信息化建设在国有企业档案管理的作用

1、信息化建立在国有企业档案管理的作用摘要：近年来，随着社会的不断开展以及市场经济总体环境的变化，我国绝大部分中小型国有企业旧有的企业档案管理形式已不适用于企业当前的开展，其档案管理效率与管理程度都需要加以优化提升。而笔者针对这一问题，选以中小型国有企业档案管理信息化建立力度为切入点，并对企业档案管理信息化建立的主要作用加以分析。关键词：信息化建立；中小型国有企业；档案管理；作用分析1信息化建立在中小型国有企业档案管理中的详细作用分析1.1进步了中小型国有企业档案信息数据的平安性在我国部分中小型国有企业早期档案管理工作开展过程中，对于所管理的档案信息数据都缺乏必要的重视性与平安管理意识，整体管理形

2、式较为粗放。例如在企业消费运行过程中，会将各项消费技术的详细工序流程、企业开展过程中所制定的决策方案等具有一定程度保密性要求的信息数据加以档案管理。但是在档案管理工作开展过程中，管理人员与企业往往将所管理的各项纸质信息管理数据进展分类管理，但却没有开展相应的权限管理工作，中小型国有企业的管理者与基层工作人员都可以接触到具有较高保密性质的文件数据，这也在一定程度上对中小型国有企业造成了经济损失与其他消极影响。而随着我国中小型国有企业档案管理工作的信息化建立开展，通过构建企业档案电子数据管理库，将各类信息数据按照其保密等级与重要程度进展划分，不同的访问用户只能翻阅权限范围内的信息数据，从根源上防止

3、了上述问题的出现，极大进步了中小型国有企业档案信息数据的平安性。1.2降低了中小型企业档案管理工作的运行本钱在以往中小型国有企业档案管理工作开展过程中，不但需要配置大量的工作人员，进展高重复性的档案整理、数据信息抄写记录等工作，还需要投入大量企业运营资金与固定资产。例如档案管理工作的开展需要占用企业内部办公面积来构建档案管理库，为防止纸质档案信息出现潮湿损坏，还需要采购配置抽湿机等电气设备。因此在中小型企业运营过程中，传统档案管理工作的开展也对企业造成了一定程度的财务压力。而随着我国中小型国有企业档案管理工作的信息化建立开展，中小型国有企业仅需要投入一定的资金与人力资源，用于采购计算机、效劳器

4、等相关信息化电子设备，以及研发中小型企业的内部档案管理系统平台，便可以开展更为高效的档案管理工作，不但其运行本钱有所降低，还不会出现所储存档案信息出现损毁的问题。1.3进步了中小型国有企业的决策合理性在企业开展运营过程中，企业管理者所制定的企业开展决策方案，往往需要对档案管理工作开展过程中所采集、汇总整理的各项信息数据加以参考，并在此根底上制定出最为合理的企业开展决策方案。而在我国中小型企业早期档案管理工作开展过程中，对于各项信息数据的采集与记录为人工形式，因此受到工作量与人工因素影响，所记录的信息数据并不全面、且时常出现信息数据抄写记录错误问题，这也在一定程度上降低了中小型国有企业所制定开展

5、决策方案的科学性与合理性。而随着我国中小型国有企业档案管理工作的信息化建立开展，一方面，在数据采集层面上，得以借助大数据挖掘技术等信息化电子技术，从庞大的潜在数据信息库中高效率挖掘出潜在商业价值较高、或重要程度较高的信息数据，从而为中小型企业开展决策方案制定工作提供了更为全面、参考价值更高的信息数据；另一方面，在数据信息记录层面上，不但可以替代人工开展高重复性、高错误率的信息数据记录备份工作，且中小型国有企业所构建的信息化档案管理系统普遍具有数据智能纠错功能模块，确保了所记录管理信息数据的准确性与真实性。2在中小型国有企业档案管理信息化建立过程中，存在的问题与优化策略2.1部分中小型国有企业档

6、案管理工作人员素养有待提升首先，当前我国中小型国有企业在档案管理团队配置层面上，普遍存在着绝大部分管理人员工龄较长，虽然有着传统档案管理形式下极为丰富的工作经历，但是对于信息化电子技术以及企业档案管理平台系统缺乏正确认知与深化理解，并没有很好地适应企业档案管理信息化建立的开展。此外，在企业档案管理人员配置上，部分中小型国有企业并没有根据档案管理实际工作情况加以针对性配置，而是根据国企相关体制规定而粗放化管理与配置工作人员。笔者提出以下两点优化策略：第一，对企业现有的档案管理工作人员开展信息化管理形式的考核作业，将专业程度与岗位要求差异过大的工作人员进展调岗处理，并对剩余工作人员开展系统性、全面

7、性的培训工作；第二，企业根据档案管理实际工作情况与工作需求，针对性调节档案管理工作团队的配置比例，优先选择吸收经过系统性学习培训、对信息化电子技术有着深化理解的高级专业人才。2.2中小型国有企业信息化档案管理体系尚未构建当前我国中小型国有企业虽然纷纷开展了档案管理的信息化建立，但是在档案管理工作体系层面上，仍旧运行着旧有人工形式下的管理体系。而旧有管理体系上并没有规定如对所配置信息化电子设备的维修保养等环节的管理流程，这也在一定程度上降低了中小型国有企业信息化档案管理工作的管理程度。笔者认为中小型国有企业应对大型国有企业与西方兴隆国家企业所构建信息化档案管理体系加以适当参考与学习，并根据企业档案管理工作与运营实际状况，来针对性制定符合企业开展的信息化档案管理体系。3完毕语笔者为进步我国中小型国有企业的档案管理与企业管理程度，实现对国有企业核心竞争力的提升，因此对信息化建立在中小型国有企业档案管理中的主要作用与存在的问题开展深化分析，并针对性提出上述进步人员素养、优化人员配置、构建信息化档案管理体系的优化策略建议。参考文献1马洁.计算机信息技术在企业档案资源管理中的应