试论基建施工企业档案与档案信息化工作基建档案.doc

1、试论基建施工企业档案与档案信息化工作 基建档案论文【关键词】：p 】： 基建施工档案工作档案信息化 论文【摘要】：p 】： 基建施工企业档案工作会随着工程的不断开工而变得繁琐，但随着计算机科学的飞速开展，加之信息化建立在施工企业中的推广，促使企业档案管理工作在新形势下向信息化方向迈进。本文从施工企业集团档案管理制度建立，档案人员建立、监视考核、保密措施以及档案信息系统建立角度讨论了企业档案管理与档案信息化工作。建立工程指建筑、安装等形成固定资产活动中，按照一个总体设计进展施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。基建施工企业档案工作会随着工程的不断开工而变得

2、繁琐，但随着计算机科学的飞速开展，加之信息化建立在施工企业中的推广，促使企业档案管理工作在新形势下向信息化方向迈进。在国家刺激内需的四万亿基建投资接近尾声之时，年初国家4万亿水利投资、万亿城轨规划、保障房建立等投资建立工程规划又相继出炉，为基建施工行业新一轮开展加足马力，也为基建施工行业档案工作的开展带来了新的活力。如今国内档案学者紧紧围绕档案馆和事业单位档案室周围对传统档案工作、档案数字化和电子文件管理等方面进展研究，却无视了国内大中型建筑施工企业的档案管理和档案信息化工作。随着国家在建重大基建工程陆续完工和新工程不断开标，基建档案正在成倍的增长，建立单位、施工单位和监理单位在工程施工过程中

3、产生了数量宏大、内容丰富、形式多样工程档案在工程开工验收后应该做成一套套记录着工程生命力鲜活档案。大多数建立、施工单位在施工技术和管理方面是强手，然而在施工后期工程资料开工鉴定、归档、保存、利用和销毁方面却暴露出了薄弱的一面。国内大中型施工企业的集团管理性、业务繁忙性、部门与下属单位的多样性决定了企业对档案工作的关注力度不够，往往在需要利用档案去解决实际问题时才想到要综合治理好档案工作。由企业专职档案管理人员根据国家各项档案法规和标准制定本企业档案制度，在企业‘一把手支持与企业全体员工共同努力与协助下，加强档案工作各项制度的执行与监视，同时将加强档案人员的考核与进步兼职档案

4、人员工作技能相结合，做好档案的利用与保密工作，才能从真正意义上做好本施工企业的档案管理与利用工作。一、针对集团型企业下属分公司及工程比拟多，实际消费活开工作量大，产生文件资料与实物档案多的特点，集团档案工作者易采取集中指导、分级保存与监视管理相结合的原那么来做好档案工作。集团内部设置专职档案主管人员，直接上级为主管档案工作的副总经理；各分公司设一名专职档案主管负责所在公司档案工作，由分公司副总经理主抓；各工程设兼职档案员，负责监视办理工程档案归档。集团总部设档案室，负责集团本部档案资料保存；各分公司设档案室和档案库房，档案室和档案库房的规模设计时要根据公司开展状况考虑能存放10-_年数量档案；

5、各施工工程设临时档案室，由兼职档案管理员负责工程文书档案与工程档案归档的监视和指导工作，工程开工后档案交由分公司档案库房集中保存。建立一套集团档案主管监视指导、分公司档案管理人员亲密配合、工程兼职档案人员严格执行的集团内部档案工作者网络，加速企业兼职档案工作者业务才能培养，同时，企业在开展壮大中也要不断增加档案人员数量。二、制定一套详细的集团档案整理、分类、归档、保存、鉴定、销毁、保密制度，明确档案工作者与各部门负责资料归档相关责任人员的详细职责，做到岗有其人、人有其责，确保集团各部门及各基层单位所属部门资料、文件以及有记录价值特殊载体档案的整理归档工作可以得到顺利开展。集团应严格参考国家档案

6、法、企业档案工作标准、国家保密法以及地方档案局制定的档案管理方法，制定出本企业的档案管理方法，并将档案管理方法纳入企业管理手册中去。各分公司参照集团档案管理方法和国家相关行业档案工作规定制定出分公司以及所属工程的档案管理方法。各档案管理方法中应明确归档文件类型、归档范围、归档时间、文件保管期限、归档文件整理方法、销毁制度、保密制度以及归档文件所属部门责任，制定各种载体类型档案材料的归档方法、保管与定期检查措施，做好档案室及档案库房管理工作，严格按照档案保护技术要求搞好档案室以及档案库房的防虫、防腐、防高温、防光、防蛀、防盗、防尘工作。集团应当制定企业档案人员保密责任制，确保档案人员认清自己的职

7、责和工作中保密的重要性。划清楚确的归档范围，进步其在日常档案工作活动中责任心，确保日常消费活动形成的具备查考价值的档案文件都可以得到有效归档；定期开展保密工作教育，进步专兼职档案人员的保密意识，确保公司商业机密不被竞争对手窃取，机密不泄露。建立明确的保密责任制有利于进步企业内部员工的保密意识，使专兼职档案工作者有一种做不好自己的工作就有可能被做得好的员工淘汰，使得其不得不进步工作才能，为实现集团最高利益而努力。三、购置专业信息化系统，制定企业信息化工作开展方向，搞好集团的档案信息化工作。大中型企业应当配置现代化的机房，高端的效劳器和高容量挪动存储设备，建立档案数字化管理制度，加强档案信息化录入

8、人员素质培训，进步各岗位员工档案信息化程度。从国内或者国际上的大型档案系统效劳商处采购一套基于网络平台的集团版档案管理软件也可购置具备对接功能的单机版档案管理软件，并与其签订软件维护与版权开发效劳协议，确保档案系统能在原有根底上进展少许调整便可以更为合理的效劳于本集团的档案信息化工作。每个单位装备一台专用于档案信息化的扫描机器，经过扫描的文件可以直接形成pdf加密格式文档。在集团效劳器机房配置一台专用于档案管理的效劳器，效劳器硬盘至少要到达10TB，将档案管理系统装入效劳器，设好管理员帐号，做好数据库自动备份程序。给集团所有人员分配档案信息系统帐号和对应的权限，组织并做好信息系统使用前调试，用

9、户操作培训，确保档案信息系统可以在最短时间内被所有员工掌握。在信息系统使用初级阶段，努力发现各模块存在的问题以及系统可以完善的地方，及时联络软件效劳商，对系统进展二次开发，使系统可以更为合理运用于本集团档案管理。信息系统要定期维护与检查，制定信息系统平安制度，防止黑客入侵。档案信息系统运行时也要制定明确的系统管理制度，明确信息录入人员职责以及录入信息的格式和数据文件类型、大小以及格式。四、制定纸质档案与电子文件的利用制度，并监视执行，搞好档案利用工作。档案最原始的形态就是构成记录性的介质，故在一个企业内部，形成的档案多为纸质档案，或者基于磁介质的录像带、磁带、磁盘等。纸质档案在做好电子数字化之

10、后，按照档案整理方法进展整理、组卷、装订成册；数字化的档案上传到档案信息化系统中去。纸质档案利用时根据利用对象，档案室专职人员按照档案利用制度填写利用者信息，填报利用内容；电子档案借阅只能通过档案信息化系统利用，利用者需使用专用软件狗，只能打印不能下载假如要下载需要办理特殊的下载利用手续，不能修改档案的原始信息，电子档案利用时，数据库自动通过软件狗识别利用者信息，系统自动记录和统计利用者操作记录。电子文件的处理和保存应符合国家的平安保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒损害等采取与系统平安和保密等级要求的防范对策。五、制定档案专职人员与兼职人员的继续教育培训与考核工作。根据国家档案局

11、相关法规规定，专职档案人员每年至少要进展两次集中的在职继续教育用以进步档案人员的档案工作素质和技能。继续教育包括国家档案协会会议，档案知识交流班等用以进步档案人员技能。企业内部应每年集中开展一次档案培训会议，由行政部经理组织，档案主管主办，邀请1-2名档案学者给施工企业专兼职档案人员讲习档案技能培训课程，制定培训考核措施，考核培训效果。六、制定定期检查与不定期抽查相结合的归档工作监视制度。制定每季度档案工作自查制度，每季度末由档案主管、专兼职档案工作人员开展档案工作自查。有档案室和档案库房的单位，每月开展一次库房自查，并上报自查情况总结。制定不定期抽查制度并严格执行，在总结抽查过程中遇到问题时

12、要及时辅导兼职档案人员改正，力争做到促使档案工作向完美方向开展。建立完善的企业档案监视制度，档案主管要坚持在公司指导支持下，认真落实档案工作监视职责。总之，搞好施工企业档案管理工作是一项持续性、技术性，并带有管理者管理艺术性的工作。档案事业在中国有着悠久的历史，但中国近代档案工作起比拟晚，档案人才与西方国家相比比拟薄弱。中国企业档案工作起步比拟晚，如今大型国企企业、外资企业、大型民企中从事档案工作的专业人手比拟少，特别是基于信息时代的档案信息化工作者数量远远跟不上国家开展的脚步。每年公务员招考，事业单位招考，国有企业招聘中，档案专职管理人才需求数量比拟大。可以说，档案工作正逐步从手工工作转化为基于信息化网络的管理