合同订立及管理指引

1、合同订立及管理指引1 目的为规范公司的合同管理，避免经济纠纷，减少法律风险，以法律手段保护公司的合法权益，使合同的订立、履行、保管有章可依，制定本程序。2 范围适用于公司开发过程中的对外各类经济合同。（融资贷款、商品房销售合同的审批、签订不执行此指引）。除房产销售合同以外，公司所有对外签署的合同的起草、报批、签署、保管、交底、变更。3 职责3.1 合约管理部负责本规范的制订、修改、指导、实施和监督。3.2 各部门以公司名义对外签订、履行合同的经办人员、审批人员、保管人员和其他责任人员负责具体实施。4 4. 方法和过程控制4.1 合同类别划分：4.1.1 前期合同：包括规划、设计、勘察、监理、造

2、价咨询等合同4.1.2 施工合同：包括建筑、安装、装饰、市政管网等施工或安装合同。4.1.3 采购合同：包括材料采购、设备采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买等合同。4.1.4 园林环境合同：包括室外园建、环境绿化施工4.1.5 营销合同：包括与单一项目有关的策划、销售代理、样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计印刷、万客会制作等合同4.2 合同形式4.2.1 对于数量较大、内容较复杂（五万元以上），以及容易产生争执的经济活动必须采用正式合同文本。4.2.2 金额较小的零星项目（五万元以下），可采用书面协议形式。4.3 合同内容：合同内容一般应包括但不限于以下条款：合

3、同当事人、合同标的、标的数量和质量、合同价或酬金、合同期限和履行的地点、违约责任、合同变更、索赔程序及办法。4.3.1 工程合同必须阐明下列内容：4.3.1.1 工程具体内容（采用图纸、附预算书）4.3.1.2 工程造价，包干形式、内容，所采用定额及国家有关规定。4.3.1.3 取费标准明确及费率的计算基数的确定；4.3.1.4 材料价格的结算依据；4.3.1.5 明确甲供材料设备的范围、种类及供应情况；4.3.1.6 明确乙方所购材料、设备的结算办法；1 / 114.3.1.7 明确付款原则、工程竣工验收标准、及结算原则。4.4 合同组成部分：招投标文件、主合同文本、合同条件、补充合同（协议

4、）、合同附件（图纸、预算书）、函件、备忘录、技术变更、结算定案。4.5 合同文本所有合同文本根据集团统一制订的标准合同文本进行编制，尚未制订标准文本的，参照已经制订的最相类似的合同标准文本。标准合同文本将采用不可修改的通用条款和可修改的专用条款，文本中不可修改的通用条款字体采用宋体字，可修改的专用条款采用斜体字，标准合同文本标未涉及的内容以补充条款形式列入合同。下列情形可作为本原则的例外：n 政府有关部门要求使用其统一制订的合同文本；n 不宜推行标准文本的业务。n 我方处于弱势而无法使用公司标准合同时5 4.1.合同的订立5.1 4.1.1合同的订立应遵循下列原则：4.1.1.1 书面合同原则

5、：劳动合同以金额在1万元以上（含1万元）或金额在5000元以上（含5000元）、1万元以下但双方的权利义务不能即时结清的经济业务都必须签订合同明确双方的权利、义务，合同必须采取合同书的形式。5.2 4.1.1.2 标准文本原则：所有合同都应当根据公司统一制订的标准合同文本进行编制，尚未制订标准文本的，参照已经制订的最相类似的合同标准文本。下列情形可作为本原则的例外：5.3 A、政府有关部门要求使用其统一制订的合同文本；5.4 B、不宜推行标准文本的业务。5.5 C、我方处于弱势而无法使用公司标准合同时5.5.1 4.1.1.3为了使签订的经济合同有效，使公司合法权益受到法律的保护，订立合同必须

6、遵循合法、平等互利、自愿协商一致、等价有偿的原则。5.5.2 签订合同的单位资质应当合法，签订建筑安装工程合同，对方必须具有企业法人营业执照。其它合同必需与持有效营业执照的单位签订。5.5.3 事前签订原则：对应该签订书面合同并有款项收付内容的业务须事先签订合同，或以中标通知书、招投标文件等与合同具有同等效力的书面文件确认双方的权利和义务，然后开始履行，不得未签合同即先行履行，特殊情况下（指不立即开展会造成更大损失），经总经理批准，可以例外，但应在3日内按双方商定的条件签订合同、补全手续。5.6 签订合同要求5.6.1 签订经济合同前执行部门与合约部应对施工单位、生产经销等单位的资信和资质进行

7、详细调查考核，对其资质信誉及产品质量进行考察，内容如下：施工、生产经销单位：资信、营业执照、资质等级证书、委托代理人授权书其它建设单位或质量监督部门出具的工程质量证明等。3 / 115.6.2 产品：国家有关部门出具的检验报告、产品安装标准及生产标准（如国标或ISO系列国际质量保证体系）5.6.3 合约部会同合同执行部门完成考察报告，由合约部根据公司要求起草合同文本，准确规定合同涉及的工程、产品的类别、形式和等级、检验规程、适用规范、采用的质量体系标准等。并在合同文本发放前上报主管领导审定其准确性及完整性后批准执行。5.6.4 订购的产品样品(如地砖磁砖等装饰材料)由双方签字盖章后封样保存，按

8、封样验货。5.6.5 合同一式六份，执行部门、财务部、合约部、成本部各执一份，合作方二份。5.7 合同签订、审批5.7.1 4.1.1.4 合同审核原则：合同需经合约管理部、财务管理部等有关部门审核，按本程序或合同审批表规定的程序报批；不得在合同内容未经审核的情况下即擅自签订或者直接报签。采用合同标准文本或者政府有关部门制定的合同文本且合同当事人对合同条款没有提出增加或者删减的合同可作为本原则的例外。增加补充条款的，视为对合同条款的增加或者删减。合约部经办人按照合同签订原则负责与执行部门对施工单位及产品品牌进行考察，按照本管理规定起草合同文本，并填写合同审批单，严格遵照审批单意见取得一致意见后

9、签订合同。5.7.2 总经理负责2万元（含）以上合同的批准，2万元以下的合同由该类合同分管领导批准。5.7.3 经办人与合约部：负责对厂家、产品进行考核、合同的执行全过程，对合同的有效性负责。n 执行部门经理：负责审核工程工期、质量、保修等条款，监督履行合同，对工程（产品）质量、工期负全面责任。负责选定施工单位、生产经销单位及产品，对经办人及合同条款负有审核、监督责任。n 合约部经办人：负责合同的起草、变更、索赔及解除全过程，对合同的法律性负责。n 合约部经理：审核合同的合法性，及时对合同造价、付款及结算条款做出修改指导意见，保证公司经济利益不受损失，对成本控制及合同规范化管理负责。n 财务部

10、经理：审核合同中有关合同价款与付款条件，监督合同的执行情况及付款，保证合同价款式的合理性。n 总经理：负全面责任。5.8 合同的签署5.8.1 各审核部门在合同审批表上均签字同意后，经办人员负责办理合同签章手续，即先由公司代表（法定代表人或者法定代表人委托的代理人）签字，然后凭合同审批表原件交由3 / 11合约管理部加盖合同专用章。5.8.2 合同内容在一页以上的，应加盖骑缝章。5.8.3 每份合同应保证公司拥有两份以上的原件。5.8.4 合同一般应由双方同时签字盖章；不能同时签字盖章的，应尽量要求对方先行签字盖章；我方在报批审核程序结束之后再签字盖章。5.8.5 法律、法规规定合同应当办理批

11、准、登记等手续生效的，或者需要登记备案的，经办人员应当及时办理有关手续。5.9 合同的履行5.9.1 合同订立之后，经办部门应认真履行合同，严格执行，确保信誉。经办部门与经办人员负责对合同的履行进行跟踪；财务部负责对合同的收、付款内容进行监督；合约管理部等其他部门应对合同的履行给予必要的协助。5.9.2 经办人员应密切关注合同的履行情况，按照合同规定及时行使我方的权利，全面履行我方的义务，特别是对应收、应付款须及时报批结算，不得擅自延期履行。5.9.3 合同双方互负债务且没有先后履行顺序的，或者应当对方先履行的，在对方履行之前应拒绝其履行要求；在对方履行债务不符合约定时，应拒绝其相应的履行要求

12、。5.9.4 公司应当先履行债务的，若有证据或迹象表明对方当事人有下列情形之一时，经办人员应当及时报告部门经理并知会合约管理部及相关领导，以决定是否需要中止履行或者采取其他措施：5.9.4.1 经营状况严重恶化；5.9.4.2 转移财产、抽逃资金，以逃避债务；5.9.4.3 丧失商业信誉；5.9.4.4 有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形5.9.4.5 分立、合并或者变更住所没有通知公司，致使履行债务发生困难。5.10 合同专用章管理5.10.1 公司合同专用章由合约部管理。签署由总经理签署批准。5.10.2 销售合同专用章由销售部管理，由销售部经理签字批准使用。5.10.3 法定代表人

13、印章由总经办管理。与公司合同专用章共同使用。任何部门、任何个人不得越权签署。5.11 其他5.11.1 公司法定代表人或授权委托代理人签订经济合同。5.11.2 经济往来的经济行为必须严格履行签订经济合同程序，且采用公司认定的正式合同文本。5.11.3 产品购销、对外委托加工合同必须由双方法定代表人或授权委托代理人签字。4 / 115.11.4 对于突然发生不能及时签订合同的突发事件，必须由公司总经理批准，方可先处理问题后补合同。5.11.5 合同条款按程序审批确定后，不得随意更改、涂改。5.11.6 对外签订的经济合同一律使用合同专用章，统一管理。5.11.7 合同文本管理：除商品房合同外合

14、约部负责日常保管、编号、存档，财务部保存原件，经办部门一律使用附本或复印件，其他部门如需使用、查阅时，需经主管领导批准方可使用、查阅，否则合约部有权拒绝复印及查阅。6 合同变更、索赔、程序及办法6.1 合同的变更6.1.1 合同成立以后，尚未履行或尚未完全履行之前，当事人经协商一致，就合同的内容达成修改和补充的协议，称为合同变更。6.1.2 合同变更是合同关系局部变更，即合同变更只是对原合同关系的内容做出某些修改或补充，而不是对合同内容的全部变更；在法律或行政法规规定变更合同应办理批准登记手续的，依照规定进行合同变更。6.2 合同变更程序和办法6.2.1 合同变更应采取书面形式签订变更协议。6

15、.2.2 依照法律或行政法规，合同订立须进行登记的，当事人变更合同的，其变更也应进行登记。6.2.3 变更协议签订后，对于合同中尚未履行或尚未完全履行的部分，应按照变更协议中的有关规定执行。6.2.4 任何一方未经对方同意，无正当理由擅自变更合同内容的，不对合同的另一方产生约束力，且将构成违约责任。6.3 合同变更索赔6.3.1 合同的变更不影响当事人要求赔偿损失的权利，具体为：n 原合同中有情事变更原则的，不存在损害赔偿。n 因重大误解而成立的合同予以变更时，双方应及时审定出由此造成的损失，由误解方向相对方予以赔偿，并承担由此造成的违约责任。同时签订变更协议，将有关条款在协议中予以明确。7

16、违约事项、争议报告、合同解除7.1 违约事项、争议报告7.1.1 在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，经办人员须及时向部门经理报告并知会合约管理部，经办部门不能与对方协商解决的，应及时报合约管理部，由合约管理部请示主管领导决定依法采取何种措施。7.1.2 出现违约事项后，经办部门应及时收集以下资料：5 / 11n 合同纠纷情况的详细说明；n 合同的文本(包括变更、解除合同的协议)以及与合同有关的附件、文书、函件、电报、图表等，对方的资料（营业执照、资质证书等）；n 发票、票据等有关凭证；n 材料设备质量标准、封样、样品或鉴定报告；n 有关对方违约的证据材料；n 其他与

17、处理纠纷有关的材料。7.2 合同的解除7.2.1 合同当事人提出解除合同或因客观条件发生变化（如不可抗力）需要解除合同的，参照合同订立的有关程序办理，双方就合同解除另行签订合同或补充合同。7.2.2 合同一方当事人提出合同约定的解除合同条件成就，据此要求或通知或以其他方式解除合同的，经办人员应立即报部门经理并知会合约管理部，以决定解约条件是否成就或解约方式是否有效。7.2.3 对于合同的解除，经办部门应做好记录，收集履行过程中所有与合同有关的资料，做好经济往来和工程结算工作，办理解除合同的手续。8 合同归档、合同保管8.1 合同归档8.1.1 经办人员对合同履行过程中的各种材料，除款项结算与收

18、、付款等原因而必须提交合同其他当事人或者公司其他部门的材料外，所有材料应在合同履行过程中作为合同附件与合同原件在经办部门留档。8.1.2 经办部门对拟归档保存的合同进行分类、编号、登记，在进行形式审查后加盖本公司公章或者合同专用章，保证存档的合同内容完整。8.1.3 经办部门应按照合同编号规则对合同进行合理分类和编号。8.1.4 经办部门应建立本部门经办的合同台帐。8.2 合同保管8.2.1 文件材料的形成与归档8.2.1.1 文件材料归档的基本要求n 归档的文件必须保持成套性和完整性；n 归档的文件材料必须准确的反映真实内容；n 归档的文件材料必须符合形成规律；n 归档的文件材料必须符合文件

19、格式和书写的有关规定。8.2.1.2 按公司在经营活动过程中形成的、使用的以及其他有关资料，具备考察利用价值的均统一立卷归档（具体归档范围及时间要求见归档范围）。8.2.2 归档份数8.2.2.1 一般性档案，归档一份即可；6 / 118.2.2.2 重要档案，归档二份以上。8.2.3 档案的分类8.2.3.1 营销类：招标文件、合同文本、函件、合同结算8.2.3.2 设计类：招标文件、设计任务书、合同文本、函件、合同结算8.2.3.3 工程类：招标文件、合同文本、预算报价、函件、工程指示、工程指令、设计变更、现场签证、合同结算8.2.4 档案资料管理8.2.4.1 档案保管n 接收档案必需认

20、真验收，并办理好交接手续；n 各类档案必须固定存放在卷柜内，排列方法为自左至右，从上到下；n 照片、磁带等保管办法，按有关规定执行，实物必需有照片存放；n 档案保管必须做到七防：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。8.2.4.2 档案编号各类档案编号按国家有关统一文件执行，由合约部拟定编号方案。8.2.4.3 档案保管期限n 合同文本期限：15年n 结算资料期：10年n 函件期限：5年8.2.4.4 档案鉴定和销毁n 公司档案定期进行档案鉴定（最长不得超过三年一次），合约部负责组织档案的鉴定工作；n 根据鉴定的原则和标准及保管期限表的规定，对超期档案进行统计，组织鉴定；n 每次鉴定结果以报告形式形成，负责人签字；n 确认销毁的档案要到档案局指定的场所销毁。9 支持文件9.1 合同保管按照文件及资料管理程序执行9.2 合同保