EXCEL在工资管理中的运用(共7页)

1、精选优质文档-倾情为你奉上EXCEL在工资管理中的运用【摘要】以实际操作为基础,介绍了如何应用Excel中的强大的数据处理和分析功能解决工资管理中遇到的难题，使工资计算、发放、核算等过程快捷、准确，在一定程度上简化了工作程序，提高了工作效率【关键字】Excel 工资 复杂应用 前言工资管理是一项琐碎、复杂而又十分细致的工作，工资计算、发放、核算的工作量很大，一般不允许出错，如果实行手工操作，每月发放工资须手工填制大量的表格，这就会耗费工作人员大量的时间和精力，同时无法做到实时监控，难以保证数据的准确性和及时性。因此，先进的管理思想在企业中实现就成为了一个可望而不可及的目标。目前市面上流行的工资

2、发放软件不少。但是，对于企、事业单位的工资发放来说，不需要太大型的数据库系统。只需要一个操作方便，功能实用，能同时满足财务部门、单位其他相关部门及代发单位三方对数据的管理及需求的软件。Excel是Office办公软件的核心组见之一,是由Microsoft为Windows和Apple Macintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件,是一款功能强大的电子表格软件,与其他表格软件不同的是其具有的以下特点和功能:(1)强大的表格处理功能。Excel具有简便和灵活的制表功能,表格中数据一旦建好勾稽关系,就会自动刷新。(2)强大的绘图和图形处理功能。Excel的强大绘图和图形处理功能实现了表

3、、图、文三者的结合,有利于管理人员进行决策。 (3)丰富的函数。Excel提供了大量的函数,包括财务函数和统计函数,可进行复杂的数学计算、财务分析、统计等,数据处理能力非常强大。(4)支持数学模型,提供多样的分析工具和决策功能。 (5)使用外部数据功能。Excel可以读取和输出多种格式的数据文件,可以从很多数据源包括会计软件的数据库中引入数据,节省获取基础数据的时间,提高效率和减少错误。由于其强大的功能和友好的界面使得它越来越广泛的应用于众多行业和领域中。以下具体讲解如何用Excel处理工资管理方面的问题和一些使用技巧。一、建立基础信息表建立如表1所示的基础信息表，在单元格A2中输入序号，在单

4、元格B2、C2等中输入姓名、出勤天数。根据考勤表输入事假天数、病假天数、加班天数；根据入井情况分别输入入井次数。序号姓名出勤天数培训天数事假天数病假天数加班天数入井次数1张三23221252李四2750218表一二、建立工资表序号月份姓名出勤天数基本工资岗位 薪酬附加 工资病假扣除事假扣除加班工资培训扣除浮动工资入井次数入井费班中餐餐补生日防暑费稿费应发工资代扣保险（个人）代扣 个税扣款罚款实发 金额岗位工资绩效工资司龄工资职称工资养老保险医疗公积金失业风险金住宿××公司2010年1月工资表表二第一步：利用Excel不同表之间数据链接功能，在单元格A4、C4、D4中分别输入

5、“=基础信息!A2”、“=基础信息!B2”、“=基础信息!C2”、“=基础信息!O2”，基础信息表中的序号、姓名、出勤天数、入井次数等将自动出现在工资表中。利用Excel“填充柄”将其它各员工的有关数据自动产生。本文中用了很多类似的引用，相同的数据只录入一次，避免重复输入发生数据不一致，也减轻了录入量。第二步：将工资卡片中各员工的基本工资、岗位工资、绩效工资、司龄工资、职称工资、餐补、生日、住宿费等记录，分别输入单元格E4、F4、G4、H4、I4等所在列。把“姓名、基本工资、岗位工资、绩效工资、职称司龄工资”等各列设置为保护模式，因为这些列一般不会每月变化，避免在输入其他数据时误改，当然需要改

6、变时可撤销保护模式,非常方便。第三步：根据公司加班政策，假设加一天班为20元，在单元格L4中输入“=基础信息!F2×20”；根据事假扣除标准“(岗位工资+绩效工资)÷月平均出勤天数×事假天数”，病假扣除标准“(基本工资+岗位工资)÷月平均出勤天数×病假天数”，分别在单元格J4、K4中输入“=IF(基础信息!E2=“”，0，ROUND(E4+F4)/月平均出勤天数×基础信息!E2，2)”、“=IF(基础信息!F2=“”，0，ROUND(F4+G4)/月平均出勤天数×基础信息!F2，2)”，这里运用ROUND函数表示对事假或病假

7、扣除金额四舍五入（其中2是计算结果保留两位小数），IF函数表示如果没有请事假或病假则扣额为零，否则按事假或病假标准扣除。根据入井次数计算入井津贴与班中餐津贴，如入井一次补贴为15元，则在单元格G4中输入=“基础信息!G2×15”。职工培训工资如为基本工资与岗位工资之和的60%，则在单元格M4中输入=“（E4+F4）×%60%×基础信息!D2”。第四步：根据三金一险(养老保险、失业保险、医疗保险、公积金保险)扣除标准分别为基本工资、岗位工资之和的8%、1%、6.5%，10%。如：养老保险的扣除在单元格W4中输入“=ROUND(E4+F4)×%8，2)”；医

8、疗保险的扣除在单元格X4中输入“=ROUND(E4+F4)×%6.5，2)”，其它对应即可。第五步：为了方便利用函数计算个人所得税，增加“代扣个税”列。在单元格AA4中输入“=IF(V4-W4-2000)>0，V4-W4-2000，0)”表示应税所得额只有超过免征额2000元才征税，否则不征税。在单元格AB4中输入“=ROUND(IF(AA4<=500，AA4×0.05，IF(AA4<=2000，AA4×10%-25，IF(AA4<=5000，AA4×15%-125，IF(AA4<=20000，AA4×20%-37

9、5，IF(AA4<=40000，AA4×25%-1375，AA4×30%-3375)，2)”，这里运用IF函数的层层嵌套计算个人所得税。第六步：在应发工资单元格中将所有项目进行逻辑加减，表示“应发工资=基本工资+岗位工资+综合补贴+加班+浮动工资-事假、病假扣除”；将个税、保险、罚款等项目进行核减，计算出实发金额。在单元格B12中输入“=SUBTOTAL(3，工资表!A3:A11)&“人”，这里运用了SUBTOTAL动态计数函数计算出人数；在单元格C12中输“SUM(C3:C11)”表示对所有人员的基本工资求和。最后再利用“填充柄”，自动生成相应数据。 三、建

10、立汇总表工资汇总表中主要运用了SUMIF( )求和函数，从其它工作表中获取数据。其功能是在满足指定的统计条件下，对给定数据区域中的某一栏目范围进行累计求和。在单元格B3中输入“=SUMIF(工资表!A3:A11，A3，工资表!C3:C11)”，表示将“部门”列中所有“生产”的行所对应的“基本工资”合计。 “生产”部门其余工资各项目汇总公式均参照单元格B3填写，只需将单元格B3中需要求和的对象“工资表!C3:C11”变动一下，其余均不变，如在单元格C3中输入“=SUMIF(工资表!A3:A11，A3，工资表!D3:D11)”。在单元格B7中输入“=SUM(B3:B6)”，表示对汇总数求和，再利用

11、“填充柄”，生成相应汇总数及合计数。四、建立银行表 在单元格A2中输入“=基础信息!B4”，利用“填充柄”，生成各员工姓名。“账号”、“实发工资”自动产生，主要运用了VLOOKUP()函数，其功能是搜索表区域首列满足条件的元素，确定待检索单元格在区域中的行序号，再进一步返回选定单元格的值。在单元格中B2中输入“=IF(A2:”“，”“，VLOOKUP(A2，基础信息!B4:C21，2，FALSE)”，表示如果姓名A2为空格，那么账号B2为空，否则账号B2为“基础信息”表中姓名和账号两列区域中第一列的数值等于单元格A2中的数值的同一行的第二列数值。同样在单元格C2中输入“=IF(B2=”“，”“

12、，VLOOKUP(A2，工资表!B3:P11，15，FALSE)”，再利用“填充柄”，生成各员工的账号及实发工资。 五、创建“宏”生成工资条 为了提高工作效率，可以通过创建“宏”生成工资条。本文创建工资条通过录制交互操作过程逐步创建，此种方法相对简单，具体步骤如下: 第一步，启用宏。用鼠标单击工具-宏-录制新宏，键入宏名“工资条”；在“保存在(I):”下拉框中，选择“当前工作簿”；在“说明(D):”编辑框中键入相应的文字；单击【确定】。 第二步，录制宏。按住CTRL健的同时，沿工作表标签行拖动“工资表”标签，建立副本，并双击将“工资表(2)”改名为“工资条”，然后将“工资条”中的数据编辑修改如

13、表5所示。注意，此步骤中每一步都应小心谨慎操作，因为若在录制宏时出现失误，更正失误的操作也会记录在宏中。 第三步，单击“停止录制”按钮，结束宏录制。 第四步，创建“按钮”。用鼠标单击【按钮】图标，在“工资表”划一个小方框，选中小方框，右击鼠标编辑文字输入“工资条”右击鼠标单击“指定宏(N)”选择“工资条”“确定”。以后每次要生成工资条时。只要将原“工资条”删除，按一下“工资条”按钮，就可以完成上述一系列操作，自动生成“工资条”。 工资汇总表等 一套工资核算模型创建完成，下月进行工资核算时，可以先复制一下该文件，然后只要将“基础信息”表中月份、本月出勤天数、事假天数、病假天数、加班天数、浮动工资

14、等数据输入，工资表、工资汇总表、银行表、工资条都将自动生成，大大提高了工作效率。另外在使用过程中应注意以下几点:(J)在输入数字时，小数点有时输成中文句号，可以选取“基础信息”表中的D、E、F、G、H五列，单击菜单数据-有效性-输入法模式中选取“关闭”。(2)为防止单元格中创建的公式被误删或更改，可以先选中有公式的单元格，在菜单格式-单元格-保护中的锁定前打勾，然后单击菜单工具-保护-保护工作表，输入密码。(3)为限制不同用户查看和修改文件，在文件创建完成后，可以输入打开权限密码和修改权限密码，具体单击文件-另存为-工具-常规选项，在打开权限密码和修改权限密码中输入不同的密码。六、建立工资封面表工资封面一般包括企业名称、工资所属年度及月份、制表人及制表日期等内容，可根据企业需要增减，“企业名称”和“年度月份”必须有，因为其他表要引用这两项内容，以方便数据的输入。在输入年度月份时，先输入一