物业档案管理

1、物业档案管理随着物业管理专业理论课程学习的结束， 我很荣幸开始参加学校 安排的实心，在物业管理公司进行实习。在实习期间，我对档案管理 进行了实心。在实心中，我在管理处指导都是的热心指导下，积极参 与物业管理相关工作，注意把书本上尝到的物业管理理论知识对照实 际工作，用理论知识加深对实际工作的认识， 用实践验证所学的物业 管理理论，探求物业管理工作的本质与规律。简短的实习生活，既紧 张，又新奇，收获也很多。通过实习，使我对物业管理工作有了深层 次的感性与理性的认识。虽然公司成立时间尚短，但各方面的管理层人员大都具有十年以 上专职物业管理经验。经北京市小区办批准，公司取得了合格的物业 管理资质。去

2、年，由本公司负责物业管理的小区还被丰台区命名为优 美环境小区。回顾实习生活，感触是很深的，收获也是很丰富的。实习中，我 对档案管理工作的开展有了进一步的了解，分析了管理处开展物业管 理有关工作的特点、方式、动作规律。我在这里虽然主要只是实习档 案管理方面的工作，但是通过这几周，我也对其他的管理工作有了一 些了解。在招聘员工这一工作上，物业管理公司严格把关。招聘的管理人 员必须毕业于物业管理专业；招聘的维修人员必须是具备相关技术条 件的多面手，并持有上岗证；招聘的安保人员须属退伍军人，对 其身高、体能、知识、品格、心理等都进行严格考核挑选。做好员工 的入职、在职培训工作。物业是物业形成、变迁和管

3、理工作中的历史记录。因此物业档 案管理是物业管理工作的重要组成部分。物业档案是指关于某物业所有的包括过去和现在的一切活动中 所形成的，具有参考价值，应当归档保存的各种文字、图表、声像等 不同形式的历史记录。1、物业档案的内容：物业档案的内容主要由物业设计施工图、 物业产权档案的物业卡 片三部分组成（简称图、档、卡） 。此外，根据物业管理的工作需要 所编制的各种帐册和表格也属于物业档案资料的内容。 物业设计施工 图是一种反映物业现状的图纸， 在物业大修或改建时， 它们反映了物 业 的功能和结构等的变化情况，使之成为与物业的现状相吻合的专 业图纸：是物业使用、保养、维修的重要依据。物业管理公司可以

4、通过图纸了解物业的分布， 占有、结构、面积、 层数、建成年份以及各户房屋与土地的权属范围和面积， 了解物业使 用、维修、改建后在结构与功能上的变化情况，为正确使用和维护物 业提供了重要依据。2、物业档案的特点：专业性、动态性、真实性、价值性、法 律性、3、物业管理档案的要求：物业档案管理工作是一项动态性较强的管理工作， 当物业的产权 发生移动或房屋现状因大修、 改建等原因发生变化时， 各种物业资料 时进行变更异动，才能保证物业资料的准确、完整、事实、真正反映 物业的状况。 为此，物业档案管理要求做到规范化、 科学化、经常化。 具体的要求：1) 收集资料要全面；2) 整理资料要规范；3) 保管资

5、料要科学；4) 变更资料要及时；5) 使用资料要得当；6) 统计资料要准确。4、物业档案的收集收集的实质就是集中， 收集工作是物业档案管理工作的起点， 是 一个重要一切，物业档案收集的要求是：1) 纳入计划、明确责任；2) 内容要齐全、完整、准确、翔实；3) 形式要标准规范；4) 载体要丰富。5、物业档案的整理1) 物业档案的整理要求： 整理工作就是将牌零乱状态和需要进一步条理化的档案进行基 本的分类、组合、排列和编目，使之系统化。要求做到：分类科学，组卷合理，排列有序，保管期限准确，装订整齐、牢固，案卷封面、脊背、卷内目录和备考表（异动记录）填 抽准确、字迹工整、图样清晰，载体和装具质地优良

6、，便于保管和利 用。2） 设备档案管理： 设备的标识、建帐和的管理： 设备的标识：所有设备实现单机悬挂设备卡 ，标识该机编号、技术资料、 责任人、运行状况等。 设备的建帐：建立机电设备台帐 ，台贱内容包括：设备名称、统一编号、 瑾、生产厂家、技术资料、保养人等。 设备资料的归档： 每台设备将被依次编入：每台设备所涉及的设备检查保养计划 表、设备检查保养表、 机电设备维修保养记录表及说明书、 合格证等。 设备的编号：进入 21 世纪，随着改革的不断深化， 档案工作也随之发生变化。 面对新时期档案工作的需要，如何做好管理工作，笔者认为，应从以 下几个方面抓起。一、搞好档案工作，领导重视是关键。一个

7、单位的任何一项工作， 都必须有领导的重视， 才能使这项工作顺 利开展；如果领导不重视， 许多具体的工作都会困难重重。领导对档 案工作的价值和认识程度， 决定着他们对档案工作的态度， 从而在很 大程度上决定着档案工作的发展。 因此，把档案工作列入领导的议事 日程，是时代发展的需要， 是规范档案工作的需要。对档案管理人员 来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去 争取领导的重视。 如果只是一味的指责、 埋怨领导不重视档案工作也 是很难做好的。 要使一个单位的档案工作有起色， 领导和档案人员都 必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效 率、工作质量、工作成果是

8、决定档案工作好坏的根本原因 。这个根 本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用。那么 应如何发挥主观能动性，去争取领导重视档案工作呢？1、爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作， 很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。 因此作为一句 档案工作人员首先要热爱本职工作， 忠于职守， 在领导和群众以上中 留下一个好的印象。2、积极宣传，使领导增强档案意识。有些单位领导对档案工作 重视不够， 很多都是因为缺乏档案意识， 认为档案工作在一个单位里 不是生产一线， 可有可无， 对领导加强有关档案方面的宣传是十分必 要的，要经常把文件、材料给领导看，次数多了，自然会在领

9、导的脑 海里留下痕迹， 产生作用。尤其是一些与本单位密切相关的材料，很 可能会使领导看后受到启发， 并在实践中力图仿效。 要经常向领导汇 报档案工作情况， 多谈一些搞好人从档案工作对单位的益处， 诱导和 启发领导重视档案工作。 要努力服务， 作为一名档案人员主要是及时地提供信息。使档案发挥其作用，从而更好地为单位的发展服务二、实现档案管理现代化随着改革的深入发展， 档案管理面临着许多亟待解决的问题， 诸 如档案数量越来越多， 数量的庞大给保管和提供利用带来困难： 管理 方法手段的落后直接影响档案的质量， 只有实现档案管理现代化， 才 能有效地解决新形式下出现的新问题。1、加强管理意识。档案管理

10、是一门专业性很强的工作，他要求 管理人员既要有高度的工作责任感， 良好的职业道德， 办事细心的工 作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、 科技知识，是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本 技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野， 优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。2、掌握现代化管理技能，提高综合素质。以前，档案材料的形 成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以 手工抄写为主。 而电子计算机技术在档案中的运用， 可以系统地完成 文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使 文件的形成

11、、运行、转换等各个环节与造化办公衔接起来，这种现代 化抗美援朝手段和先进操作管理技术， 都迫切需要档案工作者去掌握 和运用。档案数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档 案工作者的必然方向。 所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作， 边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识。信 息文化的学习掌握上， 努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才3、利用现代化技术，整理档案。档案汇集着大量的指示，也记 载着丰富的信息， 成为一种丰富的信息资源。 但档案的整理工作繁琐， 重复劳动多，劳动强度大。 而利用计算机等现代化手段整理档案，则 可以收到事半功倍的效果。 一是

12、人工立卷时， 立卷人根据自己的理解 对文件进行分类， 尽管都依照统一的标准， 但因每个人的理解能力不 同，对同一个文件有不同的分类， 因此不可避免的产生分类不准的现 象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工 立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来， 作为以前的那种以 “卷 “为单位时案卷目录这一检索工具的替代物， 也可按文件形成的先后 顺序排列打印， 既降低了人为因素在文件归档工作中的影响， 又发挥 计算机的优势，减少了手工操作，提高了工作效率。更好的报务于社 会。三、提高档案人员业务素质，加强继续教育。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量， 为 了使档案

13、工作人员能够适应档案工作的需要， 首先要充分发挥档案工 作人员的积极主动性、 创造性， 努力提高档案人员的知识水平和管理 能力。由于设备的现代化， 档案种类和载体的多样化，管理方法要不 断改革，因此， 对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作 能力等方面都提出了新的更高要求。 原来那些传统的业务知识与工作 方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽 快培养一批既能掌握新技术， 又能熟悉档案专业知识的人才， 才能完 成档案管理现代化的任务。1、提高认识水平，强化继续教育。发展继续教育需要解决的问 题很多，首先， 要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教 育在档案事业

14、发展中的战略作用和实际意义，认识档案事业的发展， 档案服务质量的提高， 其根本在于档案人员整体素质的不断提高； 基 次，21 世纪的档案管理工作者的机遇挑战并存，必须真正启动档案 人才工程，培养世纪人才， 将档案管理工作者的继续教育列入重要的 议事日程。2、加强制度建设，建立相关运行机制。可以说，加强制度建设， 建立良性运行机制是开展档案工作者继续教育的关键和保证。首先， 要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖 励制度；其次， 要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制 可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感， 主动地参加定期的继 续教育，更新知识，提高业务能力和水

15、平。比如，档案管理工作者上 岗前和轮岗后的岗位培训， 档案专业技术人员获得的专业技术职务可 由终身有效改为动态管理， 这样，便可以激励档案工作者增强参加继 续教育的主动性和积极性。3、明确继续教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校而言， 继续教育具有更直接的目的性、 实现性和时效性。 继续教育应从实际 出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行。坚持“学用结合、 按需施教、重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。第一，档 案专业知识。继续教育应给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第 二，相关学科知识。档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历 史学、心理学、行为学、公共关系学等，档案工作者的继续教育应注 重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科技技 术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一， 档案工作者应加强对信息技术、计算机、