收发文管理制度

1、为进一步做好我公司的收发文处理工作，确保文件能够及时上 承下达，发挥承上启下的枢纽工作， 提高工作效率， 规范收发文工作， 就收发文作如下规定。一、收文处理程序收文处理的程序： 收文、登记、拟签、 阅批、分流、承办、 归档。1、收文登记。凡是从外部送达本公司的文件，包括上级来文、公司内部来文、 其它来文（传真、信函和其它文字材料），一律由公司前台文员负责 签收，根据文件内容对其进行整理登记 （附件一）外来文件登记表 ， 并填写文件传阅卡（附件二）报行政部负责人拟签分流。2、文件拟签行政部负责人对前台文员报送的文件提出处理意见后， 及时交呈 阅领导。3、文件阅批来文经行政部负责人拟签后， 承办文

2、员应按来文的拟签意见及时 呈送领导及相关部门阅批， 阅批的文件应在 3 日内签批并退回行政部， 紧急文件应于当日批后退回。4、文件承办行政部综合文员按照领导阅批指示， 及时向其他领导或有关部门 转交。文件需转交的部门在行政部文件传阅卡上签字后给本部门 留复印件一份，接收部门需按照领导阅示意见办理。 承办：政府机关 要求办理、 领导批示办理及其它需要办理的公文由有关部门承办。 属 部门职责范围内的事项由该部门办理。 各有关部门收到公文后按规定 期限及时办理。涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部 门协商办理。 需报请上级领导批准的事项， 由承办部门提出办理意见 并代拟文稿，交行政部负责人

3、签发上报。5、文件归档所有文件统一归档行政部综合文员。二、收文、传阅工作要求1、对所有的文件、资料，行政部要责成专人负责登记和保管。要注 重收文工作的时效性，做到规范化、制度化。2、传递文件资料须遵循先领导后部门、先行政部后主办部门原则。3、对领导批示急办的文件，有关部门要及时办理，并将处理结果呈 报相关领导。对于需要承办的急件， 前台文员须在收文当日完成登记、 拟签、阅批、转交承办部门的程序。4、文件在转递时要办理交接手续，移交人和接受人均要在各自的收 文簿上签字登记，以分清责任。5、各部门所承办的文件、资料要妥善保管，不得丢失，年终归档。6、所有收文均应在行政部登记编号（详见附件三），个人

4、不得保存 文件正本。 外出开会带回的文件， 汇报或传达工作后应及时交行政部 登记编号传阅，不得滞存。7、要严格执行保密规定，所有的重要文件和资料不得随意放置，不 得私自带到公共场所。三、发文处理程序公司所发出的一切文件材料，统称发文。发文处理包括:拟稿、核稿、会签、签发、打印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。1、拟稿就是草拟文件的初稿。 这是发文处理的第一道程序， 是关系到文 件质量的基础工作，必须十分认真细致。公司公文、日常业务和事务 性的文件由行政部综合文员负责拟稿； 各部门负责人以公司名义起草 的文件 , 一律交公司行政部综合文员按正式文件的格式填写发文审 批卡（祥见附件四 ），经行

5、政部负责人审阅核稿后交公司领导审批 , 根 据文件的急缓程度统一安排打印 , 打印后的文件校对由公司行政部 负责把关 ,力求不出差错或少出差错。 文件起草要字迹清楚 ,不得涂改。2、核稿即对文件草稿进行审核。由行政部负责在草稿未送主管审批之 前，依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。3、签发各职能部门需以公司名义发文时，部门负责人在发文审批卡 “拟稿部门”栏签字；凡涉及到其他有关部门事宜，要事先与有关部 门会签，核稿或会签后送行政部。4、会签签发是公司领导对文稿的最后审批， 文件草稿经领导签发后， 即 成为最后定稿，文件据此生效。5、编号 （祥见附件三 ） 文稿经公司领导签发

6、后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式规定的方法编排， 一般包括发文代字、 发文年号和该年 度发文序号三部分组成。6、校对校对是文件制发过程中的一个重要环节， 也是行政部的一项重要 工作职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进 行，三校最好由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行 认真仔细地校对，连标点符号也不能放过， 把住文件制发的最后一关。7、打印即对经签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到：1）必须以经签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动， 确需改动的要报经签发人批准。2）注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。3）注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底 板、清祥、废页也要管理好，防止泄密。8、盖章即在制成的公文上加盖机关印章， 这是公文生效取信的凭证。 用印要做到端正、清晰、位置恰当。9、分发发放文件时，必须建立发文登记簿 （详见附件五），严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错。1