EHS记录控制程序

1、ujixruj.SSbopcon好好学习天天向上中国3000万经理人首选培训网站更多免费资料下载请进：http:/好好学习社区记录控制程序1 目的对记录进行有效控制和管理，使记录符合规范化管理的要求，并为管理体系的有效运行 提供客观证据。2 适用范围本程序适用于管理体系运行中及日常生产、经营活动中形成的所有记录。3 职责3.1 记录表式由各使用部门编制，由办公室校审后统一编号、标识和印制。3.2 档案室负责重要记录的最终存档、销毁管理。3.3 各部门、车间按本程序要求对本部门涉及的记录实施管理。4 工作程序4.1 记录表式编制及审核4.1.1 记录的表式由各使用部门根据相关程序文件和作业指导书

2、的内容要求进行编制，由办公室统一审核标识、编号和备案，编制记录汇总表，并确定记录的归口管理部门。4.1.2 记录的标记和编号必须统一，记录的标识应于记录的右上方，标识方法详见文件控制程序中的 4.1.2d，编号按程序文件中的规定执行。4.1.3 经备案的记录表式不得随意更改，如需更改，应由使用部门报办公室审批同意，并重 新备案。4.1.4 各部门需使用和印制表单时，需经办公室确认表单为最新版次后方可印制，避免误用废表单。4.1.5 所有表单均由办公室统一印刷。4.2 记录的填写4.2.1 公司的记录采用两种方式：文字填写和磁盘贮存。4.2.2 记录按规定表式填写（或输入），做到填写（输入）及时

3、、完整、内容准确、字迹清 楚、整ujixruj.SSbopcon好好学习天天向上中国3000万经理人首选培训网站更多免费资料下载请进：http:/好好学习社区齐、不得随意涂改。如需涂改，应采用划改的方式，必要时需由涂改人签字予以确认4.3 记录的收集、存档和保管4.3.1 记录由归口管理部门收集、整理、编目、归档。保管方式应便于检索、查阅或存取。 4.3.2对于有永久性保存价值和重要、关键的记录，由各部门在每年的元月上旬整理后交档 案室保存，档案室应进行编目管理。4.3.3 记录的保管部门应提供合适的贮存场所，使记录在适宜的环境中贮存，以防丢失、损 坏和变质。4.3.4 管理者代表根据记录的重

4、要程度确定保存期限：a、有长久保存价值的记录，如：管理体系审核报告、管理评审记录、产品鉴定报告、培 训考核档案、统计年报等整理后，交档案室，保存期为五年以上。b、重要的记录，如：检测报告、检验记录、工艺更改记录、纠正和预防措施记录等有保 存价值的记录，整理归档，保存三年以上。c、一般的记录口：过程记录、文件借阅登记表等，由使用部门整理保管，保存期限为 一年。d、合同有要求时，记录的保存期应征得顾客的同意或由顾客确定。4.4 记录的借阅、复制（参见文件控制程序）4.5 记录的作废和销毁记录超过了规定保存期限，即为“作废记录”，除有特殊原因或继续有保存价值需延长 保存期外，“作废”记录一般由主管部门或档案室统一回收，经主管领导确认后进行处理， 对于需保密的记录由主管部门或档案室按文件控制程序4.9 条款予以销毁：4.6 合同有规定时，应按要求供顾客查阅有关记录，记录保管部门应积极配合提供查阅方便, 同时执行上述第 4.4 条款。4.7 在本程序中所形成的记录由档案室负责 5 引用文件HBG02-01-B-0文件控制程序ujixruj.SSbopcon好好