物流公司回单管理办法

1、FCTTOM物流公司管理制物流公司商品车回单管理办法FTM.18.201.1-20082008年5月15日发布北京福田物流有限公司物流公司商品车回单管理办法1. 目的1.1 为了规范商品车退帐、回单管理，降低运营风险，保障运营资金，提高运营效率，特制订本管理办法。2. 引用文件2.1 物流公司承运商绩效考核评价管理办法（FTM18.270.0-2007）2.2 物流公司销售物流业务过程暂行管理办法（FTM18.265.0-2006）2.3 物流公司安全性管理办法（FTM18.261.0-2006）2.4 关于运费结算时间与运费支付审批流程修订的通知（福田物知字2006第195号）2.5 关于规

2、范调车运费结算流程的相关通知（福田营财知字2006）3. 术语解释3.1 物流可控因素：非自然条件影响的晚到，运输质损，档案与车辆实际状态不符（车辆出库接车未核对准确），缺少附件/配件（车辆出库接车未核对准确），承运商丢单，配货，运输途中档案、合格证、附件/配件丢失等因素。3.2 非物流可控因素：销售无计划发车，发错车，改装，非运输质损，车辆制造质量问题，主机厂配置的工具/配件/附件与车辆不配套，调车发车车辆陈旧/不符合商品车状态经销商拒收，交通事故，经销商无正当理由拒收，自然灾害不可抗力等因素。3.3 退帐：车辆交接后，承运商持收车单位验收签字、盖章的交接验收单交于退帐管理员，退帐管理员审核

3、、签字确认退帐，留存退帐联，并实现台帐、系统退帐手续的办理。3.4 回单：车辆交接后，承运商持退帐管理员审核、签字退帐，品牌销售公司签字确认送达后的验收单交回财务，财务计酬员收单、计酬。3.5 退帐率：已退帐商品车数占全部商品车发运量的比率。3.6 回单率：已回单计酬商品车数量占全部商品车发运量的比率。4. 适用范围4.1 本办法适用于物流公司销售物流业务的退帐与回单管理。5职能职责5.1 总经理层5.1.2 负责各单位回单情况激励意见的最终批复。5.1.3 负责物流公司因回单原因导致的重大风险性管理问题的决策及批复。5.2 运营管理本部5.2.2 负责回单管理规定的制定与修订。5.2.3 负

4、责回单管理执行情况的监查。5.2.4 负责定期对退帐、回单情况进行汇总、分析、通报。5.2.5 负责未回单处理计划的下达、调度。5.2.6 负责对分公司回单管理考核激励意见的提出。5.3 财务本部5.3.2 负责对退帐与回单情况考核结果的执行。5.3.3 负责审计各分公司运费标准及相关规定执行情况。5.3.4 负责监督、指导各分公司财务回单情况的核实、提报。以保证回单5.3.5 负责监控、调度各分公司财务已回单计酬与相应营销公司财务发车运输费用的及时结算，在双方财务上的一致性。5.4 综合管理本部5.4.2 负责对回单情况激励依据的核实和签批流程的转换。5.4.3 负责回单管理激励意见的转换、

5、报批下发。5.5 分公司5.5.2 运营管理部5.5.2.1 负责分公司回单管理二级实施细则的制定。5.5.2.2 负责分公司各物流部退帐与回单情况的监控、调度。5.5.2.3 负责分公司回单管理计划、措施的制定、跟踪、落实。5.5.2.4 负责分公司各物流部日常退帐、回单工作的指导、协调管理。5.5.2.5 5.1.5负责退帐、回单管理工作中与各相关单位的沟通、协调。5.5.2.6 负责定期对退帐、回单情况进行汇总、分析、上报。5.5.2.7 负责对各物流部、相关岗位责任人、承运商激励意见的提出。5.5.3 物流部5.5.3.1 负责发运车辆退帐、回单台帐的建立、退帐办理、收单计酬。5.5.

6、2.2 负责监控、调度、督促承运商按规定时间退帐、回单。5.5.2.3 负责与相关部门回单管理工作的沟通、协调。5.5.2.4 负责对承运商未按管控日期及时退帐、回单明细及原因的核实。5.5.2.5 负责物流部月度回单情况的汇总、分析、上报。5.5.2.6 负责对未回单车辆的协调、跟踪、处理、落实。5.5.3 财务部5.5.3.1 负责未回车辆单明细的核实。5.5.3.2 负责按运费标准及相关管理规定计酬。5.5.3.3 负责按公司资金计划及结算规定结算承运商运费。5.5.3.4 负责已回单计酬的运费与相应营销公司财务的及时结算，以保证双方财务回单的相互一致性。5.5.3.5 负责在原有的月度

7、计划报表上将实际结算数与提前计酬的收入、成本进行对比，并将差异金额、原因注明。6.管理内容6.1 车辆较接验收单验收标准6.1.1 正常交接6.1.1.1 车辆实物不返回物流公司，交接验收单退帐联中验收单位栏所盖章需与收车单位所标明的名称一致。6.1.1.2 车辆实物不返回物流公司，调车单调出单位盖章需与调出单位所标明名称一致，调入单位盖章需与调入单位所标明名称一致。6.1.2 退库6.1.2.1 交接验收单车辆需与销售分公司所开具的退库入库单内车辆一致，退库入库单需各品牌主管业务副经理签字，且在中心库或中转库实现系统与实物的退库。6.1.2.2 调车单需与销售分公司所开具退库单内车辆一致，且

8、退库单需各品牌主管业务副经理签字，且在中心库或中转库实现系统与实物的退库。6.2 退帐与回单手续的办理6.2.1 承运商持车辆接收单位签字、盖章确认的交接验收单到退帐管理员处退帐，退帐管理员对交接单审核、确认无误后，办理退帐手续，登录SAP系统进行退帐信息录入。同时在退帐、回单台帐中标识实际退帐日期、偏差天数、偏差原因说明。6.2.2 承运商持需经相关责任人签字、确认后的交接验收单计酬联到财务计酬员处计酬，财务计酬员审核、收单、计酬。6.3 退帐与回单时间管理6.3.1 根据发运商品车发车日期、目的地里程、不同运送方式规定的每天安全行驶里程、配货时间、返程时间，计算管控退帐天数后确定应退帐时间

9、。考虑到计酬滞后于退帐的特点，发车应回单时间相应增加3天。如下表：商品车系列品牌运达方式管控退帐天数T(天)应退帐/回单时间备注轻卡系列时代、奥铃、捷运、欧马可、三轮车半挂单拉/双拉单车单拉里程/500X2+配货天数退帐发车日期+T1、按每天安全行驶500公里，配货天数为5天；2、计酬前交接单需属地品牌销售公司调度确认、签字的，回单时间为应退帐时间+4,否，则为应退帐时间+3;回单发车日期+T+4(3)人工驾送500以内3退帐发车日期+T1、按每天安全行驶500公里；2、计酬前交接单需属地品牌销售公司调度确认、签字的，回单时间为应退帐时间+4,否，则为应退帐时间+3;500-1000里程/50

10、0+41000-2000里程/500+5回单发车日期+T+4(3)2000-3000里程/500+63000以上里程/500+8重卡、重机系列昆仑、奇兵、神州、雄狮、专用车人工驾送5003退帐发车日期+T按每天安全行驶450(平原)/400(山区)公里500-1000里程/450(400)+41000-2000里程/450(400)+5回单发车日期+T+42000-3000里程/450(400)+63000以上里程/450(400)+8乘用车系列风景、蒙派克、萨普、传奇双层单拉里程/500X2+配货天数退帐发车日期+T按每天安全行驶500公里，配货天数为5天回单发车日期+T+4人工驾送5003

11、退帐发车日期+T1、按每天安全行驶500公里；2、计酬前交接单需属地品牌销售公司调度确认、签字的，回单时间为应退帐时间+4,否，则为应退帐时间+3;500-1000里程/500+41000-2000里程/500+5回单发车日期+T+4(3)2000-3000里程/500+63000以上里程/500+8工程车系列工程车半挂/单车里程/500X2+配货天数退帐发车日期+T1、按每天安全行驶500公里，配货天数为5天；2、计酬前交接单需属地品牌销售公司调度确认、签字的，回单时间为应退帐时间+4,否，则为应退帐时间+3;回单发车日期+T+4(3)人工驾送5003退帐发车日期+T1、安全行驶里程：单缸机

12、200公里/天；两缸机300公里/天；490-4108机400公里/天；6缸机500公里/天；2、计酬前交接单需属地品牌销售公司调度确认、签字的，回单时间为应退帐时间+4,否，则为应退帐时间+3;500-1000里程/安全行驶里程+4回单发车日期+T+4(3)1000-2000里程/安全行驶里程+5200期上里程/安全行驶里程+66.3.2 销售发车指令多点卸车，按最远点里程计算管控退帐天数。每增加一个卸车点，管控退帐时间相应增加一天。销售公司要求捎带配件、宣传资料的,且承运方式为人工驾送的，管控退帐时间相应增加一天。6.3.3 正常发车，交车，遇法定节假日，应退帐、应回单时间顺延；6.3.4

13、 应退帐时间为退帐管理员监控、调度承运商退帐时间节点。应回单时间为计酬员调度承运商回单计酬时间节点。6.3.5 退帐管理员依据台帐对承运商退帐进行监控、调度。对可能出现的重大风险及隐患，必须及时向分公司及运营管理部反馈，以防患于未然。计酬员依据回单时间规定调度承运商回单计酬。6.3.6 非物流可控因素导致不能及时退帐、回单，要求密切监控、调度，落实具体退帐、回单时间，相应确定退帐、回单日期。同时要求对未退帐、回单车辆根据未回单原因进行分类管理，明确协调主体、责任主体，制定针对性处理计划、措施。6.4 回单时间节点控制6.4.1 回单统计截止时间节点控制为每月15日，即上月发车，要求在本月15日

14、之前全部回单。以财务计酬员收单、计酬为回单时间依据。6.4.3 事故车退帐、回单6.4.3.1 要求各分公司安全管理员对事故车的发生、修复、处理进度等情况及时反馈于退帐管理员、财务计酬员。根据修复及事故处理情况相应确定应退帐、回单时间。6.4.4 改装车退帐、回单根据实际改装进度及由此引起的交接异常情况，相应确定应退帐日期和应回单日期。6.4.5 调车退帐、回单6.4.5.1 自分公司下达调车指令之日起15天内，承运商必须将调车单返回至相应物流部退帐管理员退帐，再由物流部退帐管理员将单据邮寄至品牌销售公司签字、确认。正常交接的，要求承运商在销售分公司签字确认后的15天内回单。6.4.5.2 因

15、被调车不符合商品车状态（超期车况陈旧、工器具不全或缺失、档案不全、装配质量）导致车辆延期交付、经销商拒收、扣压验收单等而不能及时退帐、回单的，视同非物流可控因素对待、处理。退帐管理员必须密切监控、调度承运商具体退帐、回单时间，督促承运商退帐、回单。6.4.6 非物流可控因素导致不能及时退帐、回单的，要求退帐管理员密切监控、调度、反馈，落实具体退帐、回单时间。6.5 台帐、报表管理要求6.5.1 以商品车所有发运类型的发车台帐为基础，由退帐管理员相对应建立以自然月为统计期的月度退帐、回单台帐。6.5.2 “发运类型”分为：一次、调车、样车、出口、改装，要求调度员根据实际发车情况填写。一次：营销公

16、司下达的直发至经销商的指令，含半挂及驾送；调车：销售公司下达的经销商之间相互调车或从经销商处调回销售公司的二次发车指令；样车：布展、公告、广告、验证、生产技术准备工艺等发车指令；出口：出口车发车指令；改装：销售公司下达的直发至改装厂的一次发车指令及改装、上装、加拖挂、加装、委外小改完毕后，从异地的委改厂发运至经销商或目的地的二次发车指令。6.5.3 因事故、调车、改装、商品车装配质量问题拒收、运输质损拒收、无计划发车拒收、发车计划错误拒收、经销商无理由刁难拒收、经销商无理由扣单、虚发车辆、合格证有误、经销商未能及时盖章、经销商二级网点收车未盖章、自然灾害延误交车等因素导致不能及时退帐、回单，要

17、求在退帐、回单台帐中的“异常”列项中及时标识、记录、更新相关信息。6.5.4 台帐信息记录、维护：基础信息要求根据每日发车明细及时维护，实际信息每日动态及时记录，异常信息要求根据异常情况类别定期调度、反馈、落实。6.5.5 以日报、周报、月报形式上报回单情况6.5.5.1 日报：每周三、五上午12：00前，各分公司将退帐、回单台帐及前期未回单明细表报公司运营本部。6.5.5.2 周报：每周五上午12:00前，各分公司将前期未回单处理进度情况反馈至运营本部。6.5.5.3 月报：每月18日下午3：00前各分公司将台帐及管理报表（附件1附件4）报公司运营本部。其中，附件3、附件4需报经分公司主管经

18、理、财务部经理签字、确认后方可上报至运营本部；6.5.6 台帐、报表格式6.5.6.1 退帐、回单台帐：见附件16.5.6.2 月份未回单明细表：见附件26.5.6.3 月度回单报告：见附件36.5.6.4 月份未回单情况报表：见附件46.5.7 回单率统计6.5.7.1 以自然月为统计期。6.5.7.2 统计截止时间节点：上月发运，统计截止期本月15日。6.5.7.3 统计期发运量6.5.7.3.1以所有发运类型（一次、调车、样车、出口、改装）为总发运量。6.5.7.3.2按本办法6.7.1物流可控因素、非物流可控因素界定标准统计可控、非可控发运量。6.5.733销售提前计划需等待通知发车、

19、空入空出、计划不匹配需等待配板等原因，在当月未实现实际发车的，车辆发运、退帐、回单情况纳入至实际发车月台帐，并对相关信息进行维护、记录、反馈、跟踪、落实，发运量纳入实际发运月统计。6.5.7.3.4月末发车，里程较远，应退帐、回单时间在截止统计时间节点15日后的，且在统计期内未实现回单的，发运量顺延纳入下月统计；6.5.7.4统计期回单量：截止统计时间节点，上月发车、交车后实现收单、计酬的发车数。6.6 结算管理要求6.6.1 截止统计时间节点15日，上月及以前发车，物流可控因素回单率100%根据公司资金计划对承运商全额支付运费；6.6.2 截止统计时间节点15日，上月及以前发车物流可控因素仍

20、存在未回单的，对承运商暂停已计酬运费的支付，对未回单的运费下浮20%t付。6.7 物流可控因素与非物流可控因素界定6.7.1 物流可控因素、非物流可控因素界定作业节点物流可控因素非物流可控因素出库未按商品车PDI复检标准对出库车辆复检，导致经销商拒收、压单；承运商未领取、未核实发运车辆的档案、合格证、宣传材料等资料或工器具和附件与车辆是否相符，导致经销商压单。销售发车指令需等待配载延期发运；按商品车PDI复检标准对出库车辆复检后，须返厂修复，导致延期发运或延误送达。装运爬车装运因不按公司规定的吊装工具、吊装工艺流程、吊装作业注意事项，引起商品车质损，导致经销商拒收、压单；车背车不按公司规定的作

21、业工具、工艺流程进行装载，引起商品车质损，导致经销商拒收、压单。-在途运输承运商运输途中私自配货，延误送达，导致回单不准时。因运输质损，途中修复影响准时化交车带来的回出现交通事故或严重交通事故引起的道路堵塞，致使车辆延期送达、回单；单晚到。出现交通事故隐瞒不报，私自修复受损车辆，导致未及时交车、经销商拒收，延误退帐、回单；因运力不到位，导致的延误发车、交车、回单；因运输工具发生故障，导致未及时交车、回单，且不能提供有效证明。因成品油供应紧张，延误送达、回单；/、可抗拒的自然灾害（天气恶劣、洪涝等）；因运输工具发生故障，导致未及时交车、回单，并能提供有效证明。卸车卸车后未按福田公司系列产品的轮胎

22、与螺母的拧紧扭力要求安装轮胎，导致经销商拒收、压单；未按要求对拆卸备件进行安装、紧固。经销商吊卸设备操作人员违规操作或设备操作人员作业水平低，导致商品车质损，需修复，延误回单交车运输造成的磕、碰、划伤质损，经销商拒收；承运商甩单；交车前未清洗车辆，拒收。无计划发车、发错车，经销商拒收、压单；因设计缺陷、装调质量、配套件质量经销商拒收、压单；发运机号、车架号与合格证号不符，经销商拒收、压单；遇法定节假日，经销商不能及时验收车辆或盖章；车辆送达二级网点，但要在一级网点盖章，延误回单；调车车辆车况差、档案、工器具、附件不全，经销商拒收；经销商无理由刁难拒收、压单。其他承运商因保管不善，车辆交接验收单

23、丢失；因对承运商管理不到位，承运商私自扣车；车辆正常交接后，承运商耽搁回单。6.8 过程管理6.8.1 可顺利办理车辆交接的车辆承运商持验收单到所属物流部退帐，退帐员或调度员按要求和规定审核交接验收情况，确认无误后签字确认，并办理系统退帐操作，将退帐联留存备案。退帐员根据退帐情况在台帐中标识是、否退帐情况。计酬员根据收单、计酬情况反馈退帐管理员，退帐管理员在台帐中标识是、否回单情况。6.8.2 在物流可控因素下，管控时间内承运商未能退帐，退帐管理员要密切监控、调度未退帐原因，对可能出现的风险及时反馈物流部经理协调、处理。对可能出现的重大风险及隐患，及时以书面形式上报分公司运营管理部协调、处理，

24、并跟踪、落实处理结果。6.8.3 非物流可控因素导致承运商不能按规定时间交车、退帐、回单的，各物流部要积极采取措施，监控、调度、协调并落实具体退帐及回单时间，对协调未果的以书面形式报请运营管理部与相关部门沟通、协调处理，并在台帐中进行原因说明，作为客户及时性等相关索赔核实的依据。6.8.4 运营管理本部根据各分公司提报的退帐、回单台帐及前期未回单明细，监控管控日期退帐率、回单率及前期未回单异常问题处理、落实的进度，实现回单管理的日常监控机制。6.8.5 运营管理本部对各分公司月度发车回单情况进行汇总、分析、点评、激励，根据未回单明细及原因，制定限期处理计划，并调度处理、落实情况。各分公司以“项

25、目反馈单”（附件5）形式反馈处理、落实情况。6.8.6 各分公司对物流部、相关岗位责任人及承运商的激励考核标准，可参照本办法考核标准制定.。同时,将月度激励执行情况报运营管理本部留存备案。7 .考核标准7.1 各分公司物流部回单率指标控制分公司物流部可控回单率总体回单率备注北与重卡99.8%97%轻卡99.8%97%乘用车99.8%97%专用车99.8%97%诸城轻卡99.6%96%工程车99.8%97%三轮车99.8%97%乌市办99.8%97%长沙销售99.8%97%南海销售99.8%97%7.2考核标准序号考核内容考核标准物流部经理运营部经理财务部经理分公司经理1收车单位盖章与收车单位名

26、称不符、未盖章给予办理退帐、计酬-100元/辆-50元/辆-100元/辆按（运营部经理+物流部经理+财务部经理）的50%进行激励2附件1至附件4:未按规定填制，数据、信息不完整-50元/项、辆-30元/辆3对未退帐、未回单明细、原因等信息错报、漏报、瞒报-100元/辆-100元/辆-50元/辆4未按规定及时提报附件1至附件4-50元/天-30元/辆5未按6.6.2规定结算-100元/辆6总体回单率北京分公司重卡、轻卡、乘用车、专用车物流部，长沙销售物流部、南海销售物流部，诸城分公司工程车、三轮车物流部、乌市办超规定指标+60元/百分点+40元/百分点+30元/百分点低于规定指标-60元/百分点

27、-40元/百分点-30元/百分点诸城分公司轻卡物流部超规定指标+60元/百分点+40元/百分点+30元/百分点低于规定指标-60元/百分点-40元/百分点-30元/百分点7物流可控因素未回单率北京分公司、南海分公司、长沙分公司，诸城分公司工程车物流部、三轮车物流部、乌市办0%o+300元/次（视情浮动）+150元/次（视情浮动）+100元/次（视情浮动）0%0-2%0（含2%o）通报批评通报批评通报批评2%）以上（不含2%。）-60元/千分点-30元/千分点-20元/千分点诸城分公司轻卡物流部0%o+300元/次（视情浮动）+150元/次（视情浮动）+100元/次（视情浮动）0%0-4%0（含

28、4%o）通报批评通报批评通报批评4%）以上（不含4%。）-60元/千分点-30元/千分点-20元/千分点8因对退帐、回单监控不力，导致出现重大风险及损失视情节轻重、损失大小，给予增加考核额度、降职、调岗、待岗处理。说明：对承运商的激励，由各分公司按回单管理二级实施细则相关规定执行。8 .生效日期8.1 本办法自下发之日起生效，与本办法相抵触的管理办法、规定、通知以本办法为准执行。9 .附件附件1：（）月份发运商品车退帐、回单台帐附件2:()月份未回单明细表附件3:月度回单报告附件4:累计未回单情况报表附件5:项目反馈单附件6:销售物流退帐、回单流程图附加说明：本文件提出部门：运营管理本部本文件

29、归口部门：运营管理本部本文件起草人：王璐彭桂敏本文件审定人：赵建明本文件批准人：王涛本文件会签人：张让玉、白新华、申德海、曾小峰、阎惠明、毕书学、张永峰、刘文波、卢东附件4:()月份发运商品车退帐、回单台帐填制单位:序号子品牌出厂编号交接验收单号承运商名称承运商车号发车时间始发地目的地里程限到日期绍崎/«厂密东发运类型应退帐日期实际退帐日期退帐天数偏差退帐情况应回单日期实际回单日期回单天数偏差是否计酬异常制表：审核：年月日3、“是否计酬”情况，由财务计酬员负责核实后每天、计酬员根据“应回单日期”调度承运商回单;说明：1、本台帐由退帐管理员负责填制；反馈于退帐管理员。）月份未回单明细表

30、序号子品牌出厂编号（VIN）交接验收单号承运商名称发车时间始发地目的地是否退帐预计应支付运费（元）未回单原因可控性未回单原因类别预计回单时间填制单位:制表:物流部经理:年月日2、未回单原因由退帐管理员负责核实。说明：1、未回单明细由财务计酬员负责核实、提供;月度回单报告分公司于年月一日对年度月份进行发运商品车数量、未退帐、未回单情况统计，有台发运车辆未退帐，其中物流可控因素台，非物流可控因素台。有台发运车辆未回单，其中物流可控因素台，非物流可控因素台。情况如下:项目因素物流部承运商发运数量未退帐数量未回单数量预计应支付运费（元）回单率（衿承运商名次（按回单率排次）备注物流可控因素合计非物流可控因素合计总计制表：分公司主管经理：财务部经理：年月日附件5:累计未回单情况报表物流部承运商品牌至本期末累计未回单数量至本期末累计应预支运费（兀）备注合计填制分公司:制表:分公司经理:财务