备品备件及大宗物资管理办法规定批准版(共41页)

1、备品备件及大宗物资管理办法规定批准版生产管理 Q/BEIH-215.09-32-2010北京能源投资（集团）有限公司企业标准Q/BEIH-215.09-32-2010备品备件及大宗物资管理办法Administrative Procedure of Spare Parts2010-12-30发布 2010-12-30实施北京能源投资（集团）有限公司 发 布目 次前 言III1 范围12 规范性引用文件13 术语和定义14 职责15 管理活动的内容与方法25.1 生产物资管理网络平台建设及使用25.2 备品备件计划编制45.3 供应商的选择及管理55.4 备品备件及大宗物资采购75.5 备品备件及

2、大宗物资的检验、入库及结算85.6 备品备件及大宗物资领用96 检查与考核9附录A(规范性附录) 集中采购目录10附录B(规范性附录) 供应商申请入网认证需提供的资质文件12附录C(规范性附录) 供应商基本情况登记表13附录D(规范性附录) 供应商主要产品登记表14前 言本标准是根据北京能源投资(集团)有限公司（以下简称“集团公司”）标准体系工作的需要编制，是企业标准体系建立和实施的个性标准，目的是发挥集团化管理优势，优化资源配置，实现资源共享，实施阳光采购，加强战略合作，实现集团整体效益最大化，进一步明确管理职责，以及管理活动的内容、方法、检查与考核，从而规范备品备件管理流程，加快企业标准体

3、系的完善。附录A、附录B、附录C、附录D为规范性附录本标准由集团公司电力生产经营部提出并归口管理本标准起草单位：电力生产经营部 北京国际电气工程有限责任公司本标准主要起草人：边防 李茂松本标准主要修改人：侯小龙 本标准审核人： 金生祥本标准复核人： 刘海峡本标准批准人： 郭明星本标准于2010年12月30日首次发布V生产管理 Q/BEIH-215.09-32-2010 备品备件及大宗物资管理办法1 范围本标准规定了京能集团的备品备件及大宗材料管理工作的内容和方法。本标准适用于集团公司、分公司、全资、控股发电企业的备品备件管理工作。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日

4、期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。Q/BEIH-215.09-03-2010 备品备件及大宗物资管理流程Q/BEIH-202.02-13-2010 招标采购管理办法3 术语和定义下列术语、定义和缩略语适用于本标准：3.1 备品备件备品备件指发电企业生产所需的零部件和其他物品。3.2 事故备件定额指在一定条件下，依据生产实际情况确定的，保证设备在发生意外事件后满足抢修需要，使生产设备尽快投入正常运行所需储备备件的最低数量标准。3.3 集中采购目录通过对生产物资消耗数量进行统计分析，对用户较多、消耗数量较大，便于通过集中规

5、模采购有效降低采购成本的生产物资清单。按附录A的分类分批进行集中采购，首先集中采购第一批物资，其他批次逐步推进集中采购工作(目录详见附录A)。3.4 大宗物资为保证正常生产所需要的单位价值大或需求总量大的物资。4 职责4.1 电力生产经营部4.1.1 本标准的归口管理部门，负责制订并定期修订本标准。4.1.2 对标准执行情况进行指导、监督、检查、考核，确保本标准有效执行。4.1.3 审核国际电气及发电企业年度、季度备品备件及大宗材料计划及总结。实现对物资的有效调配。4.1.4 负责审核集中采购目录。审核合格供应商名录，并对其履约情况进行监督。4.2 安全与科技环保部4.2.1 对生产物资管理网

6、络平台建设、维护及管理工作进行指导、监督。4.3 北京国际电气工程公司（以下简称国际电气）4.3.1 在电力生产经营部的指导下，代表集团行使生产物资采购及管理职能。负责集团公司生产企业大宗通用物资的贸易和配送；负责集团公司生产企业备品备件的采购和配送；负责集团超市（配送中心）的建立，开展销售代理业务（以进口产品为主）和进口代理业务，为集团公司提供成套服务。提高廉洁自律意识，加强廉政建设。4.3.2 根据本标准组织实施生产物资管理网络平台建设、维护及管理，编制集中采购目录和物资编码。4.3.3 组织编制定额及储备方案，实施集中采购，实现物资合理调配。4.3.4 对发电企业生产物资业务进行监督指导

7、。4.3.5 每季度首月的15日前将上季度集中采购的备品备件及大宗材料采购采购、库存、使用情况进行总结报集团电力生产经营部。每年1月15日前报上年度采购、库存、使用情况总结。4.4 财务与产权管理部4.4.1 根据集团公司整体安排组织审核发电企业财务预算和结算，实现全面预算管理。4.4.2 组织编制和审核会计、统计报表，向上级报告相关工作。4.5 北京京能国际能源股份有限公司（以下简称京能国际）及北京京能能源科技投资有限公司（以下简称京能科技）4.5.1 参与审核所属发电企业年度、季度备品备件及大宗材料计划和总结。4.5.2 参与审核集中采购目录、合格供应商名录，并对其履约情况进行监督。4.6

8、 全资、控股发电企业4.6.1 根据本标准对本企业备品备件及大宗物资进行管理，编制本企业备品备件及大宗物资管理实施细则。4.6.2 根据集团公司的总体安排，开展生产物资管理网络平台系统建设。4.6.3 参与集团统一采购招投标工作，对“三公”工作进行监督，确保产品质量，有效控制成本。4.6.4 业务上接受国际电气的指导和监督。提高廉洁自律意识，加强廉政建设。4.6.5 每季度首月的15日前将上季度集中采购的备品备件及大宗材料采购、库存、使用情况进行总结报集团电力生产经营部，京能国际及京能科技所属发电企业要同时抄送给京能国际及京能科技。每年1月15日前报上年度采购、库存、使用情况总结。5 管理活动

9、的内容与方法5.1 生产物资管理网络平台建设及使用5.1.1 由国际电气牵头负责建设集团生产物资管理网络平台，建立物资管理信息系统。发电企业所需备品备件及大宗物资全面实施网上采购、领用及调剂，实现网上发布采购信息、报价、比价、发售标书、结果公示、形成合同等，实现对库存的管理、调剂使用等业务，将供应商纳入集团生产物资管理网络会员管理。5.1.2 生产物资管理网络平台的建设应充分发挥集团公司整体优势、保证物资供应、降低采购成本、调动多方积极性、促进廉政建设、提高集团公司竞争能力。确保物资采购工作“公开、公正、公平”，实现阳光采购。5.1.3 平台建设及维护费用由国际电气及发电企业分摊。服务器端由国

10、际电气承担，客户端（硬件、软件）由发电企业承担，每年发电企业向国际电气支付客户端维护管理费用，以维持物流管理业务的正常运转。5.1.4 实现的主要功能：5.1.4.1 物流决策支持功能：根据计划、采购、储备、消耗等数据，进行科学的统计分析，找出规律，做出趋势预测，为各级管理人员的物流决策提供科学依据。5.1.4.2 库存管理功能：建立主要物资统一编码的库存数据库，通过信息共享实现资源共享。5.1.4.3 计划管理功能：物资采购计划申报、汇总、审批。5.1.4.4 利库调剂功能：发电企业申报的采购计划按照统一代码进行管理，在物资虚拟库内自动运行平衡库存程序，以消耗各企业长期积压的库存物资。亦可直

11、接发布调剂需求，实现人工调剂功能。5.1.4.5 网上采购功能：满足各级采购组织各种方式的采购需求，可直接发布技术要求等资料，通过网上交易平台，实行阳光采购。特殊情况(如紧急事件处理、抢险救灾等)网下采购的，事后须在网上补填相应流程与资料，并与网下采购的过程及形成的文件保持一致。5.1.4.6 供应商管理功能：对供应商的资质、产品质量、服务质量等进行动态评价。5.1.5 建立网络接口，物资管理网络平台要考虑与其他信息系统建立数据通讯的可能，以便于共享物资信息。5.1.6 整合发电企业的物资基础数据、库存及采购计划等。信息传输通道建立后，发电企业应有专人负责网络接口及信息传输维护工作，保证信息传

12、输的及时、准确、可靠。5.1.7 采用集团公司物资统一代码，代码编制标准由国际电气负责制定。通过网络平台实行代码数据动态传输模式。需要补充编码时，发电企业可在信息整合平台的编码软件中申请，国际电气核准后生效；对原来应用效果较好的本企业物资代码，发电企业可继续使用，但应设专人进行管理和维护，保证代码的准确性和唯一性。同时应在物资管理信息系统中建立与集团物资统一代码的映射表，满足集团公司对主要物资实行集约化管理的需要。发电企业在国际电气的指导下，利用物流信息整合平台上的代码映射工具完成代码映射工作。 5.1.8 发电企业的库存数据实时上传到集团公司物资管理信息系统后，通过代码映射表自动完成代码转换

13、，然后流转到库存管理系统，构成集团公司网上虚拟库存，在集团公司系统内资源共享。5.1.9 采购计划生成后，按物资类别执行相应的采购程序。对集中采购的物资进行筛选汇总，由国际电气负责按规定执行招标采购程序；对企业自行采购的物资，由企业自行实施招标采购程序。自行采购、集中采购都应在集团生产物资管理网络平台上进行。5.1.10 严格控制各级用户权限，保证基层企业数据采集的准确、安全。依靠先进的网络传输技术和设备，保证数据传输及各相关系统的安全可靠性；利用先进的数据备份工具和软件，防止数据丢失遗漏。5.1.11 网上业务流程要求的数据、资料应填写应规范、完整、准确，保证整个业务流程的各个环节连贯、畅通

14、。5.1.12 系统的维护及服务保障5.1.12.1 物资管理网络平台24小时在线运行，由国际电气负责系统维护，每月设12天系统维护时间。系统维护宜选择非工作日进行，并提前至少5日通知。5.1.12.2 国际电气应提供业务咨询（系统操作、流程、供应商入网、收费、管理等）、管理服务（办理供应商入网手续、增补或修改数据、数据分析、价格分析等）、投诉及建议的处理。5.1.12.3 发电公司及供应商的基本信息由国际电气设专人负责维护。当基本信息发生变化时需提出书面申请，报国际电气进行更新。5.1.12.4 网上发布信息（非系统根据业务流程自动发布的信息），须经国际电气相关管理人员审核后发布。5.2 备

15、品备件计划编制5.2.1 发电企业应在每年8月底前，根据生产实际需要制定次年备品备件及大宗物资需求计划报集团电力生产经营部、财务部审核。京能国际及京能科技所属发电企业要同时抄送给京能国际及京能科技。制定需求计划时应以实现企业的目标利润为目的，对生产、成本等进行预测，实现全面预算管理。5.2.2 日常维护备品备件及大宗物资计划：发电企业根据资金使用情况和日常维护计划制定季度采购计划，由发电企业主管生产领导批准，于每季度末月10日前编制完成，报集团电力生产经营部审核, 京能国际及京能科技所属发电企业要同时抄送给京能国际及京能科技。集团批准后发电企业将集中采购目录内的物资清单，报送由国际电气按季度采

16、购。5.2.3 事故备件计划：事故备件按年度采购，每年8月底前各发电企业根据本企业设备情况和资金使用情况提出备件计划，经主管生产领导批准后完成编制，报集团电力生产经营部审核，京能国际及京能科技所属发电企业要同时抄送给京能国际及京能科技。集团批准后发电企业将集中采购目录内的物资清单，报送国际电气统一采购。根据备件特点可采用自行储备、联合储备、代行储备等多种方式。联合储备的备件，由集团电力生产经营部和国际电气根据实际情况调剂使用。5.2.4 各级检修备品备件计划：A级检修所需备件计划应至少提前6个月制定，其它级别检修的备件计划至少应提前3个月制定，并经过主管生产领导批准完成编制，报集团电力生产经营

17、部审核，京能国际及京能科技所属发电企业要同时抄送给京能国际及京能科技。集团批准后发电企业将集中采购目录内物资清单，报送国际电气统一采购。5.2.5 专项大修及重大技术改造备品备件采购应与项目准备、实施工作同时考虑。5.2.6 进口备品备件应提前至少6个月提出采购计划。5.2.7 所有备品备件及大宗物资计划各发电企业应清晰注明备件名称、规格型号、单位、数量、预估金额、到货时间以及需要的特殊检验要求等。凡是只有图号的备品备件一定要向制造厂家核对材质、尺寸，避免因厂家设计变更造成错误。5.2.8 发电企业在提交备品备件及大宗物资计划时，要充分考虑供货周期和使用时间，同时避免储备占用过多资金。5.3

18、供应商的选择及管理5.3.1 通过对供应商的管理，使供应商提供符合质量要求、价格适宜的备品备件及大宗物资，保证售后服务，保证生产的正常进行。5.3.2 国际电气作为集团生产物资管理执行部门，行使对供应商的管理职能。5.3.2 供应商必须通过资质认证方可办理加入集团生产物资管理网络手续，入网的供应商才具备向集团公司各发电企业提供产品及服务的基本条件，国家对供应商的资质有专门规定的应依照执行。5.3.3 国际电气负责提供供应商，发电企业也可推荐供应商。集团电力生产经营部组织国际电气、京能国际、京能科技与发电企业共同对供应商资质、产品质量体系、供应能力（设备、设施、人员、技术条件等制造能力、交货期、

19、价格竞争力、服务能力等）审查认证，需验厂审查的由国际电气组织相关方到供应商生产现场进行审查，并出具审查报告。审查合格的供应商由国际电气建立合格供应商名录，连同审查报告一并报集团电力生产经营部审核。同类备品备件及大宗物资至少有三家合格供应商，原则上不超过六家。5.3.4 成为合格供应商的基本条件：5.3.4.1 具有法人资格、具有独立承担民事责任的能力。5.3.4.2 遵守国家有关法律、法规。申请认证前二年内，未发现有违规、违法行为。5.3.4.3 具有履行合同的能力和良好的履行合同的记录。5.3.4.4 具有良好的资金财务状况。5.3.4.5 生产单位有规定的生产规模和相应的技术力量、先进齐全

20、的检测设备，产品性能优良，在同行业中业绩良好，具有售后服务和质量跟踪服务体系。5.3.4.6 经销单位有固定的经营场所，经营产品质量可靠、性能稳定，有相应产品的质量检测报告或质量体系认证证明文件，进口产品的代理商应有国外相应公司的授权书，国内产品的代理商应有相应生产单位的委托书。5.3.4.7 服务单位有相应服务能力，在同行业中业绩良好；具有售后服务和质量跟踪服务体系。5.3.5 申请入网的供应商，应向国际电气提出书面申请，并提供相应的资质文件（见附录B、C、D）。5.3.6 对需验厂审查的供应商，国际电气制定审查项目提纲，根据审查人员审查结果出具审查报告。审查报告应存档保存，作为入网资质文件

21、的组成部分。5.3.7 经审查合格后，由国际电气通知供应商办理入网手续并收取相应入网费用，向合格供应商颁发合格供应商网络成员证。5.3.8 合格供应商的权利和义务5.3.8.1 合格供应商的权利1）具备向集团公司发电企业提供产品及服务的基本资格；2）具备接受国际电气的采购服务、招投标服务、网络服务及有关咨询服务的基本资格；3）参加集团公司网络竞价、询价、招标、采购等活动；4）投诉其他供应商在产品供应中的欺诈行为或营私舞弊行为；5）对供应商认证、评审、奖惩、采购等过程中的违规行为可以向集团公司投诉；6）享有法律、法规等规定的其他权利。5.3.8.2 合格供应商的义务1）遵守国家相关法律、法规；2

22、）遵守集团公司关于物资采购的相关规定；3）为集团公司系统各企业提供符合规定质量标准的采购服务；4）向国际电气交纳入网费、交易服务费等相关费用；5）接受集团公司各级采购及主管部门的监督、管理。5.3.9 对合格供应商实行动态考核和定期评审。发电企业及时将备品备件及大宗物资质量情况反馈给国际电气，国际电气据此对供应商进行评估，取消提供备品备件及大宗物资质量问题多、服务价格不良的供应商的供货资格，并报集团电力生产经营部审核。每年定期资格复审从供应商的基本条件和评价期间的履约行为两个方面进行，复审后国际电气编制审查报告连同调整后的供应商名录一并报集团电力生产经营部审核。5.3.10 对供应商履约行为的

23、评价主要是从供应商的投标合格率、价格情况、供货质量、销售业绩、交货情况、售后服务、客户投诉等方面对其进行评价。主要是考评供应商是否存在下列行为：5.3.10.1 投标违约1）恶意报过低价格；2）报价不符合要求，含品牌不符、生产厂家不符、规格型号不符等；3）投标单位互相串通，搞虚假投标；4）不能按要求日期提供相应产品或服务。5.3.10.2 质量问题1）外观加工粗糙；2）材质不符；3）假冒品牌，假冒厂家；4）质量低劣不符合标准（以国标、部标、行业标准、企业标准为序）；5）假冒产品检验合格证、材质证明书、检验报告等。5.3.10.3 客户投诉1）使用时出现质量等问题，要求到现场协助解决问题时，未能

24、及时到现场；2）使用中发现不符合要求，质量低劣等；3）使用中发现为假冒产品。5.3.11 根据动态考核及资格复审的结果将供应商分为三个级别：优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。评审情况及结果予以公示，评审优秀的供应商可继续具有网络成员资格，并予以表彰；评审合格的供应商可继续具有网络成员资格；评审不合格的供应商取消网络成员资格。5.3.12 合格供应商在经营活动中存在违规行为的，国际电气可根据情况，给予劝戒、警告、延期年审、取消网络成员资格等处罚。5.3.13 网络成员有下列行为之一的,取消其合格供应商资格，永不录用。给集团公司系统发电企业或其他供应商造成损失的，应当依法承担赔偿责任。构成犯罪

25、的，由司法机关追究其刑事责任。5.3.13.1 弄虚作假、隐瞒真实情况骗取集团公司供应商网络成员证。5.3.13.2 伪造、涂改集团公司供应商网络成员证。5.3.13.3 提供虚假认证材料。5.3.13.4 采用不正当手段抵毁、排挤其他网络成员。5.3.13.5 与集团公司系统各企业或者社会中介机构违规串通。5.3.13.6 中标后无正当理由拒绝签订供货合同。5.3.13.7 擅自变更或者终止供货合同。5.3.13.8 向集团公司各采购主管部门、采购单位、社会中介机构等行贿或者提供其他不正当利益。5.3.13.9 向集团公司系统各企业提供产品出现重大质量问题，并造成后果。5.3.13.10 拒

26、绝集团公司有关部门检查或者不如实反映情况、提供材料。5.3.13.11 其他违反法律、法规和规章。5.4 备品备件及大宗物资采购5.4.1 各单位物资管理人员中，计划、询价及采购等职务为不相容岗位，不可由同一人担任。5.4.2 合同估算价在10万元及以上的备品备件及大宗物资采购采用招标形式，10万元以下的采用多家比价形式，努力降低费用。依法不宜进行招标或不能形成竞争的，发电企业应向集团公司提交书面请示，经集团公司批准后方可进行谈判采购。5.4.3 国际电气收到发电企业备品备件计划后进行汇总分类，根据备件类别打包统一招标。5.4.4 国际电气收到事故备件计划后根据型号规格分类，对于不同发电企业相

27、同型号规格的备品备件应合并计划，统一储备。5.4.5 国际电气根据发电企业备品备件计划及库存现状判定是否可以调剂使用。5.4.6 招标文件中要明确质量要求及供货周期等内容，与制造厂执行标准不统一时要按质量要求高的标准执行。5.4.7 招标要按集团公司相关招投标管理办法执行。 采购金额小于100万元的，属集中采购的由国际电气会同发电企业完成采购活动，其他由发电企业自行采购，报集团电力生产经营部备案，集团电力生产经营部进行抽查。 100万元及以上的采购，发电企业（自行采购的）、国际电气（集中采购的）要向集团公司提交书面招标请示，同时附详细招标详细内容及质量要求，经集团公司审核批准后方可进行招标。发

28、电企业（自行采购的）进行招标时电力生产经营部派员参加。国际电气（集中采购的）进行招标时电力生产经营部及发电企业派员参加。招标后要向集团提交书面评标报告及预中标请示，经集团公司审核批准后方可定标。5.4.8 当前阶段，对于集中采购的备品备件及大宗物资实行“集中决策，分散执行”，即由国际电气实施统一打捆招标，由发电企业与供应商签订订货合同，逐步过渡到由国际电气与供应商签订订货合同，实施集团超市（配送中心）管理。国际电气收取相应管理费用。金额在100万元（不含）以内的收取10%的服务管理费，金额在100万元（含）至1000万元（不含）的收取6%的管理服务费，金额在1000万元（含）以上的收取5%的管

29、理服务费，费用由中标供应商承担。5.5 备品备件及大宗物资的检验、入库及结算5.5.1 集中采购的备品备件及大宗物资到货后应由国际电气及发电企业共同组织进行质量验收，非集中采购的由发电企业自行组织。5.5.2 备品备件及大宗物资经验收合格后方可入库，未检验合格的不允许入库。凡入库的物资要有相应验收单。特别应重视探伤、材质、硬度等检验项目。验收单及入库单应进行连续编号，并由物资主管领导签字确认。5.5.3 入库后发电公司与供应商进行结算，当备品备件或大宗物资调剂使用时由国际电气负责组织发电公司之间结算。5.5.4 不合格备品备件及大宗物资应由验收单位出具正式报告，由采购单位负责换货、退货。重要备

30、品备件不合格或对工期可能造成影响的备品备件不合格，验收单位应及时汇报上级领导。当需要让步放行时应由发电企业主管生产领导批准。对造成不合格备品备件及大宗物资的原因要进行分析，防止类似事件再次发生。5.5.5 库房管理要规范，对入库备件应及时建帐、建卡、定制码放，做到帐、卡、物相符，并定期进行必要的维护保养。发电企业各专业要定期对库房进行核对，保证帐、卡、物相符，随时可用。发电企业、国际电气每年1月底前将库存情况报告报集团电力生产经营部，电力生产经营部定期对库存情况进行检查。国际电气要制定关于库存管理的实施细则。5.5.6 为了实现备件的调剂使用，国际电气和发电企业须建立备件统一管理计算机系统，便

31、于实现库存备件的统一管理。5.6 备品备件及大宗物资领用5.6.1 备品备件及大宗物资使用部门填写领用申请，由使用部门领导审核报发电企业相关部门批准后办理出库手续。当使用可调剂备品备件时还需要通过国际电气办理出库手续，国际电气及时更新库存量。出库单应进行连续编号，并由物资主管领导签字确认。5.6.2 备品备件及大宗物资使用部门要建立领用台帐，物资管理部门要及时公布备件领用情况及库存情况。5.6.3 物资的领用要根据生产需要，不可随意领取。不允许建立二级库房存放备件。多余的备品备件要及时进行退库，退库时仍需要必要的检验手续，保证退库的备件完好可用。5.6.4 备品备件领用后发现不合格要及时分析原因，并对责任人进行考核。6 检查与考核6.1 归口管理部室按本标准条款，组织标准执行情况检查。6.2 集团标准化办公室统一组织年度检查。6.3 考核与奖励标准详见Q/BEIH-205.04-07-2010标准检查与考核管理规定。附录A（规范性附录）集中采购目录序 号物 资 分 类一第一批进行集中采购的物资1汽机、锅炉用主要金属材料2油品(燃油、主机润滑油、变压器油)3输送带4酸、碱5离子交换树脂6杀菌灭藻剂7阻垢剂8钢球9电线、电缆二第二批进行集中采购的物资1机械产品轴承阀门泵、风机风机气体压缩机分离过滤设备起