物资采购验收管理办法讲解

1、山西保利合盛煤业有限公司水峪矿物 资 采 购 验 收 管2012年7月1日保利合盛煤业有限公司水峪矿物资采购验收管理办法（试行）为认真贯彻能源公司关于物质采购、验收会议精神，实现煤 矿健康、稳定的发展。根据矿委的统一安排部署，为强化水峪矿 材料物资采购、验收管理，进一步规范物资管理制度，有效降低 生产成本，降低库存物资和资金，提高我矿的经济效益，实现节 约型矿井。针对我公司实际情况，特制定以下物质采购、验收管 理办法。第一部分采购管理办法第一条 目的为了使我矿物资采购制度化，科学化，根据矿委要求，结合本矿 实际情况，制定了物资采购办法。第二条 范围物资的采购，包括固定资产与非固定资产的采购均依

2、本办法执行第三条 管理部门供应科专人负责有关物资的采购工作，凡物资的采购、验收、保 管及发放，不管资金来源和供应渠道，也不管使用部门，均应经供应 科统一计划、统一订购和统一管理。第四条 物资采购计划的编制2物资采购计划的编制由各个生产单位根据月、 年度生产工作计划， 维修检修计划，按材料消耗定额制定出本单位的材料需求计划，由供 应科汇总后编制出年度物资采购计划（初稿）报分管领导，由分管领 导召集有关人员开会进行审查，报总经理批准后有供应科负责编制物 质采购计划。根据采购目录进行划分，一级采购能源公司，二级采购 （分公司），三级采购（矿供应科）。第五条 物资采购合同的签订与履行长期、批量订货实行

3、招标采购，货比三家，使用单位应对所需物 资提出详细技术要求，并参与同供货方进行的技术谈判。采购人员指 定专人询价，并根据收集到的报价资料，由分管领导负责召集有关部 门组成招投标小组，小组成员集体讨论，确定中标厂商。物资采购合 同统一由供应科签订，设备采购入库手续归口由供应科组织办理。经 济合同的执行应做到谁经办谁负责，设备到货后经办人应及时组织有 关人员按合同内容进行验收，使用单位确认，供应科办理入库手续。第六条 物资的验收物资的正常验收由供应科牵头、企管科、使用单位派技术人员配 合。物资到货后，应按照合同及有关规定验收。验收后发现有问题， 涉及到违反合同或不满足合同要求时，需要进行合同的更改

4、或索赔等 有关事项，由供应科牵头，相关部门协助。有关索赔事项，应在诉讼 时效期间内处理质量和其他有关问题，避免经济上不应有的损失。物 资验收后应由记帐员填写“物资验收单”，供应科签字后归档。物资 仓库保管员验收后应及时填写“入仓单”，作为入帐依据。第七条 物资（设备及材料）发放及发放前的保管物资仓库实行凭单发料，使用部门领用物资（设备及材料）时必 须在“出仓单”上签字才能生效，记帐员据此销帐。物资实行分类、 分库保管。物资摆放整齐，标识齐全。物资保管员和记帐员坚持每季 度对帐一次，年终进行清仓盘点，做到帐、物、资金三相符。第八条 固定资产的报废固定资产报废按照规定的年限执行，财务科根据相关规定

5、确认固 定资产的报废。报废后的固定资产统一由分公司负责处理第九条 罚则违反本办法规定，未造成损失的，由企管科提出整改意见，限期 整改；造成损失的，报经理办公会议作出纪律处分和处罚决定。第二部 物资验收管理制度第一条 总则一、本制度规定了公司物资验收的依据、时限、组织方式、程序 及不合格物资的处理方法二、本制度适用于水峪矿的物资验收管理工作。第二条 职责一、供应科：除零星办公用品外 , 公司所有的设备、消耗材料等 物资，负责协调各部门，组织、实施物资全过程验收。二、库房管理员：负责核对物资的数量、规格、种类、生产厂 家、生产日期、标签、外包装等进行核对验收。三、使用部门（单位） ：按照验收规范、

6、订货协议和质量要求，进 行检验或试验，并填写检验报告单。四、企管部门：根据矿审批的物质采购计划，进行核对验收，由 于地质条件或其它因素造成，计划外采购物质，必须由矿主管领导签 字审批补充计划方可验收。五、矿调度室：参与木料验收，在整个过程当中，调度负责对木 材丈量和木料的堆放及木料场的管理。六、机电部门：主要负责和参与机电材料和设备的验收，负责设 备的运行（是否运行完好） 、煤安标志，开箱验收证书等相关证件（是 否证件齐全）。第三条 管理内容与要求一、 物资验收的依据（一）物资采购计划。（二）订货合同、技术协议。（三）供货单位的装箱单、发票、货运单、图纸、随机资料、 合格证等。（四）物资验收规

7、范： 使用部门应根据待验物资的重要性及特性 等，制定相关物资的验收规范作为验收的依据。二、物资到库验收的时限（按工作日计算）一） 大型、新型设备和专用备品、低值易耗品及主要辅机备品配件，一般机电产品、消耗材料到货后 1-2 天内验收完毕；（二）物资到货后 , 采购员立刻电话或书面通知使用部门，和企 管部门在验收规定时限内，对物资进行验收，未经验收部门验收的物 资一律不准入库，进行使用。三、验收的分级及参加人员（一）设备类：大型（价值 10 万元以上）及专用设备，小型通 用设备（ 10 万元以下）。（二）备品配件：1、主机、主要辅机备品配件、零星件。 2、一般备品配件（三）低值易耗品、消耗材料：

8、 以上设备及物质材料均由使用部门技术人员，采购员、保管员， 企管部门人员参加验收方可入库。四、物资验收的程序和要求（一）验收程序：1、检查供货方的 送货单 是否已注明物资的编码、 名称、 数量、 规格和订单编号等内容。2、检查供货方提供的质量证明文件其是否已提供， 文件是否齐全。3、核对采购入库物资是否与采购合同的数量、规格和种类相 符，有无超订单或无订单的现象。4、检查其外包装上是否已按要求贴上物资标签， 标签上是否已标明物资编码、名称、数量、规格、生产厂商和生产日期等内容。5、抽查其包装内的数量、规格、种类是否与所贴的标签一致。6、使用部门质量检验人员， 按订货协议和质量要求， 进行检验和

9、 试验，检验后应做检验记录，并填写物资验收单。（二）实物验收：对实物验收，包括数量和质量两个方面1、 物资数量验收：数量验收是保证物资数量准确不可缺少的措 施，由供应部门和企管部门负责进行，数量验收的具体要求是：（1） 计重物资的数量验收要求（如油品、钢材等） ： 计重物资一律按净重计算。 国产金属材料以理论换算交货的，按理论换算验收。 定尺和按件标明重量的物资，可以抽查验收。抽查比例根据货 物厂家的信誉运输情况的和包装来决定，一般可抽查10 20%。 不能换算或抽查的物资，一律全部过磅计量。 凡计重物资验收时均应注意按层次分割，标明重量，力求入库 一次过磅清楚，以便复查和出库，减少重复劳动。

10、（2） 计件物资的数量验收要求（如轴承、阀门、专用备件等） ： 计件物资应全部清查件数（带有附件和成套的机电设备须清查 主件、部件、零件和工具等） 。 固定包装的小件物资， 如内包装完整， 可抽验内包装 5 15%， 无差错或其他问题时，可不再拆验内包装。 用其他方法计量的物资 （ 木材、水泥、沙子、石子、料石、胶带、 玻璃等 ） 按规定的计量方法进行检查。（一） 木材数量、质量验收程序要求：a、首先供应部门根据材料使用情况， 及时采购木料， 防止使 用短缺或过度积压。b、木料到矿后， 供货方及时与供应采购人员联系， 同时供应 人员通知企管部门和调度室验收人员到场。c、验收人员到齐后， 供货方

11、按照验收人员要求在规定场地对 木料按规定进行有序码放， 对不符合验收标准的木料， 禁止卸车。d、供应科人员进行组织监督， 企管负责记录、 调度负责丈量。e、验收人员对码放整齐， 标准合格的材料进行逐一标记验收 登记，清点数目，核算准确无误后，填材料验收单，验收部门人 员签字，供货方人员全程参与，签字后方可生效。（二）水泥数质量验收程序要求a、水泥进场时应对其品种、级别、包装或散装仓号、出厂 日期等进行检查，并应对其强度、安定性及其他必要的性能指标 进行复验，其质量必须符合现行国家标准。b、检查数量：按同一生产厂家、同一等级、同一品种、 同一批号且连续进场的水泥，抽样检验。c、检查产品合格证、出

12、厂检验报告和进场复验报告。d 、水泥袋上应清楚标明：工厂名称、生产许可证编号、品种、名称、代号、强度等级、包装年、月、日和编号。e、验收人员对码放整齐，标准合格的水泥进行验收登记，清 点数目，核算准确无误后，填材料验收单，验收部门人员签字， 供货方人员全程参与，签字后方可生效。（三）沙子数质量验收程序要求a、沙子到矿后，验收人员按沙子的种类分类验收，b、对沙子进行丈量，计算立方。c、验收人员对沙子，进行验收登记，清点车数，核算准确无 误后，填材料验收单， 验收部门人员签字， 供货方人员全程参与， 签字后方可生效。2、物资的质量检查：包括规格、尺寸、光洁度、色彩、保养状 况、气味等。一般情况下，

13、供应科只负责对物资的外观形态和一般质 量进行检验。3、对于订货合同或技术协议中规定需经试用若干时间或需安装调 试再进行结算的物资，除了具备以上检验程序外，还必须有使用部门 出具的使用报告或安装调试验收情况报告。五、验收人员职责：（一） 验收时，所有参加人员都要树立高度的责任心， 认真负责、 一丝不苟。按计划、合同中的型号参数、材质、技术要求、配套范围、 数量严格检查， 查数量有无短少、 查外观有无损坏、 查参数有无差错、 查质量是否符合要求、配套是否齐全。对验收中存在的问题，做好详 细记录，分清责任范围，并由经办人及时联系解决。（二）验收中的随机资料图纸使用说明等原件必须交机电科档案 管理员统

14、一管理，任何部门和个人不得据为己有。（三）所有参加验收人员必须本着公平、公正的原则，以科学的 手段，严格按技术标准进行验收，任何人不得私自隐瞒验收中存在的 技术、质量问题，更不得将存在的问题无原则扩大化，造成不必要的 纠纷。（四）对验收中存在的具体问题，由供应科按照验收人员的意见 向供货厂商提出退换、索赔等解决办法，任何人不得以“私了”的方 式。（五）验收人员应各负其责，提出各自的观点和意见，得出科学 的结论，并如实填写由供应科出具的物资验收记录单，并签字确认。 对验收完不履行签字手续者，按拒绝参加验收条款承担责任。六、不合格物资的处理方法（一）不合格物资处理方法：经验收后不合格的物资，不管由

15、于 谁的过错， 采购员都应积极的与供货厂商联系， 解决问题， 办理索赔， 退货等，尽力满足生产需要，减少损失。第四条 检查与评价一、物资到货后，仓库保管员未按时在到货登记本上填写所列项 目的。10二、物资未在规定的时间内验收完毕的。三、物资到货后应参与配合验收或检验部门，接到通知后未及时 参加验收或配合检验，贻误了工作进度的。四、物资验收后验收人员应及时在验收单（入库单）上签字，验 收不合格须注明不合格原因，验收人员验收后不签字或不注明原因者 或因验收人员技术水平或责任心问题，把合格品验收为不合格品或把 不合格品验收为合格品的。五、对于一些需要做物理试验和化学成分试验的物资，供应科未 及时通知相关部门的。六、物资在库内装卸过程中，由于搬运、起吊人员技术、责任问 题造成损坏者的。对有以上情节之一的，根据造成后果轻重对责任单位及责任人由 矿考核部门作出相应处罚。山西保利合盛煤业有限公司水峪矿2012年 7 月 1 日物资验收管理制度记录单附录1水峪矿物资验收记录单11水峪矿物资验收记录单所属单位2012 年 月 日供货单位采购方式市场采购到货日期验收日期验收记录人合同号验收内容物资名称规格型号单位数量生产厂家质量备注验收意见使用部门（单位）技术鉴定供应科保管供货单位12水峪矿设备开箱验收记录单13机组编号