离线工具操作手册

1、离线工具用户操作手册目录1使用说明31.1离线录入整体流程图31.2主要业务功能4档案类型数据管理4项目基础管理4档案数据展示5新增档案5编辑档案6删除档案6电子文件管理6批量修改7即时修改7编号8组卷8加入8抽出8打散8拆分9位置调整9快捷拖拽101.3辅助功能10字段设置101.3.2列空11报表11任务管理141.4档案数据迁移15数据上传15数据导出17数据导入191 使用说明1.1 离线录入整体流程图1.离线客户端工具使用流程图如图 2.1.1所示：2.离线客户端工具档案录入使用流程如图 2.1.2所示：图： 主要业务功能1.2.1 档案类型数据管理点击左侧目录树中的

2、全宗节点，展示档案类型管理面板。1、 系统更新功能系统更新的流程和初始化程序有些相似，点击按钮后，需要选择离线配置包文件，之后选择想要修改的档案类型，需要注意的是，不被勾选的档案类型，不会被更新，也不会被删除。1.2.2 项目基础管理点击左侧目录树中的档案类型节点，展示项目数据管理面板1、 增加项目，功能参见1.2中增加项目部分。2、 项目编辑，只能修改项目名等一部分显示信息，无法修改分类表、代码表、整理规则等信息3、 删除项目，将项目从系统中删除，当项目中含有档案数据时，该项目不可删除。1.2.3 档案数据展示1、 分页功能案卷视图和文件视图包含分页功能，页数需要到“设置”中去进行配置，排序

3、使用默认排序方式，不可更改分页功能可以使用首页、尾页、上一页、下一页、直接转跳到某页等功能。2、 卷/盒内文件展示单击某卷/盒后，将在卷内文件视图中将该卷/盒所包含的文件全部显示出来，按照卷内序号进行排序3、 数据筛选点击分类表或项目下的分支时，数据会根据选择项进行筛选。Ø 在项目树中进行保管期限、归档部门筛选Ø 在分类树宗进行分类号筛选4、 整理状态目前不区分已整理状态和未整理状态，可根据是否包含编号来判断1.2.1 新增档案1、零散文件新增：在零散文件的面板中单击右键“新增”（或先用鼠标点击零散文件面板，然后在工具条点击“新增”或菜单中“新增”），就会弹出新增零散文件的

4、面板，新增面板中“上一条”、“下一条”等按钮是继承其他条目的数据（电子文件除外）。“增加”按钮是保存当前条目，但不会关闭面板，可以继续增加，“保存”按钮是保存当前条目，并关闭面板。2、卷内文件新增：卷内文件的新增和零散文件的类似，只是在新增卷内文件的时候要先选择所属案卷。，新增的卷内文件会继承所属案卷的立卷字段信息，并同时更新所属案卷信息。3、案卷新增：案卷新增和零散文件操作类似，只是没有电子文件。4、当选中一个条目后点击新增，新增的条目会继承被选中条目的信息5、没有被选中条目时点击新增，新增的条目会继承数据筛选条件的信息。1.2.2 编辑档案1、零散文件编辑：右键点击选中要编辑的文件（或者选

5、中要编辑的文件后，点击工具栏上的“编辑”或菜单栏上的“编辑”），会弹出编辑面板，修改完数据后点击“保存”或“确定”（“保存”：保存数据，不会关闭面板；“确定”：保存数据并关闭面板），“上一条”，“下一条”等按钮是转到对其他条目的编辑。2、卷内文件编辑：和零散文件编辑类似，可以参考零散文件编辑。3、案卷编辑：和零散文件编辑类似，可以参考零散文件编辑。1.2.3 删除档案删除可以通过右键删除菜单和工具栏删除按钮完成。这里所有的删除只是逻辑性删除，将数据库中的状态位改变。删除卷内文件数据后会更新所属案卷信息1.2.4 电子文件管理1、新增：在新增面板的电子文件表格，右键选择“增加”，会弹出电子文件的

6、管理面板（或者在条目表格中点击，也会弹出电子文件面板）， 用户点击选择电子文件，填写数据后，点击“提交2、编辑：在新增或编辑条目面板中，右键选中的电子文件“编辑”则会弹出电子文件的面板，可以对电子文件数据进行编辑，然后点击“提交”。在电子文件面板中，对表格中的条目点击右键编辑按钮，也可以进入编辑状态。3、删除：在文件面板或电子文件面板的电子文件表格，选择条目，直接右键点击“删除”，可以删除该电子文件条目4、浏览：在文件面板或电子文件面板的电子文件表格，选择条目，直接右键点击“浏览”，可以使用本地操作系统的软件，打开该电子文件。1.2.5 批量修改批量修改主要包括：案卷的修改，卷内文件的批量修改

7、，零散文件的批量修改。用户多选欲修改的条目，点击批量修改按钮，进入修改界面(图2.2.22-1）。批量修改针对不同的数据提供不同的选择框。当数据类型为日期型，整数型，分类表，代码表时候，修改方式为全部修改。当数据位字符型时，用户可以根据需求选择全部修改，替换修改（填写查找内容和目标内容），首插入，尾插入。一个字段只能选择一种修改方式。点击添加表格中会显示用户的修改信息。确定完成批量修改过程。图1.2.6 即时修改表格上很多字段都可以进行即时修改，在所要修改的单元格上进行单击，根据字段可能会出现不同的情况，对于文本字段出现输入框，单击后面的按钮会出现多上输入框，对于日期型，出现日期选择框，对于分

8、类号，会出现分类树，对于代码表字段，会出现下拉框等。当修改以后，焦点离开时自动验证和保存。1.2.7 编号选中可编号的条目信息。会弹出窗体，输入编号的起流水号。点击确定会根据编号规则编号。1.2.8 组卷当选择多条零散文件的时候，满足组卷规则，组卷规则和加入规则类似。当案卷面板没有选中的条目时候，会进行组卷操作，当案卷有选中的时候进行加入操作。也可以根据右键菜单和工具栏的组卷按钮进行操作。当满足组卷条件，会弹出卷盒规格窗体，选中符合的规格，确定，弹出新案卷的配置信息，如新案卷分类表，新案卷的题目，保管期限确定组卷成功。若取消，新增案卷所有配置信息为空。1.2.9 加入选择文件，点击加入后，将弹

9、出列表框，框中显示所有符合加入规则的案卷信息，选择某一案卷后，点击确定，该文件就会加入该案卷中、1.2.10 抽出选中案卷，在卷内文件中选中自己要抽出的条目，右键菜单的抽出，工具栏出，拖拽操作一致。1.2.11 打散选中需要打散的条目，拖拽到零散文件面板。或者通过右键菜单或者工具栏的打散按钮进行操作，被打散的案卷消失，案卷包含的卷内文件回归到零散未见状态。1.2.12 拆分该功能暂时支持一个案卷拆2卷。用户点击卷内文件，选择一个卷内文件作为拆分的。如图2.2.23-1所示：图点击拆分，确定拆分。拆分成功后会生成2个案卷。如上图所示拆分结果是卷内序号为2,3,4会组成一个新案卷。1.2.13 位

10、置调整拖拽实现操作如图：图3.5.1 图拖拽中当1拖到3的时候，会将1插入到3以前，2以后。调整玩得顺序因为。拖拽后如图图3.5.2 图拖拽后位置调整完，若涉及到卷内文件，同步卷内的文件。1、 对于案卷和零散文件，拖拽后会暂时变动条目位置，如果被拖动的对象已经编号，而根据情况编号也会调整2、 对于卷内文件，拖拽后会同时改变卷内文件的卷内序号1.2.14 快捷拖拽拖拽操作可以进行很多方便的业务操作，包括组卷、加入、抽出、位置调整等。1、 组卷： 选择多个文件，向案卷视图中拖拽2、 加入： 选择文件，想卷内文件视图中拖拽3、 抽出： 选择卷内文件， 向文件视图中拖拽4、 位置调整：

11、同一视图中拖拽1.3 辅助功能1.3.1 字段设置字段展示使用个性化设置，可以使用“字段设置”功能进行修改。在主工作区中，案卷视图和文件视图可以使用字段设置功能，可以将某些字段隐藏，也可以改变现实的顺序和宽度，目前字段设置方式有两种1、 在视图的表格中进行修改（修改宽度和顺序），点击字段设置后，选择“保存当前列表样式”，然后点击确定， 优点，所见即所得、方便快捷，确定无法隐藏字段。2、 点击字段设置后，选择“自定义设置”。优点，可以更改字段的宽度、隐藏状态、顺序、和显示名称，即可以满足所有需求，缺点，设置没有前者方便3、 添加删除用来管理字段是否显示，上移、下移调节顺序，名称和长度可以更改显示

12、名称和显示长度1.3.2 列空1、点击案卷，点击列空，则在案卷的窗口中列出空案卷（没有卷内文件的案卷）。2、点击零散，点击列空，则在案卷的窗口中列出空零散文件（没有电子文件的的零散文件）3、点击卷内文件，点击列空，则案卷窗口列出含有空卷内文件的案卷，卷内文件窗口列出第一个含有空卷内文件的案卷下的空卷内文件。点击案卷条目，列出空卷内文件。1.3.3 报表勾选案卷或文件条目。点击工具栏的报表按钮。弹出报表窗口。选择一个报表：可以进行导出EXCEL，导出PDF，预览，打印操作。导出EXCEL：选择一个报表，点击导出EXCEL按钮（第一个按钮图标）选择EXCEL文件路径（导出的EXCEL文件名为报表名

13、加.xls）。点击确定。导出PDF和导出EXCEL相似。不再赘述。预览：选择一个报表，点击预览按钮（第三个按钮图标）打印：选择一个报表，点击打印按钮（第四个按钮图标）1.3.4 任务管理数据上传功能，往往需要很长的时间来完成，而当这些功能因多种原因停止后，无法继续进行，因此需要建立任务管理系统，来完成未完成的任务。1、 所有由任务管理系统管理的功能，必须满足特定的接口，并按照一定的过程去实行，已完成的功能需要根据接口做一些改造。2、 当任务因人为或其他因素停止时，可以在任务管理对话框中，找到该任务，点击“执行”，即可继续该任务。3、 用户也可以点击“删除”，把未完成的任务清除掉。1.4 档案数

14、据迁移1.4.1 数据上传数据上传以一个项目单位进行上传，上传的步骤如下1、 选择一个项目，点击项目树中的项目节点或在项目列表中点击该条记录。2、 选择菜单中的 系统菜单->数据上传，进入如下页面3、 按上图填写信息，上传需要管理员权限，因此需要管理员输入账号和密码，点击下一步。选择“转到已整理”，所有档案的状态改为已整理，选择“忽略已上传”，曾经上传过得数据，不会再次上传4、 档案系统会根据你提交的权限和项目信息，寻找时候的项目，并显示出来，若账号密码不匹配，或找不到合适的项目，系统将给与提示信息，此处需要档案系统已开启，并成功配置FTP存储信息。当找不到项目和条件不足时 页面如下：当成功获取项目列表时，如下5、 选择一个项目后，点击完成，进入目标选择页面选择范围有两种，一种是项目下所有数据，一种是根据复选框进行选择。6、 选择完毕后，点击开始，打开上传进程页面页面中会显示上传事件和进度条，除此之外，上传文件的结果页会记录下来。1.4.2 数据导出数据导出以一个项目单位进行，导出的步骤如下1、 进入某个项目后，点击数据导出按钮，进入数据选择页面。2、 选择完导出的内容后，点击下一步，进入导出信息填写页面3、 按上图填写信息，导出文件的扩展名为omp