用PowerPoint演示动态数据透视图

1、用PowerPoint演示动态数据透视图市场部要开一个关于互联网调查情况的会议，有关调查资料已经准备完毕，收集了大量的原始数据，存放在Excel工作簿中，如图1所示。为了便于在会议中分析和展示数据，市场部 的小孙整理了大量的 Excel图表，然后复制到 PowerPoint演示文稿中。这一过程耗费了很 多时间。尽管小孙知道可以利用Excel数据透视图表快速分析数据，但由于在PowerPoint中放映图表时通常演示的都是静态的图表，大量的复制粘贴工作依然不可避免。70J> T-J本幻®下单24ES 242?槽底 MiBU f历 竹”华扰加咤-77事将日下承晏宣乌华北邺昨早-工土以

2、下皿事字ft中工州埠t归口史壬加 T-?工/以下ft华事2002-7-T丰科以下«华就2口吧宏科以下里华庠7-T不知以¥华北本归以下鼻年2Oft-T*7 率* 上*%北本卡口 土立例七邦用7T.由上U.孙2047-7-4本科段上Jfc加修17本/以下重隼窿amiT率辑域上*，5以上 :TU以下 本总以下 编怛以下 本归口于 下MO? "-It 率V 整事务以上十 3=UC1± ± 本科彳下皂 *发胤下国然恒T WKJ>7-10 MOJ-1-1QN»E-ll 2X»?-?-ll ZWM-1 I 2W2-7-11>上

3、矍仓.旬和图1存放在Excel工作簿中的原始数据其实，可以在PowerPoint中加入数据透视图表，并且在放映幻灯片时，动态地控制同一图表中显示的内容，灵活地显示各种分析结果，就像在 Excel中控制数据透视图表一样方便。为了能实现这样的功能，首先需要在Excel工作表中，选中待分析的数据区域，并在 名称“框中输入此区域的名称，例如 调查结果”，并按【Enter 键确认。如果不设置名称，将无 法在PowerPoint中调用此区域的数据。在PowerPoint演示文稿中新建一张空白幻灯片。在菜单中选择【视图】 |【工具栏】|【控 件工具箱】命令，显示 控件工具箱”工具栏，如图2所示。在 控件工具

4、箱”中单击右下角的 其 他控件”按钮，显示更多控件。选择 "Microsoft Office Chart 11.0 ,这是一个数据透视图控件（如果选择 “Microsoft Office PivotTable 11.0 ,则选择的是数据透视表控件，二者的用法类 似）。k crts.+fI i ctqmC Mk «T 6L«rt l Clf 门 i "1本|L/1 lCTQt«fl ¥司中上门 l CTQliri E n-Fl l CT t»£lDfeth. Ms。UgC«3 的巾QEfj,<

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6、rrt. CMbt r II I DITS十£苒图2选择其他控件”中的内容在幻灯片中画出控件，然后在控件上单击右键，选择【 Microsoft Office Chart 11.0 对象】|【命令和选项】命令，如图 3所示。这时将显示对话框，如图 4所示，选择 显示/隐藏”选 项卡，并选中所有的设置项，这些设置将允许在幻灯片放映时控制数据透视图。图3画出控件并设置控件图4设置可显示和查看的内容设置完毕，再次在控件上单击右键，并选择【 Microsoft Office Chart 11.0对象】|【编辑】命令，如图3所示。这时将显示对话框，如图 5所示。在这里可指定控件所对应的数据来 源

7、。如果数据量不大，可以选中在一张数据表中输入的数据 ”，并立即输入数据。如果数据已经存放在Excel工作簿中，可选中 .个数据库的表或查询”。对于本例显然要选择后者。图5选择数据来源单击【连接】按钮，显示 数据明细”设置，如图6所示。图6数据明细单击【编辑】按钮，显示 选取数据源对话框，如图7所示。全心图膏两* 多 0 X 口工克降5的所百好第若 * *4c »图7选取或新建数据源第一次设置数据源时，需单击【新建源】按钮。以后如果已经设置过数据源，则只需选择已保存的数据源文件（.odc）。单击【新建源】按钮后，显示 数据连接向导”对话框，如图8 所示。图8选择数据源类型选择“ODBC

8、 DSN ,并单击【下一步】按钮。显示连接ODBC数据源设置，如图 9所示。图9选才i ODBC数据源Excel选择“Excel Files，'并单击【下一步】按钮。在所显示的对话框中，选择存放数据的 工作簿文件，如图10所示。单击【确定】后，将显示出 Excel工作簿中的名称 调查结果”，该名称对应工作表中的数据 区域。图11选择工作簿中的名称单击【下一步】按钮，为数据源起名并保存数据源文件，如图 12所示。图12为数据源起名并保存数据源文件单击【完成】按钮，返回到如图7所示的对话框，并自动选中刚保存的数据源文件。此时单击【打开】按钮，即可返回到如图6所示的对话框中。在如图6所示的对

9、话框中单击 类型”选项卡，可选择图表类型，如图 13所示。本例选择柱 形图中的簇状柱形图”。图13选择图表类型13所示中单击对话框至此，幻灯片中的数据透视图控件及其数据源设置已经完成。在如图 右上角的 关闭”按钮，结束设置。令人神往的图表动态演示要在放映幻灯片时才能使用。 第一次放映幻灯片时，图表中将是空 白的，此时进行设置，即可在以后放映时立即显示图表。在顶端的工具栏中单击 字段列表 按钮，显示图表字段列表，如图 14所示。口Q图14显小字段列表现在，可以像在 Excel中一样，将待分析字段拖动到图表当中。以下以各地区在不同调查时间内的年龄段图表为例进行数据分析O在如图14所示的图表中，将

10、地区”字段拖动到 将筛选字段拖至此处”标识处，将 年龄”字段 拖动到 将分类字段拖至此处”标识处，将 调查日期”字段拖动到 将系列字段拖至此处”标识 处。最后，再次拖动 年龄”字段至中间图表区域，这次是对年龄”字段进行统计计算。得到的图表如图15所示。图15添加分析字段后的数据透视图这样的图表是不便于分析的，必须进一步设置。首先，图表中的计算应该用 年龄的计数”，而不是求和。在 年龄的和”上单击右键，选择【自 动计算】|【计数】。其次，年龄分类轴的坐标是按每个年龄划分的， 选择【命令和选项】命令，显示对话框，如图 目分组依据”为数值间隔”,设置间隔”为10,应改成按年龄段划分。在年龄”上单击右

11、键，16所示，选择 筛选和分组”选项卡。设置 项起始于”为10,表示每隔10岁分为1组，从10岁开始分组。关闭对话框后，分类轴的坐标将发生改变。图16对年龄”分组对于调查日期：同样可以设置分组。如果不分组，将显示每个日期的数据。现在希望对比各年的情况，因此可在 调查日期”上单击右键，选择【命令和选项】命令，显示对话框，如图17所示，选择 筛选和分组”选项卡。在 项目分组依据”中可选择 年”，将 间隔”中设置为1。图17对调查日期”分组分组设置完毕，再在顶部工具栏中单击 显示/隐藏图例”按钮。现在的数据透视图变得非常漂 亮了，如图18所示。图18设置完毕的数据透视图利用数据透视图中的地区”、调查日期”和年龄”按钮，就能任意筛选和比较各种情况下的数据了，与在Excel中进行分析完全一样。例如，可以在 地区”中选择隼北”，只显示华北地 区的年龄统计结果。此外，还可以随时调整图表中显示的内容。例如，如果年龄分析结束后，要分析性别，可在如图18所示的图表中，将年龄”拖动到图表之外，这样即可从图表中删除这一字段。 再从字 段列表”中，将 性别”字段拖动到分类字段位置处，即可立即得到性别的统计图表，如图 19 所示。利用&qu