体系协商与信息交流控制程序

1、四川烟草工业有限责任公一川烟工安全200955号四川烟草工业有限责任公司关于发布EHS管理体系协商与信息交流控制程序的通知公司各部门、各分厂：为及时、准确地收集、传递、处理和反馈有关职业健康安全、环境管理体系的信息，规范公司内、外部协商与交流活动，做好信息的管理，确保职业健康安全、环境管理体系有效运行，特制定了EHS管理体系协商与信息交流控制程序，现予以B版协商与信息交流控制程序发布，请遵照执行。原(SCTI-EHS/CX-06-2007同时废止。特此通知。主题词：规章制度EHS四川烟草工业有限责任公司办公室2009年7月23日印发SG/08.22-2009 EHS管理体系协商与信息交换控制程

2、序四川烟草工业有限责任公司规章制度EHS管理体系协商与信息交换控制程序起苹吾B门：安全管理部批准人：徐太源制度编号：SG/08.22-2009执行日期：2009.7.23制度版本：C版-10 -1目的及时、准确地收集、传递、处理和反馈有关职业健康安全、环境管理体系的信息，规范公司内、外部协商与交流活动，做好信息的管理，确保职业健康安全、环境管理体系有效运行。2范围适用于公司各部门、分厂有关信息的收集、传递与处理，以及与外部各方的信息交流。3术语和定义无4职责4.1 公司4.1.1 管理者代表-负责公司重大职业健康安全、重要环境信息的处理。4.1.2 安全管理部-负责对各部门协商与信息交流情况进

3、行监督。4.1.3 各部门-负责职责范围内的协商与信息交流工作。4.1.4 员工代表负责收集员工提出的EHS管理体系相关的意见、相关事宜和合理化建议。4.2 分厂4.2.1 分厂管理者代表-负责分厂的重大职业健康安全、重要环境信息处理。4.2.2 安全管理科-负责对分厂各部门协商与信息交流情况进行监督。4.2.3 各部门-负责职责范围内的协商与信息交流工作。4.2.4 员工代表负责收集员工提出的EHS管理体系相关的意见、相关事宜和合理化建议。5工作程序5.1 公司（分厂）的信息交流、协商和沟通，可采用文件、年度报告、审核、内部会议、网站、座谈、电话、传真、电子邮件、广播、内部刊物、外部报刊、杂

4、志、广告、通知、报告、慰问、个别交流、宣传栏宣传、内部局域网、特定标贴（标记）、提示（警示）语等方式。5.2 对社会公众、相关方、访问者等外部信息交流，可采用社区会议、网站、座谈、电话、电传、走访、电子邮件、信件、报刊、杂志、广告、馈赠品等方式实现信息交流、协商和沟通。5.3 内部信息交流5.3.1 内部信息主要包括：a）正常信息，如EHSt理体系方针、EHSt理体系目标指标和方案、绩效监测和测量的相关内容、内部审核与管理评审报告及体系正常运行时的其他记录等；b）实际或潜在的不符合信息，如体系内部审核的不符合报告、日常检查中发现的不符合或隐患、纠正和预防措施报告、事件或其他不良的信息等；c）紧

5、急信息，如出现火灾、爆炸、洪涝、环境污染或其他险情和事故的信息与记录；d）员工代表信息，如员工对职业健康安全和环境方面的建议、意见等；e）其他内部信息。5.3.2 正常信息的处理5.3.2.1 公司各部门（分厂各部门）依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息。5.3.2.2 安全管理部（分厂安全管理科）负责组织传递环境、职业健康安全方针、目标、指标和管理方案、更新的法律法规，内、外审结果等信息。5.3.2.3 党群工作部（分厂工会办公室）每年通过组织开展职代会、座谈会的方式，了解职工对公司（本分厂）职业健康安全和环境方面的意见和建议，对提出的意见和建议进行解答和信息反馈。5.3.3 实际或潜在

6、不符合信息的处理公司各部门（分厂各部门）应按EHSf理体系事件调查、不符合、纠正和预防措施控制程序要求进行信息交流和处理。5.3.4 紧急信息的处理应由发现部门或个人迅速传递给安全管理部（分厂安全管理科）、办公室（分厂厂部办公室），并按EHSf理体系应急准备和响应控制程序或相应应急预案的规定进行信息交流和处理。5.3.5 员工代表信息的处理5.3.5.1 员工代表由各级工会组织推荐产生并进行公布，使全公司员工了解谁是职业健康安全、环境的员工代表和管理者代表。5.3.5.2 员工代表应积极主动参与职业健康安全、环境方针和程序的制定和评审，参与商讨影响工作场所职业健康安全和环境的变化，参与职业健康

7、和环境管理事务，适当参与危险源辨识、风险评价和确定控制措施及事件的调查，反映员工所关注的EHS管理体系运行及相关事宜和合理化建议。5.3.5.3 员工有权利监督职业健康安全的状况，就所关注的EHSf理体系运行及相关事宜和合理化建议等向员工代表进行反映。5.3.5.4 员工代表将收集的职业健康安全和环境方面的建议和意见反映至党群工作部（分厂工会办公室）。5.3.5.5 党群工作部（分厂工会办公室）组织相关部门依据有关法律法规及其他要求积极主动与员工代表进行协商和交流。5.3.5.6 党群工作部（分厂工会办公室）将协商、交流的过程和结果进行记录，并将有关信息反馈至员工代表。5.3.6 其他内部信息

8、的处理5.3.6.1 公司各部门（分厂各部门）员工将所关注的其他内部信息内容向部门相关领导反映，部门相关领导收集意见后，应与员工进行交流。5.3.6.2 特殊、重大信息可直接向管理者代表（分厂管理者代表）直接反映，由管理者代表（分厂管理者代表）组织进行解答或解决。5.3.6.3 公司办公室（分厂厂部办公室）负责公司（分厂）领导之间及领导与部门之间的信息的传递与交流。5.3.6.4 党群工作部（分厂政治工作办公室）负责宣贯公司企业文化理念，宣传内部交流沟通的动态。5.3.6.5 党群工作部（分厂工会办公室）负责组织对员工的合理抱怨进行及时交流、协商和沟通。5.4 外部信息交流5.4.1 外部信息

9、主要包括：a）安监局、环保局、质量技术监督局、消防部门、疾控中心、当地政府、行业主管部门、认证机构等监测、检查结果及反馈的信息；b）有关公司（分厂）EHSf理体系适用的法律、法规和其他要求的信息；c）相关方信息；d）其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关职业健康安全、环境技术及安全、环境管理等方面的信息。5.4.2 外部信息交流的处理5.4.2.1 公司各部门（分厂各部门）分别负责收集职能范围内对应的安监局、环保局、质量技术监督局、消防部门、疾控中心、当地政府、行业主管部门、认证机构等监测、检查结果及反馈的信息，信息收集部门应采取通报、通知、告知、会议等适当的形式与相关部门和人员进行信息交

10、流处理。5.4.2.2 公司各部门（分厂各部门）将收集到的有关职业健康安全、环境的外来文件，按照EHSf理体系文件控制程序的要求进行处理。5.4.2.3 公司各部门（分厂各部门）将收集到的有关法律法规和标准，按照EHSf理体系法律法规和其他要求控制程序的要求进行处理。5.4.2.4 相关方信息5.4.2.4.1 公司（分厂）相关部门分别负责收集工程合同方、物料供应商、运输公司、园艺承包方、废物收购方、虫害防治承包方等合同方反馈的信息，各信息收集部门应根据相关的活动作业及公司管理控制的实际情况，采取适宜的信息交流方式及时与其进行交流、沟通和协商，并按照EHSf理体系相关方管理控制程序对其施加影响

11、。5.424.2 对相关方的投诉和抱怨，信息接收部门应进行分析，及时给予解决或回复，对发现的不符合，按照EHSf理体系事件调查、不符合、纠正与预防措施控制程序要求处理。5.424.3 当接到公司（分厂）周边社区、企业、居民、新闻媒体等的与重要环境因素或重大风险相关的EHSf理体系不符合或潜在不符合信息，由公司（分厂）组织相应的职能部门进行核查，形成核查记录，经管理者代表（分厂管理者代表）批准后对外予以答复。5.424.4 相关方有意向获取公司的职业健康安全、环境方针或绩效以及其它有关职业健康安全、环境方面的重要信息时，由信息收集部门向管理者代表（分厂管理者代表）请示后，按批示进行处理。5.42

12、4.5 当相关方在公司作业活动过程中发生事故时，相关方管理部门应监督其及时向当地有关行政部门报告事故信息，并将信息报同级安全管理部门进行处理。5.424.6 .6当发现相关方的不符合时，相关方管理部门应将信息传递到不符合发生的相关方，对其施加影响，要求其采取内部教育培训、停工、经济处罚等方法和措施进行整改。5.4.2.5公司各部门（分厂各部门）直接从外部获取的其他信息，应根据需要及时传递到相关部门，由相关部门组织进行处理。5.5 与外界交流的信息5.5.1 当分厂重要环保设备设施因事故（故障）停止运行时，分厂应在报告公司的同时及时报告当地环保部门。5.5.2 分厂因发生事故或者其他突发性事件，

13、排放和泄漏有毒有害气体、危险废物，造成或可能造成污染事故、危害人体健康的，应在报告公司的同时，通报可能受到伤害或污染危害的单位和居民，并按事故、事件的归属类别或相应应急预案的要求，分别报告当地环保、安监、质监、等有关行政部门。5.5.3 公司（分厂）新、改、扩建项目可能产生环境污染的，项目主管职能部门应按有关规定报主管部门，并向周围的单位和居民告知。5.5.4 分厂安全管理科负责按时向环保部门申报登记的污染物。5.5.5 公司各级安全管理部门、职业危害管理部门、能源资源管理部门负责按时向行业上级单位及地方行政部门上报职责范围内的安全生产、职业危害、能源资源消耗的报表和信息。5.6 当通过召开安

14、全会议形式进行的信息传递，应形成相应的“安全会议记录"（附录A）。5.7 公司各部门（分厂各部门）应将在职责范围内无法解决或解答的信息以“信息交流处理单"（附录B）的形式传递至相应的职能部门，由职能部门组织进行解决、解答或处理。5.8 公司各部门（分厂各部门）组织的协商、交流后需整改的内容，应以“信息交流处理单”或以通知、报告等书面形式提交给相关部门，相关部门应将整改计划或结果回复提交部门，并由提交部门回复当初进行协商、交流的人员或部门。5.9 公司各部门（分厂各部门）应对信息进行归类、分析，作为公司（分厂）管理评审的输入。5.10 协商和交流过程中的记录控制，执行EHSf理体系记录管理控制程序。5.11 安全管理部（分厂安全管理科）对公司（本分厂）协商和信息交流管理工作进行监督，发现不符合，按照EHSf理体系事件调查、不符合、纠正与预防措施控制程序执行。6附则6.1 本程序由安全管理部负责解释。6.2 本