全面提高工程物资采购防控风险水平

1、1、 工程概况 深圳信息职业技术学院迁址新建工程位于深圳市龙岗区，水官高速龙岗出口南侧，即龙岗区龙翔大道以东，龙兴路以南。总用地面积约92.6万m2，总建筑面积约58.8万m2，分为北校区、南校区和东校区。III标段工程内容包括：本标段占地面积约65960，总建筑面积约87059，包括1栋办公楼及附属用房（地下1层，地上15层，建筑高度66.6米，钢筋混凝土框架-筒体结构，建筑面积27458）；1、2、3、4号教研楼及附属用房（地下1层，地上5层，建筑高度22.4米，钢筋混凝土框架结构，建筑面积43700）；地下室（地下1层，总高度3.9米，钢筋混凝土框架，建筑面积15328）；架空走廊（地上

2、1层，总高度为7.25米，钢筋混凝土框架结构，建筑面积约573）。二、小组概况小组名称信息学院项目物资QC小组成立时间2009年11月课题名称全面提高工程物资采购风险防控水平小组类型管理型组长邹代灵注册日期2009年12月注册编号深铁二QC2010-10 活动时间2009年11月2010年7月小组成员6人活动频率1次/月，出勤率98%QC教育时间24小时以上小组成员概况姓名年龄性别组内职务岗位技术职称文化程度小组分工邹代灵40男组长项目经理高工本科活动总负责王庆文30男副组长总工工程师本科组织协调工作赵焰35女副组长材料主管经济师本科组织具体活动吴至春25男副组长生产副经理助理工程师本科施工生

3、产管理赵斌24男组员材料员助理经济师本科采购管理蒋英豪26男组员工程部长助理工程师本科技术质量管理制表人：赵斌 制表时间：2009年11月12日三、选题理由3.1质量目标要求。本工程为大运会项目，对质量要求高。本工程质量目标定为“确保市优，力争省优”。本工程所每项物资都严格按照业主及监理的要求进行采购，并确保工程质量验收达标，保证工程质量。3.2降低成本的要求。因为采购的水平的高低直接与项目的经济效益挂钩，采购成本太高，将会大大降低生产的经济效益，甚至会导致项目的亏损，因此，加强采购的组织和管理，对于节约占用资金、压缩存储成本和加快营运资本周期起着重要的作用。3.3保证大运会正常进行的要求。大

4、运会工程工期时间较短，任务较重，如何在这么一个短时间内建设好大运工程，对现场生产是一个考验，更加是对物资采购供应的考验，如何合理有序的采购生产所需物资并规避在物资采购过程中可能产生的风险问题，将不可避免的牵涉到采购工作。3.4为同行及今后物资采购积累经验的要求。工程物资采购因采购模式的不当，应对采购风险时采取的措施不当,无行中给企业成本造成了不小的损失。因此我项目部QC活动小组选择了“全面提高工程物资采购防控风险水平”为课题进行深入研究。四、现状调查我QC小组对我司已采购的各项物资及在物资采购过程中存在的一些问题进行及时的调查、分析，作出调查表：现状数据调查表序号项目频数频率（%）累计频率（%

5、）1价格上涨的风险问题3030302计划与实际脱节2525553采购模式不当2020754供应商绩效管理不完善1515905采购的物资质量不高10101006合计100100100制表人：赵斌 制表时间：2010年1月7日经调查后我们发现，物资采购过程中价格上涨为本项目物资采购过程中最严重的问题，如何运用科学、合理、有效的手段，来减少因采购水平不高及采购风险给企业带来的经济效益降低，是我们QC小组必须面对和解决的问题。图1-各种存在问题的次数制 图 人：赵 斌 制 图 时 间：2010 年 1 月 7 日图2-各种存在问题的比例制 图 人：赵 斌 制 图 时 间：2010 年 1 月 7 日制

6、图人：赵斌 制图时间：2010年12月3日五、目标及可行性分析5.1目标值的确定根据现场调查结果，为保证本工程的质量、经济效益，我们QC小组成员共同讨论研究，将目标值确定为：1、 物资采购总成本降低12万元；2、 物资采购风险在可控制能力范围内；3、 采购的物资质量全部合格。5.2目标值可行性分析1、前期采购过程中产生的一些矛盾及问题给之后的采购管理积累了一定的经验；2、深圳本地建材材料市场竞争较激烈，潜在优秀供应商较多，给后期选择合格的供应商提供了良好的条件；3、项目部组织主要管理人员进行过探讨研究，掌握了物资采购过程中存在的风险问题产生的原因； 4、小组技术力量雄厚，文化素质高：其中高级工

7、程师一名，工程师一名人，助理工程师两名，技术员两人，本科以上学历6人。成员施工管理经验丰富，具有较强的解决问题的能力和丰富的QC活动经验。结论：我QC小组成员讨论分析后一致认为，有公司领导的重视支持和项目部全体员工的努力认真对待，确定的目标一定能实现。6、 原因分析 QC小组于2009年12月20日在项目部会议室召开了原因分析会议，并邀请相关供应商参加，对存在的问题进行了讨论，大家集思广益，将采购过程中存在的风险问题进行了原因分析，并进行了归纳整理，绘制了因果分析图，如下图所示：物资采购风险原因分析会7、 要因确认要因分析表序号末端因素确认方法确认情况负责人是否要因1员工责任心不强、工作态度不

8、端正调查分析能按照项目部材料需求计划及时联系货源,组织供应,并和工长积极沟通共同对材料进行监管,并严格采购过程中每一个细节,谨慎选择供应商。邹代灵否2材料需求计划与采购计划编制不合理调查分析技术人员,材料人员及预算人员配合程度不够,物资需求计划、物资采购计划的审核力度不严,对施工计划未合理安排材料采购计划及材料进场，因计划不准确所导致采购成本增加及库存成本增加较多。王庆文是3采购风险意识淡薄 调查分析要求加强风险意识管理,树立物资采购风险意识,明确采购过程中存在的风险对项目生产和成本将产生的不利影响,吴至春否4材料价格波动频繁市场调查外在环境如季节因数、通货膨胀、原材料的匮乏、能源价格的上涨、

9、厂商不可预测的生产故障、采购批量低于供应商最低采购要求、供应商所供物资处于供不应求状态等都使材料价格变动频繁,直接导致供应紧张,材料采购成本的上升。蒋英豪是5购买者之间的竞争调查分析由于信息学院由八个单位共同建设，部分材料由业主指定一家厂商供应，在无形中所在工程的八个标段单位的物资采购存在相互的竞争，但总体来说由于厂家强大的生产能力及对本工程的重视程度，能够及时保证相关指定材料的供应，保证现场生产正常进行。赵斌否6材料质量不合格现场确认对入场的材料及时安排技术和材料人员共同验收，严把质量关，及时通知试验人员送检，不合格材料及时退场处理，并坚持样品和进场材料外观和品质的一致性，确保了现场材料质量

10、。王庆文否7损耗浪费现场确认损耗情况控制在合理的损耗范围内。蒋英豪否8采购与供应绩效管理不善调查分析在控制采购的过程中，未制定了相应的采购与供应绩效或表现衡量指标，绩效评估只停留在肤浅的合作评价上，且评估的时间只是在公司要检查的时候才简单应付一下，没有相应的评估标准。赵斌是9供应商选择标准不严调查分析能够做到在分析市场竞争环境（需求、必要性）前提下，制定供应商评价标准，成立评价小组，在比较新旧供应商前提下，合理客观的对现有和潜在的供应商进行评价及选择。赵焰否10采购模式不当调查分析采购模式较为传统，和供应商交易过程中只重视供应商价格的比较，价格为第一考虑因数，质量、交货期等都是通过事后把关的办

11、法进行控制，双方存在非信息对称博弈过程，供应关系竞争多于合作，且缺乏应付市场需求变化的能力，采购过程中缺乏主动性，和供应商之间的关系是短期合作，此采购模式无形中提升了项目的物资采购风险。赵焰是11市场调研和数据采集不准确调查分析能够在认真细致的按照规划要求进行市场调研和数据采集，能根据企业的具体要求和具体环境，按照供应商选择步骤的要求，完成调研，并将调研数据进行归类整理，能够客观事实的反应市场价格和供应变动的趋势。赵斌否12供应商选择单一调查分析大部分材料如钢材、商品砼等均有多源供应商，避免了单源供应商出现过度控制，以及潜在的投机主义，一定程度上规避了供应风险，保持了供应商之间的良性竞争。赵焰

12、否13潜在供应商开发力度不够调查分析建立了一套开发供应商之标准作业办法、流程及计划、并经常深入市场了解新的供应商情况，虽未定期更新供应商情况，但总体保持工程运作有个良好的供应商团队。王庆文否制表人：赵斌 制表时间：2010年3月12日8、 制定对策 对 策 表 序号主要原因对策目标措施地点时间负责人1物资需求计划与采购计划编制不合理加强物资计划与采购计划的审核，审核其是否编制科学，并坚持定期与不定期的盘点物资库存，保证采购计划符合实际需求量。确保材料需求计划满足现场生产进度，采购计划经济高效。1、 制定了大宗物资需求计划及采购计划多部门联合审查制度，确保计划的科学及准确；2、 对技术人员进行成

13、本知识培训，并将编制材料需求计划及采购计划的合理性划入员工绩效考核的范围工地会议室2009.12-2010.07邹代灵王庆文蒋英豪2物资价格波动频繁及时深入市场进行调研，分析涨价的真正原因以及把握市场变化动态，制定相应应对供应商涨价的策略，采用灵活的谈判策略进行谈判。确保后期物资采购成本的降低，保证供应及采购物资的质量全部合格。1、 制定定期市场调研机制，并将调研结果以报告的形式提交项目物资采购领导小组审查；核算因原材料上涨等原因导致相关物资上涨价格的幅度。2、 针对市场价格不稳定情况及时寻求新的合格供应商，并针对供应商调价要求制定相应的应对策略。3、 与供应商建立双赢的战略合作关系，使采购价

14、格在一定时期内保持不变，同时双方互提建议帮助其降低各自成本工地会议室2009.12-2010.07赵焰王庆文3采购与供应绩效管理不善完善供应商绩效管理机制和供应商绩效评估体系，合理客观的对供应商的绩效进行评估，并严格执行评估结果。确保供应商的平均质量、交货等综合表现高于项目工程质量与生产计划要求，并同本项目的质量方针目标保持一致。4、 引入360度绩效评价法，由物资采购团队绩效评估小组成员、供应商、施工队相关负责人等从不同角度对项目采购及供应绩效管理进行全方位评价，然后通过反馈程序，将评价结果反馈给被物资部门，以达到改善采购工作、提高采购绩效的目的。5、 把采购与供应绩效评估所涉及的领域细化为

15、业务采购、与其他部门的协作关系、采购程序和采购系统、采购创造性业绩、相应采购政策的制定、采购计划及采购预测准确性等；6、 制定采购与供应绩效衡量指标即采购效率指标及采购效果指标工地会议室2009.12-2010.07赵焰王庆文蒋英豪赵斌4采购模式不当改变传统采购模式，将供应链采购模式应用其中达到提高工作质量、交货质量、简化采购工作流程、降低交易成本、提高供应商的应变能力、降低不可预测的风险、信用的风险、产品质量的风险。1、 在采购的过程中将采购与供应的重点放在质量和协调各种计划的执行。2、 及时准确的将需求计划提供给供应商，让其根据需求状况、变化趋势及时调整生产计划，及时补充货物，主动适时适量

16、地满足工程进度需求。3、 改善与供应商之间关系，重要物资和其供应商建立战略合作关系，保持之间信息沟通的准确性。工地会议室2009.12-2010.07邹代灵赵焰制表人：赵斌 制表时间：2010年3月12日9、 对策实施9.1实施1（针对物资需求计划与采购计划编制不合理要因）1、制定了大宗物资需求计划及采购计划多部门联合审查制度，确保计划的科学及准确。多部门联合审查材料需求数量的准确性，采购预算的合理性，及时汇总各栋楼层的需求，制定月度及周采购计划，充分考虑采购环境、生产计划和生产进度合理安排物资供应时间和次序。2、对技术人员和材料人员进行成本知识培训，并将编制物资需求计划及采购计划的合理性纳入

17、员工绩效考核的范围。定期考核物资需求计划及采购计划的完成质量情况，以此来端正技术人员及采购人员的工作态度，制定出科学准确的计划。9.2实施2（针对物资价格变动频繁的要因）1、制定定期市场调研机制，并将调研结果以报告的形式提交项目物资采购领导小组审查；核算因原材料上涨等原因所导致相关物资上涨价格的幅度，确定影响供应商价格变动的因素，从运费、原材料上涨幅度、订货批量等方面核进行综合成本分析，避免供应商虚列涨价因素，虚报上涨价格。2、针对市场价格不稳定情况及时寻求新的合格供应商，并针对供应商调价要求制定相应的应对策略。在了解材料市场价格变动的前提下，分析市场需求情况，寻求新供应商或削减其原有供应量，

18、使单一供应变为多源供应，采用灵活谈判策略，对任何不合理的加价提出质疑，当议价结果已达到自身所接受价格上限时，采用“不干拉倒”的强硬手段，扭转供应商的态度，使其让步。并在得知材料价格上涨前提情况下，及时采购所需物资，减少价格上涨所带来的对材料采购成本的上升。3、与供应商建立双赢的战略合作关系，使采购价格在一定时期内保持不变，同时双方互提建议帮助其降低各自成本。供需双方加强相互之间的信息交流和沟通，加强供应商关系管理，强调共同努力实现共有的计划和解决共同的问题，共担风险和共享利益，降低投机思想和投机几率，增强矛盾冲突解决能力。9.3实施3（针对采购与供应绩效管理不善的要因） 1、引入360度绩效评

19、价法，由物资采购团队绩效评估小组成员、供应商、施工队相关负责人等从不同角度对项目采购及供应绩效管理进行全方位评价，然后通过反馈程序，将评价结果反馈给被物资部门，以达到改善采购工作、提高采购绩效的目的。通过360度绩效评价法，能够比较公平公正的获得全面、客观的评价，有利于组织成员之间的沟通，提高了团队的凝聚力，提高了采购的效益。2、把采购与供应绩效评估所涉及的领域细化为业务采购、与其他部门的协作关系、采购程序和采购系统、采购创造性业绩、相应采购政策的制定、采购计划及采购预测准确性等。通过细分该够与供应绩效评估内容，确保了物资采购目标的实现，改进了采购和供应绩效，提高了物资采购人员的士气。3、制定

20、采购与供应绩效衡量指标即采购效率指标及采购效果指标，并对其进行实施。采购效率指标包含采购年采购金额，年采购金额占施工产值的百分比、采购订单物资的数量、采购人员数量、采购部门的费用、采购计划完成率、错误采购次数、采购订单处理的时间，而采购效果包括来料质量（批次质量合格率、来料抽检缺陷率、来料返工率、退货率、对供应商投诉率及处理时间等），数量绩效（储存费用指标、呆料废料处理损失指标），价格绩效等。9.4实施4（针对采购模式不当的要因） 1、在采购的过程中将采购与供应的重点放在质量和协调各种计划的执行。实现了面向生产作业管理模式的转变，简化了采购工作流程，保证了生产进度。2、及时准确的将需求计划提供

21、给供应商，让其根据需求状况、变化趋势及时调整生产计划，及时补充货物，主动适时适量地满足工程进度需求。3、改善与供应商之间关系，重要物资和其供应商建立战略合作关系，保持之间信息沟通的准确性。建立长期的、互惠互利的合作关系，降低了不可预测的需求变化带来的风险、增强了对需求快速响应的能力。10、 效果检查10.1提升了物资需求计划与采购计划的准确性。通过此举使得工程部门编制的物资需求计划及时准确的反应了施工生产进度对材料所需，使得物资需求计划和采购计划的不准确性从09年11月份的9次降低至10年8月的1次， 因计划不准确所导致的采购成本增加的费用从09年11月的48000元降至10年8月的3200元

22、。如下图3所示：图3- 计划不准确次数降低走势图制 图 人：赵 斌 制 图 时 间：2010年8月12日如下图4所示：图4-计划逐渐完善采购费用逐步降低走势图制 图 人：赵 斌 制 图 时 间：2010年8月12日制 图 人：赵 斌 制 图 时 间：2010年10月8日10.2把握了市场价格动态，掌握了应对针对供应商涨价的谈判策略，降低了采购成本。为应对市场材料价格波动较为频繁的情况，项目部组织物资部门及工程部门多部门联合对材料市场进行调研，及时分析市场市场价格变动趋势，并制定了针对供应商调价要求方针，适当引入竞争性的供应商，经过努力共降低采购成本217375.70元。如下表所示：序号材料名称

23、单位后期用量市场单价（元）谈判后单价(元)降低单价（元）降低总金额（元）1加气砖M³3839.8922019030115196.702钢丝网360006.54.5272000.003陶粒M³19811801701019810.004灰砂砖块2581250250.230.025162.5.005挤塑板M³520.65285275105206.506合计217375.70制表人：赵斌 制表时间：2010年8月18日如下图5所示：图5-谈判前后采购成本对比图制 图 人：赵 斌 制 图 时 间：2010年12月3日10.3完善了供应商绩效管理机制和供应商绩效评估体系，提高

24、了所采购物资的质量。通过此举使得采购过程中来料质量得到质的提升，退货率降低2%,退货率控制在0.8%；对供应商的投诉率降低2%，投诉率控制在2%；确保了供应商的平均质量、交货等综合表现高于项目工程质量与生产计划要求，并同本项目的质量方针进度目标保持一致。如下图6所示：图6-供应商绩效评估前后对比图 退货率 对供应商的投诉率制 图 人：赵 斌 制 图 时 间：2010年12月3日如下图8所示：图7-评估体系改善供应质量走势图 制 图 人：赵 斌 制 图 时 间：2010年12月3日制 图 人：赵 斌 制 图 时 间：2010年10月8日如下图8：图8-项目360度绩效评价的参与者财 务 与 预

25、算 部 门供 应 商工 程 部 门物资采购团队公司物资部制 图 人：赵 斌 制 图 时 间：2010年12月3日10.4降低了原有采购模式不当所引起的成本的增加。此举使项目物资采购变为一种对外部资源进行管理的职能，在一定程度上节约了成本，增加了利润，保证了生产进度和提高了项目盈利能力。库存积压资金占当月采购物资总金额的比例由2009年12月的17.25%降至2010年8月的1.52%,外部采购环境变化导致采购成本增加的比例由200年12月的12.53%降至2010年8月的2.32%。如下图：图9-新采购模式应用后相关成本变化趋势图制 图 人：赵 斌 制 图 时 间：2010年12月3日前期采购

26、模式与后期采用的供应链采购模式的对比特点前期采购模式后期采用的供应链采购模式采购重点和供应商进行进行商业交易，只重视交易过程中供应商价格的比较，并通过供应商的多头竞争进行选择。采购与供应的重点变为协调各种计划的执行，实现了面向过程的作业管理模式的转变，简化了采购工作流程。考虑因数价格、质量、交货期、价格考虑为第一，通过供应商的多头竞争，从中选择价格最低的作为合作者。价格不作为主要考虑因数，工作质量、交货质量、技术质量等方面为重要考虑标准质量控制质量、交货期等都是通过事后把关的办法进行控制。提供信息反馈，在供应商之间促进质量的改善和质量保证。谈判重点价格谈判重点除价格外兼顾交货期和货物的质量及服务信息沟通非信息对称博弈过程。双方共享信息，提高了供应商的应变能力，在订货过程中不断进行信息反馈，修正订货计划，使订货与需求保持同步。供需关系短期的