ERP系统操作流程及岗位责任管理系统规章制度

1、K/3 ERP系统作业流程与岗位责任管理制度第一章总如此第一条 为规X公司企业资源规划以下简称K/3 ERP丨系统的管理，特制定本制度。第二条 K/3 ERP系统各岗位人员的职责管理除有公司有特殊规定外，皆按本制度执行。第三条 K/3 ERP系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳入公司KPI目标考核体系。第四条我司ERP系统分为系统设置管理、销售管理、采购管理、仓存管理、车间生产管理、计划管理、财务管理七大类模块，每个模块对应一个部门主管，为该模块总负责人。根据系统职能的设置，对各模块最终用户职责进展界定，共分解出如下岗位：模块职能部门关键用户数据输入员数据审核员系统设置管理工程部工程部经理资料

2、组文员资料组组长销售管理生管部生管部主管销售数据处理员生管部主管采购管理采购部采购部主管采购单据处理员采购部主管仓存管理物流部物流部主管仓库数据管理员物流部主管车间管理生产部生产部经理生产流程控制员生产部经理计划管理生管部生管部主管计划管理员任务管理员生管部主管财务管理财务部财务部主管总账管理员 本钱管理员 存货核算员 应收管理员 应付管理员 固定资产管理员财务部主管系统维护IT部IT部经理/系统工程师第五条ERP项目实施小组由各模块部门数据输入与审核人员、主管、ERP系统工程师与公司领导层组成，对整个 ERP项目的实施负总责。其中项目领导小组由副总经理任组 长，各部门经理组成项目领导小组，对

3、项目的实施负领导责任，通过调配和协调各项资源为系统实施成功提供保障。ERP系统工程师项目经理负责协调解决各模块运作过程中遇到的各种问题，为项目的实施提供技术支持和保障，提供系统二次开发；第六条 各部门主管是本模块的部门负责人，负责联络ERP系统工程师解决本模块最终操作用户提出的与系统有关的所有问题。第七条各部门主管必须结合本部门情况组织制定出本模块操作规X,说明本模块主要业 务流程、各流程操作步骤、各进程操作方法、以与操作须知事项和常见问题解答， 用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。第八条 最终用户在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册，如不能解决，再联系部门

4、主管和系统工程师解决，解决问题后将新的问题和解决方法参加操作手册。第九条ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；同时做好自己这局部数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的 质疑，确保数据正确。所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。如发现自身操作失误应与时通知受影响部门，并采取相应措施与时纠正；第十条ERP系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因某某和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由

5、本人承担。第一条 ERP系统各岗位人员离开工作岗位时，必须与时退出系统，防止占用系统模块站 点，同时防止账号被他人使用。如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承担 一切后果。第十二条 ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规如此各项规定。第二章岗位说明第十三条系统设置管理模块工程部一系统设置管理模块一工程部经理主要职责：1、负责制定物料编码规如此、物料数据相关重要属性的设置总体方案；2、 审核并签字确认本模块所有作为K/3系统输入依据的根底文件，包括物料编码文 件、物料数据文件、物料 BOM文件、单位换算系统文件等；3、负责制定、完善物料数据和物料清单数据的修改增加操作流程，编写流程图，并发

6、放到部门各岗位执行，包括物料编码的增加处理流程、换算系数的改变处理流程、新旧材料的更替处理流程、新旧产品B0晚理流程等；4、 对于物料数据表中的物料属性自制、外购、缺省仓库、财务科目、提前期、生产类型、生产工艺路线、检验方案方式等局部以与物料BOM表中损耗率、工序属性局部，负责联系或指导最终用户联系各相关部门提供其相关数据完成设置；5、分配、指导、监视物料系统数据管理员的工作，检查物料数据和物料清单数据的正确性，发现错误与时指导纠正；6、协助做好KPI考核工作；二、系统设置数据-资料组组长1、 负责制定或者收集物料编码、单位换算系统文件、BOM层次设置方案和工艺路线、 生产损耗，并提供给系统设

7、置数据管理员执行；2、负责在有新产品、新材料或须修改数据时，必须在一个工作日内收集数据并提供 给系统数据管理员输入、修改数据；三、系统设置管理-资料组文员主要职责：1、 负责依据系统数据提供员签发的物料编码文件，部门主管签发的物料数据重要属性的设置方案，以与其他用户确认的物料数据文件，输入、修改系统各项物料数据与其属性，并保证录入无误；2、 负责依据系统数据提供员签发的单位换算系统文件输入、修改各项物料不同单位间 的换算系数；3、不能随意改变各项物料数据、物料属性以与换算系数；4、 保证数据的与时性、准确性，当有新的编码以与换算系统改变时，与时通知采购部、 生产部、销售部等各相关部门；5、当收

8、到采购部、生产部、生管部的物料数据错误置疑通知、书面后，应在提出 置疑部门要求的时间内查清情况，如确有错误，应与时纠正，如无误，应通知各部 门，并说明情况；6、 负责根据系统数据提供员签发的BOM层次设置方案和工艺路线文件，设置物料清单，与依据生产部提供的资料设置原材料、半成品的物料替代；7、 保证物料BOM与实际工艺清单的一致性，在收到清单或工艺修改书面通知后，与时 修改物料清单并以系统中改变后的物料清单签字确认后发放到生产部和仓库等相关部门；8、负责根据系统数据提供员签发的工艺路线流程文件，输入、更新工作中心、设备、 工艺路线、工序等工艺数据；9、 新产品的完整父BOM和子BOM在接到数据

9、提供员提供的完整数据后，必须在四个小 时内完成录入确认工作，并列印受控；K/3工作流程：1、 收到系统数据提供员提供的各类根底数据一一录入K/3系统一一本人检查确认一 反响给数据提供人员审核确认一一列印受控2、 系统数据提供人员必须提供的系统物料内容包括物料代码、物料名称、详细的物料 规格、物料属性、物料所属仓库、自制件来源、提前期、物料的生产类型、物料的工艺路线、检验方式、检验方案等；3、 系统提供员提供的物料 BOM单必须结构完整，最底层子项物料必须为外购件，自制 件物料必须有一个或以上 BOM存在，物料父 BOM和子BOMK嵌套内容包括：版本 号、子项物料单位用量、损耗率、物料替代等；4

10、、系统数据管理员对数据提供员提供的数据有监视职能，因系统数据提供员的资料不完整提供，要限期在半个工作日内更正提供，否如此责任自己承担；系统业务功能名称：根底资料一一物料、计量单位、BOMB护、工程变更合作部门：生管计划部、生产部、物流部、品质部、财务部第十四条 销售管理模块生产管理部一、销售管理模块一生管部主管主要职责：1、负责制定客户编码、操作人员的工作分配；2、制定、发布、完善销售管理根底数据，增加修改流程、正常销售处理流程、销售退货处理流程、编写处理流程图；3、 审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的根底文件，包括客户编码、客户资 料、运输提前期文件等；4、如有特殊情况或订单变更时，

11、应与时通知销售订单处理员；5、指导、监视销售数据管理员、 销售订单处理员的工作， 检查销售根底数据的正确性， 销售订单的正确性；6、跟踪销售订单执行情况，如有错误与时指导纠正；二、销售数据管理员主要职责：1、负责根据部门主管确认的客户编码、客户资料等根底资料的输入、更新；2、根据销售管理部门主管审核确认的销售计划输入或修改销售订单；3、 每日于下班前必须将当天的销售订单交财务部，不能因自己的工作延误影响财务的 出货对帐；4、 如发现物料数据、客户资料不正确或有疑问，应与时通知相关人员要求在限期内处 理，如没有得到解决，应向模块的部门主管反响并等候相关指示；5、 保证数据的与时性、准确性，所有数

12、据的更新修改应在接到通知后立即进展，并将 修改结果知会相关人员，最多不能延误超过半日，不能影响下层业务处理；6、跟踪订单执行情况，监视、催促下游环节与时处理订单，以免延误，并与时将情况反响给部主管；K/3工作流程：1、 收到部门主管提供的销售单一一销售订单K/3系统录入一一本人检查确认一一反 响给部门主管审核确认一一列印交财务一一通知下层用户；2、审核确认的销售订单于不超过下一工作日通知下游物控人员处理；系统业务功能名称： 根底资料一一客户、销售订单处理合作部门：工程部、财务部第十五条计划管理模块生产管理部一、计划数据管理员（一一）主要职责：1、负责计划运算方案、计划展望期等计划根底数据的系统

13、设定；2、负责检查计划物料 BOM关键物料清单的完整性、准确性；3、 负责依据部门主管签发的月生产计划、产品生产的优先顺序、 物料库存情况制定合 理的采购申请单，并在当天通知采购部门；4、 负责定期运行MRP物料需求运算，可以每两个工作日进展一次，计算前应检查销售订单、物料BOM是否有遗漏或错误的，如发现问题必须马上向工程部门、销售数据管理员反映并要求更新，待数据正确无误后在进展MR%算；5、 计划有变动时，与时调整并维护、重运行MRP物料需求计划，并将调整结果向下游 用户作正式的文字通知；6、 当收到下游采购部、生产任务管理员反响的运算单据错误质疑通知后，有义务在第 一时间积极配合要求部门查

14、清问题，如有误马上协助解决；系统业务功能名称： 物料需求计划一一方案设置、物料需求计划一一MRP计算、采购管理采购申请；合作部门：工程部、物流部、采购部二、生产任务管理员；一一主要职责：1、 根据计划数据管理员 MRP十算生成的生产任务单， 负责对任务单调整与完善，在确 定无误后下达生产任务单；2、当天生成的生产任务单必须当天内完成下达，跟踪生产任务单执行情况明细；3、负责下达生产任务单自动生成的生产投料单的维护、审核、列印工作；4、发现上游MRP生成的生产任务单有错误或疑问的，生产任务管理员有义务向其相关人员提出，并要求在限期内配合解决5、因产品BOM错误不完整或不存在导致无法生成正确的生产

15、投料单，必须通知工程部门在一个小时内立即更新；系统业务功能名称：生产任务管理一一生产任务单、生产任务管理一一生产投料单合作部门：工程部、生产管理部K/3工作流程：1、每个工作日检查上游销售订单与对应物料BOM是否正确，然后对其作 MRP运算一调整审核生成的采购申请单一一通知采购部门；2、检查生成的生产任务单一一调整并下达生产任务单一一维护审核生产投料单一一 列印生产投料单一一通知物流部门备料；第十六条采购管理模块采购部一、采购管理模块-采购部主管主要职责：1、负责制定采购合同、委外加工合同、以与供给商编码原如此；2、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的根底文件，包括供给商编码、供 给商资

16、料等；3、负责制定、完善本模块各项业务操作流程，包括正常采购、采购退货，编写流程 图；4、提供供给商编码文件给采购订单处理员，供给商编码、税率等发生改变时，应与 时通知采购订单处理员。5、分配、指导、监视采购订单处理员的工作，检查供给商数据、采购订单、委外加 工单的正确性，发现错误与时指导纠正；6、追踪采购订单执行情况，发现问题与时指导纠正；7、协助做好KPI考核工作。二、采购订单处理员主要职责：1、负责根据部门主管签发的供给商编码、供给商资料，输入、更新供给商数据；2、对于新增加供给商应根据编码原如此进展编码，确保编码的一致性、统一性；3、负责根据采购申请确定的采购订单输入、修改、列印、以与

17、传送物流财务部门；4、当日交采购订单、委外加工单给物流出入库控制员，不能因自己的延误影响物流 物料的收发；5、跟踪采购订单执行情况，对于不再执行的订单和委外加工单应与时关闭；6、如发现上层采购申请单不正确或有疑问，应与时通知生产管理配合解决，如没有 得到解决，应书面向部门主管报告，在有关错误解决后才能进展下一步工作；7、如发现本层采购订单、委外加工单有错误，马上更正并以书面通知物流与财务部;K/3工作流程：1、 收到签发采购申请单一一录入K/3采购订单一一审核列印订单一一传送物流财务；2、根据生产管理部MRP生成的委外加工单调整并下达委外加工单；系统业务功能名称：采购管理一一订单处理、采购管理

18、一一采购申请，委外加工管理合作部门：生产管理部、物流部、财务部第十七条 仓库管理模块物流部一、仓存管理模块一物流部主管主要职责：1、负责制定仓库编码、库存调整原如此、库存事务处理权限分配表；2、 负责制定、完善仓储数据增加修改流程，出入库控制流程，库存事务处理流程， 仓 库盘点流程，库存数据分析管理规如此，编写、发布、更新流程图；3、 审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的根底文件，包括仓库资料、库存调 整原因、库存事务处理权限文件等；4、确保物流畅通，提高库存效率，降低库存本钱；5、 负责分配、指导、监视仓储数据管理员的工作，确保库存数据的准确、确保出入库 控制的与时性和准确性；6、协助

19、做好KPI考核工作。二、仓库数据管理员主要职责：1、根据部门主管签发的仓库资料文件，输入、更新系统仓库根底数据，当仓库根底 数据发生改变时，应与时通知各相关部门；2、在接到采购部门签字确认后的采购订单，物流收料、退料通知单和送货单位送货 单后，当天输入采购收货数量完成蓝字、红字外购入库单与其他入库单，并 确认审核、列印交财务部；3、在接到物流收料通知单和加工单位送货单后，当日完成委外加工物料入库，并确 认审核、列印交财务部门；4、在接到经生产或其他使用部门签字确认的生产投料单、退料单、物料领用通知后， 当日输入完成蓝字、红字生产发料单、其他出库单并审核；5、接到生产管理部门签发的发货通知单后，

20、一个小时内输入销售出库单，并确认审核、打印交财务部门，不能因延误影响销售出库；6、如发现自身操作失误应与时通知受影响部门，并采取相应措施与时纠正；7、所有操作须在接到通知后半日内执行，不能影响各项出入库业务，造成公司经济 损失；&如发现仓储根底数据、物料根底数据、发货通知单、采购订单、生产投料单、生 产物料报废单不正确或有疑问，应与时通知相关人员，如没有得到解决，应书面 向部门主管反响，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。9、在接到经各有关部门签字确认的车间成品入库单后，作库存转移，将成品从收货 仓调入成品库，样品散数调入样品库，操作与时准确；10、以上各项操作要慎重，否如

21、此会影响系统各项库存的准确性；11、负责每月月初核对实际库存与系统库存，发现错误应根据库存历史数据管理员提 供的上月库存历史数据和仓管员提供的仓库进出资料，找出原因记录备案并报告 部门主管；12、照各个物料的盘点周期，仓库管理员定期对各仓库进展盘点，仓库数据管理员在 遵照系统盘点作业流程盘点前审核所有仓存单据备份帐存数据，列印盘点表交仓 管员物料盘点；系统业务功能名称：仓存管理一一入库、出库、调拨、盘点合作部门：生产部、采购部、生产管理部、财务部第十八条 车间管理模块 生产部一、生产管理模块一生产部经理主要职责：1、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的资源清单、生产工序、工作中心， 工艺

22、流程文件等根底数据；2、负责制定、完善根底数据增加修改处理流程、工序计划流程，编写、发布、更新流 程图；3、传送经计划管理员确认的生产任务单至生产工序派工单，并跟踪派工计划执行情 况，发现错误与时与计划部沟通，共同解决指导纠正；4、确认和传送半成品、成品的生产任务至工序汇报单，并跟踪执行情况；5、分配、指导、监视、生产流程控制员的工作与工作结果，包括生产订单、原材料领 用、成品入库的正确性和与时性；6、协助做好KPI考核工作。二、生产流程控制员主要职责：1、负责根据生产管理部门签发的生产任务单进展工序排程；2、 根据成品入库交接单输入产品入库数量，报告完成生产任务单，完成系统产品入库；3、在生

23、产任务单报告完成后，反冲原材料；4、以上操作应与时进展、准确，不能因自身的延误影响产品库存、产品入库和销售发货；5、 定时比照车间实际库存与系统库存，发现错误与时报告部门主管，必要时申请库存 事务盘点处理；6、 在执行过程中如发现物料清单、物料编码、仓库、库存等有问题时应与时上报部门 主管，或与时通知相关部门，如发现没有得到与时解决应上报项目组采取措施；7、 每天与时校对材料领用数量、成品入库数量、工序派工单执行进度情况，如发现错 误应与时找出原因记录备案，并与时纠正。三、车间数据管理员主要职责：1、负责根据生产任务单输入、更新工序计划单，并正派或倒排计划单后审核确认；2、根据排产的计划单录入

24、工序派工单，审核下发工序派工给相关工作中心；3、 在派工序计划执行完毕后提供工序汇报给生产流程控制员，根据实际使用情况，完 成物料退库；4、 如发现物料根底数据、 仓储根底数据不正确或有疑问，应与时通知相关人员， 如没有得到解决，应书面向项目组反响，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误；5、 定期提供派工执行进度表、工序汇报明细表、工序在制品统计表、月工序执行统计 表给生产部门主管，便于生产主管控制整个生产进度；6、所有操作要与时、准确，不能影响原料库存、原材料领用、生产活动。系统业务功能名称： 车间管理、生产任务管理、仓库管理合作部门：生产技术部、物流部、生产管理部第十九条财务管理

25、模块 财务部一、总账管理员一财务部主管主要职责：1、负责总账模块的科目维护更新，分帐设置管理；2、检查每日事务处理，并将集成事务处理过帐到财务模块核对科目总账；3、结算会计期间，打印资产负债表、损益表等财务报表；4、 指导其他岗位的日常操作，检查错误日志，和IT部相关人员解决问题；5、提出财务管理报表规划；6、 针对实施过程中出现的问题，结合K/3的特点，提出适宜的财务解决方案，并能 促进该方案的顺利执行；7、就生产、采购、销售过程中的问题提出意见，与相关部门保持有效沟通以达到解 决问题的目的；8维护更新部门操作手册。三、本钱控制员主要职责：1、制定公司本钱核算管理制度；2、维护本钱核算要素，

26、如系统价格，生产本钱，费用归集方案；3、与时过帐生产事务处理并检查集成结果；4、与时就生产结果中出现的异常情况提出意见并跟进解决过程；5、指导公司报废物料过程与在系统中的数据归集。四、应付账款管理员主要职责：1、负责审核采购订单的价格，并维护系统物料采购单价；2、与时跟进采购员和收货部门处理已收货的记录；3、每月至少一次检查系统中收货金额是否已被正确过帐至财务事务处理；4、月结时跟进采购员和收货部门出具已处理的收货单、未处理但已收货的收货单报告；5、 与时检查收货记录处理后数据集成的正确性，与时录入已处理的收货记录对应的进 项税暂估；6、检查对各供给商应付账余额，确保能反映真实的往来。五、应收

27、账款管理员主要职责：1、 负责审核结算单的单价、扣点、金额等，发现错误与时通知销售订单处理员，并指 导纠正；2、 与时打印销售发票，间隔期不超过1天；3、与时处理已交货的销售订单；4、过账集成销售数据至财务子系统；5、与时处理应收账款：根据客户汇款，输入客户回款，并与时分配回款至各销售发票，不能因自己的延误造成销售订单被冻结；发票管理，销售更正处理，保证客户余额的准确性；6、每日对帐并存档，发现问题与时解决、纠正；7、 如发现财务根底数据不正确或有疑问，应与时通知财务数据管理员， 如没有得到解 决，应书面向项目组反响，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。系统业务功能：总帐、报表、应

28、收款管理、应付款管理、固定资产管理合作部门：生产管理部、采购部、物流部、生产部第二十条系统管理一、ERP工程师主要职责：1、负责系统权限分配；2、负责系统日常管理、维护和备份见 K/3日常维护操作手册、计算机系统维护与备份操作手册；3、负责解答其它用户按程序提交的技术性问题；4、协助其它部门主管制定各种方案、制度；5、负责协调公司内部资源，控制项目进度，配合各部门主管推进系统实施；6、根据管理需要进展系统二次开发;第三章危机预防与应急处理方法第二十一条 数据备份：IT部必须定期进展相关数据备份，每天做一次增量备份、每星期做 一次完整备份、每月一次归档备份并验证备份数据的正确性；完全备份和归档

29、备份资料必须和系统分开存放。第二十二条IT部定期检查服务器等关键设备运行情况，做好运行日志记录，发现问题要与时处理；同时通过对关键部件采用冗余技术，保证系统稳定运行与数据安全；第二十三条 在发生系统故障或突发事件发生时，IT部必须在第一时间把相关情况向上级汇报并通知各有关部门采取措施降低由此造成的影响和损失；IT部必须根据当时具体情况制定计划尽快恢复系统运行。第二十四条各相关职能部门在收到IT部故障或突发事件通知后，必须组织本部门相关人员 就有关事项做出安排，手工解决与系统有关单据处理，待系统恢复正常运行后 将手工单据重新输入到系统；第二十五条涉与其他如操作流程调整、业务流程重组等情况，必须首先保证内部各环节的正 常运转，特别是不能让生产线停工待料；然后由 IT部门牵头组织各相关部门会 议