电子文件控制程序

1、电子文件控制程序1. 0目的为使公司的电脑软件以及电子文件的管理规范化， 保障文件使用完整性。2. 0范围在本公司和产品及服务的电子形式存在的软件、 资料与电子记录的资料。3. 0管理权责管理部电脑工程师负责定时对各作业部门的邮件和流动的电子技术资料进行归档到公司网盘中，并及时维护网络和网盘的有效性， 各电 子文件流向的关注；文控中心负责受控发行文件电子档和法律法规电 子档的归档和保管。4. 0定义4. 1电子资料：指电脑程序运行所产生的资料，如：图纸、数模、 技术文件等，无论是否以报表列印或复制等作业的结果。4. 2电子记录：指用户将文件内容通过电脑作业方式，将其存储在 电脑媒体，并且可供查

2、询，列印处理的电子资料。4. 3电脑用户：以下简秋用户,为透过公司系统网或使用其它应 用软件执行相关作业人员、使用者4. 4 一般公用型的应用软件（软件）：指一般的文字处理软件（例如：Ofce中的Word、 Excel等），不限制使用权限，由网络管理员安装或 授权安装使用。4. 5专用软件：指本公司所辖范围内使用的企业集成管理系统，本项目由管理部依其职责限定用户的使用权限 J （CAQZSP。Pro日5. 0使用权限5. 1每一个用户都由网管建立唯一识别码。5. 2每一个用户须设立密码，作为通行或进入企业集成管理系航的验证。（1）对各电脑用户依其职责限使用作业范围。（2）作业范围包含：1）资料

3、输入、新增作业及保管。2）资料删除和保存审批作业。3）查询资料作业4）资料修改或变更作业。5）索引作业6）其他电脑维护作业。7）档案异动复制、删除、移动）作业6流程6. 1电脑软件管理流程：流程权责单位相关说明使用表单退软件新增修改申请软件新增与修改各电用户各软件新增与修改内容记录件申请表M核各部门长各部门长审核是否执行YN总经理软件可行评估评估不合格退件回各部门 Y电脑工程师Y部门长软件方案回应预定完成时间电脑工程师电脑工程师依申请安装软件安装软件电脑工程师安装的软件经测试 OKN电脑工程师后，由电脑工程师教 育训练各电脑用软件测试各电脑用户户Y电脑工程师在教育训练后各电脑用户在电脑工程电脑

4、上线训练各电 脑用户师的督导下上线操作6. 2电脑上线作业流程流程权责单位相关说明使用表单相关的电子文件资料由用户自行输 入电输入资料电子文档修改变更电脑用户脑存储， 如需修改的电子 文档应提交申请电子文档修改变更申请。电子资料异常解决申请电脑用户在资料输入电脑后资料出现异常情况对异常的资料进行分析作出相应的计划，然后异电脑工程师资料异 常解决常的资料进行调整电子文件资料统计电脑工程师对所有的档 案备份，然后进行调整表资料备份电脑工程师每天对【公司网络系 统】的电脑工程师所有资料进行维护，其它资料每两周进档案维护行 维护7. 3权限开放管理流程流程权责单位相关说明使用表单各电脑用户相关软件在使

5、用权限需 增加权限开放申请表权限开放申请N部门主管审核总经理批准是 否开放权各部长限审查Y电脑工程师对电脑用户的权限作相应电脑工程师的调整权限开放N由电脑用户测试所开放权限是否达到电脑工程师用户测试要求Y将开放权限的程式记录于，权限记录电脑工程师权限开放记录表 登记入表开放表，供以后查询7.作业内容：7. 1电脑软件管理：7. 11软件新增与修改申请及审核：各部门负责人或电脑用户在使用过程中发现缺少电脑软件或电脑软件需要修改时，填写，软件新增与修改申请表，并由主管部门审核总经理批准是否执行。8. 1. 2软件可行性评估：(1)由总经理和各部门长，电脑工程师对用户新增，修改电脑软件 的要求进行讨

6、论分析是否可行。(2)软件可行性评估依下列原则进行1)是否可以提高现行作业效率：如简化，合并等2)是否可以取代人工作业：如统计，整理等。3)是否为实际业务需要。4)对其它软件，资料库的关联程度如何。5)是否符合法律法规7. 1.3软件方案检讨：(1)在通过可行性评估后，由电脑工程师向各部门长汇报对新增修改的电脑软件的总体规划，并回应预定时间。(2)软件方案，须考虑以下原贝流程的建立。1)流程的建立2)资料输入，输出的格式与内容.3)使用权限。7. 1. 4安装软件：电脑工程师按各软件新增与修改内容的要求进行 安装并测试。7. 1. 5软件测试：在电脑工程师完成软件后，经电脑用户加以测试 软件试

7、运行是否有误。7. 1. 6电脑上线训练及上线作业(1电脑工程师安装的软件经测试 OK后，由电脑工程师对电脑用户 进行教育训练。技术软件须要有专业人士或软件开发公司进行培训。2)完成训练后各电脑用户初次作业在电脑工程师的督导下进行电脑 和式样的操作。7. 2电脑资料的管理7. 2. 1输入资料(1)企业管理系统资料：按需求依软件画面提示输入(2)相关的电子文件资料由用户自行输入电脑存储，在输入电脑后由电脑用户自已更正。(3)如用户需修改旧有的电子文档应提交， 电子文档修改变更申请， 由部门审核后呈报总经理。7. 2. 2电脑异常解决申请及解决：各电脑用户在入资料的过程中或 资料已输入电脑后出现

8、异常情况， 应及时向电脑工程师反应情况，由 电脑工程师制定相应的措施对相关的异常情况进行更正7. 2. 3资料的备份(1)电脑工程师应将电脑管理系统或 office文档(包Email) R 所有的资料备份至指定的公共网盘区域中，并加以保存，以供操作中程式失效时使用。必要时备份记录于各部门电子档上。公共网盘 密码为电脑工程师或总经理专有修改和管理权。(2)其它资料应由各电脑用户依规定储存于相关目录中，如有需要亦可备份存储。(3)为保持电脑系统运作的效率，主机、硬盘中所储存的集成管理 系统，以3年或电脑寿命为期限，逾期的资料由电脑工程师备份至备 存公司公共网络设备中，并妥为保存。其它资料由电脑用户

9、自行定保 存期限。7. 2. 4档案删除：对于版本过旧需要作废的电文档，承办应填写电 子文档删除申请提出删除申请，经主管审核、总经理同意后方可删 除。7. 2. 5档案维护：电脑工程师每天对公司公用网盘的所有资料 进行维护，其它资料每两周进行维护。7. 2. 6病毒防护：为维护公司电脑系统的安全性凡非本公司购买的 合法正版软件，严禁私自带入公司使用。电脑工程师定时用防毒软件 对所有的资料进行病毒清理，对进入公司的电脑软件须由电脑工程师 用防毒软件检查以后才能使用。7. 2. 7客户电子文件资料：对于客户提供的电子文件资料由部门长 分发至电脑工程师处，由电脑工程师上传，如为对产品有影响的电子 文

10、件须交文控存档，并记录于(外来文件电子文件资料统计表。7. 2. 8如本公司制作的产品质量或服务的程序文件交文控中心发行 时，须附带电子档交文控确认保存并进行对书面资料进行发行，同样,如进行设变，其发行同时也须进行电子档在文控存档。7. 2. 9如为本公司设计图纸或设备资料，电脑工程师设定图纸放置 公用盘区域，其区域权限为设计部门负责任人，电脑工程师和总经理， 其他人使用权限为只能放置或阅读不能进行修改删除， 电脑工程师每 周及时对其进行维护和整理存档。7. 2 (10营业部的客户电子报价单或客户对产品确认的邮件，由营 业负责人分发至电脑工程师处，电脑工程师进行存档，其权限为总经 理负责7. 2. 11所有离职部门人员或更换电脑人员在离职前或更换前，必 须由电脑工程对其电脑资料进行备份存储在公司公用网盘中。7. 3权限开放管理7. 3. 1权限开放申请及审查(1)各电脑用户若因目前作业需要，须开放使用权限，则填写权 限开放申请表，若是本部门范围内作业权限，仅需部门主管审查；跨 部门权限开放，需涉及部门主管及总经理共同核准。2权限开放由总经理授权电脑工