在教务管理中的应用

1、EXCEL在教务管理中的应用黄陂区教学研究室丁云一、数据的获取与数据的有效性n1.数据的类型常规型数值型日期型文本型货币型百分比型等 处理不同的数据，最好先定义不同的数据类型2.数据库文件与工作薄文件可直接打开或通过导出导入的方式以缺省方式处理。dbf文件导出为xls文件时，要注意记录数的限制，否则容易丢失记录数据。一、数据的获取与数据的有效性3.文本数值的处理若数据以文本型存放，则不能参与运算。会影响到统计结果，所以需要进行转换。方法:使其与一空单元格相加即可。一、数据的获取与数据的有效性4.快速选择与输入方法:Ctrl+方向键 Ctrl+Enter空格和0值的对比与处理一、数据的获取与数据

2、的有效性5.填充快速填充：双击填充柄 （以相邻区域为参考）克服“自动运算”填充：Ctrl+D ，Ctrl+R自定义序列填充：先定义序列，然后可根据定义的序列进行填充。一、数据的获取与数据的有效性6.菜单输入在特定的区域输入固定的内容，可采用下拉菜单式输入。方法：定义名称；数据有效性设置。一、数据的获取与数据的有效性7.表格的转置即行列互换，可用选择性粘贴完成或应用函数Transpot完成。一、数据的获取与数据的有效性8.数据的有效性 对于已输入的数据： 通过条件筛选，可找出无效数据。 对于未输入的数据，可事先通过对数据有效性进行设置，设置数值输入的允许范围，超过此范围则认为出错。一、数据的获取

3、与数据的有效性1.编号信息的获取 应用函数 mid ，left，right等可获取字符串中任意部分的内容，以供需要。 应用范围：如从身份证中获取有关数据；从考号中获取学生有关信息。二、字符函数的使用2.字符串的连接运算 将多个单元信息合并为单一信息时要用到字符串的连接。 实现方法：运用&运算符 或者concatenate函数。二、字符函数的使用3.字符串等长分列 当需要将一个字符串从某处截断成为几个字符串时，可用分列方式完成。 方法：数据分列选择“分列符号”或“固定宽度” 在标尺上选定宽度，完成分列。二、字符函数的使用1.简单统计函数 应用Sum，Average，Count，Sumif，Cou

4、ntif，Max，Min等常用函数可完成求和，求平均值，计数，条件统计，可最大值，最小值等方面的统计。三、简单统计2.不用公式的统计分类汇总 若只统计一些简单的统计项，可使用“分类汇总”完成，而不必使用函数统计。 在进行汇总统计前，要对数据进行索引，即对关键字排序。如学校、班级等。三、简单统计2.不用公式的统计分类汇总实现方法： 全选数据数据分类汇总分类字段汇总方式确定汇总结果获取： 折叠表不能直接复制粘贴，通常可用“定位”的方式进行复制，用数值方式粘贴到其它表格中使用。 三、简单统计四、扩展统计1.分数线的划定使用函数：Large，Small，Median可分别求出指定位置点的最大值、最小值

5、、及中位值，继而确定分数线。四、扩展统计2.分数段统计应用频率分布函数Frequency统计。 此函数为数组函数，参数有两个，亦为数组，一个为设定的分数段，第二个为数据源。最后的确定要用Ctrl+Shift+Enter组合键。 缺省状态下，对应分数段为其上限，闭区间。下限为开区间。其次，要求累计结果还要另行处理。四、扩展统计2.分数段统计使用条件判断与求和函数组合统计。思路：Sum if 分数=分数段True=1 ；对True求和 else False=0 endif 具体使用方法，见实例。3.百分比类统计 此类统计要用到两个函数 Percenttitle，Percentrank，分别完成百分

6、比数值点和百分比排位运算。 确定了数值点后，即可完成后续统计工作。具体用法见实例。四、扩展统计4.排序 EXCEL中的排序，既可运用“排序”的方式打乱原表次序进行排序，也可使用Rank函数直接显示排列顺序，而不打乱原表记录次序。 Rank函数的应用要注意使用绝对引用。四、扩展统计5.评分专用函数 本例即是求内部平均值，就是常说的“去掉一 高分，去掉一个最低分，再求平均分”，可用步函数，亦可应用Trimmean 函数一次完成。 此函数有两个参数：一是数值区域，二是要去掉的部分（以百分比形式出现）。四、扩展统计1.分数线和上线率的统计（及格率优秀率统计） 分数线的确定，运用Large函数，或者直接

7、给出，如60分及格，80分优秀。 通过条件嵌套计数统计出各指定条件下和上线人数，参考人数，继而算出上线率。见实例。五、综合应用2.分数段的统计 应用函数Frequency和条件嵌套统计均可完成条件分数段的统计。用条件嵌套统计比较灵活，而且不必另行累计计算。 见实例。 五、综合应用3.百分比的统计即按要求统计在某一定百分比下的分数线，人数，平均分等指标。也可用条件嵌套进行条件统计，大大减少操作量。见实例。 五、综合应用4.等级及位置值转换用条件函数，将分数转换成等级，或者将等级（位置值）转换成分数。注意:在进行位置值转换时要注意两个问题，一是位置值对应分数的确定，二是嵌套层数，Excel2003

8、缺省不超过七层，因此完全转换则需将数据库分割。Excel2007的嵌套层数有所放宽。五、综合应用4.等级及位置值转换处理思路:If 分数=90 “优秀”else 分数=80 “良好”else 分数=60 “合格” else “不合格”endif 五、综合应用1.用随机函数进行考场编制思路:先给同一年级学生数据库创建新一个字段，用来存放随机数；用Rand函数赋给每个学生一个随机数，随机数最多可保留到小数点后16位，基本上不会产生重号现象。六、随机函数应用1.用随机函数进行考场编制然后按随机数排序，打乱原有次序。此操作可进行多次。将最后确定乱序数据库复制到其它表格（因每次操作会产生新随机数），再根

9、据每考场的人数，应用取整函数Int和列号获取函数Row对学生分配考场。见实例。六、随机函数应用2.用随机函数进行平行分班平行分班，即在以总分为分班原则的前提下，保证每分数段内各班人数一致，总体上体现在各班成绩均衡，平均分差异很小，保证了分班的公平性和公正性。六、随机函数应用2.用随机函数进行平行分班思路:获取数据库，必需含姓名，考号，以分班依据“总分”等信息。将数据库以“总分”为关键字段排序。按班数以“总分”自上至下分组，每组人数与班级数相同。（相当于体育比赛中的第一种子，第二种子的分类）六、随机函数应用2.用随机函数进行平行分班思路:为数据库创建随机数字段，并产生随机数。打乱顺序，按第一关键

10、字为“分组”第二关键字“随机数”排序。创建标识字段，在打乱顺序后的数据库里在同一组内给每位学生设定一个标识符（最好可自动填充的字符）六、随机函数应用2.用随机函数进行平行分班思路:再次将新数据库按“标识符”排序，同一标识符的为一个班组。除了以总分为分班依据外，还可以考虑加入单科因素，如需要文理分班作参考时。六、随机函数应用对于常用的统计项目，可按上述方法对各项完成统计，并分别完成表格标题、表格装饰及页面设置工作，需要进行新的统计时只更换原始数据库或分析指标即可。完成了这些设置的文件，可以认为是统计的模版了。七、制作模版1.有一些表格只有其中两至三列内容，并且有较多的记录，且都得打印出来，如果你真就这样（每页两、三列）打印下来，老板会不会骂人？如何通过函数