学生信息管理系统论文：从办公自动化到学校信息化探索与实践

1、学生信息管理系统论文:从办公自动化到学校信息化探索与 实践摘要:本文针对学校、分校、家属区、联合办学等地理位置 比较分散的学校实施办公自动化 (oA系统,提出用多服务器 和改进工作流等方法,实现异地协同办公,并在实践中得到 应用。关键词:学校办公自动化;网络;结构工作流一、引言人们普遍使用计算机来提高个人工作效率,但是在需要 许多人一起协同工作的现代工作环境中,我们更需要提高我 们的整体工作效率。利用网络通讯基础及先进的网络应用平 台,建设一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自 动化、信息管理电子化系统,为管理部门提供现代化的日常 办公条件及丰富的综合信息服务,实现档案管理自动化和办 公

2、事务处理自动化,以提高办公效率和管理水平,实现学校 各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化,增强档案 部门文书档案、人事档案、科技档案、财务档案、学生档案 等档案的可管理性,实现网上招生和分配,实现信息的在线 查询、借阅。最终实现“无纸”办公。二、系统结构设计现在的网络办公自动化系统可以说百家争鸣,各有所 长,但是一般的 B/S结构系统都做得比较固定,也就是针对 某个行业甚至某个企业而开发的,有诸多的限制和代码固 化, 不利于灵活的 OA 定制和客户化 ! 而且很多 OA 系统都具 有相同的功能,只是表现手法和操作流程有所不同罢了。结 构设计的基础思想是开发一个底层的通用型 OA 平台,在

3、此 平台下实现 OA 系统的主要功能模块的底层操作,这样,当 针对某个学校或者政府部门开发 OA 系统时,只需在此基础 上稍加修改,就可以成为一套具有很强针对性的 OA 系统, 这样方便该系统的二次开发,也方便于针对不通性质部门单 位的 OA 系统的定制。底层通用型管理模块是整个 OA 系统 的基础,而应用层模块是面对用户的,它是界面和业务逻辑 的结合体,针对不同学校将有所不同。1. 网络结构学校本部、家属区、分校和联合办学学校都 已建立局域网,且以学校本部为中心采用 DDN 专线与家属 区和分校构成统一的网络。分校、家属区和联合办学单位在 实施“办公自动化”后,将通过公用电话网接人学校网络。

4、 实现学校信息化有个渐进和逐步深人的过程,每个学校都应 该根据自身的实际情况制定相应的学校信息化实施计划。 2. 系统环境 (l服务器 (serve功配件配置 :ePuPlll以上机型 :内存 slZM 以上 ; 硬盘 80G 以上操作系统 :windowsNT4.0(sP6简体中文版软件平台 :LotusDominoRS简体中文版办公自动 化系统网络协议 :TCPllP协议 (2客户机 (Clien一 配件配 置 :CPuPxll以上机型 ; 内存一 28M 以上 ; 硬盘 20G 以上操作系 统 :windows98SE简体中文版软件平台 :肠 IusNo 一 esR53系 统特点助 tu

5、sDo 而 no/Notes是先进的单一架构的文档数据库 和电子邮件系统, 具有强大的工作流机制、 便捷的复制手段、 可靠的安全机制以及对 In , e,技术全面的支持,是实现学 校办公自动化的理想平台。 每个局域网都配置 Dominoserver , 在学校里 Notes 用户通过局域网连接所属的 Doninoserver 访 问信息资源。远离局域网的 Notes 用户,设置通过电话远程 连接 Dolnilloserver ,进行 Noles 用户与 Domin erVe:复制, 廉价地实现远程资源本地访问。 Doninoserver 之间通过定时 复制,实现网络数据交换。为了提高复制速度,

6、不同服务器 之间的复制时间可以错开,充分利用 DDN 专线的带宽。 3. 通用型管理模块功能划分针对于这个底层模块,它并 不需要实现实际的功能,它主要是负责完成应用层交付的任 务和与底层数据库交换数据,所以它的功能是比较抽象的、 统一的和可扩展的。虽然如此,我们还是将这个模块按不同 的功能细分。所以我们的底层管理模块针对于这些情况,主 要分为八大功能子模块 :(l公文管理公文管理主要负责公文 的发送与接受工作,发送流程按照流程定制来完成,所以还 包括流程定制功能。这三大块是 OA 的核心部分,实现也最 为复杂,特别是流程定制功能,是一个非常灵活的模块,它 决定了该 OA 系统的效率和可用性。

7、(2邮件管理邮件管理主 要功能是发送与接受内部邮件, 发送与接受外部邮件 (外部邮 件服务器必须支持 Pop3 ,邮件需要存入数据库,以便今后 浏览查询。 (3表单管理表单管理是一个辅助性模块,基本上 在其他所有模块都有可能用大它的功能,它主要是实现表单 模板的定制,表单的存储,打印等功能。在一个学校,表单 是很重要的一个东西,它在办公过程中出现的频率紧次于公 文,所以这个模块也非常重要,并且表单的定制与打印是一 个技术难点。 (4档案管理档案管理功能是对准备归档的公文 或者学校各类文件、指示、资料、学生档案等的一个合理存 储与查阅功能,针对于复杂的分类和查阅权限,实现合理存 取、管理的基本功

8、能。 (5人事管理人事管理功能主要包括 :教工资料管理,教工薪资管理,教工考勤管理,教工权限管 理,部门机构管理,部门任命管理等等科室内部人事管理的 所有功能。 (6日程安排日程安排是办公系统的一个必不可少 的辅助功能,可分为个人日程,部门日程,学校校历等。 (7公共信息管理公共信息包含 :学校新闻、文档、教工论坛、学 生论坛、资料下载等功能,主要是针对所有部门的一个共用 系统, 该系统可以采用传统模式, 如论坛可以采用 BBS 系统 等,底层主要是统一规范,提供基本功能。 (8会议管理会岱 以寸于任何一个学校都是重要的,而会议的形式随着网络的 发展也变得多样化起来,除了传统的会议,还有网络会

9、议, 视频会议等新型会议方式,使得相隔甚远的人之间也可以有 了当面交流的环境。对于相隔较远的部门,如学校与分校之 间的交流建议采用非视频的网络会议,因为这个即可以满足 网速,也可以满足交流得需求。对于处于同一个校园的各部 门,建议使用视频会议。这八大功能子模块都是 OA 系统的 基础,在此之上,我们可以创建更多的功能和辅助,可以使 得 OA 的定制变得轻松而丰富。三、技术关键1设置多台 Do 而 noserver 每个局域网都有一台 Domin 。 阮到 er. 管理本局域网的邮件收发,同时定时与其他 Do 而 noserver 进行数据复制,实现信息交流。其特点如下 :(1提高 Notes

10、用户收发邮件的响应速度,使系统更实用。 (2提高整 个办公自动化系统的安全性,一旦哪个局域网或通讯线路发 生故障,除发生故障的局域网受到影响以外,其他 Note 。用 户仍然可以正常使用。 (3简化备份方案。在实际使用办公自 动化系统进行的测试表明,直接访问远程 D 。而 noserver 其 响应时间可达数分种, 而访问本局域网的 Dominoserver 只需 数秒,显然对于学校用户合适的响应时间是系统成功的基本 条件。 2.制定工作流办公自动化的核心之一是制定工作流。合 理、有序的工作流能提高工作效率，使协同工作更流畅。工 作流有两个主要形式:并行与串行，并行工作流是几个 Note。 用户可以同时对一个文档进行处理，串行工作流每次只能有 一个用户处理该文档。在多 Do 而-noserver 网络结构的 OA 系统，一个文档在每台 Dominoserver 都有其复本，如果工作 流设置不当，不同 DOminose 刊 er 上的复本同时被修改，会 造成复制冲突。四、结束语如果说建成学校网络是物理层面 上的沟通，那么办公自动化系统则是在应用层面上密切了用 户之间的联系。办公自动化系统实施成功的关键是根据每个 学校传递实际情况，尊重学校管理特点。在学校信息化的诸 多领域中，办公自动化系统是比较