浅析基本建设项目档案质量的前端控制管理

1、浅析基本建设项目档案质量的前端控制管理福建省泉州市水利局 卓瑞治摘 要：基本建设项目档案质量的前端控制，则是要求参与工程项目活动的建设单位和参建单位对档案资料形成环节进行系统分析、科学管理，超前进行质量控制。注重基本建设项目电子文件的全程管理，健全电子档案管理模式，以确保档案资料的归档率、完整率、准确率指标在项目建设竣工验收前得以实现。扎实做好建设项目档案收集、整理等业务建设工作，才能够为建设项目档案质量的全面提高搭建一个强有力的平台。关键词：建设项目档案 质量前端控制 措施基本建设项目档案资料是在整个建设项目从可行性研究、决策到建成投产（使用）全过程中形成的，其文件资料的内容包括：基本建设项

2、目的提出和可行性研究、建设评估与决策、计划任务书下达、勘测、设计、施工、调测、生产准备、竣工验收、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图标、图纸、计算材料、声像材料等载体的档案资料。基本建设项目档案质量的前端控制，要求参与基本建设项目活动的各单位，按照国家档案主管部门提出的基本建设项目档案资料工作与项目建设同步进行的要求，对档案资料形成环节进行系统分析、科学整合，超前进行质量控制，以确保档案资料的归档率、完整率、准确率指标在项目建设竣工验收前得以实现。一实施基本建设项目档案资料质量前端控制的意义基本建设项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案

3、数量多、保存价值高，这些档案既是工程建设的真实记录，也是国家档案的重要组成部分。在基本建设项目建设期间形成大量的文件资料，如没有及时进行收集与整理，不仅会给建设单位、参建单位带来不必要的麻烦和纠纷，更将对工程的质量管理、日后维护、改、扩建带来无可估量的影响。为此，加强基本建设项目的归档质量管理工作，确保建项目档案的完整、准确、系统和安全，实施前端控制对建设项目档案质量管理具有非同寻常的意义。1. 保证基本建设项目档案资料质量规范化、标准化。基本建设项目档案资料质量是建设项目管理核心工作之一，建设项目由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，要使建设项目档案资料归档做到

4、规范化、标准化，仅靠档案管理部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。建设项目档案质量前端控制可以实现建设项目档案管理网络化、档案收集及时化、档案整理标准化，彻底改变建设项目档案管理滞后的现象。由于有些项目管理部门基本上不懂档案管理知识，不知道项目档案的组织管理、不熟悉归档范围、整理规范，等到工程项目要竣工验收，才知道项目档案应进行整理。建设单位、参建单位和档案部门及时介入文件资料的收集与整理，对归档文件质量进行超前控制，及时跟踪项目建设进度，指导档案形成的责任部门按照建设工程文件归档整理规范整理档案。如制定建设单位、施工单位、监理单位工程项目档案文件资料归档范围、保管期限、案卷组

5、卷和卷内文件排列顺序等一系列标准，为归档档案资料的质量符合国家标准奠定基础。 2.确保基本建设项目档案电子文件的真实可靠和完整安全。随着信息技术在基本建设项目档案领域的发展，大量的基本建设项目文件材料在计算机管理系统形成。当前建设项目电子文件管理的应用主要体现在项目建设活动的前期、中期、后期三个方面的管理，即立项阶段、实施阶段、竣工验收阶段。由于电子文件具有易流失、易更改等特性，其出差错的可能性比纸质文件要大的多，其中很多差错及其造成的后果是不可拟补、不可挽回的。前端控制是实现对基本建设项目电子档案全程管理的重要保障，是全面、系统管理基本建设项目电子文件材料的集中体现，在建设项目档案

6、管理中是至关重要的。前端控制确保了建设项目电子文件在档案资料的各个形成阶段达到完整、准确、真实可靠和完整安全。二、建设项目档案前端控制管理方法实现途径（一）及时跟踪基本建设项目信息，有效控制文件材料的流向建设单位所有单项工程项目必须纳入档案部门归档监督控制范围。一是通过建设规划部门和工程招标办公室的统计台账，掌握工程划分及施工承包情况，了解参建单位的责任部门，是否在各自职责范围内做好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档工作。二是通过建设单位的项目管理部门掌握工程进展情况，随时跟踪建设项目文件材料收集情况。三是通过工程主管部门掌握工程竣工验收信息，档案部门提前介入竣工文件归档管理的业务指导工

7、作，在工程中间交工和竣工验收前对项目档案质量进行全面检查。 （二）建设项目归档的档案资料质量完整、准确的控制 根据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范和建设工程文件归档整理规范及监理规范规定的项目文件归档范围，加强对项目各个建设阶段归档资料完整、准确的前端控制采取以下措施：1.通过工程招标对归档资料质量进行控制。建设单位工程招标管理机构，在编制工程招标文件时，把建设项目文件材料归档作为参与工程投标的必备条件，将档案归档范围、归档质量、归档时间等纳入项目招标文件条款进行控制。招标文件结合建设项目实际情况，在条款中设置对参建单位竣工文件归档应负责任的约束条款，要求按工程合同金额的3-5作为档

8、案保证金。作为参建单位的乙方在编制标书时，必须对建设单位工程项目竣工文件归档要求给予响应，与建设单位签订“基本建设项目档案质量承诺函”，承诺对文件资料的真实性、完整性负责，如违反归档质量要求，应依据有关档案法规，承担相关的法律责任。建设单位制定文件归档约束条款中设置的“预留合同金额3-5作为保证金”的好处，一是可以使建设单位对工程项目档案质量进行有效控制。例如参与建设项目投标单位无法按照合同条款完成建设项目档案的归档任务，建设单位可以将预留合同金额保证金，作为该项目档案整理费用，依靠社会上的档案事务服务机构，对建设项目档案资料进行整理。二是，解决工程项目档案业务指导不到位难题，可利用“档案保证

9、金”委托档案事务服务机构，派员实时进行档案业务的监督指导，全程跟踪建设项目档案资料的收集与整理工作。2通过施工队伍业绩考核对归档资料质量进行控制。建设项目主管部门在编制工程承包合同时，把竣工资料、结算文件的归档质量标准列入“施工队伍单项工程业绩考核表”的考核项目之一。由于有了对施工队伍在单项工程档案资料形成质量的考核，实现了建设单位对施工单位在单项工程中形成档案资料进行实时跟踪和考核。建设单位档案部门对单项工程中形成档案载体制成材料，文件材料的签字手续，档案资料的完整率、档物相符等情况进行现场评估，对不符合档案整理要求的，与施工单位业绩考核挂钩，给予适当的经济制裁。3.抓好竣工阶段文件材料的审

10、核控制工作。建设单位档案部门通过参加工程中间验收、竣工验收等工作内容，对工程项目档案的检查不局限于竣工文件和竣工图的审核，而且必须监督检查施工单位根据国家、行业有关规定，履行文件形成、积累、保管工作的职责，保证竣工文件真实性、完整性、系统性，这样才能确保建设项目工程档案质量的全面提高。 4. 财务部门通过审核档案移交表，进行“档案保证金”控制。建设单位可根据本单位具体情况，制定基本建设档案管理办法及工程财务结算付款规定。例如，工程项目进入财务决算阶段，施工承包单位必须持加盖有建设单位档案部门归档验收专用章的竣工文件移交目录和档案移交情况说明，财务部门才准予办理工程决算终期付款。施工承包单位在办

11、理工程尾款及财务部门支付质量保证金时，应持有施工单位拟写，建设单位档案部门签字确认的工程项目档案移交情况说明，才给予办理保证金支付。（三）制定整理规范，有效提高工程项目档案立卷归档质量在基本建设档案管理工作中标准规范具有重要的作用，建设项目档案整理标准是以科技档案管理实践方法为基础，总结项目档案管理的规律，经过严格实践的论证而形成的。以一个建设项目的档案为例，形成部门包括建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等。按照建设项目档案归档整理规范制定建设单位、设计单位、施工单位、监理单位建设项目档案资料整理标准，其内容包含归档范围、保管期限的划分，案卷组卷和卷内文件排列顺序等一系列标准，指导他们按照

12、建设项目档案归档整理规范整理档案资料。建设项目主管部门结合整理规范编制了交工技术文件、监理文件材料审查鉴定表，明确了建设单位、监理单位、质量检查、档案部门在基建文件材料质量审查工作中各自应负的职责和质量检查标准，有效提高了归档项目档案立卷归档质量。（四）注重基本建设项目电子文件的前端控制管理，健全电子档案管理模式建设项目档案资料的形成从建设单位、设计单位、施工单位到审计部门和财务部门是环环相扣的，实现计算机对建设项目档案全程管理，应建立健全电子档案管理模式，从而实现建设项目档案的现代化管理。对工程项目建设中各阶段活动形成的电子文件的前端控制措施是：一是从电子文件生成乃至生成之前直至归档，参与工

13、程项目建设的各单位、各部门根据工程项目活动不同的阶段，不间断地对电子文件的内容、结构、背景等元数据信息进行收集，并使电子文件的主体信息与相关信息形成整体结构，为实现数据资源共享打下良好基础。二是工程项目电子文件与电子档案管理一体化，充分利用网络和计算机技术将电子文件控制系统和档案管理系统实现无缝链接，运用工程项目文档一体化软件，使建设单位和设计单位、施工单位、监理等参建单位电子文件控制操作系统与建设单位的档案管理系统相结合，逐步实现电子文件到电子档案的一体化管理。三是在做好档案原件及复印件的归档工作的同时，逐步完善电子文档的归档工作，严格制定电子档案的安全管理制度，合理划分各相关责任者档案管理