行政管理制度培训

1、人力行政部人力行政部行政管理制度培训为什么要学习公司的管理制度n了解管理规范的需要了解管理规范的需要n了解自己的权利和义了解自己的权利和义务务n更好地融入团队更好地融入团队你无法改变人们的思想，你所做的只能是给他们以工具，然后用这种工具改变他们的思想。 -摘自掌握洛克菲勒的习惯意义意义完善的制度与流程体系完善的制度与流程体系是是企业长期可持续发展的重企业长期可持续发展的重要保障，是企业管理从要保障，是企业管理从“人治人治”向向“法治法治”转变转变的基础，能有效地促进集的基础，能有效地促进集团的管理规范化团的管理规范化 。意义意义管理制度管理制度 是企业管是企业管理的重要组成部分，理的重要组成部

2、分，管理体系的优劣管理体系的优劣直接决定企业的组织效直接决定企业的组织效率和团队整体职业素率和团队整体职业素养，进而对企业的经营养，进而对企业的经营绩效产生深远的影响。绩效产生深远的影响。目录n第一章第一章 相关规定相关规定n第二章第二章 公文管理制度公文管理制度n第三章第三章 会议管理制度会议管理制度n其它制度也会相继出台使用其它制度也会相继出台使用1相关规定相关规定公共办公区域禁止吸烟 在公共办公区域禁止吸烟，禁烟区域包括：开在公共办公区域禁止吸烟，禁烟区域包括：开敞办公间、大厅、走廊等场所，员工可到消防敞办公间、大厅、走廊等场所，员工可到消防通道内指定地点吸烟。通道内指定地点吸烟。201

3、1年年6月月1日起执行。如有违反者，罚款日起执行。如有违反者，罚款100元元/次，罚款作为公司公共活动基金次，罚款作为公司公共活动基金。关于员工着装要求及午餐规定n一一、着装要求： n1、员工着装应体现整洁、大方、得体的职业风格；n2、男士着装要求：衬衫、西装、西裤、皮鞋；n3、女士着装要求：西装（长裤西装、衬衫和西套裙）；长裤或裙子配上衣；连衣裙或两件套裙；着跟皮鞋或平底单鞋。n二、用餐规定时间：中午12:00至1:00（不允许超出规定时间就餐）n三、用餐地点：各会议室或多功能厅（不允许在办公大厅就餐）启用公司邮件系统n为建立公司良好的规范化形象、提升内部员工工作效率，启用统一后缀（）邮件系

4、统 相应的处罚规定n1、公司员工于工作时间内三小时没有对发件人的邮件进行响应的，一次罚款100元；n2、公司中层管理人员如果在二小时内对发件人的邮件不予响应的，一次罚款200元；n3、公司各职能中心总监级管理人员（含副总监、总监助理）在一小时内未对发件人的邮件响应的，一次罚款500元；n4、公司管理层（含总裁、副总裁）在一小时内未对发件人邮件响应的，一次罚款1000元。n5、所有公司员工不通过公司的邮箱进行工作联系的，一次罚款200元；2公文管理制度公文管理制度公文制度实施的总则n一、目的目的：为进一步规范公司公文管理，提高行文质量和处理效率，特制定此管理制度。n二、原则原则：行文应当确有需要

5、，注重实效，坚持少而精。n三、管理管理：总裁办公室是公司公文处理的管理机构，负责本公司的公文处理工作；公文统一由总裁办公室负责收发、登记、印制、传递、催办、立卷、归档或销毁。公文的种类7、报告、报告8、函、函9、会议纪要、会议纪要1、决定、决定4、通告、通告3、通报、通报2、通知、通知5、请示、请示6、批复、批复 一、按照公文的行文方向可分为上行文、下行文和平行文三类按照公文的行文方向可分为上行文、下行文和平行文三类 二、按照公文内容可分为以下二、按照公文内容可分为以下9类类 ：公文的格式n公文一般由秘级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文

6、日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。行文规则 I一一、各公司内设机构除总裁办公室外，其他职能中心（部）除以函的形式对外商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，不得对集团以外单位正式行文。I二二、除领导直接交办的事项外，不得以公司名义直接向上级领导个人报送“请示”、“报告”、“意见”等公文。I三三、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，如需要同时送其它单位，以抄送形式。I四四、“报告”不得夹带请示事项。I五五、会议纪要如下发执行，可用“通知”印发或转发。I六六、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级行文时，应抄报所越

7、过的上级单位。I七、向下属公司或者本系统印发的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。收文办理 n收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、分送、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序 （流程图见下一页）具体办理具体办理审核拟办领导阅批否传阅传阅否领导阅批公司领导相关单位是否是否开始结束存档登记文件办公室外部单位/下属公司提方案/意见结果反馈收到反馈收文办理流程收文办理流程收文办理流程收文办理流程任务概要收文管理节点控制相关说明总裁办负责人审核来文后，判定是否需要其他部门提方案和意见，然后拟办意见公司领导审阅后，是否需要交相关承办中心传阅外来文件相关部门传阅后，由具体执行部门办

8、理发文办理 n发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、登记、打印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。（流程图见附件6）发文办理流程发文办理流程职能中心/部门总裁办公室相关中心（室）公司领导草拟公文开始结束审核审核会签否会签签发校稿、更正发文登记印制、盖章否是是分发公文否否否否存档通过通过任务概要发文管理节点控制相关说明由各职能中心（部）负责人对本部门所拟公文进行审核，通过后交总裁办总裁办对其审核并决定是否需要会签，不通过则退回原起草人对需要会签的送有关职能中心（部）会签，不需要会签的则直接送总裁办负责人审核由总裁签发发文办理流程发文办理流程会议管理制度会议管理制度3n

9、实行会议制度目的实行会议制度目的：为规范公司会议管理，确保会议行政决策效率，同时提高会议质量，降低会议成本。会议种类会议种类专题会议专题会议公司例会公司例会接待会议接待会议部门工作会部门工作会1.总裁办公会总裁办公会2.运营例会运营例会3.生产经营通报会生产经营通报会会议种类会议种类专题会议专题会议公司例会公司例会接待会议接待会议部门工作会部门工作会1.专题研讨会运营例会专题研讨会运营例会2.总结总结/表彰大会表彰大会n适用：适用：根据国家行政机关会议处理相关规定，结合深圳市富基投资发展有限公司（以下简称“公司”）实际情况，本会议管理规范适用于公司所有会议。会议种类会议种类专题会议专题会议公司

10、例会公司例会接待会议接待会议部门工作会部门工作会1.大型活动会议大型活动会议2.接待会议接待会议n职责：职责：总裁办公室负责总体协调管理公司的所有会议管理工作。包括会制度的拟订、会议时间、场地的协调、会议纪要拟写/审核以及给予承办部门必要协助等。会议种类会议种类专题会议专题会议公司例会公司例会接待会议接待会议部门工作会部门工作会1.部门工作会部门工作会2.部门间联席会议部门间联席会议n要求：要求：注重效率、主题鲜明、讨论充分、简明扼要。n（一）会议计划（一）会议计划n1.一周会议安排一周会议安排n各会议组织者于每周五15:00前以书面或口头形式向总裁办公室行政事务部报下周会议计划，由行政事务部

11、编排一周工作安排（附件1），统一安排会议室，报领导审核后下发至各职能中心。n2.临时会议预订临时会议预订n1）原则：会议室由总裁办公室负责管理。遵循“先重要、后一般、先预订、先使用”的原则，合理统筹会议室的使用，发生会议时间冲突时，未能预订到会议室的部门（单位）可选择延期或延时召开会议。n（二）会前准备（二）会前准备n包括议题收集、组织分工、会议选址、会议通知和会务须知n1.议题收集和材料整理议题收集和材料整理n2.会议通知会议通知n3.明确分工明确分工n5.物资准备物资准备n6.会议材料会议材料n（三）会议记录、纪要（三）会议记录、纪要1.会议记录：会议记录：包括手工记录和录音记录。必须有两

12、名会议记录人员在场，认真仔细的记录会议事项和会议决议同时录音，记录人应具备相应能力，并能严格保密；同时安排人员摄影、摄影以便存档会议资料。n2.整理纪要：整理纪要：会议结束后，会议记录人员须根据会议记录和会议录音，总结归纳会议主旨和决议事项，于1个工作日内形成会议纪要（重大会议可延长至2个工作日内），提交部门内部审核，审核完成后报请会议召集和主持领导审阅，审阅无误后方可下发参会人员或相关指定人员。n（四）会后事项（四）会后事项n1.归档资料：归档资料：有关会议的文字、图片、视频资料根据公司档案管理规定定期归档保存，不得个人保管。n2.决议反馈：决议反馈：会议结束后承办部门要督办和落实会议具体决

13、议，并反馈意见。须将会议决议事项单独提炼整理，记录在会议督办单（附件4）中，依据会议要求的时间节点，逐个落实会议决议，并将落实完成的会议督办单进行存档，对相关反馈问题和事项如实反馈管理层以供决策。n（五）督办业务流程（五）督办业务流程n发文：发文：会议组织单位/部门在会议结束后1-2个工作日内完成会议纪要，填写发文拟稿纸并手工流转，文别注明会议纪要，报部门负责人办文审核，经需会签部门负责人和分管领导会签后，上报会议召集领导审阅并签发；n签发后，由会议组织部门下发会议纪要及会议督办单到与会人员或其他相关人员以指导工作，存档会议纪要的电子版、文字版、审签记录，填写发文登记、跟踪表；n收文：收文：受

14、文单位/人员根据会议纪要决议指导工作，作收文流转，将会议纪要内容报相关人员传阅、执行，根据会议督办单要求明确具体时间节点协调各部门落实工作，填写会议督办回执（附件5），并按时反馈会议督办单给会议承办单位。会议管理流程图会议管理流程图会议纪律会议纪律n1.1.因故不能参加会议的必须提前向会议组织者请假，并知会会议组织部门，n同时必须委托他人参加会议。n2.2.与会人员不得因任何理由迟到（提前请假获批者除外）。n3.3.会议期间，与会者应保持会场安静，不得大声喧哗、高声谈笑，并将手机n等通讯设备调至静音状态。n4.4.会议期间，非与会人员不得随意进入会议室；遇特殊情况，应即时与会议n承办部门取得联

15、系。n5.5.会议组织者应爱护会议室的公用设备设施，自觉保持会议室环境整洁。n6.6.会议结束后，会议承办部门应及时关闭照明灯、空调，自觉清理会议室环n境卫生，关好门窗，并将所借设备、钥匙及时归还总裁办公室管理与审批流程体系管理与审批流程体系4流程种类流程种类费用申请及报销费用申请及报销合同审签与支付合同审签与支付人力流程人力流程行政流程行政流程设计类（1、2）工程类（3、4、5、7、8）投发类（6、11、12）营销类（8、9、15）资金类（13、14）行政类（18、19）一般类（16、17）n要求：要求：熟悉，能够清楚什么事情采用什么表单熟悉，能够清楚什么事情采用什么表单行政类（20、21、22、29、30）投发类（23、24）资金类（25、27、28）人力类（26）31、32、33法务流程法务流程35、36、37、40、41、42、4334、3