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文档简介

1、1.0目的保证业主档案、维修档案得到有效管理、杜绝损坏、遗失，为后期查阅留下有效的依据。2.0适用范围适用于清湖物业所辖项目园区的业主档案、维修档案的管理。3.0工作程序3.1业主档案档案类别商铺住宅车库/车位存档内容入住通知单销售合同（契约）入住文件维修基金发票装修档案（如装修申请表、装修许可证等）房屋查验单艾更备忘录（如违章通知单、室内结构变动记录等）重要资料（涉及到赔偿、投诉处理等）消防责任状商铺营业执照复印件商铺从业人员的登记表入住通知单销售合同（契约）入住（前期物业服务合同、业主临时规约、业主家庭情况登记入住通知单销售合同（契约）入住文件维修基金发票房屋查验单管理协议（如停车场车位服

2、务契约等）车辆资料简介（车牌号、名牌、颜色、照片等）表、装饰装修管理协议、装修消防安全承诺书、业主入住房屋验收记录、业主入住办理汇签单、业主领取物品备忘、入住资料签收单维修基金发票装修档案（如装修申请表、装修许可证等）房屋查验单变更备忘录（如违章通知单、室内结构变动记录等）重要资料（涉及到赔偿、投诉处理等）其它相关资料（如：各类社区团体活动登记表、与住户相关资料/照片等）管理要求租用商铺在租用期间的相关资料，在租期结长-年后删除商铺工作人员的资料随时变更当商铺更换房主时需重新签署所有资料物业广权艾更后：保留：原业主档案中仍然生效的资料售出车库/位广权笠更后：保留原档案中仍然生效的资料（入住通知

3、单、入住文件、维修（如：入住通知单、房屋查验单、变基金发票、房屋查验更备忘录、维修基金发票、装修档案、单等）更新：管理协议和车物业相关重要资料等）更新：重新签署并保存入住文件、索辆相关资料，索取新的销售合同。租出车库/位使用变更：一直管理协议和车辆相关资料取销售合同的复印件、建立新的装修档案资料、根据实际情况保存新产生的重要资料和其他资料。因工作需要公司人员查阅业主档案时，必须通过项目经理，外来人员未经管理项目经理允许不得私自查阅业主档案，如有法律部门（法院、公安局等）需查阅时，要出示相关证件（如工作证等）项目经理批准后在客服主管的协助才可查阅，借阅时填写档案借阅登记表在接收、移交档案或因工作调动岗位时，必须填写文件交接清单。业主档案存档期限一一永久，有新增资料随时补充；所有档案资料需删除作废前，须按公司经项目经理审批后进行作废。类别编号根据项目实际情况编制求仓斤以项目实际情况操作，可采用以楼号、对讲呼叫号等为依据进行编制3.2维修档案存档内容管理要求注息事项业主维修登记表维修操作单每月底工程维修部人员将本月维修操作单按户投放至业主维修档案中，并填写业主维修登记表外来人员需要查看时，须经主管负责人批准后，方可允许借用人查看及复印，借阅时填写档案借阅登记表当部门档案管理人员发生变更时，需填写文件交接清单，由部门负责人进行监督，并按公司要求进行

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