建工集团机关公文处理办法范例

1、建工集团有限责任公司机关公文处理办法第一章总则第一条 为使 建工集团有限责任公司（以下简称集团公司） 机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理 工作的效率和质量，根据国务院国家行政机关公文处理办法（国发200023号）和自治区人民政府发布的广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则（桂政发200123号）结合集团公司实际，制定本办法。第二条 集团公司的公文是在经营管理和公务活动过程中形 成的规范体式的文书，是依法经营管理和进行公务活动的重要工 具。第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系 列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、规范

2、、高效的原 则，做到及时、准确、安全。第五条 集团公司办公室是集团公司公文处理的管理机构， 管集团公司机关的公文处理工作，并负责指导下属单位的公文处 理工作。同时对上级机关和集团公司下发公文的贯彻落实情况， 以及集团公司下属单位报送集团公司公文的办理情况实施督促检 查。集团公司机关各部室应有兼职文秘人员负责公文处理工作， 并负责本部室职责范围和集团公司交办公文（事项）办理情况的 督促检查。第六条集团公司机关各级负责人应当高度重视公文处理工 作，严格遵守本办法，并对本部门公文处理工作加强指导和检查。第七条 公文处理必须严格执行国家有关保密规定，确保国家秘密和企业商业秘密安全。公文的收发、审核、拟

3、办、传递、督 办、用印、立卷、归档等各个环节，必须分工明确，职责清楚。第二章公文种类第八条 集团公司的公文种类主要包括：（一）令适用于依照有关法律、法规发布公司重要规章制度；采取重 大的指令性措施；嘉奖集团公司所属各单位、总部机关各部（室） 及人员。（二）决定适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人 员，变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。（三）公告适用于向社会宣布重要事项。（四）通告适用于公布集团公司内部应当遵守或者周知的事项。（五）通知适用于批转下级单位和部门的公文；转发上级单位和不相隶 属单位的公文；发布规章制度、政策规定；传达要求下级单位和 部门办理、执行或周知的事项；任

4、免和聘用人员。（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（七）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（八）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（九）批复适用于答复下级单位或部门的请示事项。（十）意见适用对重要问题提出见解和处理方法。（一）函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求 批准和答复审批事项。（十二）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第九条集团公司公文类别包括：（一）中共广西建工集团有限责任公司委员会文件，发文字 号为桂建集团党字。用于向自治区党委及其有关部门的请示、报 告；向集团公司机关、集团下属单位传达贯彻党中央、自治区党

5、 委的重要决定和指示，重大活动的安排和部署；对各子公司党委 领导班子成员的任免；以及其他必须以集团公司党委名义办理的 事项。（二）广西建工集团有限责任公司文件，发文字号为桂建集 团办字、桂建集团财字、桂建集团企字、桂建集团投发字、桂建 集团经营字、桂建集团审计字、桂建集团劳人字、桂建集团法字、 桂建集团党群字、桂建集团监察字、桂建集团工字、桂建集团离 退字。用于以集团公司名义向上级报送的请示、意见、报告；向 下级传达贯彻党和国家的方针政策；发布指导性、指令性意见； 印发集团公司的政策性文件和标准、规范；任免集团公司总部机 关各部室正副部长（主任）、集团总部机关各经营单位正副经理 和各子公司行政

6、领导班子成员；以及其他必须以集团公司名义办 理的事项。（三）广西建工集团有限责任公司董事会文件，发文字号为 桂建集团董字。用于以董事会名义办理的事项。（四）中共广西建工集团有限责任公司纪委文件，发文字号 为桂建集团纪字。用于以纪委名义办理的事项。（五）广西建工集团有限责任公司工会文件，发文字号为桂 建集团工字。用于以工会名义办理的事项。（六）中共广西建工集团有限责任公司直属机关委员会文件， 发文字号为桂建集团机党字。用于以直属机关党委名义办理的事 项。（七）广西建工集团有限责任公司办公室文件，是集团公司 文件的补充形式，发文字号为集团办字。用于其它以集团公司名 义办理的事项。（八）广西建工集团

7、有限责任公司党群工作部文件，是集团 公司文件的补充形式，发文字号为集团党群字。用于对集团公司 机关各部室内设机构正副职领导的任免。第三章公文格式第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单 位标识、发文字号、签发、标题、主送单位、正文、附件、成文 日期、印章、附注、主题词、抄送单位、内部发送、印发单位和 印发日期等部分组成。（一）涉及国家秘密和企业商业秘密的公文，应根据广西 建工集团有限责任公司国家秘密事项一览表的有关规定，在公 文首页右上角分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”及保密期 限，其中“绝密”、“机密”公文还应当标明份数序号。公文秘密等级的确定由主办部门提出意见，办公室审核

8、确定。（二）紧急公文应当根据紧急程度，在公文首页右上角分别 标明“特急”、“急件”。如需同时标识密级、保密期限和紧急 程度的，按照秘密等级、保密期限在上、紧急程度在下的次序用 黑体字分两行顶格标识在公文右上角，密级和保密期限中间用五 角星隔开。函件的密级和保密期限标识在公文标题左上角。公文紧急程度的确定由主办部门提出意见（“特急”公文， 应注明原因），办公室审核确定。（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称；联合行文应当标明联合行文的各单位名称，将主办单位排列在前。（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。发文字号 中，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；

9、序号不编虚位（即 1不编为001），不加“第”字 联合行文，使用主办机关发文字号。集团公司正式文件的发文字 号在发文机关标识下空 2行居中排列。函件的发文字号标识在公 文标题的右上角。集团公司党委发文、集团公司发文、集团公司董事会发文、 集团公司办公室发文由集团公司办公室统一编号。其他发文由主 办部门参照集团公司发文编号方式自行编号。（五）上行文应当在发文字号同行右端注明签发人姓名。签 发人为二人以上的，他们的姓名竖式平排。“请示”类公文应当 在附注处注明联系人的姓名和办公电话号码。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并准确 标明公文种类，一般应标明发文单位。公文标题中除法规、规章

10、名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送机关标识在标题下空1行，左侧顶格，回行时仍顶格。（八）公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件应在正文下空1行左空2字标识。附件顺序号用阿拉伯数字，回行按其顺序顶格。如系转发文件并在转发通 知中写明了文件名称和发文字号的，可不再注明附件。（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当 加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的 公文，发文单位都应当加盖印章。（十）成文日期以签发人签发的日期为准；联合行文以最后 签发单位签发人的签发日期为准；电报

11、以发出日期为准。（一）公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加圆 括号标注，居左空2字，标识在成文日期下一行。（十二）公文一般应当标注主题词。上行文应当按照上级机 关的要求标注主题词，置于公文末页抄送（抄报、抄发）栏上方。（十三）抄送（抄报、抄发）单位指除主送单位外需要执行 或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 送上级机关的用“抄报”，同级机关和不相隶属机关的用 “抄送”， 下级机关的用“抄发”。（十四）印发机关置于抄送（抄报、抄发）栏下方，印刷时 间以送印日期为准。印发机关栏右下侧注明印发份数。（十五）公文应当标明公文张页的顺序编号。单面印刷的， 用阿拉伯数字标注在每一

12、页公文的下端居中；双面印刷的，用阿 拉伯数字标注在每一页公文的右或左下端。（十六）文字从左至右横写、横排。第一条办法中未说明的公文其它组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式（GB/T97041999）国家标准执行。第十二条 公文用纸采用国际标准 A4型（长297毫米，宽210 毫米），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章行文规则第十三条 行文应当确有必要，注重效用。第十四条行文关系按照隶属关系和职权范围确定，一般不得越级上报或下达。因特殊情况必须越级上报或下达时，应当抄报（抄送）被越过的单位。凡属下列情况之一的可以越级行文：（一）逐级转送将会造成损失的特别紧急事项。（二

13、）上级机关认为必须直接下达到有关单位或者指定越级 上报的事项。（三）对个别具体问题的查询、联系或答复。第十五条 集团公司党委、集团公司可向自治区党委、自治区人民政府行文报告工作、请求指示；可向自治区区直有关部门行 文商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批有关事项； 可向集团公司所属的各单位发出指导性文件。第十六条集团公司纪委可向上级纪检机关行文报告工作，请求指示，询问和答复问题；向下级纪检部门发出指导性文件。第十七条 集团公司工会可以向上级工会行文报告工作、请求指示，询问和答复问题；向下级工会发出指导性文件。第十八条 集团公司办公室、党群工作部可向集团各子公司、总部机关各部室和各经营单位

14、行文。第十九条集团公司总部机关各部室不得对外正式行文。但可 以用便函形式与自治区区直有关单位的业务处室联系商洽工作， 沟通情况；向集团各公司业务部门安排、布置事务性工作；对集 团所属单位请示的非政策性的具体事务问题，作出说明和解释。各部室便函不得超越本部室的职责范围，不得发布政策性文 件，不得答复集团所属单位向集团公司请示的政策性问题，对越 权擅自行文的，应责令纠正或撤销发文。各部室以便函发文应同 时抄送集团公司办公室。第二十条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位， 如需同时送其它单位，应当用抄送或抄报形式，不得多头主送。“报告”不得夹带请示事项。第二十一条 需集团公司批复的请示事项，

15、必须主送集团公 司，由集团公司办公室统一签收，不得直接送集团公司领导或职 能部门。第二十二条 “意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作 为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，集团公司应当对 下属单位报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文 中对贯彻执行有明确要求的，集团公司下属单位应遵照执行；无 明确要求的，下属单位可参照执行。作为平行文，提出的意见供 对方参考。第二十三条 除上级单位的领导同志直接交办的事项外，一般不得以集团公司名义或集团公司负责人名义向上级单位的领导同 志报送“请示”、“意见”、“报告”，更不能多头分送。确需 直接报送领导同志的，应附有关领导同志交办批示。情况

16、紧急确 需直接分送领导的，应注明已分送的领导同志。第五章发文办理第二十四条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，一般包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第二十五条公文拟稿（一）一般公文，按照分工负责的原则和日常工作程序，谁 主管的事项由谁拟办。带有方针、政策性的重要文件，有关负责 人要亲自拟办，也可以集体研究提出方案，再指定专人拟办。文 稿必须经部室负责人审核签署意见后，送集团公司办公室核稿。（二）草拟公文应附相应的办文依据。根据来文拟办的公文，应附来文及办公室文件运转处理单等；根据领导批示草拟的公文，应附有关领导批示；根据会议议定事项草拟的公文，应附有关会议纪要或记录

17、；因工作需要办理的公文，必要时应附简要说明。（三）公文内容应当符合党和国家的方针政策和法律、法规， 符合集团公司经营发展战略。如提出新的重要政策、规定等，要 切实可行。（四）公文必须全面、准确地反映客观实际情况，完整、准 确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文衔接。（五）拟写公文应做到观点明确，条理清楚，内容充实，结 构严谨，表述贴切，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求 简短。（六）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与 主送单位的行文关系确定。（七）人名、地名、数字、弓I文准确。弓I用公文应当先引标 题，后引发文字号，再次引用该公文，可以只引文号，不引标题。 引用外文应注明中文

18、含义。日期应当写明具体的年、月、日。（八）公文中，同一人员、机构、地点的称谓要前后一致。 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。（九）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“ 1. ”，第四层为“（1）”。（十）公文必须使用国家法定计量单位。（一）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和 在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的 数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（十二）拟稿一律使用钢笔或签字笔及碳素墨水并用方格草 稿纸，填写规定样式的发文稿纸首页各项内容。第二十六条 公文会签。公文的内容涉及其它部门职权范围内 的工作，主办部门应主动办理会

19、签。（一）会签部门一般应当在 2个工作日内予以回复。急件应 随到随签。如因特殊情况不能按期回复，会签部门应当提前与主 办部门协商回复时限及方式，否则视为同意。（二）会签部门如对文稿有不同意见应附以说明，并由本部 门主要负责人（正职或主持工作的副职）签字并加盖本部门印章 后，送主办部门。主办部门与会签部门对文稿内容不能协商一致， 主办部门应列明不能采纳会签部门意见的理由和根据，并连同会 签单位意见一并报请集团公司领导审定和协调。第二十七条公文审核（一）集团公司党委文件、集团公司文件、集团公司董事会 文件的文稿，由主办部门经办人员审核后，经该部门负责人复核 签字，送集团公司办公室登记、编号、审核。

20、（二）公文核稿的主要内容包括：1. 是否需行文。2. 行文方式是否妥当，是否符合行文规则及公文格式、处理 程序和公文拟制的有关要求。3. 文稿内容是否符合党和国家的路线、方针、政策和法律法 规；与当前中心工作和其它文件有无矛盾，是否脱节；同集团公司已发布的规章制度有无抵触。4. 提出的解决问题的意见、办法、措施是否符合实际，切实 可行。5. 内容涉及其他部门的，是否经过协商、会签，意见是否一 致。意见不一致的，主办部门有无作出说明。6. 密级及保密期限、紧急程度的确定是否适当。（三）在不损害原意的情况下，办公室可以对文稿进行增删、 文字加工。对于改动较多的文稿，由主办部门誊清后，连同办公 室修

21、改原件一并经办公室呈送领导审批。（四）对于表述不清、内容紊乱或需要进一步明确政策措施、 完善有关办法的文稿，办公室应提出意见，退主办部门进行修改。 如办公室与主办部门不能就文稿的修改协商一致，由办公室向集 团公司领导写出说明。（五）公文在审核修改时，用作定稿的草稿，审稿人不要在 稿纸的左边（即装订线处）和右上角、左下角处加入书写字。以 影响档案整理装订及编号。第二十八条公文签发文稿经办公室审核后，由办公室秘书呈集团公司领导审签。（一）集团公司党委文件由党委书记或书记授权的副书记签 发，党委书记、副书记均不在时，可委托其他党委成员签发。（二）集团公司文件由集团公司领导按分工负责的原则，由 分管领

22、导审签后，送董事长或总经理签发。其中上行文以及涉及 有关重要问题或涉及面广的文件，由有关分管领导审核后，送总 经理审签，报董事长签发，董事长不在时由总经理签发。（三）集团公司董事会文件由董事长签发，董事长不在时， 可委托其他董事签发。（四）以集团公司办公室名义发出的公文，由办公室主任或 主任授权的副主任签发，涉及重要事项的送集团公司有关领导签 发。其中，转发上级文件且又不需提出新的措施要求时，由办公 室主任或主任授权的副主任签发。（五）以各部门名义发出的便函，由各部门负责人签发。第二十九条公文的缮印（一）公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审 批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全等。

23、缮印的一切文件， 必须符合公文规定格式，排列整齐，清晰美观，份数准确。（二）缮印文件，一般应根据先急后平，先上报后下发，先 集团公司发文后部室发文，先公文后资料的原则予以安排。（三）公司文件由经办人校对。校对要求准确无误，一般文 件和报表校对一至二次，重要文件应校对三次。公文未经签发人 同意不得随意改动。（四）有密级的公文必须指定专人打、校、印。（五）文件缮印后由文印室负责将底稿、正件、附件或被转 发件一式两份送盖章部门。第三十条公文的传递要有严格的登记手续。带密级的公文要通过机要交通递送，绝密公文还要在封口处加盖密封章。利用计 算机、传真机等传输涉及国家秘密和涉及企业商业秘密的公文， 必须采

24、用加密装置。密级文件不得使用计算机、传真机传输。第六章收文办理第三十一条收文办理指对收到公文的办理过程，一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第三十二条收文的处理（一）收文的拆封和签收。收文在运转过程中，必须严格登 记手续，清点无误后方可签收。以集团公司为收件人的信件，由办公室拆封；以集团公司领 导为收件人的信件，由集团公司领导本人处理；以部门为收件人 的信件，由部门拆封。（二）对于自治区党委、自治区人民政府及其领导批示的文 件，自治区区直有关单位主送、抄送集团公司的文件，下属单位 的请示、报告，办公室文件管理人员必须分类编号、登记。（三）通过会议或其它途径收到的公文，收文者

25、回单位后应 及时交办公室登记处理。第三十三条收文审核收到下属单位报送的需要办理的公文，办公室和有关承办部 门都应进行收文审核。审核的重点是：是否应由集团公司处理； 是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范；内容是否符 合党和国家的方针、政策和法律、法规，以及集团公司有关规定。对不符合规定的公文，即有下列情况之一者，经办公室主任 或副主任批准后，退回公文制发单位并说明理由。（一）内容不符合国家的法律、法规和其它有关规定的;（二）要求办理或解决的事情不属于集团公司职权范围或不 应由集团公司受理的；（三）无特殊情况和理由而越级请示的；（四）属于本单位职权范围内处理的事项而要求集团公司处 理的；（

26、五）内容涉及有关部门但未经与有关部门协商、协调，或 不符合会签程序的；（六）一文多事的，多头请示或不盖印章的；（七）报告中夹带请示事项的；（八）其它违反集团公司机关公文处理办法规定的。第三十四条 收文的批办收到公文，办公室应及时填写“文件运转处理单”，根据公 文的内容和性质，按照业务分工及时、准确提出拟办意见，呈集 团公司领导阅批或送有关部门办理，内容涉及多个部门而难以分 送的，由分管文秘工作的领导酌定。第三十五条公文承办承办部门收到公文后应按“文件运转处理单”的要求及时办 理，不得延误、推诿。紧急公文和有时限要求的公文应按时限要 求办理，特急件要随到随办；一般件应在5个工作日内办完；因特殊原因需延长处理时间的，应提前向有关领导报告，并向有关 单位作出说明。公文办理中遇到有涉及其它部门职权的事项，主办部门应当 主动与有关部门协商。如有分歧，主办部门主要负责人要出面协 调；如仍不能取得一致的，可以报请集团公司领导协调。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理