丰田－展开工作的基本方法(共60).ppt

1、 工作的根本方法工作的根本方法 展开工作时应具备的心态展开工作时应具备的心态 公司期待着每一位员工都能公司期待着每一位员工都能 有效率地开展工作&取得成果。 要想有效率地开展工作要想有效率地开展工作 首先要留意下面事项首先要留意下面事项目标意识目标意识 理解工作的理解工作的目的 流程 定位 为什么要做该工作？为什么要做该工作？做完之后，该工作将转移到哪一环节？做完之后，该工作将转移到哪一环节？该工作成果最终将用在何处？该工作成果最终将用在何处？该工作与其他部门工作的关系、分工情该工作与其他部门工作的关系、分工情况如何？况如何？ 理解工作理解工作 流程流程 不只是单纯地了解工作方法，还要知道不只

2、是单纯地了解工作方法，还要知道“为为什么要按该程序去做即：背景什么要按该程序去做即：背景精通与工作有关的根底知精通与工作有关的根底知识识、技巧、技巧认认真真阅读阅读学学习业务习业务手册手册 及相关文件等。及相关文件等。在此根底上，如果有不懂的地方，要在此根底上，如果有不懂的地方，要请请教教领领导导或老或老员员工，把握工作内容。工，把握工作内容。对对要点和容易出要点和容易出错错的内容要作好笔的内容要作好笔记记。 。交货期意识交货期意识 有方案性、遵守期限有方案性、遵守期限考虑工作的重要性、紧急性要求期限、考虑工作的重要性、紧急性要求期限、实施期间，制定日程实施期间，制定日程 1、需要定期做的工作

3、、可以预先开展的工作，应该尽、需要定期做的工作、可以预先开展的工作，应该尽 可能地利用空闲时间处理，留出空间以应付突发工可能地利用空闲时间处理，留出空间以应付突发工 作。作。 2、工作总是有期限的。必须有效地使用时间、遵守规、工作总是有期限的。必须有效地使用时间、遵守规 定期限。定期限。 3、在工作全部完成之后，必须认真确认、以防失误。、在工作全部完成之后，必须认真确认、以防失误。 4、如果实在完不成的话，要事先向领导汇报或同老员、如果实在完不成的话，要事先向领导汇报或同老员 工协商。工协商。本钱意识本钱意识金钱金钱财物财物时间时间人力人力 只要是做工作，只要是做工作， 就肯定有本钱发生。就肯

4、定有本钱发生。 成成 本本 容易做到的：容易做到的： 金钱、财物等有形本钱的控制金钱、财物等有形本钱的控制 很难做到的：人力、时间等无形本钱的管理很难做到的：人力、时间等无形本钱的管理 而无形本钱的管理水平不仅是衡量一个公司管理水而无形本钱的管理水平不仅是衡量一个公司管理水平的重要标志之一，同时也制约着公司的生存与开展。平的重要标志之一，同时也制约着公司的生存与开展。改善意识改善意识 问题意识问题意识= =改善意识改善意识单纯重复同样的工作内容不单纯重复同样的工作内容不仅公司不能开展，个人也不仅公司不能开展，个人也不能进步。能进步。在日常工作中，应该有意识在日常工作中，应该有意识地多问为什么，

5、发现问题并地多问为什么，发现问题并找出其原因，从而有针对性找出其原因，从而有针对性地进行改善。地进行改善。 任何一项工作都存有改善任何一项工作都存有改善的余地的余地什么是问题？什么是问题？ 不明白的事情、处理不了的事情、不能按不明白的事情、处理不了的事情、不能按方案推进的事情方案推进的事情 理想与现实的差距理想与现实的差距=需要改善的地方需要改善的地方 如何解决问题？如何解决问题？ 使问题外表化，找出其真正的原因，对症下药。使问题外表化，找出其真正的原因，对症下药。l所谓有能力的人所谓有能力的人 意即善于解决问题的人意即善于解决问题的人 在日常工作中能自觉地发现可改善的地方，在日常工作中能自觉

6、地发现可改善的地方，并思考如何创造性地进行改善。并思考如何创造性地进行改善。协调意识协调意识在工作中，团队协作很重要。在工作中，团队协作很重要。 1、如果每个人都按照自己的模式各行其是的、如果每个人都按照自己的模式各行其是的 话，整个团队就会混乱，丧失团队的力话，整个团队就会混乱，丧失团队的力 量。因此，要与周围的人员保持经常性的量。因此，要与周围的人员保持经常性的 沟通，密切联系，相互配合开展工作。沟通，密切联系，相互配合开展工作。 2、如果手头有空的话，应该积极主动地询问、如果手头有空的话，应该积极主动地询问 工作繁忙的人，看其是否需要帮助。工作繁忙的人，看其是否需要帮助。顾客意识顾客意识

7、客户第一客户第一客户就是上帝！客户就是上帝！ 公司是靠客户才能生公司是靠客户才能生存的。存的。 也许你的工作不直接也许你的工作不直接与客户打交道，但是与客户打交道，但是，总会与其他部门或，总会与其他部门或人员的工作有关联。人员的工作有关联。应该时刻把应该时刻把“后道工后道工序是客户序是客户这条原那这条原那么牢记在心，来开展么牢记在心，来开展工作。工作。品质意识品质意识“准确第一准确第一l在尚未适应现有工作期间，最重要的是坚持在尚未适应现有工作期间，最重要的是坚持“准确第一。准确第一。l 当你有把握做到当你有把握做到“准确之后，再在此根底上准确之后，再在此根底上加快加快“速度、磨炼手艺，向速度、

8、磨炼手艺，向“手法成熟方手法成熟方向努力。向努力。l如果出现了失误，应该迅速地向领导和相关人如果出现了失误，应该迅速地向领导和相关人员汇报，请求指示。员汇报，请求指示。l 为了不让同样的失误再次发生，必须要考虑为了不让同样的失误再次发生，必须要考虑如何能够防止错误的重复发生。如何能够防止错误的重复发生。人才培养意识人才培养意识 丰田的强项正在于此丰田的强项正在于此l对于新人来讲，不了解工作开展方式、缺少对于新人来讲，不了解工作开展方式、缺少 专业知识是在情理之中的。专业知识是在情理之中的。 关键是对不懂的事情，自己不要擅自判断，应关键是对不懂的事情，自己不要擅自判断，应该积极坦率地向负责人员或

9、老员工请教。该积极坦率地向负责人员或老员工请教。 最后，不要忘了说一声谢谢呦！最后，不要忘了说一声谢谢呦！l不要按照个人的理解轻率地判断自己是否能胜任不要按照个人的理解轻率地判断自己是否能胜任被委派的工作。被委派的工作。l 领导在布置工作时会同时考虑对部下的培养。领导在布置工作时会同时考虑对部下的培养。l 无论是初期的、最根底的工作，还是稍稍超出无论是初期的、最根底的工作，还是稍稍超出本人能力范围的工作，领导在布置这些任务时，本人能力范围的工作，领导在布置这些任务时，都是出于培养的角度。都是出于培养的角度。高效率的高效率的 从接受工作开始，到完成工作，主要要经历四个步骤从接受工作开始，到完成工

10、作，主要要经历四个步骤方案方案 (Plan)实际操作实际操作 (Do)考核考核 Check应对应对 Action 这四个步骤互为循环，也是就我们通常所说的这四个步骤互为循环，也是就我们通常所说的PDCA从而完成成果报告。从而完成成果报告。 在这个过程中，及时的报告，联络，在这个过程中，及时的报告，联络，讨论都是必不可少的。讨论都是必不可少的。 P(Plan)D(Do)C(Check)A(Action)P Plan)D(Do)C(Check)A(Action) 接受指示的时候一定要同时了解开展接受指示的时候一定要同时了解开展此项工作的周边状况此项工作的周边状况 。 接受指示l上司叫你时要立即回应

11、。上司叫你时要立即回应。l准备好笔记本和书写工具到上司处。准备好笔记本和书写工具到上司处。l讲话途中不要打断对方，听到最后，如有疑问讲话途中不要打断对方，听到最后，如有疑问应等对方讲完再提。应等对方讲完再提。l记录好重点。记录好重点。l将内容总结成将内容总结成，并简单重复一下。，并简单重复一下。1 1指示的接受方法指示的接受方法5W2HlWhat 内容内容 做什么？做什么？lWhen 时间，期限时间，期限何时进行，何时完成？何时进行，何时完成？lWhere 地点，担当部门地点，担当部门在何处进行？在何处进行？lWhy 目的目的 为什么进行？为什么进行？lWho 人物人物谁负责？和谁一起合作？谁

12、负责？和谁一起合作？l lHow 方法，手段方法，手段用什么方法进行？用什么方法进行？lHow Much 数量数量多少费用？所需数量？多少费用？所需数量？ 收集相关的信息，并进行整理。收集相关的信息，并进行整理。 保证信息的完整、准确保证信息的完整、准确把握好过去所实施过的内容把握好过去所实施过的内容确认所花费的时间确认所花费的时间在此根底上，通过已有的报告书和交接工作，使在此根底上，通过已有的报告书和交接工作，使存在的问题明朗化，从而有针对性地制定方案存在的问题明朗化，从而有针对性地制定方案并开展工作。并开展工作。 把握状况把握状况工作的根本方法工作的根本方法明确工作的目的，优先顺序，整理实

13、施工程明确工作的目的，优先顺序，整理实施工程在把握工作目的、期限等在把握工作目的、期限等5W2H信息的根底信息的根底上，做业务方案。上，做业务方案。针对上司委派的工作问题考虑对策针对上司委派的工作问题考虑对策*根据情况可与上司或老员工商量根据情况可与上司或老员工商量),并反并反映到方案中。映到方案中。P P (Plan) 要时刻注意上司要求解决的问题要时刻注意上司要求解决的问题为什么会发生？考虑问题时要重为什么会发生？考虑问题时要重复复5 5次次“为什么为什么*请注意！l考虑好优先顺序根据重要性，紧急程度，考虑好优先顺序根据重要性，紧急程度，采取有效的手段及合理的作业顺序。采取有效的手段及合理

14、的作业顺序。l确认方案到达目的的可行性，并且与上司、老确认方案到达目的的可行性，并且与上司、老员工商量。员工商量。 按照方案确实执行按照方案确实执行经常有意识地回想工作目的，并且推进工作经常有意识地回想工作目的，并且推进工作随时保持与相关部门的沟通。随时保持与相关部门的沟通。根据需要，中途向上司报告进展情况。根据需要，中途向上司报告进展情况。如果情况有变，应重新讨论方案。如果情况有变，应重新讨论方案。D (Do) 是否到达目的？要进行评价与反省是否到达目的？要进行评价与反省没有到达预期方案时要注意：没有到达预期方案时要注意： 调查原因调查原因 C (Check) 考虑更好的应对策略，并使之贯彻

15、执行。考虑更好的应对策略，并使之贯彻执行。报告给上司及相关人员。报告给上司及相关人员。评价结果要反映到下次方案中，以期改善，防止评价结果要反映到下次方案中，以期改善，防止同样错误再次发生同样错误再次发生 。A (Action) P 方案方案 合理的方案可以使合理的方案可以使D,C,A有效率有效率地进行。但是，要想一想方案只停留在自己的地进行。但是，要想一想方案只停留在自己的脑子里是否就可以了呢？脑子里是否就可以了呢？ 方案不但是为了自己，也是为了相关人员能方案不但是为了自己，也是为了相关人员能够确认行动而制定出的书面日程，将进展情况够确认行动而制定出的书面日程，将进展情况外表化、可视化是十分重

16、要的，因此，理解和外表化、可视化是十分重要的，因此，理解和学习学习 “业务日程表的制作及管理技巧是非常业务日程表的制作及管理技巧是非常必要的。必要的。请注意！请注意！为了使业务顺利进行而展开的交流称为为了使业务顺利进行而展开的交流称为“報、連、報、連、相，取自相，取自“報告、連絡、相谈三个词的字報告、連絡、相谈三个词的字首。首。从定义上看，严格地讲从定义上看，严格地讲“报告、报告、“联络、联络、“协商这协商这3个词有所差异，但在这里我们暂且个词有所差异，但在这里我们暂且称之为称之为“報、連、相。報、連、相。 按照下面的时机、方法确实施行按照下面的时机、方法确实施行“报告、联络、报告、联络、协商

17、协商 是十分必要的。是十分必要的。報、連、相1适时的报告适时的报告 联络联络 协商协商制定方案时制定方案时P当对上司的指示内容不清楚时当对上司的指示内容不清楚时自己制作的方案是否切实可行，需要与上司、老自己制作的方案是否切实可行，需要与上司、老员工进行确认、协商员工进行确认、协商在制定方案阶段出现不能如期完成等问题时，应在制定方案阶段出现不能如期完成等问题时，应向上司汇报，进行协商向上司汇报，进行协商实际操作时实际操作时D实施时间实施时间1周以上较长时，应对进程状况进行周以上较长时，应对进程状况进行中间汇报中间汇报根据需要适时与相关部门进行沟通，并将结果切根据需要适时与相关部门进行沟通，并将结

18、果切实地汇报给上司、老员工实地汇报给上司、老员工工作结束时工作结束时C、A工作结束时，应立即进行汇报工作结束时，应立即进行汇报情况发生变化时情况发生变化时因个人原因想对指示内容提出变更时因个人原因想对指示内容提出变更时当有上司以外的其他人委托做某事时特当有上司以外的其他人委托做某事时特别是其他部门及公司以外人员别是其他部门及公司以外人员当产生不良后果时以及出现问题时当产生不良后果时以及出现问题时由于自己的失误而可能引发问题时由于自己的失误而可能引发问题时当你认为不可能按时完成工作时当你认为不可能按时完成工作时重重点点2 2报告报告. .联络联络. .协商的方法协商的方法向发出指示的人直接报告。

19、向发出指示的人直接报告。重重点点根据需要，采用文件或笔记的方式报告根据需要，采用文件或笔记的方式报告l内容复杂时内容复杂时l有必要存档时有必要存档时l需要向其他相关人员汇报时需要向其他相关人员汇报时根据需要，利用电子邮件报告根据需要，利用电子邮件报告担忧时间时差或费用时担忧时间时差或费用时所汇报内容可作为数据进行利用时所汇报内容可作为数据进行利用时正确、简洁、完整地汇报正确、简洁、完整地汇报预告汇报题目。如：预告汇报题目。如：“想就想就事情向您进行事情向您进行汇报汇报先汇报结论，然后简明扼要地说明理由和过程先汇报结论，然后简明扼要地说明理由和过程5W2H不要将事实和意见混杂在一起。不要将事实和

20、意见混杂在一起。 *在新员工阶段，汇报工作是接受上司、老员工在新员工阶段，汇报工作是接受上司、老员工指导的好时机，要用心按照上面指导的好时机，要用心按照上面向发出指向发出指示的本人直接汇报的方法做到示的本人直接汇报的方法做到“报告、联络、报告、联络、协商。协商。日程的制作方法日程的制作方法 在制作业务日程时，首先要了解以下内容在制作业务日程时，首先要了解以下内容业务日程是由什么要素构成的业务日程是由什么要素构成的制作业务日程时的信息收集方法制作业务日程时的信息收集方法1.按照业务日程推进业务时，在什么时候进行报按照业务日程推进业务时，在什么时候进行报告告.联络联络.协商协商日程的制作方法日程的

21、制作方法1日程的构成要素日程的构成要素l日程的格式因工作而异，请看一个实例：日程的格式因工作而异，请看一个实例： 日程表 2日程制作所需信息的收集方法日程制作所需信息的收集方法 接受命令时的注意点接受命令时的注意点 认真把握指示内容的认真把握指示内容的5W2H “做什么，何时完成是业务日程必须表达做什么，何时完成是业务日程必须表达的最起码的内容，如果不明确时请进行确认。的最起码的内容，如果不明确时请进行确认。 把握状况把握状况 仅凭上司的指示不可能完全把握住实施工程的仅凭上司的指示不可能完全把握住实施工程的每个细小环节。每个细小环节。 把握过去工作中的实施工程把握过去工作中的实施工程 向老员工等进行实施工程确实认向老员工等进行实施工程确实认 确认实施需要花费多长的时间确认实施需要花费多长的时间 同时，明确过去进行相同业务时所发生的问题同时，明确过去进行相同业务时所发生的问题请注意：请注意：对待曾经出现的问题，要在认真分析其原因的对待曾经出现的问题，要在认真分析其原因的根底上，与上司、老员工进行协商，明确解决根底上，与上司、老员工进行协商，明确解决对策，并使之反映到日程中。对策，并使之反映到日程中。 实施工程有无增减实施工程有无增减 实施期间有无延长或缩短实施期间有无延长或缩短 是否需要增加或减少与上司、老员工进行协商的是否需要增加或减少与上司、老员工进