物业管理系统培训材料

1、信息技术研究院中国铁塔物业管理系统介绍2017年2目录系统功能概览一系统功能操作二物业系统定位及管理范围物业系统定位及管理范围3n随着居民环保意识的日益增强，站址逼迁风险日益增高；n由于支付不及时导致断站率风险高；n站点扩容整改、频繁进出机房等使得物业协调难度大n合同续签压力大n已支付费用的票据收回情况管理急切租金电费其他物业费站址运营成本中约一半以上是物业成本站址同时面临其他压力站址资源是公司核心竞争力，稳定的站址物业是保障公司业务发展的强大后盾。精细化管控每年约110亿租金、200亿电费的精细化自动化管理能力自动创建支付计划支付自动提醒按计划付费管到每一个站点物业与合同每一块电表、每一度电

2、自动提醒用电异常甄别每一笔电费的合理性n站址成本全面归集：涵盖场地费、电费等n自动告警驱动工作：租金及电费支付预警、合同到期提醒、合同续约预警、异常电量告警n费用支付全程可控：费用支付有依据、成本变化可监控n数据可管控可追溯：系统权限开通严格审核、异常业务操作可审计、基础数据变化需审核、系统内系统间稽核数据物业系统服务对象5物业管理系统 财务部 -财务审核人员 物业主 -租赁业主 -转供电业主 -供电局 维护部 -区域经理 -物业管理员 -部门经理 代维公司 - 代维人员 系统功能架构6公共库物业系统与其他系统的接口协同关系7物业管理系统主数据财务系统合同系统场租成本（传导）CRM系统基础信息

3、管理费用管理业主维系管理预警告警管理报表分析管理电费分摊出账支付单、托收、核销信息财务总账财务报账场租成本（每月计提）报账单号、支付结果客商信息业主信息区域、组织、人员合同管理合同信息OA/4A平台权限分配电费结算模式服务协议共享业主信息计费出账电费分摊明细区域组织人员信息站点信息站点信息选址管理系统业主信息运维监控系统抄表信息8总体业务流程基础信息录入基础信息维护费用计算租金自动计算费用报账电量采集电费计算确定站点结算模式电量采集电费支付申请异常电量核查支付审批财务支付场租成本财务审核及支付同步支付结果票据收回录入租金票据录入电费票据录入维护部领导/财务部12.12.22.32.42.53.

4、13.23.3456电费分摊场租出账租金支付申请运发部电费出账场租成本录入分摊比例计算站点用电账单7.13.37.27.17.3账单生成根据合同计算场租成本根据存量接收长摊计算场租成本系统角色说明角色名称权限描述职责备注总部系统管理员总部管理人员总部人员省公司省公司领导物业系统所有信息查询权限省分管理人员物业系统所有信息查询、导出权限权限分配、物业问题协调支撑解决财务人员合同、场租卡片查询、导出权限审计人员物业、合同、业主、支付等信息查询权限评估场租、电费合同及支付存在的审计风险地市公司物业管理员物业系统所有信息查询权限；支付计划、业主、卡片修改权限；场租、电费支付发起权限；嵌入合同系统，对合

5、同关联站址信息及站址关联合同信息审核，可退回合同至发起人权限协助区域经理完成相关物业基础信息的录入租金管理员基础信息、租金管理查询权限；场租卡片查询权限协助区域经理完成租金管理租金管理员与电费管理员可合设电量审核员对异常电量进行审核权限只能分配一人电费管理员基础信息、电费管理、电费分摊查询权限；电费分摊录入及修改权限；系统抄表录入、导入权限督促代维人员抄表；协助区域经理完成电费管理、电费分摊管理；电费出账调账管理地市部门领导物业系统所有信息查询权限；对租金、电费支付进行审批权限；场租卡片变更审批、合同对应站址变更审批权限财务人员合同、场租卡片查询导出权限财务审核人员合同、场租卡片查询导出权限；

6、场租卡片更改后的审核权限只能分配一人。财务部门领导合同、场租卡片查询导出权限；场租卡片更改后的审核权限区域经理物业系统所有信息查询导出权限；支付计划、业主修改权限；电费分摊相关信息录入、修改权限；租金电费支付发起权限；票据补录、代维app账号绑定权限代维人员APP抄表；系统抄表录入、导入权限；场租、电费支付发起（录入）权限10目录系统功能概览一系统功能操作二 一、场租报账 二、电费报账 三、场租传送CRM系统 四、区域流程优化-场租电费流程 五、区域流程优化-站址拆迁、站址纠纷 六、二次握手提纲提纲11一、场租报账u菜单：租金管理-租金支付发起u角色：物业管理员u功能：根据预设租金支付计划，发

7、起租金支付。13场租报账（流程）报帐人系统根据合同自动计算租金开始支付单审批发起支付申请维护部主任分管副总、总经理报账单审批资金支付自动记录支付结果结束物业管理系统财务系统选择待支付的序列财务自动人工p 通过与财务系统对接完成支付单的全流程，租金的支付申请、维护部主任审批在物业系统中完成，分管副总或公司总经理的审批及财务放款在报账系统中完成p 支付结果返回物业系统，报帐人在物业系统可查看支付状态1.1租金支付步骤（1）u进入租金支付管理主界面中，可根据查询条件查找需要支付的计划，进行支付计划申请的发起。u选择“约定支付日期“，约定支付日期的区间为默认值，可根据需要自行修改。1.1租金支付步骤（

8、2）u选择其中需要支付合同，点击“支付申请”按钮，弹出页面，系统默认为有票据支付，如无票据一定要取消勾选。u点击标红的支付单号进入支付单详情，进行支付信息的填写。1.1租金支付步骤（3）u填写支付信息，根据实际需要选择付款方式。其中备注信息“只允许填写五十个汉字”对应的是财务的业务摘要，票据面值要求等于本次应付总金额。u如果报销 ”员工代垫的场租及其他税金“或“增值税专用发票的进项税”，请根据重要提示完成报账信息的填写。1.1租金支付步骤（3）u代垫，发票为普通发票u代垫，发票为增值税u业主提供普通发票u业主提供增值税发票1.2租金发票类型（1）租金支付（普通发票）：u填写卡片报销明细内”支付

9、给业主的场租及其他税金金额“。u填写发票信息：点击”增加“选择”普通发票“，根据票面信息填写相应发票信息及金额。u填写完成，点击”发起支付“按钮，支付发起完成。租金支付（增值税专用发票）u”增值税专用发票的进项税账号信息“选择税金付款方式u根据票面信息填写支付单明细及卡片报销明细内的”增值税专用发票的进项税金额“，”支付给业主的场租及其他税金金额“为系统自动带出，如金额与本次需支付金额不符，请将租金支付计划修改为实际需支付的不含税金额。u点击”增加“选择”增值税专用发票“，根据票面信息填写相应发票信息及金额。u填写完成，点击”发起支付“按钮，支付发起完成。1.2租金发票类型（2）1.2租金发票

10、类型（3）租金支付（员工代垫的场租及其他税金账号信息）u”员工代垫的场租及其他税金账号信息“选择税金付款方式。u根据发票类型，填写相应支付信息及票据信息。u支付步骤参照租金支付（普通发票），租金支付（增值税专用发票）的支付步骤。u填写完成，点击”发起支付“按钮，支付发起完成。1.3报账失败时重新报账u菜单：租金管理-租金支付查询u角色：物业管理员u功能：对于发起的支付单的报账状态为“报账失败”或者为空，单据状态为审核完成的支付单，可以进行重新报账的操作。u操作流程：进入租金支付查询主界面中，点击选择报账状态为“报账失败”，选中需要重新报账的支付单后点击“重新报账”。1.4报账退回u菜单：租金管

11、理-租金支付查询u角色：物业管理员u功能：对于发起的支付单，报账状态为“报账退回“可以关闭支付单，被关闭之后的支付单，可以在租金台账中查到，关闭之后，可以在租金支付发起中，找到被关闭的单子，可以重新发起报账。u操作流程：进入租金支付查询主界面中，点击选择报账状态为“报账单退回”，选中需要关闭的支付单后点击“支付单关闭”。1.5支付单审批u菜单：审批待办-集中审批待办u角色：地市部门领导u操作：领导审核时，可以对支付单进行通过/不通过的审核，一般审核时默认“通过”，如果需要审核不通过，可以参考下面截图提示。 审核通过后，正常情况下支付单可以到财务，如果没有到财务系统，可以到对应的租金支付查询查看

12、报账状态。1.6 场租核销u菜单：票据管理-票据补录u角色：物业管理员u功能：根据租金支付单票据回收情况，发起票据补录。25代维人员发起领导审批报账单生成物业系统报账系统部门领导审批财务出账7.1报账系统接收信息二、电费报账：电费支付流程示意图选择支付方式择待支付电费的站点、电表3.3录入购电数量自动计算应购电量预付后付发起支付申请填写并确认支付单支付单审批状态提醒：报账中状态提醒：已接收信息领导审批财务复核、出账2.1 电费（有票）支付步骤及操作方法262.支付单填写/确认1. 选择待支付电费的站点物业或供电局3.支付单审批4.报账系统领导审批及财务支付操作路径：电费管理-电费支付（有票）操

13、作角色：区域经理操作说明：1）先确认本次电费报账是有票支付，并且已经获得相关票据；2）电表没有抄表记录并不阻碍电费支付； 3）同一供电局或转供电业主的站点可以同时发起支付申请. 电费（有票）支付步骤及操作方法（续）27操作路径：电费管理-电费支付（有票）-发起支付申请操作角色：区域经理操作说明：1)录入购电量，系统根据购电单价自动计算出购电金额，考虑电损等因素，此金额可修改以匹配发票金额；2）填写发票信息时注意系统提示发票不含税金额与发票税额之和要等于发票含税金额，否则报误 3）预付款可以进行先支付、拿到发票后再票据补录2.支付单填写/确认1. 选择待支付电费的站点物业或供电局3.支付单审批4

14、.报账系统领导审批及财务支付电费（有票）支付步骤及操作方法（续）28EXCEL导入电表支付信息操作路径：发起支付申请 - 电表支付信息 -EXCEL导入操作角色：区域经理注意事项：1) 注意EXCEL的格式需要与模板规定的一致（文本，数字）。 2）日期类格式需保证。合法日期为2017/04/17，非法 20170417 ，多数失败异常情况为日期格式填写错误导致。2.支付单填写/确认1. 选择待支付电费的站点物业或供电局3.支付单审批4.报账系统领导审批及财务支付电费（有票）支付步骤及操作方法（续）29操作路径：审批代办-集中审批代办操作角色：地市部门领导操作说明：1）发起人提交后可在电费支付查

15、询（有票）中查询到该笔报账单据状态为处理中 2）审批人待办中能查到此待办，审批通过后该笔报账单据状态即更新为审批通过2.支付单填写/确认1. 选择待支付电费的站点物业或供电局3.支付单审批4.报账系统领导审批及财务支付电费（有票）支付步骤及操作方法（续）30操作路径：报账系统操作角色：地市分管领导/地市总经理/财务人员操作说明：此项操作在报账系统中完成。操作路径：电费管理-电费支付查询（有票）-报账状态操作角色：区域经理操作说明：可通过电费支付单报账状态，如有错误，会在备注中说明出错原因2.支付单填写/确认1. 选择待支付电费的站点物业或供电局3.支付单审批4.报账系统领导审批及财务支付可在物

16、业系统中进行查看单据的支付状态及结果：312.支付单填写/确认1. 选择待支付电费的供电方名称或客商编码3.支付单审批4.报账系统领导审批及财务支付操作路径：电费管理-电费支付（无票）操作角色：区域经理操作步骤：1、选择待支付电费的供电方名称或客商编码 2、发起预付费申请2.2预付电费支付预付电费支付（续）32操作路径：电费管理-电费支付（无票）操作角色：区域经理操作步骤：3、录入预付金额，付款方式后发起预支付申请 4、提交预支付申请后经领导审批同意后同步至财务系统发起支付；2.支付单填写/确认1. .选择待支付电费的供电方名称或客商编码3.支付单审批4.报账系统领导审批及财务支付33操作路径

17、：电费管理-电费支付查询（无票）操作角色：区域经理操作说明：可通过电费支付单明细查看此申请单对应的账单号、付款金额，支付状态，审核信息等。2.支付单填写/确认1. .选择待支付电费的供电方名称或客商编码3.支付单审批4.报账系统领导审批及财务支付可在物业系统中进行查看单据的支付状态及结果：预付电费支付（续）34操作路径：票据管理-预付费票据管理操作角色：区域经理操作步骤：1)选择未补录或部分补录的支付单进行票据补录1.查询选择待补录的支付单2.录入票据信息3.票据核销2.3预付电费核销35操作路径：票据管理-预付费票据管理操作角色：区域经理操作步骤：2、录入发票基本信息，报销明细，用电明细1.

18、查询选择待补录的支付单2.录入票据信息3.票据核销预付电费核销（续）36操作路径：票据管理-预付费票据管理操作角色：区域经理操作步骤：3、推送财务则物业系统中的核销单送财务系统，并能够实时返回处理结果1.查询选择待补录的支付单2.录入票据信息3.票据核销4.1.4预付电费核销（续）三、场租出账-场租传送CRM系统u菜单（两个页面）：场租卡片-站址场租费变化记录、站址场租费最新记录u功能：u1、站址场租费变化记录：用户可以查看站址场租费变化记录，并且可以选中数据手动推送CRM系统。u2、站址场租费最新记录：用户可以查看站址最新场租费记录（即站址场租费已经传送CRM系统的最新记录）。3.1站址场租

19、费变化记录u操作路径：场租卡片-站址场租费变化记录u操作角色：物业管理员、区域经理u操作说明：页面展示了各站址场租费变化记录，每条记录的传送状态，创建时间等信息；用户可以选择一条未传送的记录进行手动传送（选中记录并点击左上角推送按钮即可）3.2站址场租费最新记录u操作路径：场租卡片-站址场租费最新记录u操作角色：物业管理员、区域经理u操作说明：页面主要是数据展示功能，用户可以查看站址的最新场租费记录（即已传送CRM的记录）3.3站址场租传送CRM相关规则说明四、区域流程优化-场租、电费u菜单：基础信息管理-流程定义配置u角色：IT专岗u功能：可对场租支付、电费支付、电费核销流程进行配置。流程中的必选节点不能修改，只能对可选节点进行配置。（后期场租核销也会优化）1.配置是否启用新流程；2.配置流程的可选节点；4.1配置流程u选中一个流程，点击更改配置按钮，出现如下图界面配置流程（续）u原流程：u区域经理发起支付，物业中心主任或地市部门经理审批。u新流程：ua. 允许代维人员录入，区域经理稽核发起支付，物业管理员再次稽核，物业中心主任或地市部门经理审批；同时允许区域经理，物