物料供应管理制度

1、文件状态：采购控制程序版本号A0页 次文件编号/QP-07实施日期2013/2/20修改日期编制审核批准1. 目的 依所采购的物料的分类进行供应商选择、评定和考核管理，对采购过程进行控制，确保所采购的产品符合规定的要求。2. 适用范围 适用于生产所需物料的采购。3 职责3.1采购部：组织进行供应商调查、评定、选择，建立供应商档案、编制合格供应商名录，并对供应商的供货业绩进行评估及执行采购作业。 3.2仓库：物料点收、发放和保管。3.3核算员：以购物申请单向采购部提出低于最低库存的采购信息。3.4质检部：对物料进行检验，为采购部提供供应商交货品质资料。3.5研发（技术）部：负责对我公司生产的供应

2、商原材料的技术标准和法律法规符合性进行评估。4. 操作程序4.1采购物料分类：原料、包装材料。原料有：柠檬酸、6501、AES胺盐、K12胺盐、甘油、珠光片、防腐剂、香精、二甲基硅油、白矿油、硬脂酸等。原料直接影响着产品的质量，质检部依原料检验标准进行检验，填写原料检验报告；包装材料依包材检验标准检验，填写检验报告书。4.2供应商的管理4.2.1供应商调查：采购部对有生产能力的供应商发出供应商调查表，调查供应商的情况，如有必要可到供应商处实地考察；收集供应商资料：包括但不限于公司营业执照、税务登记证、生产许可证、第三方年度型式检验报告、该公司简介、产品介绍、体系认证证书、以及与供应商平时交往情

3、况等资料，整理供应商档案。4.2.2供应商的评定4.2.2.1采购部制定如下的评定准则：a) 原料须经：供应商调查供应商提供原料小样测试合格打小样测试合格采购部考察供应商供货价格、服务等下评定结论列入合格供应商。b) 包装材料：供应商调查供应商提供包材样板检验合格采购部考察供应商供货价格、服务等下评定结论列入合格供应商。c) 体系建立前已有业务往来的供应商经质检部出具连续两次检验合格报告下评定结论列入合格供应商。d) 采购人员组织对各供应商进行评定，填写供应商评定表，经评定合格的供应商将其列入合格供应商名录。4.2.3供应商定期评估：4.2.3.1由质检部对主要供应商每次交货进行检验，填写主要

4、供应商品质及交货状况明细表中的“品质状况”栏，采购部填写“交货状况”栏，每月对供应商品质和交货准时状况进行数据统计，并综合历来的服务状况填写于供应商定期评估表。4.2.3.2采购部每年对供应商进行定期评估，制定如下评估准则：合格批次- ×60进货批次a) 批检合格率得分=准时批次- × 20 进货批次b) 准时交货率得分 = c) 服务得分满分为20分,依配态度、服务好坏状况定得分。d) 供应商被评分总分85分以上为优秀;总分7585分为良好,总分在6075分为合格,总分低于60分取消合格供应商资格。 4.2.3.3当同一种物料向同一供应商连续发出两次不合格品(项)处理单而

5、质量未有明显改善时，取消其合格供应商资格。4.3采购4.3.1采购过程：采购员根据购物申请单向供应商采购所需物料，并跟踪交货情况和付款情况。4.3.2采购物料的验证a) 质检部对进料进行检验和验证确认，详见检验和不合格品控制程序。b) 采购物料如有品质问题，由质检部协助采购部填写不合格品（项）处理单反馈给供应商，责令其分析原因、纠正和预防措施，详见纠正和预防措施控制程序。5. 相关文件5.1原料检验标准 5.2包材检验标准5.3检验和不合格品控制程序 5.4纠正和预防措施控制程序6. 质量记录6.1购物申请单 6.2供应商调查表 6.3供应商评定表 6.4合格供应商名录6.5主要供应商品质及交

6、货状况明细表 6.6供应商定期评估表 6.7检验报告书 6.8原料检验报告6.9不合格品（项）处理单 文件状态：合规性评价管理程序版本号A0分发部门代码06文件编号/QP-15实施日期2016-01-04修改日期编制审核批准 1目的 为了履行遵守法律法规和其他要求的承诺，检查和评价公司在生产、经营、管理活动中执行和遵守适用的法律、法规的情况，并持续改进，特制定本制度。 2. 适用范围 本制度适用于公司对适用的法律法规和其他要求的合规性评价的管理。 3. 编制依据 3.1 化妆品卫生监督条例 3.

7、2 化妆品卫生规范2007版 3.3 已使用化妆品原料名称目录 3.4 化妆品标识管理规定 3.5 管理手册（A版）3.6化妆品新原料批准使用的公告 3.7 国家、地方相关法律、法规 4. 职责和权限 4.1 公司总经理 是本制度的批准领导，负责监督本制度的实施。4.2 研发部 是本制度的主控部门，负责对我公司生产的原料、工艺、产品适用的法律法规和其他要求的遵守、履行情况进行监督、检查，组织对原料、工艺、产品适用的法律法规和其他要求进行

8、合规性评价。4.3人事行政部是本制度的协管部门，负责组织进行环境、职业健康安全管理适用的法律法规和其他要求的合规性评价，负责对适用的法律法规和其他要求的遵守、履行情况进行监督、检查。4.4生产部  是本制度的具体实施单位，负责对我公司工程施工、设备、设施改造适用的法律法规和其他要求进行合规性评价。 5. 管理要求 5.1 合规性评价的频次和时机 5.1.1 法律法规和其他要求的合规性评价应定期进行，公司每年至少应进行一次适用的法律法规和其他要求合规性评价，前后两次评价时间间隔不超过12个月。公司合规性评价一般安排在

9、内审和外部审核前进行。 5.1.2 生产部对设备、设施变更中适用的法律法规和其他要求应进行合规性评价，应按照不同的施工阶段涉及的不同法律法规和其他要求情况安排评审。施工工期超过一年的，每年应至少进行一次合规性评价，前后两次评价时间间隔不超过12个月。 5.1.3 当出现下列情况时，可增加合规性评价频次； a. 公司组织机构、产品范围、资源配置发生重大变化时； b. 发生重大质量、环境、安全事故或有关质量、环境投诉时； c. 法律法规和其他要求发生重大变化时。 5.2 合规性评

10、价的方法 5.2.1 合规性评价可独立进行，也可与其他评价活动一并进行。 5.2.2 合规性评价的方法包括：审核、现场巡视、直接观察、对目标绩效参数测试结果与要求比对、会议座谈、讨论等。 5.2.3 合规性评价的重点： a. 产品生产工艺流程是否合规； b. 产品配方是否合规。5.3 合规性评价的内容 5.3.1 行政许可的符合性。如安全生产责任制、安全生产许可制度、安全生产管理条例等的执行情况。 5.3.2 配方和工艺流程的符合性。（如：配方是

11、否带有违禁原料、限用原料是否在限用的范围内、工艺流程是否合理等）5.3.3 与地方法规、地方政府协议、作业技术政策、上级部门等其他要求的符合性。 5.4 合规性评价的输入 合规性评价的输入可包括： a. 审核的结果； b. 执法检查的结果； c. 对法律法规和其他要求的分析； d. 对事件和风险评价的文件和（或）记录的评审；e. 访谈的情况； f. 对设施、设备和作业场所的检查情况； g. 对项目或工作的评审；h. 

12、对监视和测试结果的分析；i. 设施巡查和（或）直接观察； j. 废物的处理和危险化学品的管理情况；k. 顾客、附件居民的投诉等。 5.5 合规性评价 5.5.1 环境管理合规性评价，由公司人事行政部组织相关职能部门和生产部有关人员进行评价。 5.5.2 职业健康安全管理合规性评价，由人事行政部组织相关职能部门和生产部有关人员进行评价。 5.5.3 生产部进行合规性评价时，由工厂副厂长组织项目有关人员进行评价。5.5.4 合规性评价的结果分为：符合和不符合两种。

13、60;    5.5.5 合规性评价应保持有关的记录和证据。 5.6 合规性评价的输出 5.6.1 进行合规性评价后，研发部、人事行政部、生产部根据合规性评价的情况，编制合规性评价报告。 5.6.2 合规性评价报告的内容包括：（1）合规性评审时间； （2）法律法规和其他要求的执行情况； （3）参加评价的人员；（4）合规性评价的内容；（5）合规性评价结论及意见。 5.7 评价结果的处理 5.7.1 当法律法规和其他要求合规性评价

14、的结果为不符合时，应分析原因，制定和采取纠正措施或预防措施，执行公司事件调查、不符合管理制度和纠正措施和预防措施管理制度。 5.7.2 合规性评价的结果应作为管理评审的输入。 6. 记录 合规性评价记录                             

15、     文件状态：物料采购管理制度版本号A0分发部门代码04文件编号04-M00-003-A0实施日期2013/2/20修改日期编制审核批准1目的规范物料采购供应管理制度，保证购入物料符合生产要求。2范围适用于公司采购的所有物料。3责任3.1采购部负责本制度的制订、修改。3.2采购员负责按本制度采购物料。3.3仓库员负责接收采购的物料。4内容4.1本公司所有生产用物料的采购由采购部统一办理，未经采购部统一安排采购的物料，仓管员有权拒绝办理入库手续。4.2采购部根据仓库编制物料采购计划及月度、季度采购计划，经公司领导批准后实施采购。4.3如遇到

16、计划外的急需物料，使用部门需提出书面申请，注明物资名称、规格、型号、要求到货日期等内容。经公司领导批准后，由采购部及时组织采购。4.4采购员根据采购计划申请表的品种、规格、数量等要求，查询合格供应商档案，从“认可供方名单”中选择合适供应商，向其发“订购合同”及有关资料。“订购合同”应写明供应商、物料名称、数量、规格/型号、要求到货日期等内容，发出前需经采购部部长或其授权人批准。4.5采购员应做好采购物料的进度跟踪工作，如采购活动中出现任何障碍时，采购员应及时向部长报告及通知有关部门。4.6对首次购入的关键性物料应进行测试，测试合格后方可大量采购。对首次购入包装印刷类物料需要打板确认，确认合格后

17、方可大量采购。4.7为保证物料质量的稳定，应优先采购同一厂家同一批号的物料。4.8物料采购在保证质量前提下应严格控制价格，注重质量的同时应遵循货比三家的原则，重要物料由采购部部长提出报价单，经领导批准后方可采购。4.9采购事项的变更，相关部门应以书面联络采购部。4.10物料进入公司后，库管员按采购计划申请表进行核对、入库。如发现品种、规格、数量等与采购计划申请表不符时，可拒绝入库。4.11仓管员凭供方来料发货单及来料物料的品名、规格、数量等进行核对入库，及时填写“来料通知单”及“来料进仓单”对各类物料的核对均应手续齐全，货物与单据应相符。4.12库管员对非经批准，擅自购买的物料，可拒绝入库。4

18、.13凡需物料进库转帐时，财务部凭仓管员验收开据“来料通知单”及“来料进仓单”方可转帐报销，否则不予办理。5记录5.1 物料采购计划5.2 物料采购月度计划5.3物料采购季度计划5.4 追加计划采购申请表5.5 认可供方名单5.6 订购合同5.7 来料通知单5.8来料进仓单文件状态：供应商档案管理制度版本号A0分发部门代码04文件编号04-M00-002-A0实施日期2013/2/20修改日期编制审核批准1目的严格对供应商档案的管理，规范采购制度。2 范围适用于本公司所有供应商的档案。3 责任3.1采购部经理负责本制度的制订、修改。3.2采购部经理、采购员负责执行本制度。4 内容4.1合格供应

19、商一经确认，及时建立合格供应商档案，由采购部经理统一管理。4.2 采购员调阅供应商档案时需填写借阅记录。4.3采购员应及时归还档案。4.4归还档案时，采购部经理应检查其是否完全，并在记录上复核签字。4.5已终止合同的供应商的档案应继续保存，不得擅自销毁。4.6合格供应商定期进行复评。5记录5.1供应商档案5.2供应商档案借阅记录。文件状态：物料贮存管理制度版本号A0分发部门代码07文件编号07-M00-010-A0实施日期2013/2/20修改日期编制审核批准1 目的规范物料贮存的管理及操作，保证对物资的摆放进行严格管理，避免物料混淆现象或由于贮存不当影响物料质量的现象发生，防止不合格品进入生

20、产工序。2 范围适用于公司与生产和质量检验有关的各类物料。3 责任3.1仓储部经理负责本规定的制定、修改。3.2各仓库仓管员负责执行本规定。4 内容4.1进入公司的物资应进行分类编号。4.2仓管员按物料分类将物料存放于相应库房内。4.2.1待检品仓4.2.2原材料仓4.2.3原料仓4.2.4护肤原料仓4.2.5包装材料仓4.2.6生产半成品仓4.2.7退货半成品仓4.2.8不合格品仓4.2.9其它物品仓4.3各类物料应有明显状态标识，并保持一定距离，避免物料混淆。4.3.1合格、不合格或待验物料应分区存放。4.3.2经检验合格的物料应存放于合格品区内。合格品的每件外包装上均应在合格栏内盖有蓝色

21、QC印章。4.3.3凡经检验不合格的物料应存放于不合格品区。不合格品的每件外包装均应在不合格栏内盖有红色QC印章。4.3.4凡搁置等待检验的物料应存放于待验区内并贴有待检标识。4.4物料摆放4.4.1同类物料应摆放在同一区域内，同一批号的物料可以起垛存放4.4.2小件物料存放于货架上，起垛存放的物料应存放于垫仓板上。垫仓板距地面不能小于15cm,货架(垛)与墙的间距不能小于30cm,货架与棚顶距离不能小于30cm，照明灯具垂直下方不准堆放物料,其垂直下方与货架(垛)的水平距离不能小于30cm，货架及堆垛间隔通道不得少于100cm。4.5 贮存条件4.5.1一般原辅材料应根据要求贮存在密闭、避光

22、、干燥处。4.5.2原辅材料、包装材料应按品种、规格、批号分别存放，有状态标识、货位卡。4.5.3名称易混淆的物品应分开存放。4.5.4成品严禁与其它物料混库存放。4.5.5一般物料在常温下保存。保持仓库内通风顺畅。4.5.6固体和液体物料应分开贮存，挥发性物料应专库存放，避免污染其它物料。4.5.7易燃、易爆的危险品应专库存放，限量贮存。危险品在贮存过程中应防止其泄露，并避免摩擦、撞击及日光曝晒。危险品库应具有防燃、防爆设施。4.6库房内外做到无杂物，仓库内禁止存放私人杂物。4.7加强库区安全检查，并定期由消防部门对灭火器材进行检验并标有标记。4.8每日对仓库的温度及湿度进行检查并做记录。4

23、.9对库存物料应做到“十不”：即不乱、不混、不潮、不霉、不腐、不爆、不冻、不漏、不锈、不变。文件状态：仓库物料收发管理制度版本号A0分发部门代码07文件编号07-M00-005-A0实施日期2013/2/20修改日期编制审核批准1目的明确仓库物品出入库流程，确保物品得到有效管理和控制。2 范围本程序适用于仓库所有物料的收发管理。3 职责3.1仓库负责本制度的制订、修改，负责本厂所有采购到货物品的初步验收、储存、发放，并负责相关单据的填制分发和账物处理。3.2 IQC负责对到厂物品进行检验,并对检验之质量负责。3.3 各部门与仓库有关事务应按本规程执行。4 内容4.1 货物验收4.1.1初步验收

24、：A确认所到物料是否属本厂申购;B检查货物包装有无破损、散乱、打湿等异常现象，如有类似现象则及时通知采购或相关部门验证后再处理；C确认物料的规格、型号、数量/重量等是否符合申购要求；D核对实物与送货清单是否一致(无送货清单时应及时向采购或市场部跟单人员索取该批货物清单单据)；E是否随货提供相关资料，包括但不限于COA（出厂检验分析报告）4.1.2 重量/数量验收A所有到货原料须全部过称,按实际重量开单入账(注意除皮),实物与送货单的差异应通知采购或市场部跟单员;B原材料/包材则需清点外箱标识数量是否与送货单一致；C其它物品的验收要求全部清点或过称，若有实物差异及时通知采购部处理。 4.1.3

25、到货通知A原材料除免检物品(如化妆包、礼品等)可直接以来料入库单入库外，其它需先开具到货通知单暂入到原材料待检账内，并做好待检标识；B原料到货后直接以来料入库单开单入库且标识清楚，但实物需与检验合格的物料分开或置于指定区域，并做入库账目记录；C包材到货后，仓库直接开来料入库单发放到相关部门，并将材料与合格品分开或置于指定区域，并做好入库账目记录；D其它用品到货以来料入库单开单入库且标识清楚；E原材料到货一般情况下仓库都需加贴待检品标识贴,个别情况仓管员可采用大标贴概括标识（如批量较多，包装较完整统一时），但须确保IQC领料时清楚明了；F到货通知单/来料入库单分发到品管、采购、财务、工程技术部等

26、相关部门，同时，仓管员须作好相关入库记录。4.2物料检验与入库4.2.1 原材料领检及入库IQC收到到货通知单后，填写领料单到仓库领取货物进行检验，IQC检验完后以“实物标识贴”替换原待检品标识/来料标识贴，并加盖相应QC检验章，附IQC检验报告一份与实物一起入库，仓库验收货物后将物料按检验结果分类存放，并记录入库台账及电脑账。4.2.2 原料领检及入库质控部收到来料入库单后，通知生产部进行打板及工程部安排相关检验工作，待各项评审检验结束后，在实物标识贴上加盖相应QC检验章，仓库根据检验结果将物料分类存放。4.2.3 包材领检及入库IQC 收到来料入库单后，按要求进行抽检或全检，检验完后在货箱

27、上加贴“实物标识贴”，并在上面加盖相应QC检验章，附IQC检验报告一份随货物一起入库，仓库接到报告后按检验结果分类存放。4.3 半成品入库4.3.1 生产半成品一般情况下,生产半成品直接流入下一工序,如因生产过量或储备生产需入库时,车间先完整、准确填写好半成品进仓单到仓库入库，且货箱要求内外整洁、物品摆放整齐、标识清楚、数量准确。4.3.2 专卖店退货品返工组经检验合格的退货品,能直接调入车间返工的则直接调入车间,如因生产安排不能及时返工的,可先入库储存,入库时返工组须先完整、准确填写好半成品进仓单，且做到每种产品分类集中整齐摆放、标识清楚、数据准确、每箱应附色号明细数量清单。4.4 物料退仓

28、4.4.1车间生产余料应及时填写退料单退回仓库，并摆放整齐、标识完整、数量准确。4.4.2 车间不合格品退仓时，先完整填写好退料单并注明不合格原因，同时货箱上应标明不合格原因及评审处理措施，仓库验收时需核对退料单与不合格评审报告是否一致，如发现不一致时仓库有权拒绝回收4.4.3 设备及其它退仓各种设备如需退至仓库，按设备闲置、报废管理规定执行，退仓时应附相关处理文件并做好状态标识（如报废、暂存、退货等），如有需要封存的须封装好后再入仓，其它物品退仓做法同样。4.5 物料发放A. 生产用物资的发放 仓库根据车间领料单进行备料； B. 其他内部物资的发放领料部门填写领料单经部门负责人批准后交仓库,

29、仓库对领料单核实后发料； C. 向外发货市场部通知相关人员发货，发出的货物上做好必要的发货标识(如目的地标识)，外协加工发货需协同采购进行；4.6 物料备货时间:4.6.1每天上午10:30前将第二天的领料单交给仓库,11:00-15:30为仓库备料时间,下午16:00-17:30车间到仓库领取物料,在此时间段车间将其需进仓/退仓物料入库,IQC正常情况下遵循车间领料时间,特殊情况不限。4.6.2 其它辅助用品领料为每周二次，具体时间为周一、周三，遵循以上备料时间，物品少时可提前领走。4.7 各部门/车间须完整、正确填写领料单经部门负责人批准后到仓库领料，非特殊情况仓库只见单发料。4.8 物料

30、必须加盖QC检验章后仓库才能发料,如车间急需使用则需开物料急用申请表经质控部批准后到仓库领取。4.9 非特殊情况,所有物料遵循先进先出原则发放。5记录5.1 来料入库单5.2 到货通知单5.3 领料单5.4 IQC检验报告5.5 实物标识贴5.6 半成品进仓单5.7 退料单5.8 不合格评审报告5.9 物料急用申请表文件状态：物料供应厂商审核程序程序版本号A0分发部门代码02文件编号02-M02-025-A0实施日期2013/2/20修改日期编制审核批准1目的通过对供应商的了解和审核，确认合作伙伴，保证生产用物料来源的稳定性。2范围适用于为本公司提供生产用原辅材料、包装材料及其它需经审核与产品

31、质量有关物资的各供应商。3责任3.1质检部负责本程序的制定、修改。3.2质检部、采购部、研发中心负责执行本程序。4内容4.1供应商的评估4.1.1供方提供物资的评定原则：A. 符合本公司采购所要求的质量；B. 供方具有足够的保证质量的生产能力，能够严格按照交货期限供货；C. 供方具有保证所供物资质量稳定性的能力，如已建立了相应的质量管理体系；D. 符合国家有关的质量法律法规的要求；E. 供方物资价格在本公司现阶段可以接受范围之内。4.1.2供应商能力的书面调查采购部对供应商的能力进行调查,以了解供应商的基本情况,包括:A. 供应商基本的生产设备、检测设备、信誉；B. 供应商质量体系是否通过认证

32、或其产品是否通过认证等；调查的结果填写在“供应商能力调查表”（生产型）中；据书面调查的情况,选择那些具备基本条件的供应商进行后续的评价工作。4.1.3供应商的评价方法根据物资对公司生产的产品质量的影响程度及所购物资的价格等因素,可采取以下方法对供应商进行评价。A. 样品评价采购部按公司提出采购物资的要求,请供应商提供样品, 质检部按“包装容器/原料测试规程”对样品进行试用和评审，并将结果如实记录在“包装容器/原料检验记录”上，且出具“包装容器/原料检验报告”发至采购部；B. 供应商能力/质量管理体系现场评价采购部组织质检部、研发中心的有关人员到供应商的生产现场,对其质量管理现状、生产设备、检测手段、生产现场操作及管理人员素质等情况进行现场评价；评价结论记录在“供应商现场评价报告”中。C. 供应商以往业绩评价已与本公司有业务往来的供应商,可以根据其以往提供物资的质量状况与信誉,如交验合格率,供货是否及时等,对其进行评价.如供应商以往的业绩记录没有保存,则以对供应商近期所供产品进行检验或验证的方式,对其进行评价。4.1.4 重要物资新供应商的评价必须使用5.1.3方法中的A+B。一般物资新供应的评价只需使用5.1.3中的A+C方法。4.1.5公司按采购物资对产品质量影响的程度将物资分为三类，见“物资分类表”。4.1.6 采购部负责填写“供应商评价表”,