物业治理行政治理作业指导书

1、XX物业治理行政治理作业指导书物业管理有限公司行政管理作业指导书第二章文件、资料管理制度编号：Q/PHWD01-02A版0次修改2003年1月1日生效第1页共4页1目的规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保留和作废等活动和适用外来文件的操纵要求，确保公司各项工作正常开展和保留必要的证据。2适用范围适用于本公司内部文件的编写、收发、操纵及资料保管和外来文件的治理。3职责各职能部门负责工作文件的编写、搜集和存档。综合治理部负责业主档案的治理与操纵。办公室负责文件发放、存档、资料保管和文件的处置。办公室主任主管文件、资料治理工作的操纵。4相关文件5文件操纵程序Q/PH-QP-质量记录操纵程序

2、Q/PHQP一工作程序和治理方法文件的产生各相关部门依照工作需求编写文件。总领导助理对文件进行审核。总领导审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。办公室对生效的文件印制，必需利用印制文件记录表（QR-WD01-02-01）。文件、资料的类别受控文件a）内业资料；b）图纸资料：c）依照质量体系的操纵要求进行治理的文件：d）在质量体系中引用的法律、法规和外来文件：e）与效劳进程有关的合同协议；0业主档案（如：公共合约、用户记录表等，属于业主财产，由综合治理部治理与操纵，具体执行顾客财产操纵程序Q/PHQP治理与操纵具体执行文件操纵程序（Q/PHQP）。非受控文件与公司经营和效劳工作范

3、围相关的文件作为非受控文件治理，办公室应付其进行分类和编码，以便于归档，依照目前公司现有的非受控文件，可分为:a）内行文、外行文：1物业管理有限公司第二章文件、资料管理制度编号：Q/PHWD01-02行政管理作业指导书A版0次修改2003年1月1日生效第2页共4页b)未被质量体系引用的外来文件：2c)与效劳进程无关的合同协议：3d)未被质量体系引用的法律法规：4e)行业标准性文件：5f)照片、录像带:6g)电脑贮存：7文件、资料目录的索引号XXX文件盒编号I同号柜序列号I文件柜编号文件类别编码文件、资料归档与治理各职能部门对各类工作文件进行编写、搜集、整理和存档，并汇总到办公室统一治理。办公室

4、负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。办公室负责对文件、资料的治理和爱惜，文件、资料应分门别类包装和寄存，关于需存档的文件、资料要及时存档，并成立存档备案资料目录(QR-WDO1-02-02),注明文件类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好寄存文件的索引号范围。确保挪用、借阅文件、资料时易于识别和检索，便于对文件资料的保管。文件、资料的发放文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定文件分发记录表(QRWD01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在文件分发记录表上签领，以便对发放的文件进行统计和检查。办

5、公室在文件发放的进程中不得误发、遗失，发觉文件误发时应当即追回，同时作好文件的补救工作。文件资料的挪用、借阅与归还借阅者应在文件、资料借阅记录表(QRWD010204)上详细注明文件、资料的编号和图号，并按时归还和办理归还手续借阅的文件、资料未经许诺不得复印、摘抄、外借和传播。借阅的文件、资料归还时，办公室应付文件资料是不是完好进行检查，假设文件、资料受损的，借阅者应论述受损缘故，并在文件、资料借阅记录表的备注栏上注明，因人为因素造成的应追究当事人的责任。4机密性文件的挪用与借阅规定物业管理有限公司第二章文件、资料管理制度编号：Q/PH-WD01-02行政管理作业指导书A版0次修改2003年1

6、月1日生效第3页共4页a) A级机密文件资料：公司年度打算、公司年关报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的挪用与借阅需经总领导批准。b) B级机密文件资料：业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的挪用与借阅需经办公室主任批准。c) C级机密文件资料：内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的挪用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。d)行业主管借阅文件、资料的仅限于B级机密和C级机密文件、资料。e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的，仅限于技术图纸和已张贴在公开场合的文件。f)外来单位借阅、挪用文件、资料的限于国家执法部门，如公安机关

7、、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的，能够给予协助与配合，但在此之前应查验和记录来访单位和人员的证明文件和相关证件，由办公室主任向总领导请示后亲自办理。g)以上文件资料的挪用与借阅按、和条款执行。文件的复制、破损和丢失未经许诺，不得随意复印公司的文件资料，如因工作需要复印文件，须经办公室主任批准，并在文件复印记录表(QR-WDO10205)上填写复印文件的名称，复印数量，并签名。文件利用人应付文件妥帖保管，当文件破损严峻阻碍利用或丢失时，应填写文件补发中请表(QR-WD01-0206),由办公室主任批准，办理改换手续。补发新文件时应收回破损文件，并应给予新的分发号，新的分发号延续原先文

8、件分发号。文件、资料的更新文件增加条款和更新时应及时改换，保证在利用途取得有效版本。文件的作废与销毁内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件，通过总领导过时审批后给予作废或销毁处置。在分发进程中发觉文件遗失或在利用进程中文件破损严峻和丢失的，应向上级汇报，经总领导审批后，给予作废处置。作废文件盖作废章，留一至两份备案，其余销毁。文件销毁处置时需两个人进行，一人实施，一人监督。办公室关于作废和销毁的文件，应在作废、销毁文件记录表(QR-WD01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废，并向各部门书面发布作废声明，避免误用。6利用的记录表格起草人：任晓惠审核人：赵罗生审批人:序

9、号名称编号存放地点存放时间1印制文件登记表QRWD010201办公室一年2存档备案资料目录QRWD010202办公室长期3文件分发登记表QRWD010203办公室一年4文件、资料借阅登记表QRWD010204办公室一年5文件复印登记表QRWD010205办公室一年6文件补发申请表QRWD010206办公室一年7作废、销毁文件登记表QRWD010207办公室一年精湛3-卜>5料借阅（挪用）记录表QRWD010204NO序号被借阅（调用）的文件、资料名称编号（图号）借阅人借阅时间归还时间保密级别审核文件补发申请表申请日期申请部门申请人补发原因文件资料名称编号页数原文分发号分发人审核人审批人Q

10、RWD010206NO.文件补发申请表申请日期申请部门申请人补发原因文件资料名称编号页数原文件分发号分发人审核人审批人QRWD010206NO.文件分发记录表QRWD010203NO分发号分发日期文件、资料名称编号（图号）分发数量*（张）分发范围领用人签名文件复印记录表QRWD010205NO.序号复印日期文件、资料名称编号（图号）复印原因复印数量（张）申请人审批人受理人印制文件记录表印制日期印制数量（张）文件名称文件编号编写部门审核人审批人QRWD010201NO作废、销毁文件记录表QRWD010207NO.文件名称编号（图号）作废、销毁日期作废、销毁原因经办人监督人审批人工程决算表及次月款

11、计划3143记录已过期工程决算表及次月款计划3144记录已过期变配电工程零星资料3107记录已过期各种耗能结算凭证计量明细表公共分摊一览表461记录已过期各种耗能结算凭证计量明细表公共分摊一览表462记录已过期生活水泵运行记录5226记录已过期生活水泵运行记录5227记录已过期生活水泵运行记录5-2-29(2)记录已过期生活水泵运行记录5-2-29(3)记录已过期生活用水量记录5一2一38记录已过期宏利大厦2#低压变电所运行记录5219(2)记录已过期宏利大厦2#低压变电所运行记录5219(3)记录已过期宏利大厦2#低压变电所运行记录5220记录已过期宏利大厦2#低压变电所运行记录5221记录

12、已过期宏利大厦2#低压变电所运行记录5222记录已过期宏利大厦2#低压变电所运行记录5223记录已过期公寓楼用电数记录（2盒）5239记录已过期高压变电所运行记录5217记录已过期桩基工程施工日记344记录已过期桩基工程施工日记345记录已过期宏利大厦变电所工作票5224记录已过期宏利大厦柴油发电机组发电运行记录5225记录已过期作废、销毁文件记录表QRWD010207NO.文件名称编号（图号）作废、销毁日期作废、销毁原因经办人监督人审批人宏利大厦高压变电所运行记录5215记录已过期宏利大厦高压变电所运行记录5216记录已过期宏利大厦高压变电所运行记录5218记录已过期1#低压变电所运行记录5217记录已过期消控中心运行记录（2盒）5235记录已过期中央空调运行记录5230记录已过期消防设备月保养记录表5236记录已过期监控中心运行记录交接班记录5235记录已过期电梯运行保养（故障处理）记录5237记录已过期宏利大厦1#低压变电所运行记录5219记录已过期写字楼进出人员登记保安部记