供应商管理操作规范程序

1、供给商管理操作标准程序1.目的为稳定供给商队伍，建立长期互惠供求关系；标准对供给商的日常管理和业绩评价，促进供给商全面质量提升，特制定本方法。2.定义及分类2.1 供给商：指向 *公司提供投资设备、 原辅材料、备品备件、工辅器具和其它资源及效劳并收取相应货币作为报酬的 合法企业或个体经营者；2.2 供给商分类：采购部的供给商根据以下情况分类： 按照?年度协议?或?商务合同?的签订情况，分为长期供给商和临时供给商；.1 长期供给商：已通过*公司的资质审核，并与*公司采购部公司签订?商务合同?或?年度协议?的供给商；当*公司发生同类产品常规采购或工程招/议标时作为备选供给商直接参与比价后即可确定供

2、货关系。.2 临时供给商含一次性的：除长期供给商外的所有供给商；这里指采购部通过简易招议标或询议价方式确定的且双方未签订?商务合同?或?年 度协议?的，仅提供标的产品或效劳的供给商； 按照提供产品和配套效劳特点分类，可以分为工程类供给商和材料类供给商；.1 工程类供给商：为*公司提供由采购部负责采购的投资工程 类产品或配套效劳的供给商；.2 材料类供给商：为*公司提供由采购部负责采购的生产所需的备品备件、仪器仪表、原辅材料、工辅器具等其它产品或提供维修改造 效劳的供给商；3.适用范围本方法适用于采购部供给商体系内的供给商的管理。4.职责与权限4.1 采购部:负责归口管理供给商开发、选择、准入等

3、全过程；负责供给商的日常管理和级别考评以及各种书面考核的输出；4.2 归口管理部门/使用部门:负责与供给商签订必要的?技术协议?或提供有效的技术资料和质量要求；负责根据具体工程或产品维修效劳在供给商级别考评中对相关内容的评价，并填写?供给商满意度调查表?；负责供给商审核中的质量体系和质量保证能力审核；4.3 法律部:负责格式合同或年度框架协议的拟定、审核和归档管理；4.4 财务部：负责根据采购部的书面输入，对供给商的各种考核处理的执行；必要时，负责供给商审核中的财务状况审核；5.内容5.1 供给商的选择和引入：详见?供给商选择评估管理规定?。5.2 供给商日常管理： 采购订单和协议合同管理.1

4、 采购订单管理： a)订单确认：供给商在接收到采购订单时，必须在规定的时间正常为3个工作日内给予确认并回传至下单业务员处；超过规定的时间不予回复，采购部 将视具体情况考虑是否取消该供给商供货资格； b)订单执行：供给商在确认订单后，严格按照订单内容执行；原那么如下：未造成*公司损失的：订单完成率要求为 100%；在订单规定或双方协商确定的时间内，完成率每低于 1 个百分点，给予该供给商 100 元违约考核；备注：订单完成率=已到货批次/订单总批次*100%造成*公司损失的：双方有明确约定的，按照约定执行；无约定的，供给商按 照*公司实际损失额的1-2倍支付赔偿金；.2 协议合同管理： a)供给

5、商在新签或续签?商务合同?或?年度协议?时，必须在双方电子或书面确 认的时间内进行签订；因供给商原因不能按时签订，每延迟 1 个工作日，将给予该 供给商人民币 100 元诚信处分； b)供、需双方签订的?商务合同?和?年度协议?由采购部相关业务部 门按规定时间提交综合管理部进行归档管理必要时，报法律部审核、存档；c)协议/合同执行：供给商必须严格按照签订的?年度协议?或?商务合同?及其附件的约定执行；如有违约现象，*公司将视具体情况按照双方约定进行必要的索赔； 技术资料管理.1 供给商在与*公司签订?技术协议?或接收相关技术质量要求以下统 称为“技术资料后，必须妥善保管已接收的技术资料且严格按

6、照规定的技术要 求进行生产或组织、提供满足*公司要求的产品或效劳；.2 在没有得到*公司技术资料签订方的许可下，私自更改相关技术资料内 容的；每发现 1 次，除赔偿*公司由此造成的损失外，给予该供给商人民币 20000 元以下处分；.3 在没有得到*公司许可情况下，如发现供给商将技术资料的任何内容泄 密给第三方，*公司将根据双方协议或*公司相关规定执行处分；如无明确规 定，除向供给商追究损失外，将给予该供给商 10 万元及以下首次罚款，两次含 两次以上，将视情况取消供给商资格，必要时，提请司法机关处理；.4 供给商应主动核对已接收的技术资料；如发现存在疑问时，应及时与*公司的该技术资料提出部门

7、沟通，以便进行必要的更正；如*公司技术资料提出 部门不采纳建议，供给商又按照原要求生产，那么造成的后果由*公司的该技术资料提出部门承当； 质量管理 供给商所供的产品或效劳，除必须符合现行对应的国家标准含进出口要求、行业标准外，按照以下要求进行：.1 材料类供给商：供货质量或效劳，如有技术资料要求按照技术资料执行；如无明确的技术资料要求，那么按照双方沟通、协商的具体标准执行；.2 工程类供给商：供货质量或效劳，必须满足双方签订的?工程合同?和技术资料明确的质量要求。.3 对于供给商提供的产品或效劳不能满足上述“5.2.3.1 或 5.2.”规定的，除全额承当*公司的相应损失外，具体操作规定如下：

8、a)工程类供给商:在工程执行过程中或设备使用运行过程中出现质量问题,双方有约定的,按照质量约定执行;无约定的,由双方协商解决; b)材料类供给商：如有相关约定的，按照相关约定执行；没有约定的，按照以下方式执行：供给商状况质量问题出现节点及频次考核方式独家供货的入库检验时第一次发生无条件更换；给予 2000 元及以下考核；连续第二次无条件更换，提交整改报告；同时给予 5000元及以下质量考核；连续第 3 次无条件更换；给予 30000 元及以下质量考核:考虑停止供货、寻找新厂家出库、使用过程中保质期内第一次发现发生无条件更换；给予 5000 元及以下质量考核。更换后，在保质期内 又 发生同 样

9、质量 问 题 无条件更换，提交整改报告；同时给予 10000元及以下质量考核。后续考虑引进厂家；多家供货的入库检验时第一次发生无条件更换；给予 2000 元及以下考核；连续第二次无条件更换，提交整改报告；同时给予 5000元及以下质量考核；连续出现 3 次或 年度出现 4 次以上淘汰该供给商，且不得参与下年度的招标事项。出库、使用过程中保质期内第一次发生无条件更换；给予 5000 元及以下质量考核。更换后，在保质期内又 发生同 样 质量 问 题 无条件更换，提交整改报告；给予 20000 元及以下质量考核；后续考虑更换厂家；.4 产品包装：供给商所供的产品包装必须在满足现行的国家标准含进出口要

10、求、行业标准的同时，必须符合以下要求： a)*公司对产品包装有明确要求的，按照要求执行；如发现供给商没有按照要求 执行，仓储人员有权退货并要求厂家重新发运，期间产生的一切损失及费用由供给 商自行承当，同时给予该供给商人民币 500 元/次处分；实物产品运送或邮寄到奇 瑞公司时，必须附带已填写完整的该批次产品的?供货清单?附件一。 运输/仓储管理.1 运输：原那么上，要求供给商拥有自己的稳定的运输和准时供货能力；在运输过程中产生的超额费用由供给商自行承当；紧急采购时发生的运输快递费用，双方有约定的，按照约定执行，如无约定，由责任方承当费用；.2 仓储：双方签订了?仓储协议?的，按照协议内容及要求

11、执行；没有签订 协议的，按照*公司的仓库管理的具体要求进行：.3 违犯“5.2.”或“5.2.”条的，采购部视具体情况，除要求供给商承当*公司损失外，给予该供给商人民币 3000 元及以下罚款； 供货管理.1 工程类供给商：按照双方确定的工程时间节点要求执行供货或提供效劳； 由采购部采购管理部根据?工程进度跟踪表?附件二负责跟踪工程 进度情况，并统计汇总，作为供给商业绩考评依据之一；.2 材料类供给商：按照双方确认的到货时间要求含采购订单要求执行供货或提供效劳；由采购部采购业务人员或仓管人员负责跟踪到货情况并统计汇总，作为供给商业绩考评依据之一；.3 上述“5.2.”或“5.2.”内的任何一项

12、物料或效劳延期履行： a)在及时通知且得到采购部相关业务员认可的情况下，由双方协商解 决；未及时沟通或没有到达许可的情况下，假设造成*公司损失的，由该供给商全 额承当，另每延期 1 天，给予该供给商 2000 元及以下罚款；情况严重的，采购部可视情况取消其合作资格或暂停货款支付。 b)如供给商不能及时交付产品或提供效劳是因为*公司原因造成的，由*公司 相关责任部门承当责任。.4 对于进口材料，由*公司负责清关的，供给商应在发货后的 24 小时内 将清关所必须的单据以特快专递的形式，寄给*公司相关接收部门；如因供给商 延期提供清关单据，造成交货延期，除由供给商承当由此给*公司造成的损失外， 采购

13、部有权对责任供给商进行处分，具体如下： a)双方有明确约定的，按照约定支付违约金。 b)双方无明确约定的，给予责任供给商人民币 1000 元/天的延期罚款；.5 原那么上：所有违约索赔、罚款等金由采购部以?供给商违 约索赔通知单?附件三形式书面 给责任供给商，在供给商签字确认和回传后如非正当理由拒绝签字的，*公司可以根据违约情况强制执行，经采购局部管领导或其授权人签字批示后，报*公司财务部在责任供给商当月货款中扣除当月货款缺乏支付的，供给商应在*公司通知的时间内补交到*公司财务部，不能及时补交的，应按缺乏局部的双倍向*公司支付违约金。 退货管理：.1 因供给商原因导致退货的，由采购部仓储部负责

14、填写?不合格品退货单?附件四办理相关退货手续；.2 首次退货给予责任供给商人民币 300 元/批次罚款，连续出现两次含两次以上或一年时间内退货次数超过三次含三次以上的，除给予责任供给商5000 元及以下罚款外，采购部根据情况调整供货份额或取消其供给商 资格；因供给商原因导致退货而造成*公司实际损失的，由供给商承当全额赔偿 责任。 其他：.1 供给商必须严格遵守和执行*公司的规章制度；如有违反现象的，根据 情况考虑取消其供给商资格；情况严重的，将依法追究相关法律责任或申请司法机 关处理。.2 供给商所开具的各类发票应严格按照*公司财务部规定要求执行，因供给商原因造成*公司不能及时支付货款或供给商

15、重新开具发票的，由责任供给商自行承当；5.3 供给商级别管理： 供给商的级别管理实行动态管理：即供给商从 B 级或 C 级供给商可以提升为A 级供给商，也可从 A 级供给商降为 B 级或 C 级供给商；具体如下：.1 从 B 级或 C 级供给商升为 A 级供给商的条件：*公司占有其 50左右的销售份额(大型的国际供给商及掌握关键技术的国内供给商，可适当降低此项要求)连续 2 年及以上所供产品质量稳定、供货及时且售后效劳顾客满意度高；与同行相比，具有较明显的价格优势；不断通过内部控制、改善，具有持续降本的能力；.2 由 A 级供给商降为 B 级或 C 级供给商条件：供货质量不稳定、一年内出现 3

16、 次及以上的供货不及时现象；对*公司的各项配套协作工作不能很好的理解和支持；因供给商原因造成*公司年采购金额所占供给商销售份额的 30%以下； 级别考评： 采购部根据质量状况、年采购金额、交货期、效劳质量、其他含供 应商满意度等方面定期对供给商进行考评，同时依据考评结果对供给商进行级别 评定；详见?供给商级别考评表?附件五。.1 考评方法：根据供给商类别，采购部关联科室对供给商的不同方面进行考评。.2 考评对象：纳入到采购部供给商体系内的长期供给商临时性供给商按照订单履行实际情况进行考评。.3 考评方法：实行评分分级制度，总分值为 100 分。a)100-90 分为 A 级供给商； b)898

17、0 分为 B 级供给商； c)7965 分为 C 级供给商；d)65 分以下为 D 级供给商不合格供给商。.4 考评工程a)质量状况：40 分 X(合格批数总交货批数；对于设备类等一次性交付的依据各阶段节点验收情况进行实时考评)；b)年采购金额：25 分(每年对各供给商的采购金额进行统计分析，按照采购金额大 小确定)；c)交货期：15 分 X(按时交货批数总交货批数)；d)效劳质量：12 分(维修效劳完成及时性、技术培训支持度、应急响应、整改纠正措施执行情况、降本配合度等)；e)其他：8 分采购部通过?满意度调查表?附件七的形式，汇总公司相关职能部门或使用部门对供给商满意度的评价情况；.5 考

18、评频次：合同、协议类长期供给商按照年度进行；特殊情况另行处理；.6 考评结果的处理：在质量和价格条件满足*公司要求的情况下，对供给商的级别评价结果按照以下处理原那么进行：a)结果为A级核心供给商：适当增加供货份额或新工程招议标/询议价时具有优先参与权；b)结果为B级重要供给商：原那么上该类供给商保持原有份额不变，在新工程招议标询议价时且满足需求条件的 A 级供给商数量缺乏时，可优先参与；c)结果为C级一般供给商：根据具体情况要求供给商拟定整改方案，并将整改方案以书面形式提交采购部供给商管理部，供给商管理部将根据供给商提交的整改方案进行进度跟踪，同时在整改期间内采购部将酌情对供给 商进行延迟货款

19、支付或者减少份额多家供货时等处理。d)结果为D级：将视具体情况予以书面通知供给商停供或淘汰处理。.对考评结果为A、B级的供给商进行战略合作推进，条件成熟时，可优先考虑战略合作伙伴关系，同时作为年度优秀供给商的参评条件之一；.考评结果由采购部供给商管理部以?供给商级别考评通知单?附件六的形式书面或电子通知供给商。5.4份额管理主要指材料类供给商，且同类产品同时有两家及以上的供给商在供货时，主要从产品效劳质量、供货能力、价格、供给商级别等方面进行份额分配；具体在 执行过程中根据每月实际情况可进行动态调整：5.5供给商淘汰或冻结： 供给商具有以下条件之一者，采购部可视具体情况给予淘汰或冻结处理：连续

20、超过 12 个月未再合作过且后续暂无合作工程产品的；出现重大质量事故且给*公司造成损失的；连续 3 次以上或者一年内累计出现 4 次一般性质量事故，并经整改后仍然无效；恶意竞争、报价后不供货或者以次充好；违反公司阳光工程，且经劝阻无效；产品价格明显高于市场价格，且不同意降价；发现有欺骗*公司行为或者招标时私下串标，哄抬价格； 所有被冻结的供给商，超过 6 个月冻结期，如果再需要进行商务合作的，按照新供给商准入程序进行；6.其他6.1 附件 附件一：?供货清单? 附件二：?工程进度跟踪表? 附件三：?供给商违约索赔通知单? 附件四：?不合格品退货单? 附件五：?供给商级别考评表? 附件六：?供给

21、商级别考评通知单? 附件七：?满意度调查表?6.2 记录纪录性质介质保存地点保存年限编号名称原件复 印件联次纸质电子SPD-004-001?工程进度跟踪表?采购管理部3 年SPD-004-002?供货清单?仓储部1 年SPD-004-003?供给商违约索赔通知单?供给商管理部2 年SPD-004-004?不合格品退货单?仓储部1 年SPD-004-005?供给商级别考评表?供给商管理部2 年SPD-004-006?供给商级别考评通知单?供给商管理部2 年SPD-004-007?满意度调查表?供给商管理部2 年6.3 本规定自签发之日起生效；6.4 本规定最终解释权归属采购部。附件一 1：?供货

22、清单?编号：SPD-004-002供货清单供给商全称供给商代码供给商联系人：联系 ：供货时间收货单位*公司执行订单号采购员联系 收货仓库名称仓库代码联系 供货目录序号物料号物品名称规格型号单位数量备注12345.仓库主管：仓管员：供货方：一式三联：供给商联，仓库联、财务联保存期限：1 年附件二：?工程进度跟踪表?编号：SPD-004-001供给商名称工程名称工程号跟踪部门跟踪人合同签订日期合同号序号跟踪项工程阶段方案完成时间实际完成状况提前 /滞 后天数提前/滞后原因采取措施1234.备注：本表由供给商管理部工程管理人员根据具体工程进度负责跟踪、填写；作为工程类供给商的业绩考核之一。填表人/日

23、期： 保存期限：3 年附件三：?供给商违约索赔通知单?编号：SPD-004-003供 应商 供给商违约索赔通知单部门采购部编号代码供给商全称时间问 题 描 述 考 核 意 见 考 核 依 据 供给商意见反应： 无异议问题方案终结日期： 。 有异议理由阐述： 可附附件供给商负责人签字/日期： 批示批准审核编制 保存期限：2 年附件四：?不合格品退货单?编号：SPD-004-004不合格品退货单NO.供货单位供给商代 码业务员联系 序号物料号物料名称规格型号单位退货数量订单号送货日期退货日期备注123.仓库主管：库管员：供货方：一式三联：供给商联，仓库联、财务联保存期限：1 年附件五：?供给商级别考评表?编号：SPD-004-005供给商级别考评表考评日期：供给商名称供给商代码供货/效劳项 目考评 工程权 重评分规那么考评分考评人考评部门备注产品 质量40分35 分 X(合格批次总交货批次；对于设备类等一次性交付的 依据各阶段节点验收情况进行考评。采购 金额M25分M1000 万800 万M1000 万500 万M800 万2