日月光半导体推动知识管理案例

1、日月光半导体推动知识管理案例日月光半导体推动知识管理案例建构知识管理制度Z访问各厂商完毕Z后，参照知识管理理论并将实务界的做法 归纳成实务界知识管理理想架构图，命名为双环路知识管理架 构。在实际访谈多家半导体厂商，我们发现每家公司所做的知识 管理都不太一样，其实只是知识管理的切入点不同而已。首先要 探讨的是，企业是否真的需要知识管理？知识管理是需要耗费公 司成本的，公司投入的资源必须考虑所能得到的效益，而这通常 也是最难的部分。依决策者的长瞻性眼光而定。知识管理可以缩短新人训练或转调人员的学习曲线，降低重 复犯错的机率，有效提升企业内部解决问题的能力，加快产品的 产出及提升研发速度。最重要的是

2、保存并发展企业的核心能力。需要管理及发展的知识是企业的核心能力（1）（请参照图一 的小括号1,以此类推）。由企业的核心能力再发展成企业所需要 的知识地图(2) o知识地图的目的是为求发展企业的核心能 力，并非为了管理企业的能力。知识地图可以告诉企业，核心能 力的知识分布情况如何。如：每一类知识有多少文件？其品质如 何？企业由此知识地图对其核心能力的知识掌握可以一目了然。企业的知识地图明确Z后，就要开始促动组织学习的文化(3)。将组织促动成学习型组织。建立学习社群以促动组织的学 习的气氛，企业常见的正式做法有成立跨厂(部门)技术委员 会，最佳实务典范(Best Practice) o非正式的做法

3、通常是由读 书会或成立主题式实务社群。再来才是知识数据库的建立(4) o就算企业的知识工作者本 身愿意分享所学，但是本身并无知识创造的能力，也是徒然。例 如教工程师解决问题Z知识的再应用(5)是知识管理最重要的一环，在这个阶段可 以将知识系统与企业的日常管理活动结合。每一个知识利用的循 环皆要有可以对原有知识回馈的管道，如此才能像站在巨人的肩 膀上改善原有的知识。知识再应用的实务的做法，如：厂内发生 异常事件，需产出异常事件处理的文件并在知识分享会议上研 讨。又如：厂内降低成本的技术累积成一技术设计指引，供日后 研发新产品的参考。企业所需要的知识地图（2）会在知识应用的 过程屮不断地被修正，更

4、重要的是，企业的知识地图有没有跟随 着企业的策略及核心能力（1）的变化在调整？建议每年由高阶主 管订定企业策略方针时一并检视。企业知识的建立及再应用，光靠组织文化的促动是无法持续 及维持的，所以有赖管理制度的支持（6）。知识是没有办法被制 度所创造的，但是却可以帮员工拿掉一些创造的障碍。如：世界 先进公司在新竹科学园区成立希望园区，以公司私有的资源，支 持并营造整个园区的知识管理气氛。藉以激发竹科各大厂知识工 作者的创造力。当知识管理的气氛已经被促动了，再来就需要将 员工知识的产出纳入考核，比例约10%、25%。或是奖励产出优良知 识的员工。如此做法成为企业员工的习惯之后，企业的创造活力 将生

5、生不息，随时保持着高度的组织竞争力，这就是实务界的知 识管理全貌。第二篇.知识管理的推动过程：日月光知识管理导入步骤及所 遇瓶颈如何克服日月光于民国九年一月成立知识管理中心， 并非一开始即做推动知识管理的动作，而是经过一系列有系统的 严谨评估作业，将此知识管理推展作业分成七个步骤。一. 确认需求的评估。考量数据的互通运用程度.外部运用需 求.技术传承的必要性及对企业的竞争优势的影响性，以确认公司 是否需要推行知识管理。二. 分析企业所需求的知识。分析日月光工程部门的工作程序. 部门工作内容盘点及工作知识需求分析。在此阶段，分析公司在 日常管理所需要的知识及工作所需要的技能，并结合公司策略来 设

6、计所需的知识文件并加以标准化。三. 凝聚高阶主管知识管理共识。在此阶段推动知识管理的人 员需不断地向高阶及重要干部沟通，告知关键人员知识管理的重 要性及必要性。推动人员需要极大的耐性，沟通失败了还是继续 再沟通。四. 重要知识文件标准化。由工作盘点得到应用性最高.对客 户价值最高及对制程管理最实用的文件予以标准化。日月光工程 处挑选了三种文件，依序为异常管理报告项目结案报告及在职训 练教材文件。五. 知识管理制度的设计。在每个阶段的进行当中，是需要高 阶主管的支持以及推动知识管理单位不断地促动组织学习的气 氛，但促动Z后也需要管理机制的支持，故知识管理制度的设计 朝向三方面。知识再利用的要求.

7、训练制度对文件评价及文件产出 的要求.激励制度及考核制度的设计。六. 知识管理信息系统的导入。这是最后一个阶段，信息系统 背后一定要有完善的知识管理制度，否则再好再贵的信息系统也 无法成功。知识管理信息系统分成多个模块，以确保知识管理制 度被公司的管理机制及信息系统机制有效地运作。七. 知识管理与策略方针验证。日月光每年月份会开高阶主管 研讨会，以拟订出下一年度公司的策略方针。在策略方针订定 后，知识管理屮心将此方针与现有的知识管理的文件方向加以验 证，若是偏离则由技术经理加以修正知识文件的政策及方向。日月光在导入知识管理和其它的公司也是同样地遇到了瓶 颈，但是我们针对每一瓶颈，以耐性及时间逐

8、渐地解决。以下是 我们所遭遇到的问题及解决方案，可供其它推动知识管理公司参 考。一. 员工的向心力的丧失。当初日月光在推行知识管理时，适 逢全球不景气之际，公司全面减薪政策间接造成员工士气低落。 当时高阶主管不断地与重要干部沟通，知识管理是未来竞争力所 在，不论如何都需要坚持下去，所以将原有的推展速度由三个月 放慢至六个月。二. 高阶主管的期望心态。每当公司发生品质重大异常或是客 户重大抱怨时，高阶主管会对知识管理抱持着迟疑的态度。此时 可以让高阶管看到几个短期指标，如文件件数的推移图.文件的阅 读人数及文件的品质。三. 在文件及重点数据库的挑选。如何挑选价值最高的文件及 应用率最高的文件是需

9、要知识工作者的主管的共识。知识管理中 心需要准备i份文件各项重点说明及示范文件，并要求使用者撰 写文件时要参考Z前的文件内容及写法。四. 在管理制度的设计上。文件的再利用若是没有跟日常管理 制度结合，使用者是不会去看前面的文件的，故管理制度会要求 使用者一定要去看知识管理系统内的文件，但是只要与管理制度 有关就会有责任的问题，当问题再发时，员工会怪罪于管理制度 不近人情，故在此关键点，管理制度需要设计地相当地宽松，但 执行起来却要严格。五. 知识文件纳入绩效考核的设计。知识文件纳入绩效考核内 会让知识管理成为必要的工作，但是员工日常的工作原本就已满 载，要他们多做此事会造成工作负荷的增加，故考

10、核设计可改成 自主管理项目，也就是成为自发性的工作。不做并不扣分，但有 做就有加分。在每个月会选出前当月份最优者前名，由高阶主管 在主管月会上颁发纪念品以示嘉奖。六. 信息系统的文件分类问题。由公司主要流程来做主要分 类，这是由于公司的主要流程极少变动。第三篇.知识管理制度的建立：日月光知识管理制度设计一. 如何设定日月光技术部门所需要的知识文件呢？可以参考公司每年由高阶主管在月份完成的策略方针。各部 门在同时订出各专业技能项目时，此时会指定文件撰写的工程 师。其频率约平均每位知识工作者每季需完成一份专业教材与两 份个案文件。二.（一）异常管理报告：当制程产生异常时工程师所需要撰写 的报告，异

11、常的定义为该品质的水准低于产品平均品质值的3Know How的重要文件。（三）在职训练教材：为工程师在专业领域需要学习的专业 知识，无法由外部提供或购买所得，需由公司内部人员逐项建150份专业 教材，完整为600份教材。三. 知识管理制度设计在每个阶段的进行当屮，是需要高阶 主管的支持以及推动知识管理单位不断地促动组织学习的气氛， 但促动Z后也需要管理机制的支持，故知识管理制度的设计朝向 三方面：（一）知识再利用的要求。文件产出后若没有人会再度利用 该文件，则仅是浪费资源而已，故日常管理制度会要求员工发生 异常或新开出项目时应先参考Z前的项目。若是异常案件再发 时，会有责任的问题。当异常发生时

12、，会在厂内的知识分享会议 上当做个案研讨。一件异常案件发生时，若未有此案件的分类， 是为经理人设计文件分类不够详实的责任；过去有类似的案件， 但工程师未曾阅读，则属于主任纪律要求的责任；过去有类似的 案件，工程师有阅读，但仍然发生，则属于工程师的责任。（二）在训练制度上则要求在认证前需要阅读相关的文件， 阅读完毕时需对该文件给分及该文件优缺点的建议，此视为文件 的阅读记录。工程师平均每季要完成份文件的阅读，在取得当季 的认证前，需要对其屮一份文件加以更新版本或新增一个案分 析。文件的去芜存菁由此与日常管理制度连结在一起。（三）激励制度及考核制度的设计：每个月定期公告文件产 出及文件品质（由所有

13、文件阅读者给分的分数）排行榜，当月最 优者前名则由高阶主管在主管月会上颁发纪念品以示嘉奖。另外 尚有绩效考核的设计，文件产出在考绩比重依职务的不同占比重 约 10%15%。四. 文件如何有效地去芜存菁（一）促动方式。每月定期公告知识文件的排名，每季提报 最优前三名由高阶主管颁发奖金并公告全公司以示嘉奖。（二）由阅读者给分方式。在公司日常管理及训练制度会要 求使用者阅读相关的文件，才能取得认证或晋升的资格；在阅读 文件完毕，文件阅读者给文件的分数及建议视为一种阅读记录。（三）在日常管理制度及训练制度会要求取得认证或晋升人 员在其当季学习的知识里头挑选一主题，对此文件作有系统地强 化，文件因知识管

14、理与此制度的结合而强化。第四篇.知识管理信息系统：日月光如何导入知识管理信息系 统知识管理信息系统导入并不是一蹴可几的事，而是要逐步地导 入，依日月光公司导入的过程分成九大步骤：一. 取得重要干部的支持及共识，在这个阶段仅要让这些关键 人员知道知识管理是很重要就已足够。但在这一步骤花费的时间 会是最长的，日月光公司本身的经验约蕴酿半年才有共识。二. 确保文件已标准化及知识管理制度完善。若是这两者不成 立，知识管理是不可能会成功的。在知识管理制度的设计，特別 是文件的分类一定要非常地完善，通常是以该公司的主要流程为 主，而非以产品为主，因为主要流程是固定的，很少再扩增，而 产品则会不断地新增。在

15、信息系统里，分类要很清楚或很快地让 使用者可以找得到，最好使用共同的标准分类。三. 确认使用者的需求功能及知识管理系统应该具备的功能。 在此阶段，系统分析师与知识管理屮心人员共同将知识管理系统 的规格书完成。完成规格书时，需要各单位主管进行会签，以确 保知识管理信息系统是符合各单位要求的。四. 信息系统初步完成后需召集使用者种子人员来学习信息系 统，学习过程中重视实作，若是在教学过程屮，将其拍成影像文 件或录制动画，可以日后放在网络上供新人学习。学习后要求在 一周内要有实际的文件上载.签核及系统使用记录。种子人员回去 之后再教其它人员如何上载.搜寻及修订文件。五. 信息系统试用期时间约三周，要求日后每一个可能的使用 者尽量试着去使用整个系统，每周公布各使用者Z系统使用情 形；一直未上线的使用者需告知其直属主管并由系统推广人员个 别辅导之。六. Z应用文件，只要 制程发生重大异常，皆需要由工程师完成此报告。七.八. 公告文件数量及品质排行榜。数据库开放后，使用者不一 定会去看每一份文件并给予评分，于是知