案馆开发信息资源的几个优势J.档案管理，2003（3）：34.3