办公软件的小窍门(共22页)

1、精选优质文档-倾情为你奉上1. 使用自定义序列排序使用自定义序列排序 在 Excel 排序对话框中选择主要关键字后单击选项, 可以选择自定义序列作为排序次序, 使排序方便快捷 且更易于控制。顺便说一下,排序可以选择按列或按行,我以前如果排行的顺序都是选择性粘贴转置,排完序后再转置2. 平均 Word 文档的分栏我们在对 Word 文档进行分栏的过程,往往会遇到最后一页的栏是不等长的,其实,你只要将定位插入点到文档末尾,然后选 择 “ 插入 |分隔符 ” 命令,在弹出的对话框中选择 “ 连续 ” 单选按钮,然后 “ 确定 ” ,这时候最后一页的栏也变成等长的了。3. 更快速的 “ 全部保存 ”有

2、文章介绍过 , 在 Word 中想保存多篇打开的文档,可以按住 Shift 键,选择 “ 文件 ” 菜单中的 “ 全部保存 ” 即可;其实有更快速的 方法:可以按住 Shift 键,然后鼠标单击常用工具栏上的 “ 保存 ” 按钮,这时 “ 保存 ” 按钮的图标就变成 “ 全部保存 ” 的图标,松开鼠 标,即保存完毕。4. 如何群发邮件在 OUTLOOK “ 联系人 ” 中选定所需收件人,从 “ 工具 ” 菜单中选择 “ 邮件合并 ” 命令。在对话框中选择适当的选项后单击确定。 在出现的 WORD 文档中输入邮件内容,从 “ 邮件合并 ” 工具栏中选择 “ 合并到电子邮件 ” ,再按 “ 确定

3、” 。 OUTLOOK 就会把您所想 要发的文档发送出去了。5.Word 表格计算在 Word 的表格中,可以进行比较简单的四则运算和函数运算。其使用方法是:将插入点定位在记录结果的单元格中,然后打 开 “ 表格 ” 下拉菜单中的 “ 公式 ” 命令,出现对话框后,在等号后面输入运算公式或 “ 粘贴函数 ” 。计算公式可引用单元格,表格中 的列可用 A 、 B 、 C 等表示,行数用 1、 2、 3 表示6.Word 斜线表头将插入点定位在单元格中。然后执行 “ 表格 ” 菜单中的 “ 绘制斜线表头 ” 命令,当出现对话框后,选择 “ 表头样式 ” (共有 5种可选 择,分别填入 “ 行标题

4、” (右上角的项目、 “ 列标题 ” (左下角的项目和 “ 数据标题 ” (中间格的项目以及 “ 字体大小 ” 等,最 后按确定退出。删除斜线表头的方法是,单击要删除的斜线表头,当周围出现选定标记时,按 Del键即可删除该斜线表头。 7. 快速重复输入在 WORD 中当输完一些内容后,同时按下 ALT 与 ENTER 键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍,并且适用于拷贝粘贴后的 重复粘贴。8. 送你一个外出 “ 小秘书 ”在 Outlook 单击 “ 工具 ” 菜单中的 “ 外出时的助理程序 ” 项。在对话框中点选 “ 我目前外出 ” 选项后,点下方的 “ 添加规则 ” 。在 “ 编辑 规则 ”

5、 对话框中设置规则。如:选择执行下列 *作中的 “ 答复 ” 选项,编辑模板(点模板按钮并保存,然后确定所有项目。这样, 以后你外出的话如果有人给你写信,你可通过次助理程序来自动答复他们,告诉他们如有要事如何与你联系。9.Outlook 时间的自然语言支持在 Outlook 的约会、任务和会议要求等窗体中,都有时间 /日期等,一般情况下我们直接输入日期或者选择日期。其实还有一种 高级用法:只要输入表示日期的词语就可以获得对应的日期。这些表示日期 /时间的词语主要有:1-表示日期的常见词,如:现 在、 Today 、今天、明(昨天、前天、大前天、大后天等,中英文均可; 2-数字:代表当月的日期,

6、注意不要超过 31,数字 或中英文大小写均可; 3-节假日:如国庆节,元旦,建军节、 圣诞节等; 4-星期:如星期五、礼拜一等; 5-表示日期的复杂短 语,如今天 +20天、 7.1+10day, 2 days later等 .10. 在 Excel 中输入人名时使用 “ 分散对齐 ”在 Excel 表格中输入人名时为了美观,我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法,但是我们这 里有更好的:我们以一列为例,将名单输好后,选中该列,点击 “ 格式 单元格 对齐 ” ,在 “ 水平对齐 ” 中选择 “ 分散对齐 ” ,最 后将列宽调整到最合适的宽度,整齐美观的名单就做好了。

7、11. 快速选定 Excel 区域在 Excel 中,要想在工作簿中快速选定某块区域,只需单击想选定的区域的左上角单元格,同时按住 Shift 键不放,再单击想选 定的区域的右下角单元格即可。另:按住 Ctrl 键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。12.Excel 自带的示例文件在 :ProgramFilesMicrosoft OfficeOffice10Samples 文件夹中有两个 EXCEL 示例文件 SAMPLES :主要包含工作表函数 , 条件格 式 , 数据有效性 , 图标标志 , 重复任务 , 数组 ,API 示例 , 事件 , 自动化 ,ADO 等演示数据 , 对学习 Exc

8、el 使用很有帮助 SOLVSAMP :是用来学习加载宏 " 规划求解 " 的一个示例文件 , 当中包含 6个方面的应用:产品组合、货物传送、排班组合、最大收益、投资方案和 电路设计 .13. 找回丢失的 Word 文件单击 “ 打开 ” 按钮,选 “ 文件类型 ” 框中的 “ 所有文件 ” 选项。在文件夹列表中,双击含有打开备份文件的文件夹。单击 “ 视图 ” 按钮。 在 “ 名称 ” 栏中,文件名显示为 “XX 备份 ” ,在 “ 类型 ” 框中,文件的类型显示为 “microsoft word备份文件档 ” 。找到该文件并双击。 则打开该文件。(要找会丢失文件的前提是

9、,必须在 word 中设置成 “ 保留备份 ” ,并且文件已经保留了备份。14. 给 Outlook 个人文件夹 ( .pst文件 加把锁在 “ 文件 ” 菜单上,单击 “ 数据文件管理 ” 。 单击需要的 .pst 文件,再单击 “ 设置 ” 。 单击 “ 更改密码 ” 并在框中输入旧密码和新密 码。一般最初密码为空。 单击 “ 确定 ” 。15. 制作有颜色的公式使用 office 自带的公式编辑器制作出的公式都是黑色的,使用通常的办法无法改变公式的颜色,不过可以使用给公式添加阴影 的方法,改变公式的颜色。在公式编辑器中做好一个公式,回到编辑状态,通过 " 视图 "-&

10、quot; 工具栏 "-" 绘图 " ,调出 " 绘图工具栏 " , 单击 " 绘图工具栏 " 中的 " 阴影设置 " 按钮,选择其中的 " 阴影样式 17" 或者 " 阴影样式 18" ,为公式做一个阴影,再点选 " 阴影设置 " 按钮中的 " 阴影设置 " 选项,弹出 " 阴影设置 " 工具栏,调整阴影的位置,使阴影与公式重合,再通过设置阴影颜色,从而改变公 式的颜色。16. 活用 WORD 的特殊字符

11、替换功能点 “ 编辑 ” 下 “ 替换 ” ,选择 “ 高级 ” 。在 “ 查找内容 ” 和 “ 替换为 ” 中使用 “ 特殊字符 ” 可以实现许多你意想不到的功能。比如,网上常有 一些文本不到一段就换行或者两行间还有个空行。用手工删除整篇文章中无用的换行符十分麻烦。使用替换功能,在查找内容 中输入两次 “ 段落标记 ” ,在替换为中输入一个 “ 段落标记 ” 进行替换。数千个没用的空行瞬间清理就完毕了。使用该高级替换功 能还可实现许多特殊的编辑功能。大家自己去尝试吧!17. 获得邮件传递结果通知对所有邮件都设置送达或阅读通知在 “ 工具 ” 菜单上,单击 “ 选项 ” 。单击 “ 电子邮件选

12、项 ” 。单击 “ 跟踪选项 ” 。选中 “ 已读回执 ” 或 “ 送达回执 ” 复选框。18. 对单个邮件获得通知在邮件中,单击 “ 选项 ” 。在 “ 投票和跟踪选项 ” 之下,选中 “ 请在送达此邮件后给出 送达 回执 ” 或 “ 请在阅读此邮件后给出 已读 回执 ” 复选框。19. 使用 PowerPoint 制作相册启动 PowerPoint 新建一个幻灯文件, 执行插入菜单内图片子项下的新建相册命令打开相册对话框, 在该对话框中选择要放入本 相册的图片,并在完成图片调整及相册版式的设置后单击创建按钮关闭对话框回到幻灯编辑模式,编辑相册封面,继续完成幻 灯动画、切换、背景、声音等设置

13、,最后保存文档,您就可以和您的朋友一起慢慢欣赏自己制造的精美相册了。20. 使用 Word 汉英互译中文版 Word 中支持英汉、汉英互译,方法是将光标定位在要翻译的词,或者选中目标词汇,然后按下 Alt+Shift+F7即可出现 一个对话框,其中有翻译后的词汇。21. 如何消除缩位后的计算误差有时我们输入的数字是小数点后两位数,但是在精度要求上只要一位,缩位后显示没问题,但其计算结果却是有误差的。解决 方法是 “ 工具-选项-重新计算 ” 中,勾选 “ 以显示值为准 ” 。这样计算结果就没有误差了。22. 在 Outlook 中实现快速邮件检索在使用 Outlook 时经常要对符合某些条件的

14、邮件进行检索, 但如果每次都重新设置搜索条件 *作起来比较麻烦, 可以按照下面的 方法实现快速检索邮件。启动 Outlook 后选择 “ 工具 ”“ 高级查找 ” 在高级查找对话框中填入您的具体检索条件 单击 “ 文件 ”“ 保存搜索条件 ” 选择路径并填入文件名 单击 “ 确定 ” ,设置完成。今后您可以在不需要启动 Outlook 的情况下 直接双击刚才保存的检索文件,程序会自动搜索出您需要的邮件,非常方便。23. 使用 Outlook 过滤电子邮件如果您不想收到某人的电子邮件可以在 Outlook 中这样 *作:工具 规则向导 新建 邮件到达时检查(下一步 发 件人电子邮件地址中包含特定

15、词语 单击特定词语填入要阻止的 email 地址(下一步 将其永久删除(单击两次下一步 选中 “ 立即对已在收件箱中的邮件上运行此规则 ” 和 “ 启用此规则 ” (完成。这样设置后就再也不会接收到某人的邮件了。 24.Office 使用技巧:快速选择 Excel 工作表在 Excel 中,要在一个有很多个工作表的工作簿中快速的选择某一个工作表,只需将鼠标指针移到工作薄左下角的工作表滚动 轴 (Sheet Tabs,然后点击右键,在快捷菜单中选择你想要的工作表。25. 让 FLASH 影片在 POWERPOINT 中酷闪右击工具栏,在弹出菜单中单击 “ 控件工具箱 ” ,再单击右下角的 “ 其

16、他控件 ” ,在弹出菜单中选择 “ Shockwave Flash Object” ,然 后用鼠标 (此时成十字形 在页面上拉出一长方形 (该长方形大小即 FLASH 影片大小,可调整 ,在选中该长方形的情况下单击控 件工具箱左上角的属性按钮, 在弹出的属性对话框中找到 Movie 一项, 在其后的空格中输入 FLASH 影片的路径和完整文件名 (也 可为 URL 路径 , 单击放映后即可在 POWERPOINT 中放映 FLASH 影片。26. 如何将数据库直接转换为 word 表格?视图 -工具栏 -数据库 -调用数据库快捷工具栏后单击插入数据库按钮 -选择数据源 -浏览找到所需要插入的数

17、据 库 (表 ,当然首先确定使插入 access 数据库还是 vfp 、 dbase 等类型数据表 -选择所需要插入的字段 -确定 -调整。 27. 定义印刷样式的页眉印刷制品的页眉经常是章节标题加页数,十分漂亮,其实 word 也可以达到这个功能插入页码:位置 -页眉,对齐方式 -外侧分别在奇数页页眉和偶数页页眉插入域代码:styleREF "标题 1" (其中 " 标题 1" 为你想使用的样式名称 通过制表位调节显示位置使其美观根据章节划分应用样式后,页眉自动显示相应的标题如果你有双面打印机,那打印出的成品将和印刷品一样。28. 隐藏单元格中的所有值

18、有时候,我们需要将单元格中所有值隐藏起来,这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。选择 “ 格式 ” 菜单中 “ 单元格 ” 命令,单 击 “ 数字 ” 选项卡,在 “ 分类 ” 列表中选择 “ 自定义 ” ,然后将 “ 类型 ” 框中已有的代码删除,键入 “ ; ” (三个分号 即可。29. 文本到语音功能Excel 新增了一项 “ 文本到语音 ” 功能,利用这项功能我们可以让 Excel 工作表开口说话,并可以在输入数据时实现语音校对,大 大方便了我们的输入校对工作。单击 “ 工具 ” 菜单下的 “ 语音 ” ,然后选择 “ 文本到语音 ” 命令,打开 “ 文本到语音 ” 之后,会出现 “ 文

19、 本到语音 ” 的任务面板, 共有五个控制按钮, 从左到右依次是 “ 朗读单元格 ” 、 “ 停止朗读 ” 、 “ 按行 ” 、 “ 按列 ” 和 “ 安回车键开始朗读 ” 。 如果你输入了大量的数据信息后发现某一个数据可能输错了,如果是以前你可能要拿着原稿,对着屏幕一一检查,现在好了, 你可以选定要检查的数据范围,然后点击 “ 文本到语音 ” 任务面板的 “ 朗读 ” 按钮,然后看着你的原稿,听着 Excel 的朗读就行了。 既然我们的输入有时难免出错,为什么不在输入时仔细校对呢?选择 “ 文本到语音 ” 任务面板的 “ 按下回车键开始朗读 ” 按钮,然 后开始输入,你在按回车键结束对一个单

20、元格的输入时, Excel 会接着读出的你刚才所输入的内容,这下可好了,我们眼睛着 着原稿,双手不停地输入,耳朵听着刚才输入的内容,从而充分调动眼、手、耳等器官功能,实现高速输入。30. 在 Excel 公式和结果间切换的快捷键在 excel 工作表中输入计算公式时 , 可以利用 “ Ctrl+” 键来决定显示或隐藏公式 , 可让储存格显示计算的结果 , 还是公式本身 , 每按一 次就切换到 " 显示 " 或 " 隐藏 " 这也许是您盼望已久的一个功能;也许您每次都是从 “ 工具 ” -“ 选项 ” -“ 视图 ” -“ 窗口选项 ” -“ 公式 ” 来

21、切 换的。31.Excel 2002 小窍门 : 快速隐藏选中单元格所在行和列在 Excel 中隐藏行或列 , 通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现 , 或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快 捷菜单来完成 , 对于分散的单元格区域 , 可以这样快速隐藏 :快速隐藏选中单元格所在行 :Ctrl + 9快速隐藏选中单元格所在列 :Ctrl + 0注意 :以上对于小键盘数字无效 .32. 自制 ” 快捷按钮在 EXCEL 中,有时需把已合并的单元格取消合并。如果通过 “ 格式 -单元格 -对齐 ” *作,费时费力。我们可以通过如下 *作在工具 栏建立快捷按钮,以备随时调用:右击工具栏任

22、一处,选择 “ 自定义 (C” ;选择 “ 命令 ” 标签,类别 “ 格式 ” ;在命令中选择 “ 取消合并 ” 按钮,将其拖到工具栏合适位置;关闭 “ 自定义 ” 窗口就可以使用了。其他一些快捷键也可如上 *作完成,如 “ 增大 /减小字号 ” 、 “ 冻结拆分窗口 ” 等。以上方法, WORD 同样适用。33. 快速改变 Word 文档的行距选中你需要设置行距的文本段落,按 “Ctrl+ 1” 的组合键,即可将段落设置成单倍行距;按 “Ctrl+ 2” 的组合键,即可将段落设置 成双倍行距;按 “Ctrl+5” 的组合键,即可将段落设置成 1.5倍行距。34. 去除页眉的横线在页眉插入信息

23、的时候经常会在下面出现一条横线,如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线。这时可以采用下述 的方法去掉:确认插入点位于页眉选取 " 格式 " 选项,选取 " 边框和底纹 " ,边框设置选项选择 " 无 " , " 应用于 " 选择 " 段落 " ,确定即可。35.MS PowerPoint的窗口播放模式在实际使用 Microsoft PowerPoint的演示文稿的过程中,往往需要与其他程序窗口的数据配合使用以增强演示的效果,而默认的鼠标 *作:点击 PowerPoint 的 “ 幻灯片放

24、 映 ” 菜单中的 “ 观看幻灯片 ” 将启动默认的 全屏放映模式,而在这种模式下,则必须使用 Alt +Tab 组合键或 Alt +Esc 键与其他窗口切换。然而,我们可以这样 *作:在需 要播放幻灯片时:按住 Alt 键不放,依次按下 “D” , “V” 键而激活播放 *作,这时启动的 幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单 栏的形式,这样就可以将此时的幻灯片播放模式 像一个普通窗口一样 * 作,例如最小化和自定义大小。36. 在 Excel 中 , 实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间的切换在 Excel 中 , 可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进

25、行单元格之间的切换。方法如下:用鼠标圈定一 定区域后,按 Tab 键可使目标单元格向后移,按 Shift+Tab可向前移。这样就可以有键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标, 从而提高输入速度。37.Word 小技巧:快速找到上次修改的位置相信曾经处理过长文档的人都会有这种经历:一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或较对时总要经过很多次修改,可是每次 打开 Word 文档,想要从上次修改结束的位置接着修改时,总要找很久。终天有一天我找到一个快捷的方式,那就是 “Shift+F5” 快捷键,即在刚打开上次修改过的文档时,按下 “Shift 键 ” 的同时,按下 “F5” 键,输入光标会迅速跳到上次结束

26、修改工作的位 置,你很快就可以开始继续你的修改工作,实在是方便极了。38. 汉语拼音中的韵母输入方案:运用功能:word2000/xp中的自动更正功能设置过程:先新建文档,并输入(在插入 -符号所有带音标的汉语拼音韵母(此工作作为以后的复制粘贴之用。单击工具菜单,选择 “ 自动更正 ”去掉 “ 英文句首字母大写 ” 的钩。先在替换栏中输入 “a1”, 再在 “ 替换为 ” 栏中填入 (复制粘贴,单击添加。这样就完成了替换过程。依此类推,直至全部替换完,点击确定退出。以后要输入的时候就可以直接输入 “a1” 然后按空格键即可。注:a1前的符号可以是任意的39. 暂停幻灯片演示的小窍门在播放幻灯片

27、时,如果中场休息,或者插入其他话题,可以把幻灯片切换成黑屏或者白屏而不推出播映,以便随时继续播映。 具体方法是按下 w 变成白屏, b 变成黑屏。要继续播映只要按下空格键即可。40. 使用电子名片发送您的业务联系信息Microsoft Outlook? 支持对电子名片的使用,电子名片是用于创建和共享虚拟名片的 Internet 标准。通过把一个电子名片添加到 您的电子邮件签名中,就可以在您所发送的每一个电子邮件消息中包含您的业务联系信息。如果您收到了一个电子名片并且想 把其中包含的信息保存起来,非常简单,双击它就可以做到这一点,而且它还将打开为一个联系人条目,您可以轻松地把它保 存到您的联系人

28、文件中。在您的电子邮件中包含一个电子名片:在工具菜单中点击 “ 选项 ” ,然后点击 “ 邮件格式 ” 标签在签名下面点击 “ 签名 ” ,然后点击 “ 新建 ” 选择您想要的选项,然后点击 “ 下 一步 ” 在 “ 电子名片选项 ” 下面,从列表中点击 “ 电子名片 ” 或者点击 “ 从联系人新建电子名片 ”41. 在 Word 中自定义批注框文本Microsoft Word 2002版本的文档中注释的默认设置有些太小。但可以很容易地改变字体和大小。您可以使用标准的格式化命令 来修改您所打出的注释中的文本。点击 “ 格式 ” 菜单中的 “ 样式与格式 ” ,它将在右边打开样式与格式任务窗格。

29、在任务窗格上的 “ 请选择要应用的格式 ” 下面,如果 “ 批注框文本 ” 条目可见,则转入第 3步;如该条目不可见就继续下面的步骤:在 “ 显示 ” 下拉菜单中点击 “ 自定义 ” 在 “ 格式设置 ” 对话框中的 “ 可见样式 ” 下面, 点击 “ 批注框文本 ” , 然后点击 “ 确定 ” 。 在 “ 请选择 要应用的格式 ” 下面,用右键点击 “ 批注框文本 ” 条目,然后点击 “ 更改 ” 。 选择您想要的选项要想看到更多选项,点击 “ 格式 ” , 然后点击您想要改变的属性。在更改了每一个属性后点击 “ 确定 ” 。对您想要更改的其他属性,重复 5、 6步。42. 用简单而强大的

30、Excel 函数创建一个时间表Microsoft Excel提供了一种简单但功能强大的方式来收集雇员的时间表记录:NOW(函数。 使用这个函数, 您可以创建一个宏, 它能让雇员通过点击按钮实现用打卡机记录上、下班时间。录制一个能输入和更新 NOW(函数的宏:指向 “ 工具 ” 菜单中的宏,然后点击 “ 录制新宏 ”在 “ 宏名 ” 框中输入宏的名字,如 "Timesheet" 。在 “ 保存在 ” 组合框中点击您想把该宏存储到的位置。 如果您希望在任何时候您使用 Exce 时该宏都可用, 请选择 “ 个人宏工作簿 ” 。 如果您想包含对该宏的说明,可以在 “ 说明 ” 框中

31、输入对该宏的说明。点击 “ 确定 ”在工作表中选中您想要在其中出现雇员的打卡上班时间的单元格,输入 formula=Now(,然后按 ENTER 键。拷贝该单元格。用右键点击同一个单元格,然后在快捷菜单上点击 “ 选择性粘贴 ” 。在粘贴下面选中 “ 数值 ” ,然后点击 “ 确定 ” 。做完这些就可以 冻结打卡上、下班的时间,使得雇员不能更改它。按下 ENTER 键。在 “ 停止录制 ” 工具栏上,点击 “ 停止录制 ” 。创建一个自定义工具栏按钮,并把它指派给新宏:点击 “ 工具 ” 菜单中的 “ 自定义 ” ,然后点击 “ 命令 ” 标签。在 “ 类别 ” 框中点击 “ 宏 ” 。把 “

32、 自定义按钮 ” 从 “ 命令 ” 框中拖到一个 “ 工具栏 ” 上。保持 “ 自定义 ” 对话框的打开状态,继续下列步骤:右键点击新按钮,在快捷菜单的 “ 命名 ” 框中输入名字,例如 “ ClockInOut ”右键点击新按钮,指向快捷菜单中的 “ 更改按钮图像 ” ,然后点击一副图像。如果想显示按钮的名字而是图像,请点击 “ 总是只用 文字 ” 。右键点击新按钮,然后点击 “ 指定宏 ” ,在 “ 宏名 ” 下面点击您刚刚创建的宏的名字,然后点击 “ 确定 ” 。关闭 “ 自定义 ” 对话框。现在雇员所能做的就是选择一个合适的单元格,然后点击 “ ClockInOut ” 按钮。43.

33、在 Excel 中的绝对与相对单元引用之间切换当您在 Excel 中创建一个公式时,该公式可以使用相对单元引用,即相对于公式所在的位置引用单元;也可以使用绝对单元引 用,引用特定位置上的单元。公式还可以混合使用相对单元和绝对单元。绝对引用由 $后跟符号表示,例如, $B$1是对第一行 B 列的绝对引用。借助公式工作时,通过使用下面这个唾手可得的捷径,您可以轻松地将行和列的引用从相对引用改变到绝对引用,反之亦然。 选中包含公式的单元格。在公式栏中选择您想要改变的引用。按下 F4切换。44. 在 Word 中调整表格的位置这是在 Microsoft Word 中重新定位表格的一个捷径 在页面视图中

34、，把鼠标指针放在表格的左上角直到出现移动柄(框中有一个四个头的箭头。 点击移动柄，用它把表格拖动到一个新位置。 45.在 Excel 或 Access 中使用快捷方式插入时间/日期 这里是一些键盘快捷方式，您可以用来在 Access 表格或 Excel 工作表中插入当前时间和日期 当前日期：按下 CTRL+； 当前时间：按下 CTRL+SHIFT+; 当前日期和时间：按下 CTRL+；，打出一个空格，然后按下 CTRL+SHIFT+; 编者注：当您使用这个技巧插入日期和时间时，所插入的信息是静态的。要想自动地更新信息，您必须使用 TODAY 和 NOW 函数。 想学习怎样做到这一点， 请在 E

35、xcel 帮助中查找“在单元格中插入当前日期和时间”， 然后点击“插入会更新的日期和时间”。 46.使用双击修改项目符号和编号 您是否已经厌倦了寻找菜单命令来修改您的 Word 文档中的编号方案了呢？如果是，那就跳过菜单，转而使用快捷方式吧： 要想打开“项目符号与编号”对话框并调整编号方案，请双击编号列表中的一个编号。 47.在 Excel 中快速计算一个人的年龄 Kimberly Schenk,士麦那, 田纳西州 Excel 中的 DATEDIF( 函数可以计算两天之间的年、月或日数。因此，这个函数使得计算一个人的年龄变得容易了。 试用一 下这个技巧吧: 在一个空白工作表中的 A1 单元里输

36、入生日，用斜线分隔年、月和日。 在 A2 单元中输入 type =DATEDIF(A1,TODAY(,"y" ，然后按 ENTER。 这个人的年龄(以年表示将被显示在 A2 单元中。 48.创建您自己的自定义 Word 模板 如果您不喜欢 Arial 字体，并且不打算再次使用它，甚至是在使用 Word 2002 中撰写一个新文档时也是如此。那么您可以创建 一个由您喜欢的字体风格和大小构成的模板并在您需要的时候随时使用它这几乎和创建一个新文档一样容易。例如，您可以 创建一个模板，其中的默认字体是 Comic Sans，而不是 Arial。 创建一个自定义模板： 在“视图”菜单

37、中选取“任务窗格”。 如果“新建文档”任务窗格不可见，就从任务窗格右上角的下拉菜单中选取它。 在“新建文档”任务窗格中点击“通用模板”。 在出现的“模板”对话框中，选中“常用”标签并点击“空白文档”一次以选中它(这将成为您的新模板的基础。 在“新建”部分选中“模板”，然后点击“确定”。 在新模板中添加任意您想在所有基于您的模板的文档中出现的文本和图形，并删除不想让其出现的项目。 把边框设定、页面大小和方向、风格及其它格式改为您想要的。例如，把字体改为 Comic Sans。 点击“文件”菜单中的保存，给新模板起一个名字，然后点击“文件”->“关闭”。 您新创建的自定义模板将出现在新文档任

38、务窗格的常用模板下面并可以使用。 49.指定 Word 中的句子间隔 您可能喜欢在句子间使用一个或两个空格，Word 能够帮助您确保单个文档内部以及从多个文档间的句子间隔均是一致的。您 可以通过设定语法和风格的规则做到这一点。 点击“工具”菜单中的“选项”，然后点击拼写和语法标签。 点击“设置”。 在“所需风格”（Require）下面的“语法和风格选项”框中，为所需的句子间空格数选中您想要的选项。 要想恢复所选语法和写作风格的原始规则，请点击“全部重设”。 50.缩减 PowerPoint 图片所占的空间 在添加图片，如照片或插图时，Microsoft PowerPoint?演示文稿可能会变得

39、非常庞大。尽管您可以自己动手压缩图片，但这里 有一个更为简单的方法：PowerPoint 2002 将为您自动完成这一工作。 点击图片工具栏中的压缩图片按钮。如果看不到图片工具栏，请选择视图->工具栏->图片。 要想压缩演示文稿中的所有图片，请选中文档中的所有图片单选按钮。 在更改分辨率区域，选择演示文稿的使用目的：Web/屏幕或打印。 要想进一步削减文件的大小，请选中删除图片的剪裁区域复选框。 点击确定。 51.快速翻译您的 Word 文档 在 Word 2002 中，您可以使用翻译任务窗格将单词、短语、甚至整篇文章翻译成另一种语言。要想打开翻译任务窗格，请选择 工具->语

40、言->翻译。 该工具具有以下功能： 在词典中查找单词或短语的翻译，必须在您的计算机上安装相应语言的词典。 将翻译后的文字直接从翻译任务窗格插入到文档中。 直接从翻译窗格中使用 Internet 上的翻译服务。如果您需要翻译一段比较长的文字，请在翻译窗格中点击通过 Web 翻译下的浏 览按钮。 52.使用 MapPoint 向您的 Word 文档添加地图 您知道吗？使用智能标记，您可以将 Microsoft MapPoint?地图插入到 Word 2002 文档中。 在 Word 2002 文档中，在键入地址时，一个蓝色的小方框将作为智能标记指示器出现在该地址下。如果将鼠标指针移到这条虚

41、线上，屏幕上将出现一个智能标记*作按钮。点击智能标记*作按钮，然后选择插入 MapPoint 地图。 53.使用键盘快捷方式打开智能标记菜单 如果将智能标记配合键盘快捷方式使用，就可以节省许多时间。当您键入可被智能标记识别和标记的文字时，一个蓝色的小方 框（智能标记指示器）将出现在该文字下方。使用箭头键，您可以将光标移到标记的文字上，然后按下 ALT+SHIFT+F10。此 时您就可以从*作菜单中选择所需的*作了。 54.在 Word 中修改您的自定义词典 您可能已经注意到这样一个事实：您可以将自己经常使用的单词添加到 Word 的自定义词典中（如姓名和缩写等）。但是，在 将单词添加至词典后，

42、您知道如何删除或编辑这些词吗？ 在自定义词典中添加、删除或编辑单词的方法： 选择工具->选项，然后点击拼写和语法选项卡。 点击自定义词典。 选择您想要编辑的词典旁的选框。 点击修改。 然后完成以下*作： 要想添加新词汇，在词汇输入框中键入该词汇，然后点击添加。 要想删除某词汇，在词典框中选择该词汇，然后点击删除。 要想对某词汇进行编辑，在词典框中选中该词汇并对其进行修改，然后点击添加。删除掉错误拼写的词汇。 55.在 Access 中打印表关系图 正确设计的表和表之间的关系对于能否构建出良好的数据库非常关键。Microsoft Access 2002 可以生成一个表关系图，帮助您 评估数

43、据库设计的良好与否。 点击工具菜单中的关系。 点击文件菜单中的打印关系。屏幕上将出现一张报表，显示了关系窗口中的关系。 保存或打印该报表，然后关闭报表窗口。 关闭关系窗口。 56.在 Outlook 2003 中使用多个签名 在以前版本的 Microsoft Outlook 中， 您可以创建漂亮的签名并将其放在电子邮件的末尾。 Outlook 2003 进一步扩展了这一特性， 现在，在答复和转发邮件时也可以添加签名了。您甚至可以为新邮件选择一个签名，为邮件答复选择另一个签名。方法如下： 点击工具菜单中的选项，然后点击邮件格式选项卡。 点击签名中的新邮件使用该签名下拉菜单，然后点击您希望使用的签

44、名。 点击答复或转发时使用该签名下拉菜单，然后点击您希望使用的签名。 点击确定。 57.删除 Outlook 中窃取空间的文件 这个技巧帮助我们减少了邮箱容量超出了公司的限制。 当需要清理他们的邮箱时，大部分人都无法找到并删除占用最多空间的那些邮件，例如那些具有大附件的邮件。这里有一种快 速的方法，能够发现那些隐藏在 Microsoft Outlook 文件夹中的空间窃取者。 为了在 Outlook 中创建自定义的搜索文件： 在“工具”菜单中，点击“高级查找”，然后再点击“更多选择”选项卡。 在“查找”框中，点击“邮件”。 在“大小”列表中，点击“大于”，然后输入一个数字，例如 500（查找那

45、些 500 千字节（KB）以及更大的文件）。 根据您的需要选择剩下的搜索选项，然后点击“开始查找”。 在这个搜索完成后，您可以将它保存为一个快捷方式。*作方法是：点击“高级查找”对话框的“文件”菜单中的“保存搜索条件”， 将它保存在任何您可以轻松找到它的地方，例如您的桌面。那么下次您需要再次运行这个搜索的时候，只需要双击这个快捷方 式就可以了。 58.更改 Access 中控件的默认风格 如果在设计 Microsoft Access 窗体时，您需要自定义您使用的文本框标签，那么这个技巧将告诉您如何去做。 在设计视图中打开一个窗体。 点击“工具箱”工具栏中的“文本框”工具。 为了打开这个文本框的

46、属性窗体，请点击“窗体设计”工具栏中的“属性”。 在“自动标签”框中，点击“否”。 59.对您的日历进行颜色编码 在 Outlook 日历，您可以使用颜色来帮助您管理您的约会。例如，您可以为预定义的标签选择颜色，例如“个人”、“需要准备” 或“必须参加”，或者您也可以创建您自己的标签。下面是*作方法： 为了给有预定义标签的约会或会议设置颜色： 点击日历。 在约会或会议上点击右键，指向快捷方式菜单的“标签”，然后在列表中点击一个颜色编码的标签。（为了删除一个约会或会议 的颜色，请在“标签”列表中点击无。） 为了创建您自己的颜色标签： 点击日历。 在约会或会议上点击右键，指向快捷方式菜单的“标签”

47、，然后点击“编辑标签”。 选择您需要重命名的颜色，输入新的标签名称，然后点击“确定”。 60.隔离来自未知来源的 Email 邮件 您是否希望阻止那些您不认识的人给您发的 email 邮件进入您的收件箱呢？您可以设置规则，将来自未知来源的邮件移到一个 单独的文件夹中，然后在空闲的时候对这些信件进行挑选分类。 首先，在您的收件箱中创建一个新的文件夹，在这个文件夹中存放所有来自未知来源的邮件： 在文件夹列表中，右键点击“收件箱”，然后点击“新建文件夹”。（如果您无法看到文件夹列表，请点击“查看”菜单中的“文件夹 列表”。） 输入这个文件夹的名称，例如未知发件人，然后点击“确定”。 然后使用规则向导创建一条新的规则： 在“工具”菜单中，点击“规则向导”。 点击“新建”，然后点击“从空白规则开始”。 点击“邮件到达时检查”，然后点击“下一步”。 在“想要检查何种条件”？对话框中，选择“只在本机上检测”复选框。 点击“下一步”。 在“如何处理该邮件”对话框中，点击“将邮件移动到指定的文件夹中”。 在“规则描述”框中，点击“指定”，然后点击您创建的文件夹（例如未知发件人），然后点