现代企业档案管理信息化建设研究

1、现 代 企 业 档 案 管 理 信 息 化 建 设 研 究 周耿妹档案管理信息化是指档案管理部门 利用现代化的信息技术,对档案资料 的收集、整理、开发和利用等各个环 节进行管理。它以信息化形式储存分 散的档案资源, 以标准化的方法管理, 并通过网络进行资源分享,大大提高 了档案资源的利用效率。开展档案信 息化建设工作不仅是现代企业生存与 发展的必然要求,也是全国档案信息 化建设的重要组成部分。因此,必须 重视并不断推进现代企业档案管理信 息化建设工作,切实为企业提供有效 服务。 一、现代企业档案管理信 息化建设的意义(一有效提 高档案资料的检索 效率。在传统档案利用方式中,需要 先手工查找档案

2、目录,再去库房查找 所需档案,这种方式不仅费时费 力, 而且效率十分低下。档案信息化管理 系统可以实现档案资料的即时与在线 查询,还可以通过分类查询、模糊查 询以及组合查询等多样化的查询方式 来查找目录并调阅所需档案,使得查 找时间大为减少,有效提高了档案资 料的检索效率。(二有 效提高服务质量。档案 资料信息化在效率提高后,还能在数量和质量上进一步提升,从而大力提升企业的信息综合利用能力,进而使企业的整体运转效率得到提高,决策的依据更为充分。与此同时,档案 管理部门在企业中的地位也会发生改变,从以往单纯的档案资料保管部门转型为企业的信息中心、知识管理中心。 二、现代企业档案管理信息化建设的要

3、点分析(一要把握住企业档案数字 化的范围。目前许多企业在档案资料数字化方面存在盲目、无序的现象, 甚至有的企业对过去的所有纸质文件全部进行数字化处理。这种无重点、 无选择、无规律和无规划的数字化, 不仅浪费了宝贵的人力物力资源,还非常不利于档案资料等信息资源的开发。因此,档案资料数字化工作应从企业档案管理工作的实际出发,在充分考虑企业信息资源开发总体规划的基础上,做到适度、 合理、高效的档案 数字化,既要符合企业的当前实际, 又要考虑企业长远发展,为企业今后有效共享档案资料等信息资源提供基础与保障。(二要把握住企业档案资源 开发的深度。企业档案资源开发的目的 就在于为企业实现增值创造条件,为

4、企业获得更多的经济与社会效益提供 基础。目前有部分企业的档案管理工 作仍止步于档案的收集、 整理与保管, 对于档案资料的开发与利用则是一片 空白。因此,为了让档案资源更好地 为企业服务,要让档案人员积极参与 到企业的生产经营中去,了解企业对 于档案信息的根本需求,并由此来把 握档案资源的开发深度,为档案资源 的有效利用铺平道路 2。(三 抓好档案信息资源开发的 效益。 档案信息资源开发的效益越大、 越明显,就说明档案管理工作为了企 业作出了越大的贡献。因此,抓好企 业档案信息资源开发的效益,不仅有 利于更好地开发档案信息资源,还有 利于促进档案管理工作的发展。而要 抓好企业档案信息资源开发的效

5、益, 就必须对企业和档案部门有一个准确 的定位,通过正确对待档案管理工作 的特殊性来提高档案信息资源开发的 效益。 三、抓好着力点大力推进 现代企业档案管理信息化建设 (一 着力于加强档案信息化建 业务探讨更加受人关注,前景更加美好。档案 编研成果是一种具有浓缩性、 系统性、 预测性、高效性、扩散性、 渗透性、 共享性的档案信息资源。因此企业档 案编研将在企业的发展中发挥越来越 重要的作用。企业档案工作人员要做 好选题、精选素材,一步一步地学习怎样在信息环境下开展编研工作,以最大程度地实现企业档案编研的价值。 (作者单位:广州市市政集团有限公司参考文献:1、 李国荣 :档案编研理念的新拓展 载

6、 2006年 9月 21日中国档案报。 2、朱榕:浅议档案编研的社会化 与大众传媒化上海档案信息网。47 201.035广东档案设工作的针对性。作为一项非常复杂 的系统性工程, 预先制定好一个科学、 合理、实用的建设方案,将是统筹推 进档案信息化建设各项工作的必要前 提。为实现高起点、高要求、高标准、 高质量地推进档案信息化建设工作, 一方面可以深化调研,通过组织调研 学习小组去档案信息化建设开展比较 成功的单位进行参观和学习,重点学 习该领域的新观念和新技术,同时借 鉴他们的好经验和好方法,要积极听 取先行者所给予的建议和意见;另一 方面要加强与外界合作,例如借助高 校、科技公司的科研力量,

7、共同来对 档案信息化建设道路进行探索。要在 对企业电子文档管理现状和需求进行 详细分析的基础上,把档案信息化建 设领域的新理念、新技术融合起 来, 以档案管理与软件开发并举的建设思 路,来制定出科学、实用和更有针对 性的档案信息化建设方案 3。(二着力于 保障档案信息化建 设规划的科学性。要想做到信息化系 统建设的有序推进和信息化系统作用 的最大程度发挥,其根本保证就在于 有一个科学的信息化建设规划。在企 业制定信息化建设规划时,应该把档 案信息化建设纳入到企业信息化建设 的总框架中去,使档案信息化建设成 为企业信息化建设的重要组成部分。 在进行档案信息化建设时,为实现电 子档案文件归档及查询

8、系统与企业办 公自动化系统之间的无缝对接,要做 到两个系统建设的“四个一致”,即 规划一致、部 署一致、实施一致、技 术标准一致。只有统一了系统之间的 数据接口,才能使数据信息在各个系 统之间的互通共享成为现实,也进一 步促进企业的各个信息系统形成一个 有机整体,消除了 形成“信息孤岛” 的可能。此外,应遵循 版式电子文 件长期保存格式需求、文书类电 子文件元数据方案、基于 XM L 的电子文件封装规范等相关标准,对通用数据的存储格式进行统一设计,为电子文档的顺利移交与利用创造前提条件。(三着力于增强档案信息化 系统数据的安全性。在建设企业档案信息化系统过程中,要把保证电子档案资料的 真实、完

9、整、有效、安全作 为核心任务来抓。为充分保证系统具备一个安全可靠的运行环境,档案信息化系统应该以通过相关安全认证的基础设施以及成熟可靠的应用支撑平台为依托,来进行电子文件归档及查询系统的研发工作。在研发和设计过程中, 要结合安全认证和标签封装技术,采取运算加密、 存储密钥、身份认证、访问控制以及责任认定等手段,从数据安全、系统安全以及物理安全等方面出发来构筑起一个完善的系统安全保障体系。此外,对电子文件要从 生成、处理、流通以及归档等各个环 节进行全程监控,以防止电子文件在存储和传输过程中出现丢失、调换和非法篡改。而在系统备份上,可以采 取双机热备份技术来对数据进行储存,通过完善系统自检与异常

10、情况处理功能, 一旦主系统出现异常或发生故障,就遵照预先制定的故障恢复与容灾备份策略,自动启动备份系统工作, 以确保系统数据安全 4。(四着力于提高档案信息化 系统查阅与利用的便捷性。企业建设档案信息化系统的最终目的就是要充分发挥档案资源的利用价值。但如何在浩如烟海的企业档案资源中快速查找到所需要的信息,这已经成为档案资源开发与利用的一个关键问题。 因此,在进行档案信息化建设时,要把实现档案资源查找的快速性、便捷性和准确性放在重要位置,通过开发先进的电子文件检索引擎, 提供如全文检索、综合查询以及关联查询等多种检索方 式,大力提高档案资源检索的速度和 准确率,实现电子文件的快速定位和 准确调用

11、。与此同时,还要积极开拓 档案资源的利用渠道,例如在企业内 部网开通电子文件查阅服务,并在有 限制的条件下实现与外网连通,这样 有查阅权限的人就能以身份认证的方 式直接在网络上对企业的档案资源进 行检索和利用,实现了对时间和空间 局限的突破,极大提高了档案资源的 利用效率。 四、结论作为现代企业应 对网络化、数字 化和全球化深刻变革下必然选择,加 强企业档案管理信息化建设工作不仅 有利于企业档案管理迅速融入到信息 化社会中去,还有利于实现企业档案 资源的科学管理、合理配置与有效利 用,为企业各部门提 供更好的服务, 是企业增强核心竞争力的必然要求。 因此,必须加快企业档案信息化建设 进程,以更好地满足现代企业生存与 发展的需要。 (作者单位:广州市建设投资发展 有限公司参考文献:1林 晓 芬 . 关 于 企 业 档 案 管 理 信 息 化 建 设 的 认