网上报销培训剖析

1、网上报销系统培训朱红莉2008年6月17日Oracle Internet Expense Release 11i 网上报销在整个ORACLE系统中的位置网上报销模块与财务系统其它模块间关系如下：网上报销模块与财务系统其它模块间关系如下：网上报销网上报销资产模块资产模块总账总账应付模块应付模块采购模块采购模块2022-2-2Bank of China Insurance Co, Ltd.3车险非车险业务系统管理会计Oracle系统 收付处理收付系统财务会计网上报销应付管理总帐现金管理资金管理项目管理固定资产全面预算管理盈利性分析库存管理采购管理内 容n 网上报销管理范围网上报销管理范围n 网上报

2、销总体方案评议网上报销总体方案评议n网上报销流程网上报销流程n改变的传统业务习惯改变的传统业务习惯2022-2-2Bank of China Insurance Co, Ltd.4网上报销管理范围nORACLE网上报销模块的管理范围包括各个部门发生的部门费用及网上报销模块的管理范围包括各个部门发生的部门费用及员工的差旅费等属于公司日常发生的费用报销业务。不包括公司集中员工的差旅费等属于公司日常发生的费用报销业务。不包括公司集中采购的固定资产，低值易耗品等，也不包括各个部门归口管理的费用采购的固定资产，低值易耗品等，也不包括各个部门归口管理的费用项目。项目。n固定资产和低值易耗品的采购管理，统一

3、通过采购模块进行处理。固定资产和低值易耗品的采购管理，统一通过采购模块进行处理。n各个部门归口管理的费用还是采用现在的流程，走纸质报销。审批后各个部门归口管理的费用还是采用现在的流程，走纸质报销。审批后直接在应付模块付款。直接在应付模块付款。网上报销总体方案评议报销核算项目业务化，便于员工网上快速、准确地自助填写报销单，报销核算项目业务化，便于员工网上快速、准确地自助填写报销单，并可及时了解该报销单的审批及支付情况并可及时了解该报销单的审批及支付情况主管领导在线审批报销单，主管领导在线审批报销单， 系统具有邮件提醒功能系统具有邮件提醒功能审批流程和各级审批权限固化入报销审批链中，加强报销统一管

4、理审批流程和各级审批权限固化入报销审批链中，加强报销统一管理设立报销中心，集中处理费用报销的单据审核，并可进行统一支付，设立报销中心，集中处理费用报销的单据审核，并可进行统一支付，实现了费用报销管理集中化。实现了费用报销管理集中化。支持灵活的员工授权填写、审批转发和授权审批，可解决特殊的、支持灵活的员工授权填写、审批转发和授权审批，可解决特殊的、临时性的审批路径变更情况临时性的审批路径变更情况通过审核的报销单可在应付模块进行批量付款，或核销员工借款。通过审核的报销单可在应付模块进行批量付款，或核销员工借款。网上报销总体方案评议报销核算项目业务化，便于员工网上快速、准确地自助填写报销报销核算项目

5、业务化，便于员工网上快速、准确地自助填写报销单，并可及时了解该报销单的审批及支付情况单，并可及时了解该报销单的审批及支付情况l通过通过“费用模板费用模板”将报销的费用项目列表与核算费用科目关联；将报销的费用项目列表与核算费用科目关联；l通过设置不同的模板，并分配给相应的报销职责，从而对各部门员通过设置不同的模板，并分配给相应的报销职责，从而对各部门员工所能提交的费用项目加以区分和限制工所能提交的费用项目加以区分和限制 ；l员工可随时在线查询自己的报销单在审批流程所处的审批结点和状员工可随时在线查询自己的报销单在审批流程所处的审批结点和状态态网上报销总体方案评议主管领导在线审批报销单，主管领导在

6、线审批报销单， 系统具有邮件提醒功能系统具有邮件提醒功能l审批人可在线审批、转发或拒绝报销单；审批人可在线审批、转发或拒绝报销单；l通过客户化开发，对于需要审批人审批的工作流发送邮件到审批人通过客户化开发，对于需要审批人审批的工作流发送邮件到审批人的的NOTES邮箱，并在邮件中提供链接到邮箱，并在邮件中提供链接到Oracle系统登陆界面的链接。系统登陆界面的链接。网上报销总体方案评议审批流程和各级审批权限固化入报销审批链中，加强报销统一管审批流程和各级审批权限固化入报销审批链中，加强报销统一管理理l通过为员工设置通过为员工设置“上级上级”的方式定义中银保险费用报销审批层次，的方式定义中银保险费

7、用报销审批层次，灵活便捷，可适用于各种审批链情况灵活便捷，可适用于各种审批链情况部门费用管理员部门费用管理员C（上级：部门经理（上级：部门经理D）部门经理部门经理D（上级：分管领导（上级：分管领导E）员工员工A（上级：部门费用管理员（上级：部门费用管理员C）员工员工B（上级：部门费用管理员（上级：部门费用管理员C）网上报销总体方案评议l审批权限以审批权限以“成本中心成本中心+ +金额金额”的形式分配给员工的形式分配给员工l对于以成本中心核算的项目的审批人，要分配针对该项目成本中心对于以成本中心核算的项目的审批人，要分配针对该项目成本中心的审批权限的审批权限 l审批流程中，当审批人权限不足时，报

8、销单会自动向上一级提交审批流程中，当审批人权限不足时，报销单会自动向上一级提交姓名姓名 成本中心成本中心 审批权限审批权限 张三张三 财务部财务部 5000 李四李四 办公室办公室 5000 王五王五办公室办公室 50000网上报销总体方案评议在总公司和各分公司设立报销中心，集中处理费用报销的单据审在总公司和各分公司设立报销中心，集中处理费用报销的单据审核，并可进行统一支付，实现了费用报销的管理集中化。核，并可进行统一支付，实现了费用报销的管理集中化。l报销中心在本机构情况下的网上报销流程（总公司、各分公司）报销中心在本机构情况下的网上报销流程（总公司、各分公司）部门部门费用管理员费用管理员经

9、办人经办人部门经理部门经理上级领导上级领导报销中心报销中心审核员审核员财务财务审核员审核员对报销单及对报销单及原始单据原始单据进行初审进行初审并签字并签字打印报销单打印报销单附原始单据附原始单据审核审核报销单及报销单及原始单据原始单据并签字并签字审核审核财务信息财务信息并签字并签字网上报销总体方案评议l报销中心设在上级机构，报销中心设在上级机构，报销单和原始单据都寄送上级机构报销中报销单和原始单据都寄送上级机构报销中心审核心审核； 本流程多适用于省内机构分布相对集中，邮寄条件好，分公司管理本流程多适用于省内机构分布相对集中，邮寄条件好，分公司管理集中度高的情况。集中度高的情况。部门部门费用管理

10、员费用管理员经办人经办人对报销单及对报销单及原始单据原始单据进行初审进行初审并签字并签字打印报销单打印报销单附原始单据附原始单据审核报销单及审核报销单及原始单据原始单据并寄送上级机并寄送上级机构报销中心构报销中心审核审核报销单及报销单及原始单据原始单据并签字并签字上级领导上级领导本机构本机构审核员审核员部门经理部门经理财务审核员财务审核员报销中心报销中心审核员审核员审核审核财务信息财务信息并签字并签字网上报销总体方案评议l报销中心设在上级机构，但报销中心设在上级机构，但报销单和原始单据都由本机构财务部审报销单和原始单据都由本机构财务部审核，不寄送上级机构报销中心核，不寄送上级机构报销中心 ；

11、本流程多适用于省内机构地域分布分散，邮寄条件较差，分公司管本流程多适用于省内机构地域分布分散，邮寄条件较差，分公司管理集中度低的情况。理集中度低的情况。部门部门费用管理员费用管理员经办人经办人对报销单及对报销单及原始单据原始单据进行初审进行初审并签字并签字打印报销单打印报销单附原始单据附原始单据审核审核报销单及报销单及原始单据原始单据并签字并签字上级领导上级领导本机构本机构审核员审核员部门经理部门经理财务审核员财务审核员报销中心报销中心审核员审核员网上报销总体方案评议支持灵活的员工授权填写、审批转发和假期规则，可解决特殊的、支持灵活的员工授权填写、审批转发和假期规则，可解决特殊的、临时性的审批

12、路径变更问题临时性的审批路径变更问题l 代报销：通过权限设置，实现其他人员替费用发生人网上填写费代报销：通过权限设置，实现其他人员替费用发生人网上填写费用报销单，并在费用发生人确认后提交费用发生人的领导审批。用报销单，并在费用发生人确认后提交费用发生人的领导审批。l 假期规则适用于审批人在休假、出差等情况下，将其审批权暂时假期规则适用于审批人在休假、出差等情况下，将其审批权暂时授予其他人员；授予其他人员；ABBC网上报销总体方案评议l审批并转发功能用于某些需要多个跨部门领导审批的费用审核。审批并转发功能用于某些需要多个跨部门领导审批的费用审核。审批人可以将自己收到的审批通知转发给其他人。审批人

13、可以将自己收到的审批通知转发给其他人。ABBC网上报销总体方案评议通过审核的报销单可批量创建为应付费用发票，在应付模块中进通过审核的报销单可批量创建为应付费用发票，在应付模块中进行批量付款，也可用于核销员工借款。行批量付款，也可用于核销员工借款。l系统每天凌晨系统每天凌晨00：00自动将报销单统一导入应付模块，生成自动将报销单统一导入应付模块，生成“费用费用报表报表”类型的发票类型的发票 l对于员工的费用报销，可在应付模块定期批量支付。对于员工的费用报销，可在应付模块定期批量支付。网上报销流程网上报销网上审批流程网上报销流程 网上报销实物审批流程网上报销流程填写报销单网上报销流程填写报销单网上

14、报销流程填写报销单网上报销流程审批报销单网上报销流程改写审批人 一位员工在不同的事项中有不同的上级主管，系统默认的只有一个上级主管，若需要默认以外的领导审批，则需要在提交报销单时改写审批人。例如,A为BIFS项目组成员，同时也是财会部员工，当A发生与项目有关的费用时需要项目经理审批，若发生和财会部相关的费用时需要走财会部的审批流程。若系统默认的时财会部的审批流程，则当发生和项目有关的费用时，就需要改写审批人。网上报销流程改写审批人ABCBCB”C”网上报销流程转交 当审批人接收到不属于自己权限应该审批的报销单时，可以将此通知单转交给有权审批人，也可以拒绝退回申请人。网上报销流程转交网上报销流程

15、转交网上报销流程转交ABCBCl 转让通知所有权（转让通知所有权（B B 审批审批B B授权的报销单时，使用授权的报销单时，使用B B自己自己的权限的权限）网上报销流程会签 当某项费用需要两个以上领导会签时，第一个收到会签的领导需要通过会签的形式转发给下一个需要会签的领导。网上报销流程会签改变的传统业务习惯n对于归口管理的费用，均由归口部门报销，其他部门不能提交报销。对于归口管理的费用，均由归口部门报销，其他部门不能提交报销。n除部门的费用管理员、报销中心审核员和财务审核员外，纸质报销除部门的费用管理员、报销中心审核员和财务审核员外，纸质报销单及原始凭证不再流经其他审批人。单及原始凭证不再流经

16、其他审批人。n原始单据在报销中心集中审核。原始单据在报销中心集中审核。n报销款只能支付给报销单的所有者，所以费用发生人应尽量自己付报销款只能支付给报销单的所有者，所以费用发生人应尽量自己付款；款； 在已由他人垫付的情况下，可由费用发生人提交报销单（也可以由在已由他人垫付的情况下，可由费用发生人提交报销单（也可以由其他人代替原发生人提交），等得到付款后再由其个人转给垫付人。其他人代替原发生人提交），等得到付款后再由其个人转给垫付人。改变的传统业务习惯n一张报销单对应一个报销人和一个成本中心，当发生的费用需要有一张报销单对应一个报销人和一个成本中心，当发生的费用需要有多人或是多个部门承担时，经办人应尽量分别开